Lewati ke konten utama

Edit Reservasi dan Tambahkan Catatan

Catatan Cepat

Catatan tersimpan seketika dan terlihat untuk semua staf. Tambahkan saat detail masih baru.

Dokumentasikan preferensi tamu, lacak permintaan khusus, dan kelola catatan reservasi dari modal detail.

Jenis CatatanTujuanTerlihat Untuk
Guest NotesPermintaan khusus, preferensiStaf internal
Internal NotesObservasi staf, penanda VIPStaf internal
System NotesTimestamp yang dibuat otomatisStaf internal

Tambahkan Catatan​

  1. Buka reservasi dari tab mana pun di Operations
  2. Scroll ke bagian Notes
  3. Ketik catatan Anda pada kolom teks
  4. Klik Save
info

Catatan terkait langsung dengan reservasi dan tersimpan dalam riwayat.

Contoh catatan yang baik:

  • ✓ "Tamu alergi bulu - butuh bantal hypoallergenic"
  • ✓ "Tamu VIP - prefer kamar 305, late checkout disetujui"
  • ✓ "Tamu komplain kebisingan 12/30 - dipindah ke lantai lebih tenang"

Hindari catatan yang terlalu umum:

  • ✗ "Tamu sulit"
  • ✗ "Masalah"

Sertakan tanggal, permintaan spesifik, dan tindakan yang sudah dilakukan.

Edit Detail Tamu​

Properti Cloudbeds​

Anda dapat mengedit profil tamu secara langsung:

  1. Buka modal detail reservasi
  2. Pada Guest Information, klik ikon pensil di sebelah tamu
  3. Perbarui detail pada tab Personal, Basic, Travel, Address, atau Admin
  4. Klik Save

Perubahan tersinkron kembali ke Cloudbeds dalam hitungan detik.

Ikon Edit Nonaktif?

Ikon pensil nonaktif jika reservasi tidak memiliki guest ID. Pastikan data tamu tersedia di Cloudbeds.

Provider PMS Lain (Opera, Mews, dll.)​

Detail tamu harus diedit di PMS Anda:

  1. Login ke PMS
  2. Cari profil tamu
  3. Lakukan perubahan di sana
  4. Perubahan akan tersinkron otomatis ke Streamliner

Menangani Permintaan Tamu​

Perubahan Nama​

  1. Cloudbeds: gunakan Edit Guest di Streamliner
  2. PMS lain: update di PMS Anda
  3. Tambahkan catatan: "Name changed from X to Y per guest request"

Tamu yang Memesan dengan Nama Panggilan atau Alias​

Tamu kadang memesan menggunakan nama panggilan atau alias, bukan nama legal. Di banyak negara, nama reservasi harus sama dengan dokumen perjalanan tamu. Saat nama tidak cocok, staf harus menentukan apakah check-in dapat dilanjutkan.

Ketentuan Hukum

Registrasi hotel harus sesuai dengan nama di dokumen perjalanan tamu pada sebagian besar yurisdiksi. Perbarui nama reservasi sebelum tamu tiba jika memungkinkan.

Untuk insiden saat tamu sudah di front desk, gunakan alur insiden: Check-In Blocked by Name Mismatch

Pendekatan yang disarankan — beri tahu tamu sebelum kedatangan:

Gunakan pesan pre-arrival AVA untuk meminta tamu menghubungi Anda jika mereka memesan dengan nama berbeda. Ini memberi waktu bagi tim Anda untuk memperbaiki reservasi sebelum check-in.

Tambahkan kalimat pada pesan pre-arrival, misalnya:

"Jika Anda memesan dengan nama panggilan atau nama yang berbeda dari paspor/ID, silakan hubungi kami agar dapat kami perbarui sebelum kedatangan Anda."

Anda dapat menyertakan pesan ini pada saluran berikut:

Saat tamu menghubungi untuk koreksi nama:

  1. Perbarui nama reservasi di PMS Anda
  2. Pastikan perubahan tersinkron ke AVA
  3. Tambahkan catatan: "Name updated from [nickname] to [legal name] per guest request — booked under alias"

Saat mismatch baru diketahui saat check-in:

  1. Verifikasi identitas tamu menggunakan dokumen perjalanan
  2. Perbarui nama reservasi dengan langkah di atas
  3. Lanjutkan check-in setelah nama sesuai
  4. Ikuti Check-In Blocked: Fast Triage jika ada blocker lain
Cegah Keterlambatan

Mencantumkan informasi ini pada pesan pre-arrival membantu sebagian besar tamu menyelesaikan isu sebelum tiba. Proses check-in jadi lebih lancar dan antrean front desk berkurang.

Pembaruan Kontak​

  1. Perbarui email/telepon sesuai metode PMS Anda
  2. Tambahkan catatan: "Updated phone to XXX-XXX-XXXX on [date]"
  3. Verifikasi tamu menerima email konfirmasi

Perubahan Kamar​

Lihat Viewing Reservations untuk langkah perubahan kamar.

Edit Detail Reservasi (Khusus AVA PMS)​

Anda dapat memperbarui tanggal reservasi, jumlah tamu, dan status dari modal detail reservasi.

  1. Buka modal detail reservasi.

  2. Pada Reservation Details, klik ikon pensil (Edit Reservation Details).

  3. Perbarui data yang diperlukan:

    • Check-in
    • Check-out
    • Adults dan Children
    • OTA Number (opsional)
    • Status (jika tersedia)

  4. Klik Save.

    ✓ Detail reservasi diperbarui di modal.

Ikon edit nonaktif?

Fitur ini hanya berfungsi untuk reservasi AVA PMS dengan confirmation number dan informasi kamar. Jika ikon pensil nonaktif, lakukan update di PMS lalu refresh.

Troubleshooting​

Catatan tidak tersimpan​

Yang Anda lihat: Catatan hilang setelah diketik.

Perbaikan:

  1. Cek koneksi internet
  2. Refresh halaman
  3. Coba tambahkan catatan lagi

Edit Guest nonaktif​

Yang Anda lihat: Ikon pensil berwarna abu-abu.

Periksa:

  • PMS Anda adalah Cloudbeds
  • Reservasi memiliki guest ID (cek di PMS)
  • Coba refresh setelah sinkron selesai

Perubahan dari PMS tidak tersinkron​

Yang Anda lihat: Perubahan di PMS tidak muncul di Streamliner.

Perbaikan:

  1. Tunggu beberapa menit untuk sinkronisasi
  2. Cek koneksi PMS di Settings → Essentials
  3. Hubungi support jika keterlambatan lebih dari 10 menit

Masih Terkendala?​

Hubungi success-technologies.com jika:

  • ❌ Catatan berulang kali gagal tersimpan
  • ❌ Edit tamu tidak tersinkron setelah 10+ menit
  • ❌ Fitur edit tidak muncul untuk Cloudbeds

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Nama tamu atau ID reservasi
  • Nama provider PMS
  • Screenshot error

Panduan Terkait​