ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

กรอก SOP ของบริการแผนกต้อนรับ

ตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

ห้าส่วน สิบเก้าคำถาม คำตอบของคุณคือสิ่งที่ทีมแผนกต้อนรับของ Vouch ยึดถือปฏิบัติที่ที่พักของคุณ ความถูกต้องจึงสำคัญกว่าความเร็ว

SOP คือที่ที่คุณเขียนว่าที่พักของคุณทำงานอย่างไร ต้องติดต่อใคร รับมือแขก walk-in อย่างไร และทำอย่างไรเมื่อแขกโต้แย้งค่าใช้จ่าย เจ้าหน้าที่ Vouch ที่ดูแลแผนกต้อนรับให้คุณอ่านจากเอกสารนี้ ดังนั้นสิ่งใดที่คุณปล่อยไว้คลุมเครือ ก็จะถูกจัดการด้วยการเดา

หาเมนูนี้ได้ที่ไหน​

ไปที่: Main Menu → Front Desk Service → SOP

บทบาทของคุณต้องมีสิทธิ์ Front Desk Service หากไม่เห็นเมนูนี้ ให้ขอผู้ดูแลระบบเปิดสิทธิ์ให้

ทำไมจึงสำคัญ​

ทุกครั้งที่คุณบันทึก AVA จะเผยแพร่คำตอบไปยังคลังความรู้ที่เจ้าหน้าที่ Vouch ใช้ทำงาน ไม่มีช่องทางอื่นที่ส่งขั้นตอนของคุณถึงพวกเขา คำถามที่ไม่ได้ตอบจึงเท่ากับขั้นตอนที่พวกเขาไม่มี

การบันทึกไม่รอการเผยแพร่

คำตอบถูกจัดเก็บทันทีที่บันทึก ส่วนการเผยแพร่ไปยังคลังความรู้เกิดขึ้นเบื้องหลังหลังจากนั้น การเผยแพร่ที่ช้าจึงไม่ทำให้งานของคุณสูญหาย

ห้าส่วน​

ส่วนครอบคลุมอะไร
Hotel Profileข้อมูลที่พัก ผู้ติดต่อ สัญญา และขอบเขตการให้บริการ
System Access and Required Actionsระบบที่ Vouch เข้าถึงได้ และสิ่งที่ที่พักต้องเตรียม
Property Basics and Service Modelช่องทางสื่อสาร เวลาทำการ และแหล่งข้อมูล
Guest-Facing Scenariosวิธีที่เจ้าหน้าที่จัดการเรื่องการจอง ห้องพัก การชำระเงิน กุญแจ และบริการแขก
Back-Office Tasksการเตรียมรับเข้าพัก งานด้านรายได้ และงานธุรการ

ส่วนที่ใหญ่จะถูกแบ่งเป็นกลุ่มให้ทำทีละกลุ่ม

กรอกทีละส่วน​

  1. ไปที่ Main Menu → Front Desk Service → SOP

  2. คลิก Start setup หรือ Continue setup หากเคยเข้ามาแล้ว

  3. ตอบคำถามในกลุ่มที่แสดงอยู่

    จะมีทั้งข้อความสั้น คำอธิบายยาว ใช่/ไม่ใช่ เช็กลิสต์ และตารางที่เพิ่มแถวได้

  4. คลิก Continue เพื่อไปกลุ่มถัดไป หรือ Save & exit เพื่อหยุดไว้ก่อน

    ✓ ส่วนหัวจะแสดง Saved automatically เมื่อบันทึกเรียบร้อย

  5. ทำซ้ำจนทุกส่วนขึ้นสถานะ Completed

การบันทึกมีสองแบบ

ระหว่างที่คุณพิมพ์ AVA จะบันทึกเบื้องหลังราวทุก 25 วินาที และรับคำตอบที่ยังไม่เสร็จได้ ส่วนคำถามบังคับจะตรวจเมื่อคุณคลิก Continue เท่านั้น คุณจึงหยุดกลางคันแล้วกลับมาทำต่อได้

กรอกจากไฟล์ PDF ที่มีอยู่​

หากคุณมีเอกสาร SOP อยู่แล้ว AVA สามารถอ่านและเสนอคำตอบให้คุณตรวจได้

  1. ที่หน้าภาพรวม ลากไฟล์ PDF มาวางที่ Upload SOP document หรือคลิก Browse files

    รองรับเฉพาะ PDF ขนาดไม่เกิน 6 MB

  2. รอจนเอกสารขึ้นสถานะ Ready

    จะไล่ผ่าน Uploaded → Queued → Preparing → Extracting → Ready

  3. คลิก Auto-fill from documents

  4. ดูความคืบหน้า งานจะแสดง Queued แล้ว Processing จากนั้นจึงแสดงผลลัพธ์

    หน้าเว็บตรวจความคืบหน้าราวนาทีละครั้ง คุณจึงออกไปทำอย่างอื่นแล้วกลับมาได้

  5. เมื่อเห็น New auto-fill results are available ให้บันทึกสิ่งที่กำลังแก้ไขอยู่ แล้วโหลดหน้าใหม่

    ✓ คำตอบที่เสนอจะปรากฏในแบบฟอร์มของแต่ละส่วน

Auto-fill ร่างให้ แต่คุณเป็นคนอนุมัติ

คำตอบที่เสนอทุกข้อยังต้องผ่านสายตาคุณ AI แค่อ่านเอกสาร ไม่ได้บริหารโรงแรมของคุณ ตรวจทีละข้อก่อนถือว่าส่วนนั้นเสร็จ

หากงานจบด้วย Failed หรือ Completed with warnings ให้คลิก Retry Auto-fill เอกสารที่ไม่ต้องการแล้วลบได้ด้วย Delete ซึ่งย้อนกลับไม่ได้

จัดการความแตกต่าง​

เมื่อ auto-fill เสนอค่าที่ต่างจากคำตอบเดิม คำถามนั้นจะแสดงแผงหัวข้อ Different value extracted by AI พร้อมข้อความที่เสนอ

  • Accept AI — แทนที่คำตอบของคุณด้วยข้อความที่ดึงมา
  • Keep current — คงคำตอบที่บันทึกไว้ และปิดข้อเสนอนั้น
สามข้อความนี้ยังเป็นภาษาอังกฤษ

Different value extracted by AI, Accept AI และ Keep current ไม่ได้ถูกแปล จึงแสดงเป็นภาษาอังกฤษไม่ว่าคุณใช้ AVA ด้วยภาษาใด

ติดตามความคืบหน้า​

หน้าภาพรวมมีแถบ Setup progress และกำกับแต่ละส่วนว่า Completed, In progress หรือ Not started ภายในแต่ละส่วน ส่วนหัวจะนับจำนวนคำถามที่ตอบแล้ว และ On this page ใช้กระโดดระหว่างกลุ่มได้ ท้ายหน้าบันทึกว่าใครบันทึกล่าสุด ทีมที่แบ่งงานกันจึงเห็นว่าคนอื่นทำถึงไหน

แก้ปัญหา​

"Someone else updated this SOP"​

สิ่งที่คุณเห็น: การบันทึกถูกปฏิเสธ พร้อมข้อความให้โหลดใหม่

สาเหตุ: เพื่อนร่วมงานบันทึก SOP ฉบับเดียวกันระหว่างที่คุณเปิดหน้าอยู่ AVA จะไม่ปล่อยให้ฝ่ายหนึ่งเขียนทับอีกฝ่ายเงียบ ๆ

วิธีแก้:

  1. คัดลอกสิ่งที่พิมพ์ไว้และเสียไม่ได้เก็บไว้ก่อน คำตอบบนหน้าจอยังอยู่ แต่การโหลดใหม่จะแทนที่ด้วยฉบับที่บันทึกไว้
  2. คลิก Reload
  3. ใส่การแก้ไขของคุณกลับเข้าไปแล้วบันทึก
เลี่ยงการชนกัน

ตกลงกันก่อนเริ่มว่าใครดูแลส่วนไหน ถ้าสองคนเข้าส่วนเดียวกันจะชนกันซ้ำ ๆ

"We couldn't save your changes"​

สิ่งที่คุณเห็น: ข้อความว่าบันทึกไม่สำเร็จ

คำตอบของคุณยังอยู่บนหน้าจอ ไม่มีอะไรหาย ให้คลิก Retry ถ้ายังล้มเหลว ให้ใช้ Save & exit เพื่อบังคับบันทึกอีกครั้ง และคัดลอกคำตอบยาว ๆ เก็บไว้ที่อื่นก่อน

"Please complete the required fields in this section"​

สิ่งที่คุณเห็น: กด Continue แล้วไม่ไปต่อ

วิธีแก้: ดูคำถามที่ถูกทำเครื่องหมายในกลุ่มปัจจุบัน ถ้าอยากออกก่อนโดยยังไม่กรอกครบ ให้ใช้ Save & exit แทน เพราะการบันทึกเบื้องหลังรับคำตอบที่ยังไม่เสร็จ

อัปโหลด PDF ไม่ได้​

ตรวจสอบ:

  • ไฟล์เป็น PDF ไม่รองรับไฟล์ Word รูปภาพ หรือสแกนในรูปแบบอื่น
  • ขนาดต่ำกว่า 6 MB เอกสารที่ใหญ่กว่านั้นให้แยกแล้วอัปโหลดทีละส่วน
  • ไฟล์ไม่ว่างเปล่าหรือเสียหาย

auto-fill เสร็จแล้วแต่ไม่มีอะไรเปลี่ยน​

สาเหตุ: ผลลัพธ์ถูกนำมาใช้ตอนโหลดหน้า ไม่ได้ดันเข้าหน้าที่คุณเปิดค้างไว้

วิธีแก้: บันทึกสิ่งที่แก้ไขอยู่ แล้วโหลดหน้าใหม่ ถ้าคำตอบยังว่าง เอกสารอาจไม่ได้ครอบคลุมคำถามเหล่านั้น เพราะ AI เสนอเฉพาะสิ่งที่หาเจอ

ส่วนหนึ่งไม่ยอมเปลี่ยนเป็น Completed​

วิธีแก้: เปิดส่วนนั้นแล้วดูว่ามีกลุ่มใดที่ยังไม่เคยเปิดหรือไม่ ส่วนจะเสร็จก็ต่อเมื่อทุกกลุ่มข้างในถูกตอบครบ รายการกลุ่มจะบอกว่ายังขาดกลุ่มไหน

ยังติดอยู่ใช่ไหม​

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

  • ❌ การบันทึกล้มเหลวซ้ำ ๆ ในหลายส่วน
  • ❌ auto-fill ล้มเหลวกับเอกสารที่เปิดได้ปกติในที่อื่น
  • ❌ คำตอบที่บันทึกไว้หายไปเมื่อกลับเข้ามาใหม่

ควรแนบมาด้วย:

  • ส่วนและกลุ่มที่คุณอยู่ตอนนั้น
  • สิ่งที่คุณคลิก และข้อความที่เห็น
  • ชื่อเอกสาร หากเป็นปัญหาของ auto-fill