Pantau Aktivitas Check-In/Out

Setup Cepat

Gunakan Status untuk riwayat, Live untuk sesi kiosk aktif (15 menit terakhir), dan Analytics untuk tren. Sebagian besar pencarian selesai dalam kurang dari 1 menit.

Panduan ini membantu Anda melacak progres reservasi, membuka detail, dan troubleshooting masalah check-in atau checkout.

Buka: Main Menu → Check-In/Out Logs

---

Referensi Cepat

Tab	Yang ditampilkan	Paling cocok untuk
Status	Grup reservasi dengan pipeline, aktivitas terbaru, baris tamu, dan tombol aksi	Menemukan reservasi dan melihat titik terhenti
Live	Sesi kiosk aktif 15 menit terakhir (auto-refresh)	Memantau tamu yang sedang check-in/out saat ini
Analytics	Metrik completion, funnel drop-off, kegagalan terbaru, reservasi not-found	Tren operasional dan coaching tim (paket berbayar)

---

Akses Paket & Batasan

• Free tier hanya menampilkan 20 log terbaru berdasarkan tanggal dibuat.
• Banner biru muncul di atas daftar pada free tier.
• Isinya: "Showing the latest 20 logs by created date. Upgrade to unlock full history and analytics."
• Footer card biru muncul di bawah daftar pada free tier.
• Isinya: "Free tier includes the latest 20 check-in/out logs." dan Upgrade to access full history.
• View Details tersedia untuk 20 log terbaru tersebut. Riwayat lebih lama memerlukan paket berbayar.
• Analytics memerlukan paket berbayar.

Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.

Tinjau dashboard Status

1. Buka Check-In/Out Logs.

2. Tetap di tab Status.

3. Gunakan Check-in Method untuk fokus ke Pre-arrival, Self Check-in, atau Assisted Check-in.

4. Tinjau baris reservasi (atau kartu pada ponsel).

   ✓ Setiap reservasi menampilkan Check-in pipeline, Check-out pipeline, Last activity, dan status saat ini.

5. Pilih baris reservasi untuk membuka daftar tamu.

6. Di ponsel, gunakan View guests untuk buka dan Hide guests untuk tutup.

   ✓ Baris tamu menampilkan step rail check-in dan check-out.

Badge status kamar

Jika data housekeeping tersedia, Anda akan melihat badge seperti Clean dan Vacant. Untuk reservasi satu kamar, badge muncul di baris utama. Untuk multi-kamar, buka reservasi untuk melihat badge per tamu.

Aktivitas terbaru dan error

Setiap tamu dapat menampilkan waktu aktivitas terakhir di bawah namanya. Jika ada langkah gagal, kartu error merah menampilkan nama langkah dan pesan error.

7. Jika memakai Opera PMS, pilih View Guest Bill untuk meninjau biaya.

   ✓ Panel Guest Bill terbuka dengan total dan item tagihan.

Hanya Opera PMS

View Guest Bill hanya muncul untuk hotel yang terhubung ke Opera PMS.

Di ponsel, baris aksi berada di bawah setiap kartu. Gunakan View Details atau View Guest Bill dari sana.

Aksi yang tersedia

Setiap baris reservasi menyediakan aksi cepat:

• View Details (ikon mata) - Buka detail reservasi lengkap
• Edit (ikon pensil) - Ubah informasi reservasi (khusus Opera PMS)
• View Guest Bill (ikon dolar) - Tinjau biaya (khusus Opera PMS)
• Search/Filter (ikon kaca pembesar) - Opsi tambahan

Jika memakai Opera PMS, Anda seharusnya melihat Edit dan View Guest Bill. Jika tidak muncul, refresh halaman dan pastikan Opera terhubung.

Ubah detail reservasi (khusus Opera PMS)

1. Tetap pada tab Status lalu buka baris reservasi.

2. Pilih Edit.

3. Perbarui First Name, Last Name, atau tukar kamar.

4. Gunakan Room Type untuk filter daftar kamar.

5. Pilih All untuk menampilkan semua tipe kamar.

6. Klik Save Changes.

   ✓ Perubahan diterapkan ke main confirmation number reservasi.

Secara default, pemilih kamar menampilkan kamar Vacant dengan condition Clean atau Inspected. Filter Room type mulai dari tipe kamar reservasi. Klik Clear untuk kembali ke default itu.

Banyak confirmation number

Jika reservasi memiliki lebih dari satu confirmation number, perubahan disimpan ke nomor utama yang ditampilkan di ringkasan.

Batas room swap

Room swap diblokir jika reservasi lain memiliki tanggal Check-out yang lebih akhir. Kamar akan menampilkan ikon ❌ dengan pesan "This reservation can’t be swapped because the departure date doesn’t match the other reservation." Pilih kamar lain atau ubah tanggal menginap di PMS.

Memahami indikator status

• Completed berarti semua langkah wajib selesai.
• In Progress berarti tamu sedang di tengah proses.
• Pending berarti belum ada langkah wajib yang selesai.
• Stalled berarti ada setidaknya satu langkah gagal.

Langkah bisa menampilkan "N/A"

Beberapa langkah disembunyikan jika tidak diwajibkan. Contoh: Facial Verification pada Assisted Check-in atau Room Access sebelum arrival.

---

Buka detail reservasi

1. Buka Check-In/Out Logs dan tetap di tab Status atau Live.

2. Pilih View Details pada reservasi yang ingin ditinjau.

   • Pada free tier, pilih reservasi dari 20 log terbaru.

3. Jika reservasi memiliki banyak kamar, pilih tab kamar.

   ✓ Panel Reservation Details terbuka dengan Reservation Summary, Guest Information, dan Detailed Event Log.

Jika View Details nonaktif

Akun free-tier hanya dapat membuka detail untuk 20 log terbaru. Buka reservasi yang lebih baru atau tambahkan kartu di Settings → Billing & Subscription.

Perlu breakdown lengkap?

Lihat Reservation Details untuk warning dokumen, pembuatan registration card, dan tips event log.

Saat View Details nonaktif

View Details nonaktif ketika belum ada room assignment. Buka reservasi dan pastikan kamar sudah terisi di PMS.

---

Kelola akses kamar (jika aktif)

Jika properti Anda memakai keycard, smart lock, atau locker:

1. Buka reservasi dengan View guests (atau pilih baris).

2. Pilih Manage PIN, Encode Key, atau Manage Locker Code pada action row.

   ✓ Modal akses kamar terbuka untuk tamu/kamar tersebut.

---

Pantau sesi live

1. Pilih tab Live.

2. Pantau sesi yang sedang berjalan (15 menit terakhir).

3. Gunakan View Details untuk meninjau tamu yang terhenti.

   ✓ Daftar refresh otomatis saat sesi baru dimulai.

   

---

Tinjau analytics

1. Pilih tab Analytics. (Hanya paket berbayar.)

2. Pilih Pre-Arrival, Check-In, atau Check-Out.

3. Jika memilih Check-In, gunakan sub-tab All Check-Ins, Early Check-In, Pre-Registration, atau Full Check-In.

4. Tinjau summary card, funnel drop-off, dan issue terbaru.

   ✓ Metrik diperbarui sesuai date range di bagian atas halaman.

Perlu bantuan membaca chart?

Lihat Pahami Analytics Check-In/Out Logs untuk cara hitung tiap metrik.

---

Troubleshooting

Tidak ada log muncul

Yang terlihat: Daftar kosong atau menampilkan "No Check-In/Out Logs Found".

Perbaikan:

1. Klik Clear Dates untuk reset date range.
2. Hapus filter Check-In Status atau Check-Out Status.
3. Coba kata pencarian lebih umum (nama belakang tamu atau confirmation number).

Tab Live menampilkan nol sesi

Yang terlihat: Tab Live kosong.

Perbaikan:

1. Pastikan ada tamu yang memulai check-in/out dalam 15 menit terakhir.
2. Tunggu 1-2 menit lalu refresh halaman.
3. Cek tab Status untuk memastikan reservasi ada.

View Details nonaktif

Yang terlihat: Tombol View Details berwarna abu-abu.

Perbaikan:

1. Jika free tier, buka reservasi dari 20 log terbaru. Upgrade untuk riwayat lama.
2. Jika paket berbayar, buka reservasi dengan View guests.
3. Pastikan nomor kamar sudah ditugaskan.
4. Jika kamar belum ada, cek reservasi di PMS.

Guest bill tidak termuat

Yang terlihat: Panel tagihan kosong atau tanpa item.

Perbaikan:

1. Refresh halaman lalu buka View Guest Bill lagi.
2. Pastikan biaya sudah diposting di PMS.
3. Coba reservasi lain untuk memastikan tagihan bisa dimuat.

Edit tidak terlihat setelah simpan

Yang terlihat: Nama tamu/kamar tidak berubah setelah Save Changes.

Perbaikan:

1. Refresh halaman dan buka ulang Edit.
2. Pastikan reservasi menggunakan main confirmation number yang benar.
3. Tunggu 1-2 menit untuk sinkron PMS, lalu refresh lagi.

Daftar kamar tidak lengkap

Yang terlihat: Daftar kamar terlalu sedikit atau hanya satu tipe kamar.

Perbaikan:

1. Buka Room Type pada modal edit.
2. Pilih All untuk menghapus filter.
3. Tunggu daftar diperbarui.

Edit atau View Guest Bill tidak muncul (Opera PMS)

Yang terlihat: Edit atau View Guest Bill tidak muncul pada baris reservasi.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → PMS Integration.
2. Pastikan Opera berstatus Connected.
3. Refresh Check-In/Out Logs lalu cek lagi.
4. Hubungi support jika Opera sudah terhubung namun tombol tetap tidak ada.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Log gagal dimuat setelah refresh
• ❌ Detail reservasi tidak pernah terbuka
• ❌ Sesi live tidak muncul saat check-in aktif

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Confirmation number atau nomor kamar
• Waktu kejadian
• Screenshot halaman Logs

Panduan Terkait

• Filter dan Pencarian Log
• Detail Reservasi
• Lihat Tagihan Tamu
• Audit Trail
• Unduh Dokumen Tamu