Membantu Tamu Menggunakan Request Assistance

Penyiapan Cepat

Ini memerlukan waktu sekitar 5 menit. Gunakan saat tamu mengetuk Request Assistance di layar sambutan CCI.

Panduan ini menjelaskan cara kerja akses bantuan untuk tamu. Panduan ini mencakup penggantian keycard yang hilang untuk tamu kamar yang sudah check-in serta jalur panggilan dukungan.

Celah penyiapan yang umum

Jika tamu tidak dapat mengakses penggantian keycard yang hilang, periksa tombol sambutan di kiosk terlebih dahulu. AVA mungkin menampilkan peringatan tentang tombol yang hilang di Settings → Security.

Check-in melalui OPERA

Jika tamu melakukan check-in langsung melalui OPERA, AVA dapat menggunakan lampiran identitas reservasi selama verifikasi wajah. Untuk reservasi sharer, AVA menggunakan lampiran reservasi milik tamu tersebut selama alur lost-keycard. Hal ini berlangsung otomatis dalam alur lost-keycard.

Tamu kamar yang sudah check-in

AVA memeriksa tamu utama terlebih dahulu, kemudian tamu lain yang sudah check-in di kamar yang sama. Tamu kamar mana pun yang sudah check-in dapat menggunakan alur lost-keycard.

Masa inap aktif di PMS

AVA memeriksa PMS secara langsung sebelum memprogram keycard pengganti. PMS harus mengonfirmasi masa inap yang aktif dan penempatan kamar yang diminta. Jika PMS tidak dapat merespons, AVA tidak menerbitkan kartu pengganti. Jika penempatan kamar di PMS berubah, AVA tidak menerbitkan kartu untuk kamar lama. AVA tetap dapat menemukan kamar saat mencari lost-keycard selama masa inap masih aktif. Ini juga berfungsi saat tanggal bisnis PMS berbeda dari tanggal server CCI. AVA juga memeriksa kamar yang terisi dengan riwayat masa inap yang panjang. Reservasi mendatang yang lebih baru tidak menggantikan tamu yang sedang check-in.

Konfirmasi PMS secara langsung diperlukan

Verifikasi wajah mengonfirmasi identitas tamu, bukan akses kamar. AVA mengonfirmasi masa inap aktif dan penempatan kamar tepat sebelum melakukan pemrograman. Tidak ada pengaturan untuk melewati pemeriksaan ini.

Reservasi demo

Anda dapat menguji penggantian keycard yang hilang dalam mode demo. Anda akan melihat layar pencarian, pemindaian wajah, dan keycard-ready yang sama.

Referensi Cepat

Opsi	Kapan Tamu Melihatnya	Apa yang Terjadi Selanjutnya
Lost your keycard?	Penggantian adalah satu-satunya opsi bantuan yang tersedia	Tamu memasukkan nomor kamar, memverifikasi identitas, dan mendapatkan satu kartu pengganti jika sudah check-in di kamar tersebut
Request Assistance	Dukungan melalui panggilan video staf tersedia	Tamu melihat akses bantuan, dengan bantuan checkout disebutkan secara eksplisit dalam subjudul
Talk to our team for help	Dukungan melalui panggilan video staf adalah satu-satunya opsi yang tersedia	Tamu memulai alur widget panggilan video yang sudah ada

Satu opsi atau beberapa opsi

Jika hanya penggantian keycard yang hilang tersedia, kiosk langsung membuka alur tersebut. Jika dukungan tersedia, kartu sambutan menggunakan Request Assistance. Jika dukungan adalah satu-satunya opsi, kartu dukungan bertuliskan Talk to our team for help. Jika kedua opsi tersedia, tamu terlebih dahulu melihat menu bantuan.

Sebelum Memulai

Pastikan hal-hal berikut:

• Kiosk berada dalam mode Self Check-In (CCI)
• Request Assistance diaktifkan di Settings → Check-In → Kiosk Welcome Buttons
• Penggantian keycard tamu yang hilang diaktifkan di Settings → Security
• Setidaknya satu opsi bantuan tersedia
• Tamu sudah check-in di kamar jika memerlukan keycard pengganti
• Encoder keycard Anda sedang online jika tamu memerlukan kartu pengganti

Mengapa tamu mungkin tidak melihatnya

Tamu hanya melihat Request Assistance saat AVA memiliki opsi bantuan yang tersedia. Jika tidak ada jalur bantuan yang tersedia, tombol tetap tersembunyi.

Pengaturan yang tersimpan

Jika ID Scan dimatikan, AVA tetap menyimpan batas penggantian keycard yang hilang. Anda tetap perlu menyalakan ID Scan untuk mengedit bagian tersebut lagi.

Membantu Tamu dengan Keycard yang Hilang

1. Minta tamu mengetuk Request Assistance atau Lost your keycard?.

2. Jika menu bantuan muncul, pilih Lost your keycard?.

3. Minta tamu memasukkan nomor kamar.

4. Minta tamu menyelesaikan verifikasi wajah.

5. Jika AVA meminta, pilih encoder yang benar.

6. Tunggu hingga tamu melihat Keycard ready.

   ✓ Tamu telah menerima keycard pengganti.

Batas penggantian

AVA membatasi jumlah kartu pengganti per masa inap. Saat batas harian aktif, AVA hanya mengizinkan satu pemrograman pengganti yang berhasil per hari. Saat tamu mencapai batas, AVA mengarahkan mereka ke meja resepsionis untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.

Dukungan untuk tamu yang sudah check-in

Tamu mana pun yang sudah check-in di kamar tersebut dapat menyelesaikan alur lost-keycard. Jika tamu tidak check-in di kamar tersebut, mereka memerlukan bantuan meja resepsionis.

Memulai Panggilan Dukungan

1. Minta tamu mengetuk Request Assistance.

2. Jika menu bantuan muncul, pilih Talk to our team for help.

3. Tamu mengetuk Start Call.

4. Jawab panggilan di Command Center menggunakan widget panggilan video yang sudah ada.

   ✓ Tamu dan staf dapat melanjutkan panggilan seperti biasa.

Jalur panggilan yang sudah ada

Opsi ini menggunakan alur panggilan video yang sama seperti support takeover. Anda tidak memerlukan aplikasi atau widget dukungan terpisah.

Yang Anda Lihat → Perbaikan

Request Assistance tidak muncul

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat Check-In dan Check-Out.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.

2. Aktifkan Request Assistance di bagian Kiosk Welcome Buttons.

3. Pastikan kiosk masih dalam mode Self Check-In (CCI).

4. Pastikan setidaknya satu opsi bantuan tersedia.

5. Simpan pengaturan lalu refresh kiosk.

   ✓ Tamu sekarang seharusnya melihat tombol bantuan di layar sambutan kiosk.

Opsi lost-keycard tidak muncul

Yang Anda lihat: Tamu melihat Request Assistance, tetapi tidak melihat Lost your keycard?.

Perbaikan:

1. Pastikan kamar menggunakan akses keycard.
2. Buka Settings → Security → General Settings.
3. Aktifkan Guest Lost Keycard Replacement.
4. Pastikan ID Scan aktif.
5. Simpan pengaturan lalu refresh kiosk.

Kamar PMS tidak ditemukan

Yang Anda lihat: AVA mengatakan tidak dapat menemukan kamar saat pencarian lost-keycard.

Perbaikan:

1. Pastikan masa inap aktif di PMS Anda.

2. Periksa apakah status PMS adalah CHECKED_IN, DUE_OUT, atau INHOUSE.

3. Pastikan tamu ditetapkan ke kamar yang diminta di PMS Anda.

4. Jika masa inap tidak aktif, pulihkan catatan PMS yang aktif terlebih dahulu.

5. Muat ulang kiosk lalu coba lagi.

6. Jika kamar memiliki banyak masa inap sebelumnya, pastikan tamu saat ini masih check-in.

   ✓ AVA seharusnya menemukan kamar yang terisi, meskipun ada reservasi mendatang yang lebih baru.

Konfirmasi PMS tidak tersedia

Yang Anda lihat: Tamu berhasil melewati verifikasi wajah, tetapi AVA tidak menerbitkan kartu pengganti.

Perbaikan:

1. Periksa apakah PMS Anda online dan merespons.
2. Pastikan masa inap tamu aktif di PMS Anda.
3. Pastikan penempatan kamar di PMS sesuai dengan kamar yang dimasukkan di kiosk.
4. Ulangi alur lost-keycard setelah PMS merespons.
5. Arahkan tamu ke meja resepsionis jika PMS tetap tidak tersedia.

Perlindungan akses

AVA menghentikan penggantian saat tidak dapat mengonfirmasi akses kamar saat ini. Hal ini mencegah penerbitan kartu yang berfungsi setelah tamu check-out atau pindah kamar.

Sharer tiba sebelum tamu utama

Yang Anda lihat: Sharer tidak dapat mengganti keycard yang hilang saat tamu utama masih berstatus due di Opera.

Mengapa ini terjadi: AVA memeriksa kedatangan langsung dan penempatan kamar sharer. AVA tidak hanya mengandalkan status reservasi utama yang tertaut.

Perbaikan:

1. Pastikan sharer ditandai sudah tiba di AVA atau Opera.

2. Pastikan sharer tetap ditetapkan ke kamar yang diminta.

3. Ulangi alur lost-keycard.

4. Arahkan tamu ke meja resepsionis jika Opera tidak dapat mengonfirmasi kedua pemeriksaan tersebut.

   ✓ AVA seharusnya menerbitkan pengganti setelah pemeriksaan langsung Opera berhasil.

AVA menolak penggantian jika sharer sudah check-out atau pindah kamar. Tamu pendamping dalam reservasi utama menggunakan alur lost-keycard biasa.

Tamu kembali ke layar yang salah

Yang Anda lihat: Tamu meninggalkan alur bantuan langsung dan melihat menu kosong.

Perbaikan:

1. Minta tamu kembali ke layar sambutan kiosk.

2. Pastikan setidaknya satu opsi bantuan tersedia.

3. Muat ulang kiosk jika Anda mengubah pengaturan Security atau dukungan.

   ✓ Tamu yang meninggalkan alur yang dibuka langsung seharusnya kembali ke layar sambutan.

Dukungan staf tidak muncul

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat opsi lost-keycard.

Perbaikan:

1. Aktifkan panggilan video untuk properti.

2. Periksa jam operasional panggilan video.

3. Pastikan dukungan staf tersedia saat ini.

4. Simpan pengaturan lalu refresh kiosk.

   ✓ Kartu sambutan seharusnya menggunakan Request Assistance saat dukungan staf tersedia.

Verifikasi wajah gagal

Yang Anda lihat: Tamu tidak dapat menyelesaikan pemindaian wajah.

Perbaikan:

1. Minta tamu mencoba lagi dengan pencahayaan yang lebih baik.
2. Pastikan tamu sudah check-in di kamar tersebut.
3. Jika tamu check-in melalui OPERA, pastikan reservasi memiliki lampiran identitas.
4. Jika tamu menggunakan reservasi sharer, pastikan Anda memeriksa reservasi yang sesuai.
5. Jika masih gagal, arahkan tamu ke meja resepsionis.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Request Assistance masih tidak muncul setelah diaktifkan
• ❌ Tamu tidak dapat mengakses salah satu opsi bantuan
• ❌ Alur bantuan langsung mengembalikan tamu ke menu kosong
• ❌ Kartu pengganti gagal setelah pemindaian wajah berhasil
• ❌ PMS mengonfirmasi masa inap, tetapi AVA tetap tidak dapat mengonfirmasi penempatan kamar
• ❌ Panggilan dukungan tidak pernah tersambung

Sebaiknya sertakan:

• Screenshot layar sambutan kiosk
• Nomor kamar tamu
• Mode kiosk yang digunakan
• Pesan error atau langkah yang gagal secara persis

Panduan Terkait

• Menyiapkan Layar Sambutan Kiosk
• Panduan Support Takeover
• Menyiapkan Encoder Keycard