Membuat dan Mengelola Peran dengan Cakupan

Penyiapan Cepat

Buat atau perbarui peran di organisasi atau hotel Anda dalam waktu sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda membuat, mengedit, dan meninjau peran dalam cakupan yang diizinkan bagi Anda.

Referensi Cepat

Tugas	Buka	Hasil
Membuat tanpa template	Create New Role → Start from scratch	Membuka peran kosong tanpa izin yang disalin
Menggunakan template	Create New Role	Mengisi detail dan izin peran secara otomatis
Menyalin peran yang tercantum	Aksi baris Roles	Membuka formulir pembuatan dengan peran tersebut dipilih
Mengedit peran	Aksi baris Roles → Edit	Menyimpan perubahan yang diizinkan ke peran yang sudah ada
Mengelola penugasan	Account Management → Permissions	Mengubah atau menghapus peran staf dalam konteks yang dipilih
Menemukan tindakan	Search features or actions…	Mencari nama fitur, penjelasan, deskripsi tindakan, atau kode izin
Meninjau akses	Selected actions only dan Review changes	Menampilkan pilihan saat ini serta akses yang ditambahkan atau dihapus
Mengatur ulang pengeditan	Reset to source role	Memulihkan nilai sumber yang dipilih
Menyimpan salinan	Create Role	Membuat peran khusus yang berdiri sendiri
Menemukan pengguna yang ditugaskan	Aksi baris Roles → View assigned users	Membuka hasil akun yang difilter untuk peran tersebut
Menghapus peran dengan cakupan yang tidak digunakan	Aksi baris Roles → Delete Role	Menghapus peran khusus yang tidak ditugaskan dari katalog

Sebelum Memulai

• Masuk dengan akses Superadmin, atau gunakan peran manajer dengan user:permissions.
• Pastikan peran sumber memiliki izin yang Anda perlukan.
• Tentukan apakah peran baru berlaku secara global, untuk sebuah organisasi, atau untuk satu hotel.

Manajer organisasi dan hotel hanya dapat mengelola peran yang dimiliki konteks yang diizinkan bagi mereka. Mereka tidak dapat membuat atau mengedit peran untuk hotel lain, atau memberikan izin di atas batas kewenangan mereka. Katalog peran hanya menampilkan peran yang tersedia untuk organisasi atau hotel yang dipilih. Katalog izin dengan cakupan hanya menampilkan izin yang saat ini didukung oleh AVA. Izin yang sudah dihentikan tidak muncul dalam formulir peran baru atau pilihan penugasan.

Template global

Template global tetap tersedia sebagai titik awal jika akses Anda mengizinkannya. Menyalin template membuat peran mandiri dalam cakupan yang Anda pilih.

Salinan mandiri

Peran baru tidak memiliki koneksi berkelanjutan ke peran sumbernya. Perubahan pada salah satu peran tidak memperbarui peran lainnya.

Mengedit Peran Bawaan Global

Anda dapat mengedit peran bawaan yang tersimpan jika cakupannya global. AVA mempertahankan cakupan global peran tersebut saat menyimpan perubahan Anda. Formulir edit memungkinkan Anda mengubah Role Name, Description, dan Permissions. Kolom Role Scope terkunci untuk peran bawaan global.

1. Buka Superadmin → Permissions → Roles, atau buka area peran yang tersedia untuk akun manajer Anda.

2. Temukan peran bawaan global yang ingin Anda ubah.

3. Klik Edit.

4. Perbarui Role Name, Description, atau Permissions.

5. Pastikan Role Scope tetap Global.

6. Klik Update Role.

   ✓ AVA menyimpan perubahan pada peran bawaan global yang sudah ada.

Pertahankan peran bawaan dalam cakupan global

Jangan ubah peran bawaan menjadi cakupan organisasi atau hotel. AVA menolak perubahan cakupan untuk peran bawaan. Peran bawaan non-global tidak dapat diedit.

Membuat Peran Tanpa Template

Anda dapat membuat peran dengan cakupan tanpa menyalin peran yang sudah ada.

1. Buka Superadmin → Permissions → Roles.

2. Klik Add New Role.

3. Pilih Start from scratch.

4. Masukkan detail peran dan pilih izin yang Anda perlukan.

5. Pilih Role Scope dan penugasan yang diizinkan.

6. Klik Create Role.

   ✓ AVA membuat peran khusus hanya dengan izin yang Anda pilih.

Memilih Template Peran

1. Buka Superadmin → Permissions → Roles.

2. Klik Add New Role.

3. Buka Start from an existing role.

4. Cari peran sistem atau peran khusus.

5. Pilih peran yang ingin Anda gunakan sebagai titik awal.

   ✓ AVA mengisi otomatis nama peran, deskripsi, cakupan, penugasan, dan izin.

Nama yang disalin diawali dengan Copy of. Daftar izin menggunakan kunci kanonis yang dipisahkan titik dua, seperti admin:billing.

Menyalin Peran Langsung dari Daftar Roles

Anda dapat memulai dari peran tertentu tanpa membuka formulir kosong.

1. Temukan peran sumber di daftar Roles.

2. Klik Create based on this role.

3. Tinjau detail dan izin yang telah diisi sebelumnya.

   ✓ Formulir pembuatan yang sama terbuka dengan peran tersebut dipilih sebagai sumber.

Menyesuaikan Peran Baru

1. Edit Role Name dan Description.

2. Pilih Role Scope.

3. Pilih Organization atau Hotel jika cakupan tersebut memerlukannya.

4. Pilih atau hapus pilihan tindakan di editor izin yang dikelompokkan.

5. Tinjau penjelasan fitur dan deskripsi tindakan.

6. Tinjau jumlah izin yang diwarisi, ditambahkan, dan dihapus.

7. Pastikan izin yang dipilih tidak melebihi pemberian izin yang diizinkan bagi Anda.

8. Klik Create Role.

   ✓ AVA menyimpan peran khusus baru dengan kumpulan izin yang telah Anda edit.

Tinjau cakupan dengan cermat

Mengubah cakupan akan menghapus organisasi atau hotel yang dipilih. Pilih kembali penugasan yang diperlukan sebelum menyimpan.

Mengedit Peran dengan Cakupan

Anda dapat mengedit peran khusus jika peran tersebut termasuk dalam cakupan organisasi atau hotel Anda. Anda dapat mengubah nama, deskripsi, dan izin peran dalam batas kewenangan pemberian izin Anda.

1. Buka daftar Roles untuk organisasi atau hotel saat ini.

2. Temukan peran khusus dan klik Edit.

3. Tinjau cakupan peran dan penugasan saat ini.

4. Perbarui Role Name, Description, atau Permissions.

5. Klik Update Role.

   ✓ AVA menyimpan peran hanya jika cakupan dan izinnya tetap diizinkan.

Batas cakupan dan izin

AVA menolak perubahan pada peran di luar konteks Anda saat ini. AVA juga menolak izin di atas batas kewenangan pemberian izin Anda sendiri.

Menghapus Peran dengan Cakupan yang Tidak Ditugaskan

Anda dapat menghapus peran khusus yang dimiliki organisasi atau hotel Anda. Peran tersebut tidak boleh memiliki akun yang ditugaskan.

1. Buka daftar Roles untuk organisasi atau hotel saat ini.

2. Temukan peran khusus dan tinjau jumlah akun yang ditugaskan.

3. Jika ada pengguna yang ditugaskan, klik View assigned users.

4. Tugaskan ulang atau hapus setiap akun yang tercantum.

5. Kembali ke daftar Roles dan klik Delete Role.

6. Konfirmasikan penghapusan.

   ✓ Peran yang tidak digunakan tersebut dihapus dari katalog peran yang tersedia.

Peran dengan penugasan tidak dapat dihapus

Tugaskan ulang atau hapus setiap akun terlebih dahulu. Peran bawaan, global, bukan milik Anda, dan di luar cakupan tidak dapat dihapus.

Menemukan Pengguna yang Ditugaskan ke Peran

Gunakan tindakan peran saat Anda perlu meninjau atau mengubah setiap pengguna yang ditugaskan ke satu peran.

1. Buka daftar Roles untuk organisasi atau hotel saat ini.

2. Temukan peran dan klik View assigned users.

3. Tinjau daftar akun yang difilter berdasarkan peran tersebut.

4. Gunakan Filter by Hotel jika perlu mempersempit hasil organisasi.

5. Ubah atau hapus penugasan dari Account Management.

   ✓ AVA mempertahankan filter peran dan hotel yang dipilih saat Anda meninjau hasil.

Pemfilteran peran yang tepat

Daftar akun mengirimkan filter peran yang dipilih sebelum pagination. Dengan demikian, hasil tetap terbatas pada pengguna yang ditugaskan ke peran tersebut.

Menugaskan atau Menghapus Peran Staf

Gunakan Account Management → Permissions untuk mengelola penugasan peran karyawan. Anda memerlukan akses user:permissions, dan hanya dapat mengelola penugasan yang diizinkan bagi Anda.

1. Buka Account Management dalam konteks organisasi atau hotel.

2. Temukan anggota staf dan klik Permissions.

3. Pilih Organization access atau entri Hotel access tertentu.

4. Pilih peran dari katalog yang tersedia.

5. Klik Update Role.

   ✓ AVA memperbarui penugasan yang dipilih dan menjaga penugasan di luar konteks Anda tetap tidak berubah.

Untuk menghapus penugasan, pilih penugasan tersebut, klik Remove Role, lalu konfirmasikan. AVA melindungi peran Anda sendiri saat ini dan menolak perubahan di luar cakupan yang diizinkan bagi Anda.

Peralihan organisasi dan hotel

Peralihan antara akses organisasi dan hotel dapat menggantikan jenis akses karyawan saat ini. Tinjau konfirmasi sebelum menyimpan. Penugasan hotel mandiri tetap terpisah jika konteks yang dipilih mengizinkannya.

Menggunakan Peran dengan Cakupan saat Menambahkan Staf

Pembuatan akun dan undangan menggunakan aturan cakupan yang sama seperti penugasan peran. Pilihan peran diperbarui saat Anda memilih organisasi atau hotel.

1. Buka Account Management.

2. Pilih Add Account atau Invite User.

3. Pilih Organization access atau Hotel access.

4. Untuk akses hotel, pilih setiap hotel dan pilih perannya secara terpisah.

5. Untuk akses organisasi, pilih peran organisasi.

6. Pilih Create Account atau Send Invite.

   ✓ AVA mengecualikan peran dari hotel di luar cakupan yang diizinkan bagi Anda.

Ubah cakupan sebelum memilih peran

Mengubah hotel yang dipilih akan menghapus pilihan perannya. Tunggu daftar peran diperbarui, lalu pilih kembali perannya.

Menemukan dan Meninjau Izin

Editor izin mengelompokkan tindakan berdasarkan fitur. Setiap fitur dimulai dalam keadaan tertutup agar Anda dapat memindai peran dengan cepat.

1. Buka fitur untuk meninjau penjelasan dan tindakan yang tersedia.

2. Gunakan Search features or actions… untuk mencari deskripsi atau kode izin teknis.

3. Gunakan filter Feature untuk menampilkan satu fitur.

4. Pilih Selected actions only untuk menyembunyikan tindakan yang tidak dipilih.

5. Gunakan kotak centang fitur untuk memilih atau menghapus semua tindakan dalam fitur tersebut.

6. Buka Review changes untuk memeriksa akses yang ditambahkan dan dihapus.

   ✓ Deskripsi tindakan yang mudah dipahami manusia ditampilkan terlebih dahulu. Kode izin teknis tetap berada di bawahnya untuk dukungan dan pemecahan masalah.

Izin yang sudah ada

Izin di luar katalog saat ini adalah izin yang sudah dihentikan. Anda dapat mengedit, mencabut, mengganti, atau menghapus peran lama untuk membersihkannya. Hapus izin yang sudah dihentikan sebelum menugaskan peran tersebut ke akun lain.

AVA menggunakan deskripsi yang diterjemahkan atau disediakan API jika tersedia. Jika tidak ada deskripsi yang dapat ditemukan, AVA menampilkan pesan Unrecognized permission yang dilokalkan. Pesan tersebut menyertakan kode izin yang mudah dibaca, bukan kunci terjemahan internal.

Mengelola akses Video Call

Izin Video Call muncul dalam kategori Communication. Tetapkan izin tersebut secara terpisah ketika anggota staf hanya memerlukan sebagian alur kerja Video Call.

Izin	Akses yang diberikan
video_call:settings:manage	Melihat dan mengubah titik masuk, jadwal, serta pengaturan terkait
video_call:activity:read	Melihat aktivitas dan transkrip Video Call
video_call:activity:manage	Melihat aktivitas dan transkrip, mengambil kembali panggilan, serta menjalankan analisis aktivitas
video_call:device_pairing:manage	Mengelola kontrol pemasangan perangkat AVA Alarm milik akun

Peran bawaan Owner dan Hotel Manager mencakup keempat izin tersebut. Peran khusus hanya mencakup tindakan yang Anda pilih.

Izin General Settings tidak lagi memberikan akses Video Call. Gunakan izin khusus untuk setiap peran khusus yang memerlukan Video Call. video_call:activity:read hanya mengizinkan akses lihat. video_call:activity:manage juga mengizinkan pengambilan kembali panggilan dan analisis aktivitas. Staf yang sudah masuk tetap dapat memasangkan perangkat seluler mereka sendiri jika pemasangan akun tersedia.

1. Buka editor peran dari Superadmin → Permissions → Roles.

2. Cari Video Call atau buka Communication.

3. Pilih tindakan yang diperlukan peran tersebut.

4. Tinjau perubahan, lalu klik Create Role atau Update Role.

   ✓ Peran menerima hanya kemampuan Video Call yang dipilih.

Mengelola akses Phone AI dan Voice Translation

Izin Phone AI dan Voice Translation muncul dalam kategori Communication. Tetapkan izin tersebut secara terpisah ketika anggota staf memerlukan salah satu fitur tanpa akses Settings yang luas.

Izin	Akses yang diberikan
phone_ai:read	Membuka Phone AI dan meninjau aktivitas serta transkrip panggilan
phone_ai:manage	Mengonfigurasi, menguji, dan mengaktifkan Phone AI
voice_translation:read	Melihat pengaturan Voice Translation
voice_translation:manage	Mengubah pengaturan Voice Translation

Setiap izin manage juga memberikan izin read yang sesuai. Akses baca tidak memberikan akses pengelolaan. Izin General Settings tidak memberikan izin fitur baru ini.

1. Buka editor peran dari Superadmin → Permissions → Roles.

2. Cari Phone AI atau Voice Translation.

3. Pilih tindakan yang diperlukan peran tersebut.

4. Tinjau perubahan, lalu klik Create Role atau Update Role.

   ✓ Peran menerima hanya kemampuan Phone AI dan Voice Translation yang dipilih.

Meninjau Peran Tanpa Mengeditnya

Anda dapat membuka detail peran untuk meninjau aksesnya tanpa mengubah peran tersebut.

1. Buka Superadmin → Permissions → Roles.

2. Temukan peran yang ingin Anda periksa.

3. Klik View permissions.

4. Tinjau rincian izin yang dikelompokkan berdasarkan fitur.

   ✓ Tampilan detail menunjukkan deskripsi peran, jumlah akun yang ditugaskan, dan tindakan yang diberikan.

Mengatur Ulang atau Mengganti Peran Awal

Anda dapat mengatur ulang pengeditan atau memilih peran sumber lain sebelum menyimpan.

Mengatur ulang pengeditan

1. Klik Reset to source role.

2. Tinjau pesan konfirmasi.

3. Klik Reset role.

   ✓ Formulir kembali ke detail dan izin peran sumber yang dipilih.

Memilih sumber lain

1. Buka kolom pencarian template peran.

2. Pilih peran lain atau pilih Start from scratch.

3. Tinjau pesan konfirmasi.

4. Klik Use this role atau Start from scratch.

   ✓ AVA mengganti nilai formulir hanya setelah Anda mengonfirmasi.

Pengeditan yang belum disimpan

Memilih sumber lain dapat mengganti nama, deskripsi, cakupan, penugasan, dan izin Anda. Batalkan konfirmasi jika Anda ingin mempertahankan pengeditan Anda.

Yang Anda Lihat → Perbaikan

Template peran masih dimuat

Yang Anda lihat: Kolom template menampilkan Loading available role templates....

Perbaikan: Tunggu sampai daftar peran selesai dimuat, lalu cari lagi. Jika pemuatan gagal, buat peran kosong dan pilih izin secara manual.

Pengeditan Anda hilang setelah mengganti sumber

Yang Anda lihat: Formulir menampilkan detail peran lain setelah Anda memilih sumber.

Perbaikan: Batalkan konfirmasi sebelum mengganti sumber. Jika Anda sudah mengonfirmasi, masukkan kembali pengeditan atau gunakan lagi peran sumber yang benar.

Peran yang disalin memiliki cakupan yang salah

Yang Anda lihat: Peran yang disalin mengarah ke organisasi atau hotel milik peran sumber.

Perbaikan: Pilih Role Scope yang benar. Kemudian pilih Organization atau Hotel yang diperlukan sebelum membuat peran.

Izin yang disalin tampak hilang

Yang Anda lihat: Izin dari peran lama tidak muncul di katalog izin.

Perbaikan: Pastikan izin tersebut sudah dihentikan dan hapus dari peran yang disalin. Simpan peran, lalu buka kembali untuk memverifikasi izin saat ini.

AVA mengecualikan izin yang sudah dihentikan dari peran baru dan penugasan peran.

Deskripsi izin tidak dikenali

Yang Anda lihat: Sebuah izin menampilkan Unrecognized permission dan kode yang mudah dibaca.

Perbaikan: Tinjau kode izin dan pertahankan izin tersebut jika aksesnya memang diharapkan. Hubungi dukungan jika Anda tidak dapat mengidentifikasi akses yang diberikannya.

Anda tidak dapat membuat atau mengedit peran yang dipilih

Yang Anda lihat: AVA menyembunyikan tindakan peran atau menolak penyimpanan.

Perbaikan: Pastikan Anda memiliki akses user:permissions. Beralihlah ke organisasi atau hotel yang memiliki peran tersebut, lalu coba lagi. Tanyakan kepada administrator dengan tingkat akses lebih tinggi jika Anda memerlukan cakupan atau pemberian izin yang lebih luas.

Penugasan peran ditolak

Yang Anda lihat: AVA menolak Update Role atau Remove Role.

Perbaikan: Pastikan karyawan dan penugasan yang dipilih termasuk dalam konteks Anda saat ini. Jangan mengubah peran Anda sendiri saat ini. Pilih peran dari katalog yang tersedia, lalu coba lagi.

Jika peran berisi izin yang sudah dihentikan, edit peran tersebut dan hapus izin itu terlebih dahulu. Kemudian simpan peran dan coba lagi melakukan penugasan.

Delete Role dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Delete Role dinonaktifkan, atau AVA menyatakan bahwa peran tersebut ditugaskan.

Perbaikan:

1. Klik View assigned users untuk peran tersebut.
2. Tugaskan ulang atau hapus setiap akun yang tercantum.
3. Kembali ke daftar peran setelah jumlah yang ditugaskan mencapai nol.
4. Coba lagi Delete Role.

Penghapusan peran ditolak

Yang Anda lihat: AVA menolak penghapusan dengan pesan tentang cakupan atau kepemilikan.

Perbaikan: Pastikan peran tersebut adalah peran khusus yang dimiliki organisasi atau hotel Anda saat ini. Beralihlah ke konteks pemilik, lalu coba lagi.

Daftar peran kosong setelah mengganti hotel

Yang Anda lihat: Tidak ada peran yang muncul setelah Anda memilih hotel lain, atau daftar tersebut sempat diperbarui.

Perbaikan: Tunggu sampai peran khusus hotel selesai dimuat. Jika daftar tetap kosong, pastikan hotel tersebut berada dalam cakupan Anda. Kemudian tutup dan buka kembali formulir akun atau undangan.

AVA mempertahankan hasil peran yang sudah dimuat sebelumnya agar tetap terlihat selama pembaruan di latar belakang. Hal ini membantu Anda terus meninjau peran saat hasil terbaru dimuat.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Template peran tidak pernah selesai dimuat
• ❌ Perubahan yang dikonfirmasi tidak muncul setelah disimpan
• ❌ Peran baru memiliki izin atau cakupan yang salah

Sertakan nama peran sumber, nama peran baru, tangkapan layar, dan waktu terjadinya masalah.

Panduan Terkait

• Izin Peran Tidak Tersimpan
• Siapkan Akses Multi-Properti
• Siapkan Akun Anda