Pemesanan Reservasi Walk-In

Penyiapan Cepat

Aktifkan pemesanan walk-in di Settings → Check-In dan hubungkan gerbang pembayaran. Tamu kemudian dapat memesan kamar langsung dari kios dalam waktu kurang dari 5 menit.

Panduan ini menjelaskan cara mengaktifkan pemesanan walk-in dan seperti apa pengalaman tamu di kios.

---

Referensi Cepat

Langkah	Yang Dilakukan Tamu	Yang Terjadi
Cari Kamar	Memasukkan tanggal dan jumlah tamu	Kamar dan harga yang tersedia ditampilkan
Pilih Kamar	Memilih tipe kamar dan harga	Total biaya menginap dihitung
Isi Detail	Mengisi nama, email, telepon, negara	Informasi tamu dicatat untuk reservasi
Bayar	Memindai kode QR atau membuka halaman pembayaran	Pembayaran diproses dengan aman
Konfirmasi	Melihat ID pemesanan di layar	Reservasi dibuat di PMS dan email konfirmasi dikirim

---

Sebelum Memulai

Pastikan persyaratan berikut terpenuhi:

• PMS Anda terhubung dan aktif di Settings → Essentials → PMS Connection
• Gerbang pembayaran terhubung di Settings → Payment
• Pemesanan walk-in diaktifkan di Settings → Check-In (lihat bagian berikutnya)

Jika Anda menggunakan Cloudbeds

Cloudbeds memerlukan izin API berikut saat Anda menghubungkannya:

• Room: Read — untuk melihat tipe kamar yang tersedia
• Rate: Read — untuk mengambil harga kamar dan tarif
• Payment: Read — untuk mencatat pembayaran pada reservasi

Jika ada izin yang belum diberikan, AVA akan menampilkan error saat Anda mencoba mengaktifkan pemesanan walk-in. Hubungkan ulang Cloudbeds dengan izin yang diperlukan lalu coba lagi.

Gerbang Pembayaran Wajib

Pemesanan walk-in memerlukan pembayaran online sebelum reservasi dibuat. Jika tidak ada gerbang pembayaran yang terhubung, tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan. Hubungkan terlebih dahulu melalui Integrasi Gerbang Pembayaran.

---

Aktifkan Pemesanan Walk-In

1. Buka Settings → Check-In

2. Gulir ke bagian Walk-In Booking

3. Centang Enable Walk-In Reservation Booking

4. Klik Save

   ✓ Layar sambutan kios sekarang menampilkan tombol Book Reservation.

Belum Ada Gerbang Pembayaran?

Jika Anda mengaktifkan pemesanan walk-in tanpa gerbang pembayaran, AVA akan menampilkan peringatan. Fitur akan aktif, tetapi tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan sampai Anda menghubungkan gerbang.

---

Cara Tamu Menggunakan Pemesanan Walk-In

Ketika tamu datang tanpa reservasi, mereka dapat memesan kamar langsung dari kios.

Langkah 1: Mulai Booking

Di layar sambutan kios, tamu mengetuk Book Reservation.

Langkah 2: Cari Kamar yang Tersedia

1. Tamu memasukkan detail masa inap:

   • Check-in Date
   • Check-out Date
   • Adults (minimal 1)
   • Children

2. Mereka mengetuk Search Available Rooms

   ✓ Daftar tipe kamar yang tersedia akan muncul dengan foto, deskripsi, dan harga.

Tipe Kamar Apa yang Ditampilkan?

Tipe kamar yang memiliki harga terpublikasi dan kamar tersedia untuk tanggal yang dipilih akan ditampilkan. Ketersediaan diambil langsung dari PMS Anda berdasarkan tanggal dan jumlah tamu yang dimasukkan.

Tidak Ada Kamar Tersedia?

Jika tidak ada hasil yang muncul, berarti tidak ada kamar dengan harga yang dipublikasikan untuk tanggal tersebut. Minta tamu mencoba tanggal lain atau periksa ketersediaan kamar di PMS Anda.

Langkah 3: Pilih Kamar

1. Tamu mengetuk tipe kamar untuk melihat detail lengkap:
   • Foto kamar (galeri yang bisa digeser)
   • Deskripsi dan fasilitas
   • Tipe tempat tidur, ukuran kamar, preferensi merokok
   • Harga per malam dan estimasi total (termasuk pajak dan biaya)
2. Mereka mengetuk Continue with this room

Langkah 4: Masukkan Detail Tamu

Tamu mengisi informasi pribadi mereka:

Field	Wajib	Catatan
First Name	Ya
Last Name	Ya
Email	Ya	Email konfirmasi dikirim ke sini
Phone Number	Tidak	Disarankan untuk kontak
Country	Tergantung	Wajib untuk Cloudbeds; disarankan untuk semua PMS

Setelah mengisi formulir, tamu mengetuk Continue to Payment.

Langkah 5: Bayar

Tamu memilih metode pembayaran:

• Pay on your device — kode QR muncul di layar. Tamu memindainya dengan ponsel untuk membuka halaman pembayaran yang aman.
• Pay on this device — sebuah tautan membuka halaman pembayaran langsung di layar kios.

Layar menampilkan "Waiting for payment confirmation..." hingga pembayaran selesai.

Langkah 6: Konfirmasi

Setelah pembayaran berhasil:

• Layar Booking Confirmed muncul dengan ID pemesanan
• Email konfirmasi dikirim ke alamat email tamu
• Reservasi dibuat di PMS Anda secara otomatis
• Pembayaran dicatat pada reservasi di PMS Anda

---

Setelah Booking

• Reservasi baru muncul di PMS Anda dan di daftar reservasi AVA
• Tamu dapat melanjutkan ke check-in mandiri jika properti Anda mendukungnya
• Anda dapat melihat dan mengelola reservasi seperti pemesanan lainnya

Pemesanan Walk-In Tidak Termasuk Check-In

Pemesanan walk-in hanya membuat reservasi dan memproses pembayaran. Fitur ini tidak menetapkan kamar tertentu atau memberikan akses kunci. Tamu harus menyelesaikan alur check-in mandiri terpisah (pemindaian dokumen, verifikasi tamu, penetapan kamar, akses kunci) sebelum mereka dapat masuk ke kamar.

Check-In Cepat

Jika tamu ingin langsung check-in setelah pemesanan, mereka dapat kembali ke layar sambutan kios dan memulai alur check-in biasa dengan reservasi barunya.

---

Pemecahan Masalah

"Walk-in booking feature is disabled"

Yang Anda lihat: Tamu mengetuk Book Reservation tetapi muncul error.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In
2. Aktifkan Walk-In Reservation Booking
3. Klik Save

"No room rates are available for the selected dates"

Yang Anda lihat: Tamu mencari kamar tetapi tidak ada hasil yang muncul.

Periksa:

• Kamar tersedia di PMS Anda untuk tanggal tersebut
• Harga kamar sudah dipublikasikan dan aktif di PMS Anda
• Koneksi PMS Anda aktif di Settings → Essentials → PMS Connection

"Selected room is being booked by another guest"

Yang Anda lihat: Error saat tamu mencoba membayar untuk suatu tipe kamar.

Mengapa: Tamu lain sedang memesan kamar terakhir yang tersedia untuk tipe tersebut.

Perbaikan:

1. Minta tamu memilih tipe kamar lain
2. Atau tunggu beberapa menit lalu coba lagi — pemesanan lain mungkin berakhir waktu

"Payment integration is not configured"

Yang Anda lihat: Error saat membuat pembayaran.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Payment
2. Hubungkan gerbang pembayaran yang didukung (Stripe atau Red Dot)
3. Kembali ke kios dan coba lagi

Pembayaran gagal atau waktu habis

Yang Anda lihat: Halaman pembayaran menampilkan error, atau kios tetap berada di "Waiting for payment confirmation..."

Perbaikan:

1. Minta tamu mencoba pembayaran lagi
2. Jika tetap gagal, periksa status gerbang pembayaran Anda di Settings → Payment
3. Pastikan akun gerbang pembayaran aktif dan tidak memiliki pembatasan

Error izin saat mengaktifkan (Cloudbeds)

Yang Anda lihat: Pesan error yang mencantumkan izin Cloudbeds yang belum diberikan.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → PMS Connection
2. Putuskan lalu hubungkan kembali Cloudbeds
3. Berikan semua izin yang diperlukan: Room: Read, Rate: Read, Payment: Read
4. Kembali ke Settings → Check-In dan aktifkan pemesanan walk-in lagi

"Selected room type is sold out"

Yang Anda lihat: Pesan error saat memilih kamar.

Perbaikan: Semua kamar untuk tipe tersebut sudah habis terjual. Pilih tanggal lain atau tipe kamar lain.

---

Masih Bermasalah?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Pemesanan walk-in tetap tidak bisa diaktifkan setelah semua izin diberikan
• ❌ Pembayaran berhasil tetapi reservasi tidak muncul di PMS Anda
• ❌ Tamu menerima error yang tidak tercantum di atas

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot pesan error
• Jenis PMS Anda (Cloudbeds, Opera, dll.)
• Waktu saat masalah terjadi
• Langkah-langkah yang sudah dicoba

Panduan Terkait

• Buat Reservasi — buat reservasi dari dasbor AVA, bukan dari kios
• Integrasi Gerbang Pembayaran — siapkan Stripe atau Red Dot
• Pengaturan Koneksi PMS — hubungkan Property Management System Anda