Pemesanan Reservasi Walk-In

Penyiapan Cepat

Aktifkan pemesanan walk-in di Settings → Check-In dan hubungkan payment gateway. Kutipan day-use memerlukan rate plan PMS yang aktif.

Panduan ini menjelaskan cara mengaktifkan pemesanan walk-in dan seperti apa pengalaman tamu di kiosk.

Masa inap di hari yang sama

Jika tamu datang dan pergi pada hari yang sama, AVA hanya menampilkan tarif day-use jika PMS Anda dapat memberikan kutipannya. Jika kutipan kedaluwarsa, cari lagi untuk memperbarui tarif. Masa inap day-use di Opera tetap menggunakan reservasi yang dibuat atau diimpor oleh staf. Jika plan tidak menyertakan waktu, AVA menggunakan jendela fallback dari Menyiapkan Rate Plan Day-Use.

---

Referensi Cepat

Langkah	Yang Dilakukan Tamu	Yang Terjadi
Search Rooms	Memasukkan tanggal dan jumlah tamu	Tipe kamar dan tarif yang dapat dikutip akan muncul
Select a Room	Memilih tipe kamar dan tarif	Total masa inap dihitung
Enter Details	Mengisi nama, email, telepon, negara	Informasi tamu dicatat untuk pemesanan
Pay	Memindai kode QR atau membuka halaman pembayaran	Pembayaran diproses dengan aman
Confirmation	Melihat booking ID di layar	Reservasi dibuat di PMS Anda dan email konfirmasi dikirim

---

Sebelum Memulai

Pastikan persyaratan berikut terpenuhi:

• PMS Anda terhubung dan aktif di Settings → Essentials → PMS Connection
• Payment gateway terhubung di Settings → Payment
• Pemesanan walk-in diaktifkan di Settings → Check-In (lihat bagian berikutnya)

Periksa dukungan PMS terlebih dahulu

AVA menawarkan pemesanan walk-in hanya jika PMS aktif Anda menyatakan dukungan untuk fitur tersebut. AVA membaca kemampuan ini dari integrasi PMS, bukan menebaknya dari nama vendornya.

Status kemampuan	Yang Anda lihat	Yang harus dilakukan
Supported	Pengaturan dapat diaktifkan	Aktifkan setelah memastikan payment setup selesai
Unsupported	Pengaturan tidak tersedia atau hanya dapat dibaca	Buat reservasi melalui operasi staf
Unavailable	Pengaturan tidak tersedia atau hanya dapat dibaca	Pulihkan koneksi PMS atau hubungi administrator Anda

Dukungan dapat berbeda menurut versi dan deployment PMS. Periksa status pengaturan yang ditampilkan untuk PMS aktif Anda sebelum mengaktifkan pemesanan walk-in.

Reservasi Opera memerlukan Rate Plan Code, Market Code, dan Source Code yang telah dikonfigurasi. Pengaturan properti tersebut tidak dapat diselesaikan oleh tamu di kiosk. Buat reservasi walk-in Opera melalui operasi staf.

Status kemampuan

Jika AVA tidak dapat mengonfirmasi kemampuan PMS, AVA tetap membuat pemesanan walk-in tidak tersedia. Hubungkan kembali PMS atau selesaikan deployment PMS sebelum mengaktifkan fitur ini.

Kemampuan yang tidak tersedia tidak menghapus pengaturan tersimpan yang sudah ada. AVA hanya menolak permintaan baru untuk mengaktifkan pemesanan walk-in sampai kemampuan tersebut dikonfirmasi.

Jika Anda menggunakan Cloudbeds

Cloudbeds memerlukan izin API berikut untuk diberikan saat Anda menghubungkannya:

• Room: Read — untuk mencari tipe kamar yang tersedia
• Rate: Read — untuk mengambil tarif kamar dan harga
• Payment: Read — untuk mencatat pembayaran pada reservasi

Jika ada izin yang belum diberikan, AVA akan menampilkan error saat Anda mencoba mengaktifkan pemesanan walk-in. Hubungkan kembali Cloudbeds dengan izin yang diperlukan lalu coba lagi.

Payment Gateway Wajib

Pemesanan walk-in memerlukan pembayaran online sebelum reservasi dibuat. Jika tidak ada payment gateway yang terhubung, tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan. Hubungkan terlebih dahulu melalui Integrasi Payment Gateway.

---

Aktifkan Pemesanan Walk-In

1. Buka Settings → Check-In

2. Gulir ke bagian Walk-In Booking

3. Centang Enable Walk-In Reservation Booking

4. Klik Save

   ✓ Layar sambutan kiosk sekarang menampilkan tombol Book Reservation.

Belum Ada Payment Gateway?

Jika Anda mengaktifkan pemesanan walk-in tanpa payment gateway, AVA akan menampilkan peringatan. Fitur akan aktif, tetapi tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan sampai Anda menghubungkan gateway.

Tombol sambutan kiosk

Beberapa kiosk juga dapat menampilkan tombol Check-In dan Check-Out di layar sambutan saat berjalan dalam CCI mode. Aktifkan tombol tersebut di Settings → Check-In. Book Reservation tetap bergantung pada Walk-In Booking.

---

Cara Tamu Menggunakan Pemesanan Walk-In

Saat tamu tanpa reservasi datang, mereka dapat memesan kamar langsung dari kiosk.

Langkah 1: Mulai Pemesanan

Di layar sambutan kiosk, tamu mengetuk Book Reservation.

Langkah 2: Cari Kamar yang Tersedia

1. Tamu memasukkan detail masa inap:

   • Check-in Date
   • Check-out Date
   • Adults (minimal 1)
   • Children

2. Mereka mengetuk Search Available Rooms

   ✓ Daftar tipe kamar yang tersedia akan muncul dengan foto, deskripsi, dan tarif.

Tipe Kamar Apa yang Ditampilkan?

Tipe kamar dengan tarif yang dipublikasikan dan kamar yang tersedia akan ditampilkan. Untuk masa inap di hari yang sama, AVA hanya menampilkan kutipan day-use saat ini.

Katalog dan mata uang

Halaman Rooms dapat menampilkan katalog PMS lengkap terlebih dahulu. Walk-in hanya menampilkan tipe kamar yang dapat Anda kutip untuk detail masa inap yang dipilih. Jika PMS menyediakan mata uang properti, AVA menggunakannya untuk tarif per malam dan total.

Kutipan Furama iPMS

Kutipan Furama mencakup tarif kamar, tetapi tidak mencakup rincian pajak atau biaya. Sebagian tarif Furama mungkin menampilkan kode mata uang internal seperti 001. Konfirmasikan mata uang dan total akhir di Furama sebelum menerima pembayaran.

Masa inap di hari yang sama

Jika tamu datang dan pergi pada hari yang sama, AVA hanya menampilkan tarif day-use jika PMS Anda mendukungnya. Jika jendela kutipan telah berakhir, cari lagi untuk mengambil tarif terbaru.

Tidak Ada Kamar Tersedia?

Jika tidak ada hasil yang muncul, berarti tidak ada kamar dengan tarif yang dipublikasikan untuk tanggal tersebut. Minta tamu mencoba tanggal lain atau periksa ketersediaan kamar di PMS Anda.

Langkah 3: Pilih Kamar

1. Tamu mengetuk tipe kamar untuk melihat detail lengkap:
   • Foto kamar (galeri yang dapat digeser)
   • Deskripsi dan fasilitas
   • Tipe tempat tidur, ukuran kamar, preferensi merokok
   • Tarif per malam dan estimasi total (termasuk pajak dan biaya)
2. Mereka mengetuk Continue with this room

Langkah 4: Masukkan Detail Tamu

Tamu mengisi informasi pribadi mereka:

Field	Wajib	Catatan
First Name	Ya
Last Name	Ya
Email	Ya	Email konfirmasi dikirim ke sini
Phone Number	Tidak	Disarankan untuk kontak
Country	Tergantung	Wajib untuk Cloudbeds; disarankan untuk semua

Setelah mengisi formulir, tamu mengetuk Continue to Payment.

Langkah 5: Bayar

Tamu memilih metode pembayaran:

• Pay on your device — kode QR muncul di layar. Tamu memindainya dengan ponsel untuk membuka halaman pembayaran yang aman.
• Pay on this device — tautan membuka halaman pembayaran langsung di layar kiosk.

Layar menampilkan "Waiting for payment confirmation..." sampai pembayaran selesai.

Langkah 6: Konfirmasi

Setelah pembayaran berhasil:

• Layar Booking Confirmed muncul dengan booking ID
• Email konfirmasi dikirim ke alamat email tamu
• Reservasi dibuat di PMS Anda secara otomatis
• Pembayaran dicatat pada reservasi di PMS Anda

---

Setelah Pemesanan

• Reservasi baru muncul di PMS Anda dan di daftar reservasi AVA
• Tamu dapat melanjutkan ke self check-in jika properti Anda mendukungnya
• Anda dapat melihat dan mengelola reservasi seperti pemesanan lainnya

Pemesanan Walk-In Tidak Termasuk Check-In

Pemesanan walk-in hanya membuat reservasi dan memproses pembayaran. Fitur ini tidak menetapkan kamar tertentu atau memberikan akses kunci. Tamu harus menyelesaikan alur self check-in terpisah sebelum dapat memasuki kamar.

Check-In Cepat

Jika tamu ingin check-in segera setelah memesan, mereka dapat kembali ke layar sambutan kiosk dan memulai alur check-in biasa dengan reservasi barunya.

---

Pemecahan Masalah

"Fitur pemesanan walk-in dinonaktifkan"

Yang Anda lihat: Tamu mengetuk Book Reservation tetapi mendapat error.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In
2. Aktifkan Walk-In Reservation Booking
3. Klik Save

Pemesanan walk-in tidak tersedia atau hanya dapat dibaca

Yang Anda lihat: Tombol Book Reservation tidak ada, tidak tersedia, atau hanya dapat dibaca.

Mengapa ini terjadi: PMS aktif Anda tidak mengonfirmasi dukungan pemesanan walk-in. AVA juga menerapkan fail-closed saat kemampuan tersebut hilang atau tidak tersedia.

Perbaikan:

1. Periksa status kemampuan di Periksa dukungan PMS terlebih dahulu.
2. Pastikan koneksi PMS aktif di Settings → Essentials → PMS Connection.
3. Pulihkan koneksi PMS atau selesaikan deployment-nya jika statusnya tidak tersedia.
4. Jika statusnya unsupported, buat reservasi melalui operasi staf.
5. Hubungi administrator Vouch Anda jika status tetap tidak benar.

Pemesanan walk-in tidak dapat diaktifkan setelah pembaruan PMS

Yang Anda lihat: Anda memilih Enable Walk-In Reservation Booking, tetapi penyimpanan gagal.

Mengapa ini terjadi: AVA tidak dapat mengonfirmasi bahwa PMS aktif mendukung pemesanan walk-in.

Perbaikan:

1. Pastikan koneksi PMS aktif di Settings → Essentials → PMS Connection.
2. Tunggu sampai kemampuan PMS tersedia setelah deployment.
3. Kembali ke Settings → Check-In dan coba lagi.

Pengaturan tersimpan yang sudah ada tetap tidak berubah selama kemampuan tersebut tidak tersedia.

"Tidak ada tarif kamar untuk tanggal yang dipilih"

Yang Anda lihat: Tamu mencari kamar tetapi tidak ada yang muncul.

Periksa:

• Kamar tersedia di PMS Anda untuk tanggal tersebut
• Tarif kamar telah dipublikasikan dan aktif di PMS Anda
• Koneksi PMS Anda aktif di Settings → Essentials → PMS Connection

Tipe kamar muncul di Rooms, tetapi tidak di walk-in

Yang Anda lihat: Tipe kamar terlihat di Rooms, tetapi disembunyikan oleh kiosk.

Perbaikan:

1. Periksa apakah tipe kamar memiliki tarif yang dipublikasikan untuk tanggal yang dipilih.
2. Coba pencarian lagi dengan jumlah tamu yang benar.
3. Pastikan tipe kamar dapat dikutip oleh PMS Anda.
4. Segarkan setelah sinkronisasi PMS jika tipe tersebut masih tidak muncul.
5. Untuk masa inap di hari yang sama, pastikan rate plan day-use masih aktif.

Kutipan day-use kedaluwarsa setelah penyegaran

Yang Anda lihat: Tarif untuk hari yang sama menghilang atau berubah setelah Anda menyegarkan pencarian.

Perbaikan:

1. Cari lagi untuk mengambil kutipan terbaru.
2. Pastikan rate plan day-use masih aktif di PMS Anda.
3. Jika Anda menggunakan Opera, buat reservasi untuk hari yang sama melalui operasi staf.

"Kamar yang dipilih sedang dipesan tamu lain"

Yang Anda lihat: Error saat tamu mencoba membayar untuk tipe kamar.

Mengapa: Tamu lain sedang dalam proses memesan kamar terakhir yang tersedia untuk tipe tersebut.

Perbaikan:

1. Minta tamu memilih tipe kamar lain
2. Atau tunggu beberapa menit lalu coba lagi — pemesanan lain mungkin kehabisan waktu

"Integrasi pembayaran belum dikonfigurasi"

Yang Anda lihat: Error saat membuat pembayaran.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Payment
2. Hubungkan payment gateway yang didukung (Stripe atau Red Dot)
3. Kembali ke kiosk dan coba lagi

Pembayaran gagal atau waktu habis

Yang Anda lihat: Halaman pembayaran menampilkan error, atau kiosk tetap di "Waiting for payment confirmation..."

Perbaikan:

1. Minta tamu mencoba pembayaran lagi
2. Jika terus gagal, periksa status payment gateway Anda di Settings → Payment
3. Pastikan akun payment gateway aktif dan tidak memiliki pembatasan

Error izin saat mengaktifkan (Cloudbeds)

Yang Anda lihat: Pesan error yang mencantumkan izin Cloudbeds yang belum diberikan.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → PMS Connection
2. Putuskan lalu hubungkan kembali Cloudbeds
3. Berikan semua izin yang diperlukan: Room: Read, Rate: Read, Payment: Read
4. Kembali ke Settings → Check-In dan aktifkan pemesanan walk-in lagi

"Tipe kamar yang dipilih sudah habis terjual"

Yang Anda lihat: Pesan error saat memilih kamar.

Perbaikan: Semua kamar untuk tipe tersebut sudah penuh. Pilih tanggal lain atau tipe kamar lain.

Mata uang tarif terlihat salah

Yang Anda lihat: Tarif per malam atau total menampilkan mata uang yang berbeda dari yang diharapkan.

Perbaikan:

1. Periksa apakah PMS Anda menyediakan mata uang properti.
2. Jika ya, AVA menggunakan mata uang tersebut untuk kutipan walk-in.
3. Jika tidak, periksa Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
4. Segarkan halaman kiosk setelah sinkronisasi PMS.

---

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Pencarian walk-in masih menyembunyikan tipe kamar setelah sinkronisasi PMS
• ❌ Tarif menampilkan mata uang yang salah setelah penyegaran
• ❌ Pembayaran berhasil, tetapi reservasi tidak dibuat
• ❌ Tamu terus melihat error saat mencari kamar

Sebaiknya sertakan:

• Tanggal check-in dan check-out
• Jumlah tamu
• Nama tipe kamar
• Screenshot pesan di kiosk
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Menyiapkan Rate Plan Day-Use
• Menyiapkan Detail Dasar Hotel
• Integrasi Payment Gateway