Lengkapi SOP Layanan Front Desk
Lima bagian, sembilan belas pertanyaan. Jawaban Anda menjadi acuan yang digunakan tim front desk Vouch di properti Anda, jadi ketepatan lebih penting daripada kecepatan.
SOP mencatat cara properti Anda menangani pertanyaan di front desk. Dalam percakapan bantuan staf, agen Vouch dapat menggunakan jawaban ini untuk memandu tim Anda.
Tempat Menemukannya
Buka: Main Menu → Front Desk Service → SOP
Peran Anda memerlukan izin Front Desk Service. Jika item menu tersebut tidak terlihat, minta administrator memberikan izin itu. Izin yang sama mengatur ruang kerja SOP, unggahan dokumen, Auto-fill, dan jawaban yang disimpan.
Mengapa Ini Penting
Setiap kali Anda menyimpan, AVA memublikasikan jawaban Anda ke basis pengetahuan yang digunakan agen Vouch. Tidak ada sumber lain yang memberikan prosedur Anda kepada mereka — pertanyaan yang belum dijawab berarti prosedur yang belum mereka miliki.
Jawaban Anda tersimpan segera setelah disimpan. Publikasi ke basis pengetahuan agen berlangsung setelahnya di latar belakang, sehingga publikasi yang lambat tidak akan membuat pekerjaan Anda hilang.
AVA menyimpan jawaban yang telah disimpan, dokumen SOP yang diunggah, dan kemajuan Auto-fill di ruang kerja properti Anda. Anda dapat meninggalkan halaman dan kembali nanti tanpa harus memulai dari awal.
Ketahui Konten yang Digunakan Agen
| Percakapan | Konten yang digunakan | Yang perlu Anda lakukan |
|---|---|---|
| Bantuan staf | Jawaban SOP yang disimpan dan file aktif Chatbot → Documents | Selalu perbarui kedua sumber |
| Jawaban realtime khusus dokumen | File aktif Chatbot → Documents | Tambahkan PDF referensi yang ditujukan untuk tamu di sana |
Panduan bantuan staf menampilkan label sumber saat beberapa fakta terkait muncul. Gunakan label tersebut untuk menemukan panduan yang bertentangan sebelum mengikuti rekomendasi.
Baca Label Sumber dalam Bantuan Staf
Fakta terkait dalam panduan bantuan staf menampilkan sumber pengetahuan di samping setiap fakta.
| Label | Arti | Tempat memverifikasinya |
|---|---|---|
| SOP | Prosedur properti yang disimpan, termasuk hasil Auto-fill yang Anda setujui | Front Desk Service → SOP |
| Documents | File referensi aktif yang digunakan oleh basis pengetahuan properti | Chatbot → Documents |
AVA dapat menampilkan hingga empat fakta terkait untuk satu pertanyaan staf. Fakta yang panjang mungkin dipersingkat agar cepat ditinjau. Buka halaman sumber yang sesuai jika Anda memerlukan prosedur lengkap.
Jika sumber tidak sepakat, bandingkan kedua entri dengan prosedur hotel Anda saat ini. Perbarui jawaban SOP atau dokumen yang sudah tidak berlaku sebelum mengandalkan panduan berikutnya.
Tanyakan Situasi Tamu
Jelaskan situasi tamu dengan bahasa sehari-hari saat meminta bantuan staf. Misalnya, katakan "Tamu tidak memiliki paspor" ketika Anda memerlukan prosedur untuk dokumen yang tidak ada. Jika SOP Anda mencakup situasi tersebut, AVA dapat mencocokkan variasi ungkapan umum dan mengembalikan panduan SOP yang relevan. Tinjau label sumber dan ikuti prosedur yang disimpan untuk properti Anda.
Lima Bagian
| Bagian | Cakupan |
|---|---|
| Hotel Profile | Detail properti, kontak, kontrak, dan cakupan layanan |
| System Access and Required Actions | Sistem yang dapat diakses Vouch dan langkah penyiapan yang perlu Anda lakukan |
| Property Basics and Service Model | Kanal komunikasi, jam operasional, dan sumber informasi |
| Guest-Facing Scenarios | Cara agen menangani reservasi, kamar, pembayaran, kunci, dan layanan tamu |
| Back-Office Tasks | Persiapan kedatangan, tugas pendapatan, dan administrasi |
Bagian yang lebih besar dibagi menjadi beberapa grup yang Anda kerjakan satu per satu.
Gunakan Contoh di Kolom
Kolom teks bebas yang kosong menampilkan contoh yang disesuaikan dengan pertanyaan atau baris tabel. Gunakan contoh tersebut sebagai panduan; AVA tidak menyimpan teks contoh sebagai jawaban Anda.
| Lokasi | Bantuan yang diberikan contoh |
|---|---|
| Hotel Profile | Nama hotel, detail kontak, dan batas operasional |
| System Access | Nama PMS, akses kamar, pembayaran, dan sistem lainnya |
| Required Actions | Kanal eskalasi dan proses penanganan pertanyaan |
| Property Basics | Jam operasional dan detail layanan |
| Guest-Facing Scenarios | Langkah penyelesaian untuk setiap situasi tamu |
| Back-Office Tasks | Peran yang bertanggung jawab dan panduan kerja praktis |
Contoh khusus baris memiliki prioritas di atas contoh kolom umum. Baris yang ditambahkan dengan Add another system tetap menampilkan contoh umum jika tersedia.
Mengisi Bagian
-
Klik Start setup, atau Continue setup jika Anda pernah membuka halaman ini sebelumnya
-
Jawab pertanyaan dalam grup yang tampil di layar
Anda akan menemukan campuran teks singkat, penjelasan panjang, pilihan ya/tidak, checklist, dan tabel yang barisnya dapat Anda tambahkan Kolom teks kosong menampilkan contoh yang membantu Anda menulis jawaban khusus untuk properti Anda
-
Klik Continue untuk berpindah ke grup berikutnya, atau Save & exit untuk berhenti sementara
✓ Header akan menampilkan Saved automatically setelah pekerjaan Anda tersimpan
-
Ulangi langkah-langkah tersebut sampai setiap bagian berstatus Completed
Saat Anda mengetik, AVA menyimpan di latar belakang kira-kira setiap 25 detik dan menerima jawaban yang belum selesai. Pertanyaan wajib baru diperiksa saat Anda mengeklik Continue — jadi Anda dapat meninggalkan grup di tengah pengisian dan melanjutkannya nanti.
Mengisinya dari PDF yang Sudah Ada
Jika Anda sudah memiliki dokumen SOP, AVA dapat membaca beberapa PDF dan mengusulkan jawaban untuk Anda periksa.
-
Di halaman ringkasan, seret satu atau beberapa PDF ke Upload SOP document, atau klik Browse files
Setiap file harus berupa PDF berukuran kurang dari 6 MB.
-
Tunggu hingga dokumen berstatus Ready
Dokumen akan melewati status Uploaded → Queued → Preparing → Extracting → Ready
-
Klik Auto-fill from documents
Saat AVA mengirim permintaan, tombol tersebut menampilkan Starting auto-fill… dan dinonaktifkan.
-
Pantau kemajuannya — proses akan melaporkan status Queued, Processing, dan persentase
AVA mengimpor setiap bagian yang selesai segera setelah hasilnya siap. Halaman memeriksa kemajuan segera, lalu sekitar satu kali per menit selama tab terlihat.
-
Saat melihat New auto-fill results are available, simpan suntingan yang sedang terbuka, lalu klik Reload
✓ Jawaban yang diusulkan akan muncul di formulir bagian tersebut tanpa menunggu seluruh proses selesai
Jika Anda sedang mengedit suatu bagian, AVA mempertahankan perubahan Anda di layar dan menunggu sebelum memuat ulang.
Setiap jawaban yang diusulkan tetap harus Anda periksa. AI membaca dokumen, bukan menjalankan hotel Anda — periksa setiap jawaban sebelum menganggap bagian tersebut selesai.
Jika proses berakhir dengan status Failed, klik Retry Auto-fill. Bagian yang sudah diimpor tetap tersedia selama pekerjaan yang gagal dicoba lagi. Saat AVA mengirim permintaan percobaan ulang, tombol tersebut menampilkan Retrying auto-fill… dan dinonaktifkan. Hal ini mencegah permintaan auto-fill atau percobaan ulang yang duplikat. Untuk status Completed with warnings, periksa jawaban dan peringatan yang diimpor sebelum menyimpannya. Hapus dokumen yang diunggah atau gagal dengan Delete — penghapusan tersebut tidak dapat dibatalkan.
Menyelesaikan Perbedaan
Jika auto-fill mengusulkan sesuatu yang berbeda dari jawaban yang sudah ada, pertanyaan tersebut menampilkan panel berjudul Different value extracted by AI beserta teks yang diusulkan.
- Accept AI — ganti jawaban Anda dengan hasil ekstraksi
- Keep current — pertahankan jawaban yang sudah tersimpan dan tutup usulan tersebut
Different value extracted by AI, Accept AI, dan Keep current tidak diterjemahkan, sehingga tetap tampil dalam bahasa Inggris apa pun bahasa yang Anda gunakan di AVA.
Melacak Kemajuan
Halaman ringkasan menampilkan bilah Setup progress dan menandai setiap bagian sebagai Completed, In progress, atau Not started. Di dalam bagian, header menghitung jumlah pertanyaan yang telah dijawab, sedangkan On this page memungkinkan Anda berpindah antargrup. Footer mencatat orang yang terakhir menyimpan, sehingga tim yang berbagi pekerjaan dapat melihat sampai di mana anggota lain bekerja.
Pemecahan Masalah
"Someone else updated this SOP"
Yang Anda lihat: Penyimpanan ditolak dan Anda diminta memuat ulang halaman.
Penyebabnya: Rekan kerja menyimpan SOP yang sama saat Anda membukanya. AVA tidak membiarkan salah satu dari Anda menimpa perubahan orang lain secara diam-diam.
Solusi:
- Salin apa pun yang Anda ketik dan tidak boleh hilang — jawaban di layar tetap ada, tetapi memuat ulang akan menggantinya dengan versi yang tersimpan
- Klik Reload
- Terapkan kembali perubahan Anda, lalu simpan
Sepakati siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian sebelum mulai. Dua orang yang mengedit bagian yang sama akan terus mengalami konflik.
"We couldn't save your changes"
Yang Anda lihat: Pesan kegagalan penyimpanan.
Jawaban Anda masih tampil di layar — tidak ada yang hilang. Klik Retry. Jika terus gagal, gunakan Save & exit untuk mencoba menyimpan secara paksa, dan salin jawaban panjang ke tempat yang aman terlebih dahulu.
"Please complete the required fields in this section"
Yang Anda lihat: Continue tidak dapat melanjutkan ke grup berikutnya.
Solusi: Cari pertanyaan yang ditandai dalam grup saat ini. Gunakan Save & exit jika ingin keluar tanpa menyelesaikannya — penyimpanan di latar belakang menerima jawaban sebagian.
PDF tidak dapat diunggah
Periksa:
- File tersebut berupa PDF — bukan dokumen Word, gambar, atau pindaian dalam format lain
- Ukurannya kurang dari 6 MB — bagi dokumen yang lebih besar dan unggah bagian-bagiannya secara terpisah
- File tersebut tidak kosong atau terpotong
Dokumen menunjukkan status Failed
Yang Anda lihat: Dokumen yang diunggah tetap berstatus Failed.
Solusi: Hapus dokumen yang gagal, lalu unggah PDF yang dapat dibaca dan berukuran kurang dari 6 MB. Pastikan file dapat dibuka secara normal sebelum mengunggahnya lagi.
Auto-fill selesai tetapi tidak ada yang berubah
Yang Anda lihat: Auto-fill melaporkan kemajuan, tetapi formulir yang sedang terbuka tidak berubah.
Penyebabnya: AVA melindungi suntingan yang belum disimpan dari pemuatan ulang ruang kerja otomatis.
Solusi: Simpan suntingan Anda saat ini, lalu klik Reload saat pemberitahuan muncul. Jika jawaban tetap kosong, mungkin dokumen tersebut tidak mencakup pertanyaan itu.
Auto-fill berhenti setelah beberapa bagian
Yang Anda lihat: Beberapa bagian berisi jawaban yang diusulkan, tetapi proses menunjukkan status Failed.
Solusi: Periksa dan simpan bagian yang diimpor terlebih dahulu. Lalu klik Retry Auto-fill. AVA mempertahankan impor bagian yang berhasil saat mencoba lagi pekerjaan yang gagal.
Tombol auto-fill sedang sibuk
Yang Anda lihat: Tombol menampilkan Starting auto-fill… atau Retrying auto-fill….
Solusi: Tunggu hingga permintaan selesai. AVA menonaktifkan tombol tersebut untuk mencegah permintaan duplikat. Jika label tetap tampil dan tidak ada status proses, hubungi dukungan.
Fakta bantuan staf tidak sepakat
Yang Anda lihat: Hasil menampilkan fakta SOP dan Documents dengan instruksi yang berbeda.
Solusi:
- Buka Front Desk Service → SOP dan Chatbot → Documents.
- Tentukan instruksi mana yang sesuai dengan prosedur hotel Anda saat ini.
- Perbarui jawaban SOP atau dokumen yang sudah tidak berlaku.
- Minta bantuan staf lagi setelah AVA selesai memperbarui sumber tersebut.
Bagian tidak berubah menjadi Completed
Solusi: Buka bagian tersebut dan cari grup yang belum pernah dibuka. Sebuah bagian baru selesai jika semua grup di dalamnya telah dijawab — daftar grup menunjukkan grup yang masih belum lengkap.
Masih Mengalami Masalah?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Penyimpanan terus gagal di beberapa bagian
- ❌ Auto-fill gagal pada dokumen yang dapat dibuka secara normal di tempat lain
- ❌ Jawaban yang telah Anda simpan hilang saat Anda kembali
Sebaiknya sertakan:
- Bagian dan grup yang sedang Anda buka
- Hal yang Anda klik dan pesan yang muncul
- Nama dokumen, jika masalahnya terkait auto-fill