Siapkan Encoder Keycard
Pilih jenis encoder, tentukan metode koneksi (jika berlaku), lalu tambahkan encoder. Alokasikan sekitar 15 menit.
Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi encoding keycard berbasis encoder untuk penggunaan kiosk atau front desk, termasuk pilihan koneksi dan perangkat fisik.
Referensi Cepat
| Tugas | Fungsinya | Lokasi klik |
|---|---|---|
| Select method | Mengaktifkan encoding keycard | Room Access → Key Card Encoding (Kiosk) |
| Choose encoder type | Memilih sistem lock Anda | Encoder Type |
| Choose connection method | Direct vs. Windows Agent (Saflok/Be-Tech/GreatLocks) | Advanced options → Enable direct communication |
| Configure encoder | Menambahkan detail server atau kredensial | Field khusus per tipe |
| Add encoders | Mendaftarkan perangkat fisik dengan encoder ID asli | Physical Encoder Devices |
| Choose kiosk routing | Mengontrol aturan routing khusus kiosk | Kiosk to Encoder Routing → Enable guest selection |
| Download Windows Agent | Mendaftarkan dan memasang agent (khusus Windows Agent) | Windows Agent |
| Set encoding defaults | Jumlah kartu per masa inap + waktu kedaluwarsa | Encoding Options |
Lokasi
Settings → Room Access → Key Card Encoding (Kiosk)Langkah 1: Pilih metode keycard
- Buka Settings → Room Access.
- Pilih Key Card Encoding (Kiosk) sebagai metode room access.
- Klik Save.
Langkah 2: Pilih jenis encoder
-
Gulir ke Keycard Encoder Settings.
-
Pilih Saflok, Be-Tech, GreatLocks, atau PMS Integration.
✓ AVA hanya mempertahankan jenis encoder yang Anda pilih tetap aktif.
Langkah 3: Pilih metode koneksi (khusus Saflok + Be-Tech + GreatLocks)
- Pada Select Encoder Type, buka Advanced options.
- Aktifkan Enable direct communication untuk melewati Windows Agent.
- Biarkan nonaktif untuk menggunakan Windows Agent (default).
- Jika Anda memilih PMS Integration, langkah ini dilewati.
Langkah 4: Konfigurasikan sistem encoder
Jika Anda memakai beberapa encoder, judul bagian menampilkan Encoder Credentials & Devices.
Jika Anda menggunakan Saflok
- Direct communication
- Masukkan PMSI Server URL, Username, dan Password.
- Server PMSI harus dapat diakses dari internet.
- Klik Test Connection.
- Windows Agent
- Masukkan Username dan Password saja.
- URL PMSI dan pengujian koneksi ditangani oleh agent.
- Tambahkan perangkat encoder di Physical Encoder Devices (Encoder ID wajib).
- Opsional: atur Location untuk tiap encoder.
- Jika beberapa kiosk berbagi encoder, tambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing (Kiosk ID berasal dari Kiosk Management).
Jika Anda menggunakan Be-Tech
- Direct communication
- Masukkan Base URL untuk layanan Be-Tech.
- Layanan harus dapat diakses dari internet.
- Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
- Atur Category dan Card Type jika setup Be-Tech Anda membutuhkannya.
- Klik Test Connection untuk memastikan encoder merespons.
- Windows Agent
- Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
- Agent menangani base URL dan pengujian koneksi.
- Tambahkan perangkat encoder di Physical Encoder Devices.
- Opsional: tambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing jika memakai beberapa encoder.
Jika Anda menggunakan GreatLocks
- Direct communication
- Masukkan Server Name (opsional), XHLSI Server IP Address, dan TCP Port.
- Server harus dapat diakses dari internet.
- GreatLocks mendukung satu encoder per server.
- Klik Test Connection.
- Windows Agent
- Detail server ditangani agent; tidak memerlukan IP/port.
- GreatLocks mendukung satu encoder per server.
Jika Anda menggunakan PMS Integration
- Pastikan integrasi PMS aktif (Cloudbeds atau Opera).
- Di Physical Encoder Devices, lakukan salah satu:
- Klik Load Encoders dan Add Selected, atau
- Klik Add Encoder lalu masukkan Encoder ID dan PMS Encoder ID.
- Perangkat yang dimuat kini menyimpan provider encoder ID secara langsung.
- Gunakan Active untuk menonaktifkan encoder yang tidak ingin dipakai.
Langkah 5: Atur routing kiosk (opsional)
Gunakan bagian ini hanya untuk perilaku routing khusus kiosk:
-
Buka Kiosk to Encoder Routing.
-
Aktifkan Enable guest selection agar tamu bisa memilih encoder di kiosk.
-
Biarkan nonaktif untuk menambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing untuk setiap kiosk.
✓ Saat guest selection aktif, AVA menyembunyikan aturan routing manual. ⚠️ Anda tetap harus menambahkan minimal satu perangkat encoder di Physical Encoder Devices. ✓ AVA dapat mengirim permintaan encode menggunakan encoderId tanpa mapping kiosk.
Perilaku pemilihan encoder di operations
- Jika tepat satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.
- AVA lalu menampilkan Preparing keycard encoding... sebelum alur encoding terbuka.
- Jika beberapa encoder online, staf harus memilih satu secara eksplisit.
Langkah 6: Siapkan Windows Agent (khusus Windows Agent)
Jika Anda tidak mengaktifkan Direct communication, pasang Windows Agent:
-
Buka Windows Agent.
-
Klik Download Windows Agent.
-
Pasang agent pada PC Windows yang terhubung ke encoder.
-
Jika status menampilkan Not connected, ekstrak file zip lalu jalankan file
.bat.✓ Agent muncul di Registered Agents dengan detail status.
Opsional: buka Advanced options untuk mendaftarkan agent tambahan, merotasi secret, atau melihat log.
Langkah 7: Atur default encoding
- Atur Number of Cards to Encode (umumnya 1-2).
- Atur Keycard Expiration Time (default: 11:00 AM). Waktu ini mengisi otomatis Valid Until saat manual keycard encoding.
Opsional: perluas Advanced options untuk mengaktifkan Heartbeat Monitor.
Opsional: Petakan kamar PMS ke nama encoder
Jika encoder Anda menggunakan nama kamar yang berbeda dari PMS:
- Gunakan Keycard Room Mapping.
Pemecahan Masalah
Jika encoder tidak merespons atau kartu gagal di-encode, gunakan checklist lengkap:
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Pengaturan encoder tersimpan tetapi perangkat tetap offline
- ❌ Kartu tidak bisa di-encode untuk kamar mana pun
- ❌ Agent tidak pernah terlihat online di Registered Agents
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Tipe dan model encoder
- Screenshot Keycard Encoder Settings
- Waktu masalah mulai terjadi