Cara Menyelesaikan Check-In

Pengaturan Cepat

Sebagian besar check-in membutuhkan 3-5 menit saat dokumen sudah siap. Panduan ini menjelaskan pengalaman check-in tamu di kiosk self-service AVA atau perangkat assisted check-in.

Panduan ini membantu Anda memahami dan mendukung proses check-in tamu, dari pencarian reservasi hingga akses kamar. Tamu menyelesaikan check-in menggunakan kiosk check-in AVA (diakses lewat QR code atau URL) dalam tiga mode: self-service (CCI), staff-assisted (ACI), atau pre-arrival.

Cara tamu mengakses check-in:

• Memindai QR code yang ditampilkan di properti Anda
• Mengunjungi URL check-in yang Anda bagikan
• Staf dapat membantu menggunakan antarmuka assisted check-in (ACI)

Untuk operasional staf

Untuk mengelola reservasi dan penugasan kamar dari dashboard staf, buka halaman Reservations (layar utama). Panduan ini berfokus pada pengalaman check-in sisi tamu.

Panduan 60 detik

Video singkat ini menunjukkan alur check-in multi-kamar lengkap dari perspektif tamu.

---

Referensi Cepat

Langkah	Siapa yang menyelesaikan	Muncul di
Reservation Lookup	Tamu atau staf	Check In, Reservation Lookup, atau Staff Access
Document Upload	Tamu atau staf	Guest Verification pada setiap kartu kamar
Bulk Upload	Staf (untuk grup)	Tombol Upload All Documents di atas kartu kamar
Guest Information	Tamu atau staf	Guest Information → Fill
Signature	Tamu (kadang semua tamu)	Signature → Sign
Facial Verification	Tamu (hanya self check-in)	Facial Verification → Verify
Deposit / Payment	Tamu (hanya self check-in, jika diaktifkan)	Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival	Tamu atau staf	Proceed to Check-In atau Complete Pre-Arrival
Room Access	Staf atau tamu	Room Information

---

Mode Check-In

Mode	Paling cocok untuk	Yang berubah
Pre-Arrival	Tamu sebelum kedatangan	Tidak ada facial verification. Gunakan Complete Pre-Arrival. Akses kamar diberikan saat tamu tiba.
Self Check-In (CCI)	Tamu di kiosk	Facial verification dapat muncul. Deposit atau pembayaran dapat memblokir Proceed to Check-In.
Assisted Check-In (ACI)	Check-in dipandu staf	Staf menggunakan pencarian Staff Access. Akses kamar tetap tersembunyi sampai serah terima.

Panduan assisted check-in

Video singkat ini menunjukkan alur assisted check-in (ACI) lengkap dari perspektif staf.

---

Sebelum Memulai

Pastikan item berikut:

• Reservasi aktif (tidak dibatalkan atau no-show)
• Tamu menyiapkan paspor atau ID
• Kamar siap atau dapat ditetapkan
• Encoder keycard atau sistem smart lock Anda online

---

Langkah demi Langkah Check-In

1. Temukan reservasi

1. Di layar Check In, pindai paspor atau ID tamu

2. Jika pemindaian tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead

3. Masukkan confirmation number lalu pilih Continue

   ✓ Anda seharusnya melihat kartu kamar untuk reservasi tersebut

Saat pemindaian tidak menemukan reservasi

Pencarian scan hanya mencocokkan kedatangan kemarin dan hari ini. Gunakan confirmation number untuk kedatangan lebih awal atau tanggal mendatang.

Jika Anda memakai Assisted Check-In (ACI)

1. Di layar sambutan, pilih Check In
2. Buka Staff Access
3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID
4. Pilih reservasi yang benar

✓ Anda akan melihat daftar kamar

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan kedatangan kemarin dan hari ini. Untuk mencari tanggal lain, gunakan confirmation number.

Jika tamu sudah menyelesaikan pre-arrival

Temukan reservasi dengan confirmation number, lalu lanjutkan dengan Proceed to Check-In saat tamu tiba.

2. Tinjau kamar dan tamu

Pastikan setiap kamar berisi tamu yang benar. Tanda ★ menandai tamu utama.

Jika reservasi memiliki beberapa kamar

1. Pilih Set Your Rooms
2. Pindahkan tamu ke kamar yang benar
3. Gunakan Change Room untuk memindahkan tamu nanti
4. Pilih I'm Done saat semua tamu sudah ditetapkan

Jika perlu menambahkan tamu yang belum ada

1. Pilih Add Guest untuk kamar tersebut
2. Unggah dokumen tamu
3. Lengkapi guest information mereka

Jika tamu belum hadir

1. Pilih Check In Later di bawah tamu tersebut
2. Saat tamu tiba, pilih Check In Now untuk melanjutkan langkah mereka

✓ Tamu tersebut dilewati dan tidak memblokir tamu utama

3. Unggah dokumen

1. Pada bagian Guest Verification milik tamu, pilih Document Upload → Upload

2. Pindai paspor atau ID tamu

   ✓ Status dokumen berubah menjadi selesai dan nomor dokumen muncul

Tip: Jika beberapa tamu check-in sekaligus, gunakan Upload All Documents di bagian atas halaman. Lihat bagian di bawah untuk detail.

Jenis dokumen yang diterima

Perlu memastikan ID yang diizinkan? Lihat Accepted Travel Documents.

Jika Anda melihat peringatan dokumen duplikat

Anda mungkin melihat "Passport Already Uploaded" atau "This passport is already registered to...".

• Pilih Scan Another Guest's Passport untuk melanjutkan pemindaian
• Pilih Go to Existing Guest untuk meninjau tamu asal

Menggunakan Upload All Documents untuk banyak tamu

Saat check-in grup, Upload All Documents memungkinkan Anda memindai semua paspor dalam satu sesi sebelum menyimpannya.

Langkah 1: Pindai semua paspor

1. Pilih Upload All Documents di bagian atas daftar kamar
2. Pindai paspor setiap tamu satu per satu
3. Pelacak progres menampilkan status unggah setiap paspor
4. Jika pemindaian gagal, pilih Rescan passport untuk mencoba lagi

Langkah 2: Tinjau dan tetapkan

Setelah pemindaian, Anda melihat daftar semua paspor yang siap ditetapkan.

• Sistem menyarankan tamu yang cocok untuk setiap paspor berdasarkan nama
• Jika saran sudah benar, tidak perlu tindakan
• Untuk menetapkan tamu yang berbeda, pilih tamu dari daftar
• Untuk menambah orang baru, pilih Create new guest

Tampilan penetapan:

• 3 tamu atau kurang: tombol pilihan bergaya kartu
• Lebih dari 3 tamu: menu dropdown agar lebih ringkas

Langkah 3: Simpan penetapan

1. Tinjau semua penetapan paspor-ke-tamu
2. Pilih Insert Guests untuk menyimpan
3. Error apa pun muncul di samping paspor yang terdampak
4. Perbaiki masalah satu per satu lalu coba lagi jika perlu

Error umum:

• "Document number not detected" → pindai ulang dengan pencahayaan lebih baik
• "Already uploaded for [guest]" → tetapkan ke tamu lain
• "Guest limit reached" → tetapkan ke tamu yang sudah ada, bukan membuat baru

4. Lengkapi guest information

1. Pilih Guest Information → Fill

2. Konfirmasi semua field. Field wajib ditandai *

3. Perbarui Document Number jika perlu

4. Pilih Save

   ✓ Langkah Guest Information ditandai selesai

Peringatan nomor dokumen

Jika Anda melihat peringatan di bawah Document Number, periksa ulang ID. Peringatan tidak memblokir check-in.

5. Ambil tanda tangan (jika diwajibkan)

1. Pilih Signature → Sign

2. Ambil tanda tangan tamu

   ✓ Langkah Signature ditandai selesai

Catatan: Secara default, tamu utama harus menandatangani. Beberapa properti mewajibkan semua tamu menandatangani.

6. Jalankan facial verification (hanya self check-in)

Jika Facial Verification terlihat:

1. Pilih Facial Verification → Verify

2. Ikuti petunjuk kamera di layar

   ✓ Langkah Facial Verification ditandai selesai

Tip: Facial verification hanya muncul pada mode Self Check-In (CCI).

Jika facial verification gagal

• Pilih Take another selfie untuk foto yang lebih jelas
• Jika masih gagal, pilih Re-upload document lalu pindai lagi

7. Ambil deposit atau pembayaran (hanya self check-in)

Jika Reservation Requirements menampilkan Deposit atau Payment:

1. Pilih Pay

2. Selesaikan langkah pembayaran

   ✓ Persyaratan pembayaran ditandai selesai

Catatan: Check-in tidak dapat diselesaikan sampai semua pembayaran yang ditampilkan berhasil.

8. Finalisasi check-in

1. Pilih Proceed to Check-In

2. Tunggu sampai layar progres selesai

   ✓ Kartu kamar menunjukkan status check-in selesai

Tip: Saat check-in, sistem menjalankan Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing.

Jika ini registrasi pre-arrival

1. Selesaikan semua langkah wajib di atas
2. Pilih Complete Pre-Arrival alih-alih Proceed to Check-In

✓ Kamar ditandai pre-arrival selesai. Akses kamar diberikan saat tamu tiba.

Jika kamar sudah check-in

Pilih Proceed to Check-In untuk menyelesaikan tamu yang tersisa. Ini tidak menetapkan ulang kamar.

9. Berikan akses kamar

Setelah check-in, buka Room Information pada kartu kamar:

• Room Number ditampilkan di bagian atas
• Room Access bergantung pada setup properti Anda

Jika Anda menggunakan Keycards:

1. Pilih Retrieve Keycard

2. Encode setiap kartu saat diminta

3. Jika Anda butuh kartu lebih sedikit, pilih Complete Check-In pada modal keycard

   ✓ Jika satu encoder online, AVA menampilkan Preparing keycard encoding... sebentar sebelum proses encoding dimulai.

Jika Anda menggunakan Smart Locks:

1. Pilih Show PIN
2. Bagikan PIN kepada tamu

Jika Anda menggunakan Lockers:

1. Bagikan Locker Number
2. Pilih Show Code lalu bagikan kode locker

Jika Anda melihat pesan room access alih-alih kode, ikuti instruksi di layar.

Pemeriksaan mode room access

Manage Locker Code dan kode locker hanya muncul saat Settings → Room Access disetel ke Locker Systems. Jika AVA masih memuat mode room access, tunggu lalu coba lagi dari kartu kamar.

Tip: Jika WiFi dikonfigurasi, bagian WiFi menampilkan nama dan password. Catatan kamar muncul di bawah General Information.

Jika Anda memakai Assisted Check-In (ACI)

Setelah check-in, layar menampilkan Check-In Complete dan meminta tamu mengembalikan perangkat. Konfirmasi serah-terima, lalu bagikan detail akses kamar dari front desk.

---

Pemecahan Masalah

Reservasi tidak ditemukan setelah pemindaian

Yang Anda lihat: "Reservation not found" atau Anda diarahkan ke layar konfirmasi.

Perbaikan:

1. Masukkan confirmation number alih-alih memindai
2. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau kemarin
3. Pastikan reservasi tidak dibatalkan atau no-show

Ditemukan beberapa reservasi

Yang Anda lihat: "Multiple reservations found."

Perbaikan:

1. Cari menggunakan confirmation number
2. Pada Staff Access, cari berdasarkan reservation ID atau external booking ID

Tombol check-in nonaktif

Yang Anda lihat: Proceed to Check-In menampilkan "Complete all steps."

Periksa:

• Semua tamu sudah menyelesaikan Document Upload
• Guest Information sudah disimpan untuk setiap tamu
• Signature selesai untuk tamu yang diwajibkan
• Facial Verification selesai (hanya Self Check-In)
• Deposit dan Payment selesai jika ditampilkan
• Tamu yang belum hadir ditandai Check In Later atau sudah ditambahkan

Kamar belum siap atau terlalu dini

Yang Anda lihat: "Room not ready", "No rooms available", atau check-in gagal setelah Proceed to Check-In.

Perbaikan:

1. Periksa status kamar di PMS Anda atau Room Status
2. Tetapkan kamar lain jika diizinkan
3. Ikuti kebijakan early check-in Anda

Upload dokumen gagal

Yang Anda lihat: "Document upload failed" atau upload berhenti.

Perbaikan:

1. Coba pindai lagi dengan pencahayaan lebih baik
2. Pilih Upload Document lalu pilih foto yang jelas
3. Jika masalah berlanjut, gunakan Use Confirmation Number Instead

Error bulk upload

Yang Anda lihat: Error muncul di samping paspor tertentu pada mode Upload All Documents, seperti:

• "Document number not detected"
• "Already uploaded for [guest name]"
• "Guest limit reached"

Perbaikan:

1. Untuk error deteksi, pilih Rescan passport lalu pindai dengan pencahayaan lebih baik
2. Untuk duplikat, tetapkan paspor ke tamu lain
3. Untuk batas tamu, pilih tamu yang sudah ada alih-alih membuat baru
4. Jika error tetap muncul, tutup modal lalu gunakan upload individual untuk paspor bermasalah

Facial verification terus gagal

Yang Anda lihat: "Facial Verification Failed" atau layar mismatch.

Perbaikan:

1. Ambil ulang selfie dengan pencahayaan lebih terang
2. Re-upload dokumen jika foto wajah buram
3. Jika tamu tetap gagal lolos, ikuti kebijakan peninjauan manual Anda

Room access tidak muncul

Yang Anda lihat: Tidak ada opsi kode atau keycard setelah check-in.

Perbaikan:

1. Muat ulang kartu kamar dan pastikan check-in selesai
2. Buka Settings → Room Access lalu pastikan metode room access aktif sudah benar
3. Kembali ke check-in lalu buka Room Information lagi
4. Periksa apakah ada pesan error Room Access dan ikuti instruksinya
5. Jika akses tetap tidak muncul, hubungi dukungan

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak dapat ditemukan setelah scan atau confirmation number
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Room access tidak muncul setelah check-in

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot error
• Confirmation number reservasi
• Nama tamu dan tanggal kedatangan
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Check-In Policy
• Payments
• Document Number Warnings During Check-In