Menebus dan Melacak Manfaat Tamu

Pemeriksaan Cepat

Tap kartunya, lalu klik Consume 1. Penebusan tersimpan begitu Anda mengekliknya — tidak menunggu PMS.

Panduan ini mencakup pekerjaan harian di pintu restoran atau front desk: mencatat bahwa tamu menggunakan manfaat yang termasuk dalam paket seperti sarapan, menangani tamu yang jatahnya sudah digunakan, memperbaiki kesalahan, dan mengekspor angka bulan tersebut.

Lokasi Menemukannya

Buka: Main Menu → Entitlements

Sedang menyiapkan, bukan menebus?

Untuk menghubungkan katalog manfaat, membuat manfaat, atau menautkannya ke rate plan, lihat Menyiapkan Dukungan Entitlement. Untuk memindai kartu dan menyegarkan data reservasi, lihat Memindai Entitlement Tamu.

Mengontrol Sinkronisasi Konsumsi PMS

Setiap penebusan terlebih dahulu disimpan di Vouch. Anda dapat memilih apakah konsumsi yang memenuhi syarat juga dikirim ke PMS.

1. Buka Entitlements → Settings.
2. Temukan PMS consumption sync.
3. Aktifkan atau nonaktifkan tombolnya.

Tombol tersebut off by default. Jika nonaktif, penebusan tetap berada di Vouch dan tetap muncul di Activity serta laporan. Jika aktif, manfaat yang memenuhi syarat dan belum dipisah akan diantrekan untuk ditulis kembali ke PMS yang didukung.

Sinkronisasi tidak mengisi data sebelumnya

Mengaktifkan sinkronisasi tidak mengirim penebusan lokal sebelumnya ke PMS. Manfaat yang dipisah tetap lokal meskipun sinkronisasi aktif. Menonaktifkan sinkronisasi menutup pekerjaan yang sedang diantrekan, tetapi permintaan yang sudah dikirim mungkin tetap selesai.

Referensi Cepat

Tindakan	Lokasi	Fungsinya
Consume 1	Kartu manfaat, tab Scan	Mencatat satu penebusan terhadap jatah kamar yang dipilih
Consume selected quantity	Kartu manfaat saat tersisa lebih dari satu unit	Mencatat jumlah yang dipilih terhadap jatah
Add benefit	Kartu manfaat	Menambahkan pagi berbayar atau gratis jika PMS mendukung pemberian
Void unused mornings	Detail manfaat reservasi	Menghapus pagi yang diberikan tetapi belum digunakan dengan alasan audit
Manager override	Menggantikan Consume 1 saat jatah sudah habis	Mencatat pengecualian teraudit dengan alasan tertulis
Undo	Tab Activity	Menambahkan entri pembalik yang membatalkan penebusan
Retry	Tab Activity, pada baris yang gagal	Mengirim ulang penebusan ke PMS
Export XLSX	Tab Activity	Mengunduh workbook ringkasan dan transaksi

Menebus Manfaat

1. Buka Main Menu → Entitlements dan tetap di tab Scan

2. Pilih encoder yang online lalu klik Start scanning

   Lewati langkah ini jika kartu tidak terbaca — pencarian manual tidak memerlukan encoder

3. Tap keycard tamu, atau cari tamu dengan Look up by room atau nomor konfirmasi

4. Periksa kartu manfaat — kartu menampilkan jatah, jumlah yang sudah digunakan, dan kapan jatah berikutnya tersedia

5. Klik Consume 1

   ✓ Penebusan langsung muncul di tab Activity dengan label hijau Saved in Streamliner

6. Klik Done untuk mengosongkan tamu tersebut dan membiarkan pembaca siap untuk kartu berikutnya

Disimpan dulu, disinkronkan kemudian

Streamliner langsung mencatat setiap penebusan di ledger-nya sendiri, lalu mengirimkannya ke PMS di latar belakang. PMS yang lambat atau tidak tersedia tidak pernah menghambat tamu di pintu, dan penebusan tidak pernah hilang.

Menebus Manfaat Terpisah

Hotel Anda mungkin menampilkan manfaat anak yang terpisah dari satu paket PMS yang diimpor. Contohnya, Breakfast dan Evening Lounge dapat muncul secara terpisah.

1. Pindai kartu tamu atau gunakan pencarian manual.

2. Tinjau setiap manfaat anak dan tanggal ketersediaannya.

3. Konfirmasikan tamu dan sisa jatah.

4. Klik Consume 1 atau pilih jumlahnya.

   ✓ AVA mencatat penebusan anak dalam ledger Streamliner.

Penebusan anak yang terpisah sengaja bersifat Ledger only. AVA tidak menulisnya kembali ke PMS karena PMS tetap memiliki paket sumber. Tab Activity dan ekspor menampilkan nama anak dan kode lokal.

Penggunaan pada hari yang sama dan hari berikutnya

Aturan hari yang dikonfigurasi menentukan kapan setiap anak muncul. Anak untuk hari berikutnya tidak tersedia sampai tanggal berikutnya yang memenuhi syarat. Untuk paket AVA, tanggal hari berikutnya adalah tanggal penebusan. AVA dapat memverifikasi anak tersebut dan menyertakan jatahnya dalam laporan aktivitas dan rincian.

Jika administrator mengubah pemisahan saat hasil Anda masih terbuka, AVA meminta Anda mencari reservasi lagi. Ini mencegah penebusan terhadap paket sumber yang sudah kedaluwarsa.

Jika tamu tidak berhak hari ini

Kartu menampilkan alasannya, bukan tombol. Alasan yang umum: manfaat tersebut berlaku pada hari lain dalam masa inap, jadwalnya tidak dapat dikonfirmasi dengan PMS, atau tamu tidak memiliki manfaat tersebut dalam rate plan-nya.

Tanggal sarapan Opera

Opera mungkin menyimpan paket hari berikutnya pada malam inap sebelumnya. AVA menggunakan schedule flag Opera untuk menampilkan manfaat pada tanggal penebusan sebenarnya. Tanggal bisnis hotel mengendalikan penebusan, sedangkan tanggal PMS yang cocok mengendalikan baris jatah. Contohnya, sarapan yang ditebus pada 28 Agustus dapat menggunakan baris jadwal Opera tanggal 27 Agustus. Jadwal tanpa dasar malam inap yang eksplisit tetap menggunakan tanggal bisnis hotel.

Tanggal sarapan Mews

Mews biasanya memposting manfaat pada malam inap yang ditempati. Posting tanggal 27 Agustus dapat muncul sebagai sarapan untuk 28 Agustus. AVA mempertahankan default ini saat katalog produk Mews tidak tersedia. Jadwal hari yang sama secara eksplisit, termasuk PostingTimeUnit, menggunakan tanggal penebusan yang diberikan.

Tanggal paket AVA

AVA menetapkan tanggal setiap entitlement berdasarkan tanggal penebusannya. Ini berlaku untuk jatah harian dan masa inap, termasuk anak terpisah untuk hari berikutnya. Tanggal yang ditampilkan di AVA adalah tanggal saat Anda dapat menyajikan manfaat.

Saat tanggal PMS berbeda dari tanggal hari ini

Sebagian manfaat PMS menggunakan malam inap yang ditempati sebagai tanggal jadwalnya. Tanggal tersebut dapat lebih awal daripada tanggal bisnis hotel hari ini.

• AVA memeriksa tanggal bisnis hari ini untuk kelayakan penebusan.
• AVA membaca dan memperbarui baris jadwal PMS yang cocok.
• Manfaat per masa inap mengikuti dasar yang sama ketika tanggal berlakunya berasal dari PMS.

Anda dapat menebus seperti biasa ketika kartu manfaat menyatakan bahwa manfaat tersedia. Anda tidak perlu menyesuaikan tanggal bisnis hotel.

Kamar bersama dan reservasi berkelompok

AVA menggabungkan reservasi tertaut untuk kamar yang sama menjadi satu hasil tingkat kamar. Hasilnya menampilkan jumlah tamu yang dipesan ketika PMS menyediakannya. Hasilnya juga menampilkan daftar tamu dengan label Primary, Sharer, Accompany, atau Guest.

AVA menggunakan metadata keluarga PMS yang sudah dinormalisasi untuk membuat daftar ini. Anda tidak perlu menafsirkan pengenal tamu bersama yang spesifik vendor. Reservasi keluarga Opera menggunakan peran Primary, Sharer, atau Member. Catatan pendamping Mews menggunakan peran Main atau Accompany.

AVA tidak menjumlahkan jatah yang tertaut. AVA memilih jatah tertinggi dan memilih Primary jika jatahnya sama. Penebusan tetap ditautkan ke reservasi yang menyediakan jatah tersebut.

Gunakan daftar tamu untuk memastikan identitas tamu sebelum menggunakan manfaat.

Periksa tamu sebelum menebus

Konfirmasikan label daftar tamu dan detail reservasi sebelum menebus. Ini mencegah penebusan tercatat pada reservasi tertaut yang salah.

Menggunakan beberapa unit sekaligus

Jika tersisa lebih dari satu unit, pilih nilai Quantity to consume. Pilihan yang tersedia berhenti pada sisa jatah.

1. Periksa sisa jatah pada kartu manfaat.

2. Pilih jumlah unit yang akan digunakan.

3. Klik tombol Consume yang menampilkan jumlah pilihan Anda.

   ✓ Streamliner mencatat jumlah yang dipilih dalam satu penebusan.

Menambahkan Manfaat

Gunakan Add benefit ketika tamu membutuhkan sarapan tambahan atau manfaat lain yang didukung. Tindakan ini hanya muncul ketika PMS mendukung pemberian dan peran Anda memiliki izin.

1. Pindai kartu tamu atau cari reservasinya.

2. Temukan kartu manfaat lalu klik Add benefit.

3. Pilih kamar, manfaat, jumlah tamu, dan pagi layanan.

4. Pilih Purchased atau Complimentary.

5. Pilih metode penyelesaian yang ditampilkan AVA.

6. Tambahkan detail pembayaran, kanal, atau persetujuan yang diminta.

7. Klik Add benefit.

   ✓ Jatah baru muncul setelah AVA menyegarkan reservasi.

Manfaat yang dibeli dapat dibukukan ke folio kamar jika didukung. Pemberian yang dibayar langsung dan prabayar OTA memerlukan referensi yang sesuai. Pemberian gratis dan pemberian untuk hari sebelumnya memerlukan alasan serta izin manajer.

Periksa total sebelum menyimpan

Totalnya dapat mencakup beberapa tamu dan pagi. Konfirmasikan kamar, tanggal, jumlah, dan penyelesaian sebelum mengeklik Add benefit.

Membatalkan Pagi yang Belum Digunakan

Batalkan pagi yang diberikan ketika tamu pergi lebih awal atau tidak lagi membutuhkannya. Hanya pemberian yang belum digunakan yang dapat dibatalkan.

1. Buka detail manfaat reservasi tamu.

2. Klik Void unused mornings.

3. Pilih pagi yang belum digunakan untuk dihapus.

4. Masukkan alasan minimal tiga karakter.

5. Klik Void selected.

   ✓ AVA memperbarui jatah dan mencatat pembatalan dalam riwayat aktivitas.

Pemberian berbayar mungkin memerlukan pengembalian dana manual

Jika pagi yang dibatalkan sudah dibayar, AVA menampilkan jumlah pengembalian dana. Kembalikan dana tamu secara manual melalui proses yang disetujui hotel Anda.

AVA menjeda pemindaian dan penebusan sebentar saat mengonfirmasi pembatalan dengan PMS. Jika PMS tidak memberikan jawaban yang jelas, AVA mempertahankan jatah yang lebih rendah sampai pembacaan baru mengonfirmasinya. Pindai kartu atau cari reservasi lagi sebelum menyajikan sarapan berikutnya.

Saat Jatah Sudah Habis

Setelah tamu menggunakan seluruh jatahnya untuk periode tersebut, Consume 1 digantikan oleh Manager override.

1. Dapatkan persetujuan manajer untuk pengecualian tersebut — langkah ini wajib dilakukan

2. Klik Manager override

3. Ketik Reason for override — maksimal 300 karakter dan wajib diisi

4. Konfirmasi

   ✓ Baris Activity diberi label Manager override dengan alasan Anda terlampir

Gunakan override seperlunya

Override adalah pengecualian teraudit, bukan porsi tambahan. Alasannya disimpan secara permanen pada penebusan dan muncul dalam laporan yang diekspor. Override memerlukan izin khusus, jadi sebagian besar staf sama sekali tidak akan melihat opsi ini.

Memperbaiki Kesalahan

1. Buka tab Activity

2. Temukan penebusannya

3. Klik Undo

   ✓ Entri tersebut tampil dicoret dengan warna merah

Undo tidak menghapus apa pun. Tindakan ini menambahkan entri pembalik yang membatalkan entri asli, sehingga keduanya tetap berada dalam catatan. Inilah yang menjaga jejak audit tetap jujur — dan karena itu pembalikan sendiri tidak dapat dibatalkan. Jika Anda membalik sesuatu karena keliru, cukup catat kembali penebusannya.

Membaca Label Sinkronisasi

Setiap baris Activity memiliki label hijau Saved in Streamliner. Label kedua memberi tahu kondisi sisi PMS.

Label	Artinya	Lakukan Ini
PMS sync pending	Mengantre, belum dikirim	Tidak perlu melakukan apa pun — label akan hilang sendiri
PMS sync retrying	Percobaan pertama gagal, percobaan lain sedang berjalan	Tidak perlu melakukan apa pun — tunggu
PMS synced	Juga tercatat di PMS Anda	Tidak perlu melakukan apa pun
Ledger only	PMS tidak dapat menerima penebusan ini untuk tanggal bisnisnya saat ini	Tidak perlu melakukan apa pun. Ledger Streamliner adalah catatannya
PMS sync failed	Semua percobaan gagal	Klik Retry. Jika terus gagal, angkanya tetap berlaku — ekspor laporan dan posting secara manual

Jika PMS consumption sync nonaktif, penebusan baru yang memenuhi syarat tetap lokal dan tidak masuk antrean PMS.

Tamu tidak pernah terdampak masalah sinkronisasi

Kelima status tersebut memiliki arti yang sama bagi tamu di pintu: manfaat telah ditebus dan jatah telah dihitung. Status sinkronisasi hanya memengaruhi apakah biaya tersebut dicerminkan ke PMS Anda.

Mengekspor Laporan Konsumsi

Gunakan ini untuk rekonsiliasi akhir bulan, penagihan F&B, atau memeriksa override.

1. Buka tab Activity

2. Temukan Export consumption report

3. Tetapkan Start date dan End date — keduanya secara default adalah hari ini

4. Klik Export XLSX

   ✓ Workbook bermerek Vouch terunduh dengan dua sheet

Sheet	Isinya
Summary	Total yang dikelompokkan berdasarkan tanggal bisnis dan manfaat — tampilan manajemen
Transactions	Setiap penebusan individual, termasuk override dan pembalikan — tampilan audit

Batas yang perlu diketahui sebelum memilih rentang:

• Laporan mencakup paling banyak 90 hari
• Laporan memuat paling banyak 50.000 transaksi
• Tanggal bisnis di masa depan tidak diterima
• Jika tidak ada penebusan dalam rentang tersebut, Anda tetap mendapatkan workbook — dengan header dan tanpa baris

Mencetak Lembar Sarapan Harian

Gunakan Daily breakfast ketika PMS menyediakan laporan entitlement harian. Laporan ini menampilkan manfaat yang perlu disiapkan dapur untuk hari ini atau besok.

1. Buka tab Daily breakfast.

2. Pilih Today atau Tomorrow.

3. Pilih kode manfaat yang ingin ditinjau.

4. Tinjau tamu berdasarkan In-house, Departed today, atau Expected.

5. Periksa total berdasarkan rate plan, sumber berbayar, dan gratis.

6. Klik Print kitchen sheet.

   ✓ AVA hanya mencetak lembar dapur, tanpa kontrol di sekelilingnya.

Laporan mencakup nama kamar, nama tamu, nomor konfirmasi, jatah, dan konsumsi. Kamar yang belum ditetapkan menampilkan tipe kamar sebagai gantinya.

Konsumsi, pembalikan, pemberian, dan pembatalan dapat menyertakan nama profil staf yang masuk. AVA mengecualikan alamat email dari nama staf yang ditampilkan. Tindakan lama tetap tidak berubah karena AVA tidak mengisi nama pelaku secara surut.

Tanggal laporan menggunakan zona waktu hotel

AVA mendukung tanggal bisnis saat ini dan hari berikutnya. Periksa peringatan zona waktu sebelum menyajikan sarapan.

Peringatan lembar harian

Yang Anda lihat: Peringatan zona waktu atau laporan tidak lengkap muncul.

Solusi:

1. Pastikan zona waktu PMS dan hotel di AVA sama.
2. Segarkan laporan.
3. Minta administrator memperbaiki zona waktu hotel jika tanggal masih berbeda.
4. Anggap laporan yang tidak lengkap sebagai sementara dan verifikasi reservasi yang terdampak.

Hal yang Perlu Diketahui

• Hasil pemindaian menjadi kedaluwarsa setelah sekitar 20 menit. Penawaran penebusan terikat pada jatah yang ditampilkan saat pemindaian. Jika kartu dibiarkan terbuka di layar selama layanan sarapan yang panjang, penebusan akan ditolak — pindai lagi dan penebusan akan berhasil.
• Activity hanya menampilkan hari ini. Untuk tanggal yang lebih lama, gunakan ekspor.
• Setiap klik mencatat satu unit — periksa apa yang sebenarnya menjadi hak tamu. Kartu menampilkan apakah manfaat tersebut Per guest atau Per room, beserta sisa jatahnya. Sarapan per kamar mencakup kamar tersebut berapa pun jumlah tamunya, jadi mengeklik sekali per orang akan menggunakan jatah secara berlebihan. Klik Consume 1 sekali untuk setiap unit yang Anda sajikan, lalu berhenti saat tidak ada yang tersisa.
• Tindakan pemberian dan laporan harian dibatasi oleh kemampuan. Jika Anda tidak melihat Add benefit, Void unused mornings, atau Daily breakfast, PMS atau peran Anda mungkin tidak mendukung tindakan tersebut.

Pemecahan Masalah

Penebusan ditolak setelah kartu lama terbuka di layar

Yang Anda lihat: Mengeklik Consume 1 gagal, dengan pesan bahwa pemeriksaan kelayakan telah kedaluwarsa atau tidak valid.

Penyebabnya: Hasil pemindaian lebih lama dari sekitar 20 menit, atau data tamu telah berubah sejak saat itu.

Solusi: Pindai kartu lagi — atau jalankan kembali pencarian manual — lalu tebus dari hasil yang baru.

"Failed to record consumption"

Yang Anda lihat: Penebusan tidak tersimpan.

Periksa:

• Anda belum mencatat penebusan yang sama persis — periksa Activity sebelum mencoba lagi
• Manfaat masih ditampilkan sebagai tersedia pada pemindaian baru
• Peran Anda dapat mencatat penebusan — melihat entitlement dan menebusnya adalah izin yang terpisah

"The entitlement allowance for this period has already been used"

Yang Anda lihat: Kartu masih menampilkan jatah yang tersedia, tetapi Consume 1 ditolak dengan pesan ini.

Solusi:

1. Jangan gunakan Manager override kecuali jatah benar-benar habis.
2. Pindai kartu lagi, atau jalankan pencarian manual baru.
3. Pastikan jatah masih tampil tersedia.
4. Coba Consume 1 sekali lagi.

Jika hasil baru masih menunjukkan jatah tersedia dan kesalahan muncul lagi, hubungi dukungan.

Manfaat anak yang terpisah tidak tersedia atau paket sumber tampak sudah digunakan

Yang Anda lihat: Manfaat anak yang terpisah tidak menunjukkan jatah, atau semua anak tampak sudah digunakan.

Penyebabnya: Paket sumber sudah memiliki penggunaan PMS atau AVA untuk tanggal tersebut.

Solusi:

1. Periksa penggunaan paket sumber di PMS.
2. Periksa Activity untuk penebusan sebelumnya pada tanggal yang sama.
3. Segarkan reservasi dengan pemindaian kartu baru atau pencarian manual.
4. Minta administrator meninjau aturan pemisahan jika tanggalnya masih tampak salah.

Untuk anak AVA hari berikutnya, periksa tanggal penebusan berikutnya yang memenuhi syarat sebelum mencoba lagi. Tanggal tersebut harus sesuai dengan tanggal yang ditampilkan dalam laporan aktivitas atau rincian.

Penebusan terpisah menampilkan Ledger only

Yang Anda lihat: Baris Activity menampilkan Ledger only, bukan PMS synced.

Solusi: Periksa alasannya sebelum mengambil tindakan.

• Manfaat anak yang dipisah memang dicatat hanya di AVA.
• Sinkronisasi nonaktif saat penebusan dicatat.
• PMS tidak mendukung penulisan balik konsumsi.

Tidak ada pengisian data sebelumnya setelah sinkronisasi diaktifkan. Paket sumber tetap tidak berubah di PMS.

Tamu yang salah muncul untuk kamar bersama

Yang Anda lihat: Pencarian kamar menampilkan hasil berkelompok dengan beberapa tamu.

Solusi:

1. Bandingkan nama dan label dalam daftar tamu dengan detail tamu.
2. Konfirmasikan jumlah tamu yang dipesan jika ditampilkan.
3. Konfirmasikan jatah sebelum mengeklik Consume 1 atau tombol jumlah.
4. Minta dukungan meninjau reservasi PMS jika daftar tamu tidak benar.

Dialog override tidak dapat dikirim

Yang Anda lihat: Tidak terjadi apa-apa saat Anda mengonfirmasi override.

Periksa:

• Anda sudah mengetik alasan — alasan wajib diisi
• Alasan berisi 300 karakter atau kurang
• Jatah benar-benar sudah habis — override hanya berlaku untuk jatah yang habis
• Peran Anda memiliki izin override

Reservasi sedang diubah

Yang Anda lihat: AVA mengatakan perubahan sedang dikonfirmasi, atau manfaat baru saja berubah.

Solusi:

1. Tunggu sebentar sampai konfirmasi PMS selesai.
2. Pindai kartu lagi, atau cari reservasi lagi.
3. Konfirmasikan jatah terbaru sebelum menebus.

Jangan terus mengirimkan hasil pemindaian lama.

AVA tidak dapat membatalkan pagi

Yang Anda lihat: AVA mengatakan pagi tersebut sudah digunakan, atau manfaatnya dipisah.

Solusi:

• Anda tidak dapat membatalkan hingga di bawah jumlah yang sudah dikonsumsi.
• Manfaat terpisah bertanggal hari ini atau besok tidak dapat dibatalkan sebagai satu paket sumber.
• Hapus centang pagi terpisah tersebut dan batalkan pagi berikutnya yang memenuhi syarat secara terpisah.
• Segarkan reservasi sebelum mencoba lagi jika anggota staf lain telah mengubahnya.

Undo tidak ada pada sebuah baris

Penyebabnya: Baris tersebut sendiri merupakan pembalikan. Pembalikan tidak dapat dibalik lagi.

Solusi: Untuk mengembalikan manfaat, catat kembali penebusan dari tab Scan.

Ekspor tidak dapat dijalankan

Yang Anda lihat: Salah satu pesan tanggal muncul, bukan unduhan.

Pesan	Solusi
"Select a start and end date"	Isi kedua kolom
"The start date must be on or before the end date"	Tukar tanggalnya
"Reports cannot include future business dates"	Akhiri pada hari ini atau sebelumnya
"Choose a date range of 90 days or fewer"	Bagi menjadi rentang yang lebih pendek
"This report has too many transactions"	Pendekkan rentangnya — batasnya 50.000 baris

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Penebusan tetap berstatus PMS sync failed setelah dicoba ulang beberapa kali
• ❌ Jatah tamu tampak salah pada pemindaian baru
• ❌ Total yang diekspor tidak sesuai dengan catatan tim Anda

Sebaiknya sertakan:

• Nomor kamar atau nomor konfirmasi tamu
• Tanggal dan waktu penebusan
• Tangkapan layar baris Activity, termasuk labelnya

Panduan Terkait

• Memindai Entitlement Tamu
• Menyiapkan Dukungan Entitlement
• Mengelola Rate Plan