Impor Reservasi dari File
Sebagian besar impor memakan waktu 3-5 menit setelah file Anda siap.
Gunakan alur ini untuk membuat banyak reservasi sekaligus dari file .xlsx, .csv, atau .json.
Alamat email tamu bersifat opsional dalam impor massal, jadi alamat yang hilang tidak akan memblokir alur.
Buka: Operations View
Sebelum Memulai
| Persyaratan | Mengapa Penting | Yang Perlu Dicek |
|---|---|---|
| PMS adalah Cloudbeds atau AVA | Tombol impor massal hanya muncul untuk PMS yang didukung | Konfirmasi di Settings → Essentials → PMS Integration |
| File berformat .xlsx, .csv, atau .json | Format lain akan ditolak | Simpan atau ekspor file Anda dalam salah satu format tersebut |
| Ukuran file 10 MB atau kurang | File lebih besar akan ditolak | Cek properti file sebelum unggah |
| Data jumlah tamu tersedia | AVA dapat mengimpor adults, children, dan infants | Sertakan kolom jumlah terpisah, atau satu kolom HGuru Persons |
| Room types ada di AVA | Pencocokan room type gagal jika room type tidak tersedia | Pastikan room type sudah tersedia |
Apa yang Dilakukan Impor JSON
| Bentuk JSON | Contoh | Yang Dilakukan AVA |
|---|---|---|
| Objek bertingkat | guest.email | Meratakannya menjadi jalur sumber bertitik |
| Array sederhana | roomNumbers: [101, 102] | Menggabungkan nilai dengan pemisah pipe |
| Array objek | guests: [{...}] | Melewatinya dan menampilkan catatan ekstraksi |
Jika JSON Anda berisi beberapa koleksi reservasi, AVA memilih kecocokan terbaik. AVA juga menampilkan peringatan ketika itu terjadi.
Impor Reservasi
- Buka Operations View.
- Klik Bulk Import di tindakan kanan atas.
- Di Upload, seret dan lepas file Anda, atau klik untuk memilihnya.
- Atur Date format:
- Pertahankan Auto-detect untuk sebagian besar file.
- Pilih format tetap jika hari dan bulan bisa tertukar.
- Klik Analyze file.
- Di Review Mapping, pastikan setiap bidang yang wajib dipetakan ke bidang sumber yang benar:
- First Name dan Last Name, atau satu kolom Guest Name
- Check-in Date
- Check-out Date
- Room Type
- Nationality
- Jumlah tamu opsional: Adults, Children, Infants, atau satu kolom HGuru Persons (
ADT,CHD,INF) - Jika ada bidang wajib yang masih hilang, checklist pemetaan akan menampilkan penghalangnya sebelum Anda lanjut.
- Bidang yang belum dipetakan tetap mudah terlihat, jadi perbaiki itu terlebih dahulu.
- Bidang sumber JSON dapat muncul sebagai jalur bertitik seperti
guest.email.
- Klik Generate preview.
- Di Preview, tinjau status setiap baris:
- Ready: Bisa dibuat
- Invalid: Memiliki error yang memblokir impor
- Duplicate: Sudah ada di file Anda atau PMS
- Gunakan filter (All, Ready, Invalid, Duplicate) untuk meninjau baris bermasalah dengan cepat.
- Perbaiki file Anda dan unggah ulang jika perlu.
- Klik Create reservations saat hanya baris valid yang tersisa.
✓ AVA menampilkan ringkasan hasil dengan baris yang berhasil dibuat, duplikat yang dilewati, dan baris yang gagal.
Petakan Jumlah Tamu
AVA mendukung dua format jumlah tamu selama impor.
| Format File | Contoh | Hasil di AVA |
|---|---|---|
| Kolom terpisah | Adults=2, Children=1, Infants=1 | Membuat reservasi dengan adults 2, children 1, infants 1 |
| Kolom HGuru Persons | ADT:2,CHD:1,INF:1 | Mengurai nilai dan memetakannya ke adults, children, dan infants |
Jika kedua format tersedia, kolom jumlah yang dipetakan akan diprioritaskan di pratinjau. Aturan yang sama berlaku untuk file JSON setelah AVA meratakan bidang.
Pahami Perilaku Hasil
| Hasil | Artinya | Tindakan |
|---|---|---|
| Created | Reservasi berhasil ditambahkan | Tidak perlu tindakan |
| Skipped duplicate | Baris cocok dengan data PMS yang ada atau baris lain di file | Tinjau detail sumber duplikat |
| Failed | Proses impor berhenti pada baris tersebut | Perbaiki masalah lalu impor ulang sisa baris |
Impor berjalan secara berurutan. Jika satu baris gagal, AVA berhenti pada baris itu. Baris sebelum baris yang gagal tetap bisa dibuat.
Pemecahan Masalah
Tombol Bulk Import tidak muncul
Yang Anda lihat: Anda tidak menemukan Bulk Import di Operations View.
Perbaikan:
- Pastikan PMS Anda adalah Cloudbeds atau AVA.
- Pastikan akun Anda memiliki akses tulis reservasi.
- Minta admin memverifikasi hotel Anda memiliki konfigurasi merchant yang valid.
"Only XLSX, CSV, and JSON files are supported"
Yang Anda lihat: Unggahan file langsung ditolak.
Perbaikan:
- Ekspor ulang file sebagai
.xlsx,.csv, atau.json. - Hapus format yang tidak didukung seperti
.xls,.numbers, atau.ods. - Unggah file baru.
"Spreadsheet files must be 10 MB or smaller"
Yang Anda lihat: Error unggah terkait ukuran file.
Perbaikan:
- Hapus sheet dan kolom yang tidak dipakai.
- Bagi file menjadi beberapa batch yang lebih kecil.
- Unggah ulang setiap batch.
"Date format is auto-detected or low confidence"
Yang Anda lihat: Muncul peringatan di mapping atau preview.
Perbaikan:
- Atur Date format secara manual.
- Buat ulang preview.
- Pastikan tanggal yang diurai sudah benar sebelum menyimpan.
Error room type di preview
Yang Anda lihat: Baris menampilkan pesan room type tidak valid.
Perbaikan:
- Samakan nilai room type pada file dengan nama atau ID room type yang ada.
- Buat room type yang belum ada jika diperlukan.
- Unggah ulang lalu buat preview lagi.
Nilai HGuru Persons tidak terurai
Yang Anda lihat: Jumlah tamu tetap pada nilai default setelah preview.
Perbaikan:
- Pastikan Persons memakai token valid:
ADT,CHD,INF. - Gunakan nilai angka saja, seperti
ADT:2,CHD:1,INF:1. - Pastikan kolom Persons sudah dipetakan sebelum membuat preview.
"Bulk import stopped at row X"
Yang Anda lihat: Hasil pemrosesan menampilkan baris berhenti dan pesan gagal.
Perbaikan:
- Buka detail baris yang gagal pada hasil.
- Perbaiki baris itu di file Anda.
- Impor ulang hanya baris tersisa yang belum dibuat.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Impor terus gagal setelah Anda memetakan ulang bidang dan tanggal
- ❌ Semua baris tiba-tiba menjadi invalid
- ❌ Duplikat ditandai keliru untuk reservasi baru yang valid
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Tangkapan layar error atau layar hasil
- Contoh baris file yang terdampak
- Jenis PMS dan nama hotel Anda