Menebus dan Melacak Manfaat Tamu

Pemeriksaan Cepat

Tap kartunya, lalu klik Consume 1. Penebusan tersimpan begitu Anda klik — tidak menunggu PMS.

Panduan ini mencakup pekerjaan harian di pintu restoran atau front desk: mencatat bahwa tamu memakai manfaat yang sudah termasuk seperti sarapan, menangani tamu yang jatahnya sudah habis, memperbaiki kesalahan, dan mengekspor angka bulanan.

Lokasi

Buka: Main Menu → Entitlements

Sedang menyiapkan, bukan menebus?

Untuk menghubungkan katalog manfaat, membuat manfaat, atau menautkannya ke rate plan, lihat Menyiapkan Dukungan Entitlement. Untuk memindai kartu dan menyegarkan data reservasi, lihat Memindai Entitlement Tamu.

Referensi Cepat

Tindakan	Di mana	Fungsinya
Consume 1	Kartu manfaat di tab Scan	Mencatat satu penebusan dari jatah tamu
Manager override	Menggantikan Consume 1 saat jatah habis	Mencatat pengecualian teraudit dengan alasan tertulis
Undo	Tab Activity	Menambah entri pembalik yang membatalkan penebusan
Retry	Baris yang gagal di tab Activity	Mengirim ulang catatan itu ke PMS
Export XLSX	Tab Activity	Mengunduh workbook ringkasan dan transaksi

Menebus Sebuah Manfaat

1. Buka Main Menu → Entitlements dan tetap di tab Scan

2. Pilih encoder yang online lalu klik Start scanning

   Lewati langkah ini jika kartunya tidak terbaca — pencarian manual tidak memerlukan encoder

3. Tap kartu kamar tamu, atau cari lewat Look up by room atau nomor konfirmasi

4. Periksa kartu manfaat — di sana tertera jatah, berapa yang sudah dipakai, dan kapan jatah berikutnya tersedia

5. Klik Consume 1

   ✓ Penebusan langsung muncul di tab Activity dengan label hijau Saved in Streamliner

6. Klik Done untuk membersihkan tamu itu dan membuat pembaca siap untuk kartu berikutnya

Disimpan dulu, disinkronkan kemudian

Streamliner mencatat setiap penebusan ke pembukuannya sendiri seketika, lalu mengirimkannya ke PMS di latar belakang. PMS yang lambat atau tidak tersedia tidak pernah menahan tamu di pintu, dan penebusan tidak pernah hilang.

Jika tamu belum berhak hari ini

Kartu akan menampilkan alasannya, bukan tombol. Alasan yang umum: manfaat itu untuk hari lain dalam masa inap, jadwalnya tidak bisa dipastikan ke PMS, atau rate plan tamu memang tidak memuat manfaat tersebut.

Saat Jatah Sudah Habis

Begitu tamu memakai seluruh jatah untuk periode itu, Consume 1 berganti menjadi Manager override.

1. Dapatkan persetujuan manajer untuk pengecualian ini — langkah ini tidak opsional

2. Klik Manager override

3. Ketik Reason for override — maksimal 300 karakter, dan wajib diisi

4. Konfirmasi

   ✓ Baris Activity ditandai Manager override beserta alasan Anda

Gunakan override seperlunya

Override adalah pengecualian teraudit, bukan tambahan porsi. Alasannya tersimpan permanen pada penebusan tersebut dan muncul di laporan yang diekspor. Override memerlukan izin khusus, sehingga sebagian besar staf tidak akan melihat opsi ini sama sekali.

Memperbaiki Kesalahan

1. Buka tab Activity

2. Cari penebusannya

3. Klik Undo

   ✓ Entri itu tampil dicoret dengan warna merah

Undo tidak menghapus apa pun. Ia menambahkan entri pembalik yang menetralkan entri asli, sehingga keduanya tetap tercatat. Itulah yang menjaga jejak audit tetap jujur — dan itu pula sebabnya sebuah pembalikan tidak bisa dibalik lagi. Jika Anda salah membalik, cukup catat ulang penebusannya.

Membaca Label Sinkronisasi

Setiap baris Activity membawa label hijau Saved in Streamliner. Label kedua memberi tahu bagaimana sisi PMS berjalan.

Label	Artinya	Lakukan Ini
PMS sync pending	Sudah antre, belum terkirim	Tidak perlu apa-apa — akan beres sendiri
PMS sync retrying	Percobaan pertama gagal, sedang diulang	Tidak perlu apa-apa — tunggu saja
PMS synced	Tercatat juga di PMS Anda	Tidak perlu apa-apa
Ledger only	PMS Anda tidak bisa menerima penebusan	Tidak perlu apa-apa. Ini wajar pada sebagian PMS — pembukuan Streamliner adalah catatannya
PMS sync failed	Semua percobaan gagal	Klik Retry. Jika terus gagal, angkanya tetap sah — ekspor laporannya dan posting manual

Masalah sinkronisasi tidak pernah memengaruhi tamu

Kelima status itu berarti sama bagi tamu di pintu: manfaatnya sudah ditebus dan jatahnya sudah dihitung. Status sinkronisasi hanya menyangkut apakah biayanya ikut tercermin di PMS Anda.

Mengekspor Laporan Konsumsi

Gunakan untuk rekonsiliasi akhir bulan, penagihan F&B, atau memeriksa override.

1. Buka tab Activity

2. Cari Export consumption report

3. Atur Start date dan End date — keduanya berdefault hari ini

4. Klik Export XLSX

   ✓ Sebuah workbook ber-branding Vouch terunduh dengan dua sheet

Sheet	Isinya
Summary	Total dikelompokkan per tanggal bisnis dan manfaat — tampilan manajemen
Transactions	Setiap penebusan satu per satu, termasuk override dan pembalikan — tampilan audit

Batas yang perlu diketahui sebelum memilih rentang:

• Satu laporan mencakup maksimal 90 hari
• Satu laporan memuat maksimal 50.000 transaksi
• Tanggal bisnis di masa depan tidak diterima
• Jika tidak ada penebusan dalam rentang itu, Anda tetap mendapat workbook — berisi header tanpa baris

Hal yang Perlu Diketahui

• Hasil pemindaian basi setelah sekitar 20 menit. Penebusan terikat pada jatah yang tampil saat pemindaian. Jika kartu dibiarkan terbuka di layar sepanjang jam sarapan, penebusan akan ditolak — pindai ulang dan berhasil.
• Activity hanya menampilkan hari ini. Untuk yang lebih lama, gunakan ekspor.
• Satu klik mencatat satu unit — periksa dulu hak tamu yang sebenarnya. Kartu menampilkan apakah manfaatnya Per guest atau Per room, beserta sisa jatahnya. Sarapan per kamar mencakup kamar itu berapa pun jumlah orangnya, jadi mengklik sebanyak jumlah tamu akan menebus berlebih. Klik Consume 1 sebanyak unit yang benar-benar Anda layani, dan berhenti saat jatahnya habis.

Pemecahan Masalah

Penebusan ditolak setelah kartu lama terbuka di layar

Yang Anda lihat: Klik Consume 1 gagal, dengan pesan pemeriksaan kelayakan kedaluwarsa atau tidak valid.

Penyebabnya: Hasil pemindaian sudah lebih dari sekitar 20 menit, atau data tamu berubah sejak itu.

Solusi: Pindai ulang kartunya — atau jalankan lagi pencarian manual — lalu tebus dari hasil yang baru.

"Failed to record consumption"

Yang Anda lihat: Penebusan tidak tersimpan.

Periksa:

• Anda belum mencatat penebusan yang sama — cek Activity sebelum mencoba lagi
• Manfaatnya masih tampil tersedia pada pemindaian baru
• Peran Anda boleh mencatat penebusan — melihat entitlement dan menebusnya adalah izin yang berbeda

Dialog override tidak mau terkirim

Yang Anda lihat: Tidak terjadi apa-apa saat Anda mengonfirmasi override.

Periksa:

• Anda sudah mengetik alasan — ini wajib
• Alasannya 300 karakter atau kurang
• Jatahnya memang sudah habis — override hanya berlaku untuk jatah yang habis
• Peran Anda punya izin override

Undo tidak ada di sebuah baris

Penyebabnya: Baris itu sendiri adalah pembalikan. Pembalikan tidak bisa dibalik lagi.

Solusi: Untuk memulihkan manfaatnya, catat ulang penebusan dari tab Scan.

Ekspor tidak mau jalan

Yang Anda lihat: Salah satu pesan tanggal, bukan unduhan.

Pesan	Solusi
Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir	Isi kedua kolom
Tanggal mulai harus sebelum atau sama dengan tanggal akhir	Tukar tanggalnya
Laporan tidak boleh memuat tanggal bisnis di masa depan	Akhiri di hari ini atau sebelumnya
Pilih rentang tanggal 90 hari atau kurang	Pecah menjadi beberapa rentang lebih pendek
Laporan ini punya terlalu banyak transaksi	Perpendek rentangnya — batasnya 50.000 baris

Masih Bermasalah?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Penebusan tetap PMS sync failed setelah beberapa kali retry
• ❌ Jatah tamu terlihat keliru pada pemindaian baru
• ❌ Total hasil ekspor tidak cocok dengan catatan tim Anda

Sebaiknya sertakan:

• Nomor kamar atau nomor konfirmasi tamu
• Tanggal dan jam penebusan
• Tangkapan layar baris Activity, termasuk label-labelnya

Panduan Terkait

• Memindai Entitlement Tamu
• Menyiapkan Dukungan Entitlement
• Mengelola Rate Plan