Buat Reservasi
Sebagian besar reservasi selesai dalam 2-3 menit. Siapkan nama tamu, tanggal, dan tipe kamar sebelum mulai.
Buat reservasi baru langsung dari AVA saat Anda perlu menambahkan walk-in, booking via telepon, atau reservasi yang tidak masuk dari channel normal.
Buka: Operations View
Referensi Cepat
| Field | Wajib | Catatan |
|---|---|---|
| First Name | ✓ Ya | Nama depan tamu |
| Last Name | ✓ Ya | Nama belakang tamu |
| Check-in Date | ✓ Ya | Format: YYYY-MM-DD |
| Check-out Date | ✓ Ya | Format: YYYY-MM-DD |
| Room Type | ✓ Ya | Pilih dari dropdown |
| Nationality/Country | ✓ Ya | Wajib untuk kepatuhan |
| Adults | Tidak | Default 1 |
| Children | Tidak | Default 0 |
| Tergantung | Wajib untuk Cloudbeds | |
| Phone Number | Tidak | Nomor telepon tamu |
Buat reservasi
-
Buka Operations View.
-
Klik Create Reservation.
-
Isi detail masa inap:
- Check-in date
- Check-out date
- Room type
- Adults dan Children
- OTA Number (opsional)
-
Isi detail tamu:
- First Name (wajib)
- Last Name (wajib)
- Email (wajib untuk Cloudbeds, disarankan untuk PMS lain)
- Phone Number (opsional, disarankan untuk komunikasi)
- Nationality/Country (wajib untuk kepatuhan)
-
Klik Create Reservation
✓ Reservasi muncul pada daftar reservasi Anda.
Gunakan OTA Number untuk menyimpan referensi booking eksternal (misalnya dari Booking.com atau Expedia). Kosongkan untuk direct booking.
Anda dapat mencari dan memilih tamu yang sudah ada saat mengetik.
Setelah Reservasi Dibuat
Setelah berhasil, Anda akan melihat prompt konfirmasi dengan opsi untuk langsung assign kamar.
Anda dapat:
- Klik Assign Room untuk langsung memilih kamar spesifik
- Klik Skip for Now untuk assign kamar nanti
Saat klik Assign Room, AVA akan me-refresh reservasi sebelum daftar kamar dibuka. Proses ini bisa memakan hingga 30 detik jika PMS lambat.
Assign kamar langsung
Saat klik Assign Room, Room Assignment Modal menampilkan:
- Daftar kamar yang difilter berdasarkan room type reservasi
- Badge status kamar (Clean, Vacant, dll.)
- Opsi pencarian nomor kamar
- Snapshot reservasi terbaru dari PMS
Jika Anda memilih kamar yang sudah ditugaskan ke tamu lain, sistem akan meminta konfirmasi room swap. Tamu sebelumnya otomatis dilepas dari kamar tersebut.
Gunakan Profil Tamu yang Sudah Ada (Khusus AVA PMS)
Jika properti Anda memakai AVA sebagai PMS, Anda bisa mencari dan memilih profil tamu yang ada untuk mengisi otomatis detail tamu.
Cari tamu yang sudah ada
-
Mulai mengetik di field First Name, Last Name, atau Email
-
Ketik minimal dua karakter untuk memicu pencarian
-
Tunggu dropdown saran muncul
-
Pilih tamu dari daftar
✓ Detail tamu (nama, email, telepon, nationality) terisi otomatis dari profil.
-
Verifikasi detail dan sesuaikan jika perlu
-
Lengkapi detail masa inap lalu klik Create Reservation
Memilih profil tamu yang sudah ada:
- Menghemat waktu input data
- Menjaga konsistensi informasi tamu
- Menghubungkan reservasi ke riwayat tamu
Jika saran tidak muncul
Jika dropdown tidak muncul:
- Pastikan PMS Anda adalah AVA (fitur ini khusus AVA)
- Ketik minimal dua karakter
- Tunggu 2-3 detik untuk hasil
- Cek koneksi internet
Jika tamu tidak ditemukan, lanjutkan input manual. Profil tamu baru akan dibuat.
Detail Field
Detail Masa Inap
| Field | Deskripsi | Validasi |
|---|---|---|
| Check-in Date | Tanggal kedatangan tamu | Harus format YYYY-MM-DD |
| Check-out Date | Tanggal keberangkatan tamu | Harus setelah check-in date |
| Room Type | Tipe kamar yang dipesan | Harus dipilih dari dropdown |
| Adults | Jumlah tamu dewasa | Minimal 1, default 1 |
| Children | Jumlah tamu anak | Minimal 0, default 0 |
Detail Tamu
| Field | Deskripsi | Validasi |
|---|---|---|
| First Name | Nama depan tamu | Wajib, minimal 1 karakter |
| Last Name | Nama belakang tamu | Wajib, minimal 1 karakter |
| Email kontak | Format email valid | |
| Phone Number | Nomor kontak | Format bebas |
| Nationality/Country | Kewarganegaraan tamu | Wajib untuk compliance |
| Gender | Jenis kelamin tamu | Opsional: Male, Female, Other |
Field Opsional
| Field | Deskripsi | Kapan Digunakan |
|---|---|---|
| Payment Method | Cara tamu membayar | Untuk pelacakan jenis pembayaran |
| OTA Number | Referensi booking eksternal | Jika reservasi berasal dari OTA |
| Source | Sumber booking | Untuk pelacakan asal booking |
Perilaku Khusus Tiap PMS
Cloudbeds
- Reservasi menyertakan source ID properti Anda
- Email wajib diisi untuk membuat reservasi
- Email konfirmasi otomatis dikirim ke tamu
- Metode pembayaran dicatat jika diisi
Opera
- Mendukung pembuatan reservasi dasar
- Beberapa field lanjutan mungkin tidak tersinkron
Mews
- Integrasi penuh dengan reservasi Mews
- Profil tamu tersinkron otomatis
eZee
- Reservasi dibuat di eZee Frontdesk
- Mendukung field standar
AVA
- Fitur pencarian dan pemilihan tamu tersedia
- Dapat terhubung ke profil tamu yang sudah ada
- Riwayat tamu lengkap dipertahankan
Troubleshooting
"First name and last name are required"
Yang terlihat: Error validasi saat menyimpan.
Perbaikan:
- Isi First Name dan Last Name
- Hapus spasi berlebih di awal/akhir
- Klik Create Reservation lagi
"Please fill all required fields" (email Cloudbeds belum diisi)
Yang terlihat: Nama, tanggal, room type, nationality sudah diisi tapi form masih gagal simpan.
Perbaikan:
- Isi Email tamu
- Klik Create Reservation lagi
"Check-in and check-out dates are required"
Yang terlihat: Error validasi tanggal belum diisi.
Perbaikan:
- Pilih Check-in Date dan Check-out Date
- Pastikan check-out setelah check-in
- Gunakan date picker atau format YYYY-MM-DD
"Nationality/Country is required"
Yang terlihat: Form tidak bisa disimpan tanpa nationality.
Perbaikan:
- Buka dropdown Nationality/Country
- Pilih negara tamu
- Klik Create Reservation lagi
Banyak negara mewajibkan data kewarganegaraan untuk pelaporan pemerintah (mis. TM30 Thailand). Field ini tidak boleh dilewati.
Saran tamu tidak muncul (AVA)
Yang terlihat: Tidak ada dropdown saat mengetik nama/email.
Periksa:
- PMS Anda AVA (fitur khusus AVA)
- Anda mengetik minimal dua karakter
- Anda sudah menunggu beberapa detik
Perbaikan:
- Ketik lebih banyak karakter untuk mempersempit pencarian
- Cek koneksi internet
- Lanjutkan manual jika tamu baru
Dropdown room type kosong
Yang terlihat: Tidak ada room type yang bisa dipilih.
Perbaikan:
- Verifikasi koneksi PMS di Settings → PMS Integration
- Pastikan room type sudah dikonfigurasi di PMS
- Klik Refresh lalu coba lagi
- Hubungi support jika tetap kosong
Reservasi tidak muncul setelah disimpan
Yang terlihat: Muncul pesan sukses tetapi reservasi tidak ada di daftar.
Perbaikan:
- Klik Refresh di toolbar Operations View
- Pastikan date filter sesuai tanggal reservasi
- Cari dengan nama tamu atau confirmation number
- Verifikasi reservasi langsung di PMS
"Unable to refresh reservation details"
Yang terlihat: Warning "Unable to refresh reservation details. Using the latest available data."
Perbaikan:
- Tunggu hingga 30 detik agar daftar kamar terbuka
- Lanjutkan assign kamar jika modal muncul
- Klik Refresh pada toolbar setelah assign kamar
"PMS configuration is inactive"
Yang terlihat: Muncul error konfigurasi PMS tidak aktif.
Perbaikan:
- Buka Settings → PMS Integration
- Pastikan PMS terhubung dan aktif
- Isi ulang kredensial jika koneksi kedaluwarsa
- Hubungi support jika berlanjut
Format tanggal ditolak
Yang terlihat: Field tanggal menolak input.
Perbaikan:
- Gunakan date picker, jangan ketik manual jika ragu
- Jika ketik manual, gunakan format YYYY-MM-DD (mis. 2025-03-15)
- Hindari format MM/DD/YYYY atau DD-MM-YYYY
Praktik Terbaik
Untuk Tamu Walk-In
- Ambil ID dan verifikasi data tamu sebelum membuat reservasi
- Pilih room type sesuai ketersediaan
- Isi email dan telepon untuk pengiriman konfirmasi
- Tambahkan permintaan khusus di reservation notes setelah reservasi dibuat
Untuk Booking via Telepon
- Verifikasi ejaan nama tamu saat telepon
- Konfirmasi tanggal dan room type
- Catat email untuk kirim konfirmasi
- Ulangi detail booking sebelum menutup panggilan
Untuk Group Booking
Buat reservasi individual untuk setiap kamar dalam grup. Bulk creation belum didukung di UI.
Untuk grup besar:
- Buat reservasi di PMS Anda menggunakan alat bulk
- Tunggu sinkron ke AVA (umumnya 2-5 menit)
- Verifikasi reservasi muncul di Operations View
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Tombol Create Reservation tidak muncul
- ❌ Reservasi berulang kali gagal disimpan
- ❌ Error sinkron PMS terus berlanjut setelah reconnect
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Nama tamu dan tanggal menginap
- Pesan error (screenshot jika memungkinkan)
- Jenis PMS Anda (Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, AVA)