填写前台服务 SOP
五个部分，十九个问题。你的答案就是 Vouch 前台团队在你物业执行的标准，因此准确比快更重要。
SOP 是你写下物业运作方式的地方：该联系谁、如何接待 walk-in 客人、客人对账单有异议时怎么处理。为你值守前台的 Vouch 客服照此办事，所以任何含糊之处都会被靠猜处理。
位置
前往： Main Menu → Front Desk Service → SOP
你的角色需要具备前台服务权限。如果菜单里没有这一项，请让管理员为你开通。
为什么重要
每次保存，AVA 都会把你的答案发布到 Vouch 客服所使用的知识库。除此之外没有别的途径把流程传达给他们 —— 没有回答的问题，就是他们没有的流程。
你的答案在保存的那一刻就已存下。发布到知识库随后在后台进行，因此发布缓慢绝不会让你丢失成果。
五个部分
| 部分 | 涵盖内容 |
|---|---|
| Hotel Profile | 物业、联系人、合同与服务覆盖信息 |
| System Access and Required Actions | Vouch 可访问哪些系统，以及需要你完成的准备工作 |
| Property Basics and Service Model | 沟通渠道、运营时间、信息来源 |
| Guest-Facing Scenarios | 客服处理预订、房间、支付、钥匙和客人服务的方式 |
| Back-Office Tasks | 抵店准备、收益相关事务与行政工作 |
较大的部分会拆成小组，逐个完成。
填写一个部分
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点击 Start setup；若之前来过，则点击 Continue setup
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回答当前小组中的问题
题型包括短文本、较长说明、是/否、清单，以及可自行加行的表格
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点击 Continue 进入下一组，或点击 Save & exit 先行退出
✓ 保存完成后，页头会显示 Saved automatically
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重复上述步骤，直到每个部分都显示 Completed
你输入时，AVA 大约每 25 秒在后台保存一次，并接受尚未填完的答案。必填问题只在你点击 Continue 时校验 —— 所以你可以写到一半离开，之后再回来。
用现有 PDF 自动填写
如果你已有 SOP 文档，AVA 可以读取它并给出建议答案供你核对。
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在概览页把 PDF 拖到 Upload SOP document，或点击 Browse files
仅支持 PDF，最大 6 MB
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等待文档变为 Ready
它会依次经过 Uploaded → Queued → Preparing → Extracting → Ready
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点击 Auto-fill from documents
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查看进度 —— 任务会显示 Queued、Processing，然后给出结果
页面大约每分钟检查一次进度，你可以离开稍后再回来
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看到 New auto-fill results are available 时，先保存正在编辑的内容，然后刷新页面
✓ 建议答案会出现在各部分表单中
每条建议答案都仍需你亲自过目。AI 只是在读文档，并不了解你的酒店如何运转 —— 在把某个部分视作完成之前，请逐条确认。
如果任务以 Failed 或 Completed with warnings 结束，请点击 Retry Auto-fill。不再需要的文档可用 Delete 移除，删除无法撤销。
处理差异
当自动填写给出的内容与已有答案不同时，该问题下会出现标题为 Different value extracted by AI 的面板，并列出建议内容。
- Accept AI —— 用提取到的内容替换你的答案
- Keep current —— 保留已保存的答案并关闭该建议
Different value extracted by AI、Accept AI 和 Keep current 没有被翻译，因此无论你用哪种语言使用 AVA，它们都显示为英文。
跟踪进度
概览页有一条 Setup progress 进度条，并把每个部分标记为 Completed、In progress 或 Not started。在部分内部，页头会统计已回答的问题数量，On this page 可在各小组之间跳转。页脚记录最后保存者，便于多人分工时了解彼此进度。
故障排查
"Someone else updated this SOP"
你看到的现象： 保存被拒绝，并提示刷新。
原因： 你开着页面期间，同事保存了同一份 SOP。AVA 不会让一方悄悄覆盖另一方。
处理方法：
- 先把不能丢的内容复制出来 —— 屏幕上的答案会保留，但刷新后会被已保存的版本替换
- 点击 Reload
- 重新应用你的修改并保存
开始之前先约定谁负责哪个部分。两个人同时进入同一部分会反复冲突。
"We couldn't save your changes"
你看到的现象： 出现保存失败提示。
你的答案仍在屏幕上 —— 什么都没丢。点击 Retry。若持续失败，可用 Save & exit 触发一次保存，并先把长答案复制到别处备份。
"Please complete the required fields in this section"
你看到的现象： Continue 无法继续。
处理方法： 查看当前小组中被标记的问题。若想先离开而不填完，请改用 Save & exit —— 后台保存接受未填完的答案。
PDF 无法上传
请检查：
- 文件是 PDF —— 不支持 Word 文档、图片或其他格式的扫描件
- 小于 6 MB —— 更大的文档请拆分后分别上传
- 文件没有损坏或为空
自动填写完成但没有变化
原因： 结果在页面加载时才应用，不会推送到你已经打开的页面。
处理方法： 先保存当前修改，然后刷新。若答案仍为空，可能是文档并未涵盖这些问题 —— AI 只会给出它能找到的内容。
某个部分无法变为 Completed
处理方法： 打开它，看看是否还有尚未打开过的小组。只有当其中每个小组都已作答，该部分才算完成 —— 小组列表会显示还差哪一个。
仍未解决？
遇到以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：
- ❌ 在多个部分中反复保存失败
- ❌ 在别处能正常打开的文档，自动填写却失败
- ❌ 已保存的答案在你再次进入时不见了
建议一并提供：
- 你当时所在的部分和小组
- 你点击了什么，以及看到的提示
- 若是自动填写问题，请提供文档名称