Buat Reservasi

Penyiapan Cepat

Sebagian besar reservasi satu kamar memakan waktu 2-3 menit. Booking multi-kamar memerlukan sedikit waktu lebih lama.

Buat reservasi baru langsung di AVA saat Anda perlu menambahkan walk-in, pemesanan telepon, atau satu pemesanan dengan beberapa kamar.

Buka: Operations View

---

Referensi Cepat

Field	Wajib	Catatan
First Name	✓ Ya	Nama depan tamu
Last Name	✓ Ya	Nama belakang tamu
Check-in Date	✓ Ya	Format: YYYY-MM-DD
Check-out Date	✓ Ya	Format: YYYY-MM-DD
Room Type	✓ Ya	Pilih satu jenis per kamar
Rate	Tergantung	Wajib untuk reservasi eZee
Rooms	Tidak	Klik Add another room untuk pemesanan multi-kamar
Nationality/Country	✓ Ya	Daftar yang dapat dicari, default ke negara hotel saat tersedia
Adults	Tidak	Default ke 1
Children	Tidak	Default ke 0
Infants	Tidak	Default ke 0
Email	Tergantung	Wajib untuk Cloudbeds dan eZee
Phone Number	Tidak	Nomor telepon tamu

---

Buat Reservasi

1. Buka Operations View.

2. Klik Create Reservation.

3. Masukkan detail menginap untuk Room 1:

   • Check-in date
   • Check-out date
   • Room type
   • Rate untuk reservasi eZee
   • Adults, Children, dan Infants
   • Klik Add another room untuk setiap kamar tambahan
   • OTA Number (opsional)

4. Masukkan detail tamu:

   • First Name (wajib)
   • Last Name (wajib)
   • Email (wajib untuk Cloudbeds dan eZee, direkomendasikan untuk semua PMS)
   • Phone Number (opsional tetapi disarankan untuk komunikasi)
   • Nationality/Country (wajib untuk kepatuhan pemerintah)
     • Mulai ketik untuk mencari, lalu pilih hasilnya (atau tekan Enter untuk memilih kecocokan teratas).

5. Klik Create Reservation

   ✓ Reservasi akan muncul di daftar reservasi Anda.

Reservasi satu dan multi-kamar

Satu kamar mempertahankan tata letak datar yang sudah Anda kenal. Tambahkan kamar kedua untuk beralih ke kartu kamar bernomor dan chip ringkasan.

Apa itu “OTA Number”?

Gunakan OTA Number untuk menyimpan referensi pemesanan eksternal (misalnya dari Booking.com atau Expedia). Biarkan kosong untuk pemesanan langsung.

Hanya AVA PMS

Anda dapat mencari dan memilih tamu yang sudah ada saat mengetik.

Pencarian Nationality/Country

Mulai ketik di Nationality/Country untuk memfilter daftar. Jika negara hotel Anda sudah disetel, field ini akan terisi otomatis.

Reservasi eZee

Jika Anda menggunakan eZee, pilih Rate dan masukkan Email tamu sebelum menyimpan. AVA mengirim detail rate yang dipilih ke eZee bersama reservasi.

---

Setelah Membuat Reservasi

Setelah Anda berhasil membuat reservasi, Anda akan melihat prompt konfirmasi dengan opsi untuk langsung menetapkan kamar.

AVA juga memulai refresh di latar belakang agar reservasi baru muncul di daftar terbaru.

Anda dapat:

• Klik Assign Room untuk reservasi satu kamar
• Klik Assign Rooms untuk reservasi multi-kamar
• Klik Skip for Now untuk menetapkan kamar nanti

Refresh reservasi sebelum penetapan kamar

Saat Anda mengklik Assign Room, AVA me-refresh reservasi sebelum daftar kamar terbuka. Jika refresh tertunda, AVA menggunakan detail reservasi terbaru yang tersedia.

Menetapkan Kamar Segera

Saat Anda mengklik Assign Room, Room Assignment Modal terbuka dan menampilkan:

• Kamar yang tersedia yang difilter berdasarkan jenis kamar reservasi
• Badge status kamar (Clean, Vacant, dll.)
• Opsi untuk mencari berdasarkan nomor kamar
• Snapshot reservasi yang diperbarui dari PMS Anda

Untuk eZee, kamar dengan tipe yang sama tetap terlihat di picker. Kamar kosong yang kotor juga tetap tersedia jika aturan penetapan kamar Anda mengizinkannya.

Deteksi tukar kamar

Jika Anda memilih kamar yang sudah ditetapkan ke tamu lain, sistem akan meminta Anda mengonfirmasi tukar kamar. Tamu sebelumnya akan otomatis dilepas dari kamar tersebut.

---

Gunakan Profil Tamu yang Sudah Ada (Hanya AVA PMS)

Jika properti Anda menggunakan AVA sebagai PMS, Anda dapat mencari dan memilih profil tamu yang sudah ada untuk mengisi detail tamu secara otomatis.

Cari Tamu yang Sudah Ada

1. Mulai ketik di field First Name, Last Name, atau Email

2. Ketik setidaknya dua karakter untuk memicu pencarian

3. Tunggu dropdown saran muncul

4. Pilih tamu dari daftar

   ✓ Detail tamu (nama, email, telepon, nationality) terisi otomatis dari profil.

5. Verifikasi detailnya dan sesuaikan bila perlu

6. Lengkapi detail menginap lalu klik Create Reservation

Manfaat Profil Tamu

Memilih profil tamu yang sudah ada:

• Menghemat waktu input data
• Memastikan informasi tamu konsisten
• Menghubungkan reservasi ke riwayat tamu

Saat Saran Tidak Muncul

Jika dropdown tidak muncul:

• Pastikan PMS Anda adalah AVA (fitur ini khusus AVA)
• Ketik setidaknya dua karakter
• Tunggu 2-3 detik agar hasil dimuat
• Periksa koneksi internet Anda

Jika tamu tidak ditemukan, lanjutkan mengisi detail secara manual. Profil tamu baru akan dibuat.

---

Detail Field

Detail Menginap

Field	Deskripsi	Validasi
Check-in Date	Tanggal kedatangan tamu	Harus berformat YYYY-MM-DD
Check-out Date	Tanggal keberangkatan tamu	Harus setelah tanggal check-in
Room Type	Jenis kamar yang dipesan	Harus dipilih dari dropdown
Adults	Jumlah tamu dewasa	Minimum 1, default 1
Children	Jumlah tamu anak	Minimum 0, default 0
Infants	Jumlah tamu bayi	Minimum 0, default 0

Detail Tamu

Field	Deskripsi	Validasi
First Name	Nama depan tamu	Wajib, minimum 1 karakter
Last Name	Nama keluarga tamu	Wajib, minimum 1 karakter
Email	Email kontak	Format email valid
Phone Number	Telepon kontak	Format apa pun diterima
Nationality/Country	Kebangsaan tamu	Daftar yang dapat dicari, default ke negara hotel saat tersedia
Gender	Jenis kelamin tamu	Opsional: Male, Female, Other

Field Opsional

Field	Deskripsi	Kapan Digunakan
Payment Method	Cara tamu membayar	Untuk melacak jenis pembayaran
OTA Number	Referensi pemesanan eksternal	Saat reservasi berasal dari OTA
Source	Sumber pemesanan	Untuk melacak asal pemesanan

---

Perilaku Khusus PMS

Cloudbeds

• Reservasi menyertakan source ID properti Anda
• Email wajib untuk membuat reservasi
• Konfirmasi email dikirim otomatis ke tamu
• Metode pembayaran dicatat jika disediakan

Opera

• Pembuatan reservasi dasar didukung
• Beberapa field lanjutan mungkin tidak tersinkron

Mews

• Integrasi penuh dengan reservasi Mews
• Profil tamu tersinkron otomatis

eZee

• Pilih Rate sebelum Anda menyimpan reservasi
• Masukkan Email tamu sebelum Anda menyimpan reservasi
• AVA mengirim metadata rate eZee yang dipilih ke hulu bersama reservasi
• Room picker tetap menampilkan kamar dengan tipe yang sama selama penetapan

AVA

• Pencarian dan pemilihan tamu tersedia
• Terhubung ke profil tamu yang sudah ada saat dipilih
• Riwayat tamu lengkap dipertahankan
• Jika tidak ada room type, AVA menampilkan peringatan dengan tautan ke Rooms

---

Pemecahan Masalah

"First name and last name are required"

Yang Anda lihat: Error validasi formulir saat menyimpan.

Perbaikan:

1. Masukkan First Name dan Last Name
2. Hapus spasi di awal atau akhir
3. Klik Create Reservation lagi

"Please fill all required fields" (email Cloudbeds belum diisi)

Yang Anda lihat: Anda sudah mengisi nama, tanggal, room type, dan nationality, tetapi formulir tetap tidak mau menyimpan.

Perbaikan:

1. Masukkan Email tamu
2. Klik Create Reservation lagi

"Please fill all required fields" setelah menambah kamar lain

Yang Anda lihat: Anda menambahkan kamar kedua, tetapi formulir tetap tidak mau menyimpan.

Perbaikan:

1. Periksa setiap kartu kamar.
2. Pilih Room Type untuk setiap kamar.
3. Klik Create Reservation lagi.

"Check-in and check-out dates are required"

Yang Anda lihat: Error validasi formulir tentang tanggal yang belum diisi.

Perbaikan:

1. Pilih Check-in Date dan Check-out Date
2. Pastikan check-out setelah check-in
3. Gunakan date picker atau masukkan dalam format YYYY-MM-DD

"Nationality/Country is required"

Yang Anda lihat: Formulir tidak mau menyimpan tanpa nationality.

Perbaikan:

1. Buka dropdown Nationality/Country
2. Mulai mengetik untuk memfilter daftar
3. Pilih negara tamu
4. Klik Create Reservation lagi

Persyaratan kepatuhan

Banyak negara mewajibkan nationality tamu untuk pelaporan pemerintah (misalnya Thailand TM30). Field ini tidak dapat dilewati.

"eZee rates are missing"

Yang Anda lihat: Field Rate kosong, atau Anda tidak bisa menyimpan reservasi eZee.

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi menggunakan jenis kamar yang benar
2. Tunggu beberapa detik agar rate dimuat
3. Verifikasi bahwa rate sudah dipublikasikan di eZee
4. Coba lagi setelah membuka ulang form reservasi

"No countries found"

Yang Anda lihat: "No countries found" pada daftar Nationality/Country.

Perbaikan:

1. Hapus teks pencarian
2. Ketik setidaknya 2 huruf dari nama negara
3. Pilih negara yang benar dari daftar terfilter

Tidak ada saran tamu muncul (AVA)

Yang Anda lihat: Tidak ada dropdown saat mengetik di field nama/email.

Periksa:

• PMS Anda adalah AVA (fitur ini khusus AVA)
• Anda mengetik setidaknya dua karakter
• Anda menunggu beberapa detik agar hasil muncul

Perbaikan:

1. Ketik karakter tambahan untuk mempersempit pencarian
2. Periksa koneksi internet Anda
3. Lanjutkan secara manual jika tamunya baru

Dropdown room type kosong

Yang Anda lihat: Tidak ada room type yang tersedia untuk dipilih.

Perbaikan:

1. Verifikasi koneksi PMS Anda di Settings → PMS Integration
2. Buka Rooms lalu klik Room Types
3. Klik Add Room Type dan buat setidaknya satu room type
4. Kembali ke Create Reservation dan buka ulang form
5. Hubungi dukungan jika room type masih tidak muncul

Pemberitahuan AVA

Jika PMS Anda adalah AVA, Anda mungkin melihat: "No room types found. Please create a room type in the Rooms page first." Gunakan tautan Rooms page pada pemberitahuan itu untuk perbaikan cepat.

Reservasi tidak muncul setelah disimpan

Yang Anda lihat: Pesan sukses muncul tetapi reservasi hilang dari daftar.

Perbaikan:

1. Tunggu 5-10 detik sampai refresh otomatis selesai
2. Periksa apakah filter tanggal cocok dengan tanggal reservasi
3. Cari berdasarkan nama tamu atau confirmation number
4. Jika masih hilang, klik Refresh sekali di toolbar
5. Verifikasi reservasi langsung di PMS Anda

"Unable to refresh reservation details"

Yang Anda lihat: Pesan peringatan: "Unable to refresh reservation details. Using the latest available data."

Perbaikan:

1. Tunggu sampai 30 detik agar daftar kamar terbuka
2. Lanjutkan menetapkan kamar jika modal muncul
3. Klik Refresh di toolbar setelah menetapkan kamar

"PMS configuration is inactive"

Yang Anda lihat: Pesan error tentang konfigurasi PMS.

Perbaikan:

1. Buka Settings → PMS Integration
2. Pastikan PMS Anda terhubung dan aktif
3. Masukkan ulang kredensial jika koneksi kedaluwarsa
4. Hubungi dukungan jika masalah berlanjut

Tanggal tampil dalam format yang salah

Yang Anda lihat: Field tanggal menolak input Anda.

Perbaikan:

• Gunakan date picker alih-alih mengetik
• Jika mengetik, gunakan format YYYY-MM-DD (misalnya 2025-03-15)
• Hindari format seperti MM/DD/YYYY atau DD-MM-YYYY

---

Praktik Terbaik

Untuk Tamu Walk-In

1. Kumpulkan ID dan verifikasi informasi tamu sebelum membuat reservasi
2. Pilih room type yang benar berdasarkan ketersediaan
3. Masukkan email dan telepon untuk mengirim konfirmasi
4. Tambahkan permintaan khusus ke catatan reservasi setelah dibuat

Untuk Booking Telepon

1. Verifikasi ejaan nama tamu saat sedang menelepon
2. Konfirmasi tanggal dan room type
3. Catat email untuk mengirim konfirmasi
4. Bacakan kembali detail sebelum menutup panggilan

Untuk Booking Grup

Gunakan satu reservasi dengan beberapa kamar ketika grup tamu yang sama membutuhkan lebih dari satu kamar.

1. Masukkan detail tamu utama sekali.
2. Klik Add another room untuk setiap kamar tambahan.
3. Pilih room type untuk setiap kartu kamar.
4. Tinjau jumlah tamu sebelum menyimpan.
5. Gunakan reservasi terpisah jika tamu atau tanggal menginap berbeda.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Tombol Create Reservation tidak ada
• ❌ Reservasi berulang kali gagal disimpan
• ❌ Error sinkronisasi PMS tetap muncul setelah reconnect

Sebaiknya sertakan:

• Nama tamu dan tanggal
• Pesan error (screenshot jika memungkinkan)
• Jenis PMS Anda (Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, AVA)

Panduan Terkait

• View Reservation Details
• Edit Reservations and Notes
• Find and Edit Guest Profiles
• PMS Connection Setup