ตั้งค่าอีเมลระหว่างการเข้าพักของผู้เข้าพัก

ตั้งค่าแบบเร็ว

ใช้ Email - Guest สำหรับเทมเพลตของผู้เข้าพัก และใช้ Email - Hotel สำหรับผู้รับฝั่งโรงแรม ใช้เวลาประมาณ 10 นาที

คู่มือนี้ช่วยคุณจัดการเทมเพลตอีเมลระหว่างการเข้าพักของผู้เข้าพัก และผู้รับการแจ้งเตือนของโรงแรม เทมเพลตที่เลือกจะแสดงป้าย Active หรือ Inactive คุณยังสามารถดูตัวอย่างแบบเดสก์ท็อปและมือถือก่อนบันทึกได้

การตั้งค่า	ควบคุมอะไร	ผู้เข้าพักเห็นอะไร
Email type	เหตุการณ์ใดเป็นตัวส่งอีเมล	ข้อความที่เหมาะกับสถานการณ์นั้น
Desktop email type rail	ยุบรายการทางซ้ายบนหน้าจอกว้าง	มีพื้นที่เพิ่มสำหรับตัวแก้ไข
Email - Guest / Email - Hotel	สลับระหว่างเทมเพลตผู้เข้าพักกับผู้รับฝั่งโรงแรม	แผงตั้งค่าที่ถูกต้อง
Status badge	แสดงว่าเทมเพลตที่เลือกส่งอยู่หรือไม่	สถานะ Active หรือ Inactive ที่ชัดเจน
Enabled toggle	เปิดหรือปิดเทมเพลต	อีเมลจะส่งหรือเงียบไว้
Email Sender Name	ชื่อในช่อง From	ชื่อผู้ส่งของโรงแรมที่คุ้นเคย
Email Title	บรรทัดหัวเรื่อง	เหตุผลของอีเมลที่ชัดเจน
HTML Editor	เนื้อหาอีเมล	ข้อความผู้เข้าพักฉบับเต็ม
Recipient email chips	รายการอีเมลแจ้งเตือนของโรงแรมแยกตามเหตุการณ์	ข้อมูลเช็กอิน/เช็กเอาต์ที่ส่งถึงพนักงาน
Template variables	รายละเอียดส่วนบุคคลที่รองรับ	ทำให้อีเมลดูเป็นส่วนตัว
Reset to default template	คืนค่าเทมเพลตที่เลือก	เวอร์ชันที่ปรับแต่งไว้จะถูกแทนที่
Live Preview	ตัวอย่างผลลัพธ์จริง	ดู layout ก่อนบันทึก รวมถึงข้อมูลห้องตัวอย่างเมื่อมี
Desktop / Mobile	ขนาดกรอบพรีวิว	ตรวจว่าหน้าตาอีเมลพอดีกับหน้าจอขนาดเล็กหรือไม่
HTML editor limit	ขนาดข้อความสูงสุด	สูงสุด 100,000 อักขระ
Inline validation	เส้นทางฟิลด์ที่แน่นอนจากเซิร์ฟเวอร์	เทมเพลตหรือฟิลด์ที่ถูกต้องจะแสดงข้อผิดพลาด

ขั้นตอนการตั้งค่า (เทมเพลตผู้เข้าพัก)

1. ไปที่ During Stay → Email

2. คง Email - Guest ไว้

3. เลือก Email type จากรายการทางซ้าย

   ✓ ตัวแก้ไขจะโหลดเทมเพลตนั้น

   บนเดสก์ท็อป คุณสามารถยุบรายการเป็นแถบไอคอนบาง ๆ ได้ AVA จะขยายกลับมาอีกครั้งเมื่อการตรวจสอบข้อมูลล้มเหลว

4. คง toggle ไว้หากต้องการให้ส่ง

   ✓ การ์ดยังคงถูกไฮไลต์ว่า active

5. กรอก Email Sender Name และ Email Title

6. ปรับเนื้อหาใน HTML Editor

7. แทรก Template variables

   • พิมพ์ {{ เพื่อดูคำแนะนำ
   • คลิกการ์ดตัวแปรเพื่อแทรกที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์
   • หรือคลิกไอคอน Template Variables เพื่อคัดลอก

8. ตรวจ Live Preview

   • คลิก Desktop เพื่อตรวจเวอร์ชันเต็มความกว้าง
   • คลิก Mobile เพื่อตรวจกรอบ 375px
   • พรีวิวจะซ่อน HTML ที่ไม่ปลอดภัย เช่น <script> หรือ onclick

9. คลิก Save Email Settings

   ✓ คุณควรเห็นข้อความยืนยันความสำเร็จ

ยืนยันการรีเซ็ต

คลิก Reset to default template เพื่อคืนค่าอีเมลที่เลือก คุณต้องยืนยัน warning modal ก่อนที่ AVA จะทับการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ขั้นตอนการตั้งค่า (ผู้รับของโรงแรม)

1. ไปที่ During Stay → Email

2. เลือก Email - Hotel

3. หา Email Type แต่ละรายการที่ต้องการการแจ้งเตือนของโรงแรม

4. กรอกอีเมลใน Add recipient email

5. คลิก Add หรือกด Enter

   ✓ ที่อยู่อีเมลจะปรากฏเป็น chip ใต้ Email type นั้น

6. ทำซ้ำสำหรับ Email type ทั้งหมดที่ต้องการ

7. คลิก Save Email Confirmation

   ✓ คุณควรเห็นข้อความ "Hotel email confirmation settings saved successfully."

กฎของผู้รับ

• ระบบบล็อกที่อยู่อีเมลซ้ำในแต่ละ Email type
• ที่อยู่ที่บันทึกแล้วจะถูกแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็ก
• ต้องเพิ่มผู้รับอย่างน้อยหนึ่งรายก่อนบันทึก

ประเภทอีเมลและตัวกระตุ้น

Email type	จะส่งเมื่อใด
Registration Success	หลังผู้เข้าพักลงทะเบียนเสร็จ
Registration Failed	เมื่อการลงทะเบียนล้มเหลว
Check-in Success	หลังผู้เข้าพักเช็กอินสำเร็จ
Check-in Failed	เมื่อการเช็กอินล้มเหลว
Room Not Ready - Before Check-in Time	ห้องยังไม่พร้อมก่อนเวลาเช็กอิน
Room Not Ready - After Check-in Time	ห้องยังไม่พร้อมหลังเวลาเช็กอิน
Room Ready for Check-in	ห้องพร้อมสำหรับการเช็กอิน
Payment Dispute	เมื่อมีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการชำระเงิน
Check-out Success	หลังผู้เข้าพักเช็กเอาต์สำเร็จ
Check-out Failed	เมื่อการเช็กเอาต์ล้มเหลว

อีเมล Check-in Success

AVA จะเพิ่มบล็อกข้อมูลห้องที่สร้างขึ้นไปยังอีเมล Check-in Success ก็ต่อเมื่อเทมเพลตของคุณมี {{roomInformationHtml}} หรือ {{ roomInformationHtml }} หากไม่มี placeholder นี้ AVA จะคงส่วนอื่นของอีเมลไว้เหมือนเดิม การอัปเดตนี้ไม่เปลี่ยนพฤติกรรมอีเมล Room Access Info บล็อกที่สร้างขึ้นอาจมีรายละเอียดห้อง การเข้าห้อง ทางเข้าอาคาร WiFi ล็อกเกอร์ และ SmartLock

ข้อมูลการตรวจสอบ

AVA จะคงเส้นทางเทมเพลตแบบซ้อนกันเมื่อการบันทึกล้มเหลว วิธีนี้ช่วยให้แบนเนอร์ชี้ไปยังบล็อกอีเมลที่ถูกต้องแทนฟิลด์ทั่วไป

ค่าเริ่มต้นของ room info

การตั้งค่าอีเมล room info ตอนนี้เริ่มต้นเป็น on หากค่าที่บันทึกไว้หายไป AVA จะถือว่าเปิดใช้งานอยู่ ค่า off ที่ระบุชัดเจนจะยังคงปิดอยู่ หากคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ก่อนมีการแก้ไข ให้บันทึก Settings → Room Access อีกครั้ง การบันทึกเก่าอาจทำให้ฟิลด์หายไป ดังนั้นการบันทึกใหม่จะเขียนค่ากลับเข้าไป

คำแนะนำของตัวแก้ไข

เมื่อคุณแก้ Check-in Success ให้พิมพ์ {{ เพื่อดูคำแนะนำ room info, SmartLocks PIN, locker และ departure date คำแนะนำเหล่านี้ช่วยให้คุณวางบล็อกที่สร้างขึ้นตรงตำแหน่งที่ผู้เข้าพักต้องใช้

หากคุณไม่เห็น Room Ready for Check-in หรือ Payment Dispute

รายการเหล่านี้จะปรากฏเฉพาะเมื่อ PMS ของคุณรองรับเหตุการณ์เหล่านั้น ติดต่อซัพพอร์ตหากคุณคาดว่าควรมี

ตัวแปรของเทมเพลต

ใช้ตัวแปรเหล่านี้ใน HTML Editor:

ตัวแปรที่กรองแล้ว

แผงสามารถแสดงเฉพาะตัวแปรที่เทมเพลตที่คุณเลือกสนับสนุน คลิก Show all variables เพื่อดูรายการทั้งหมด

แทรกหรือคัดลอกตัวแปร

คลิกการ์ดตัวแปรเพื่อแทรกที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์ ใช้ไอคอนคัดลอกเมื่อคุณต้องการเพียงข้อความตัวแปร

Variable	What It Shows
{{guestName}}	ชื่อเต็มของผู้เข้าพัก
{{hotelName}}	ชื่อโรงแรม
{{arrivalDate}}	วันที่เช็กอิน
{{departureDate}}	วันที่เช็กเอาต์
{{roomNumber}}	หมายเลขห้อง
{{lockCode}}	รหัสเข้าห้อง
{{confirmationNumber}}	หมายเลขยืนยันการจอง

ใช้ข้อมูลเข้าห้องเมื่อจำเป็น

ใส่ {{roomNumber}} หรือ {{lockCode}} ในอีเมล room-ready หรือ check-in

ตัวแปรสำหรับข้อมูลเข้าห้อง

ใช้ตัวแปรเหล่านี้เมื่อข้อความของคุณต้องมีรายละเอียดการเข้าห้อง

Variable	What It Shows
{{roomInformationHtml}}	ข้อมูลห้อง การเข้าห้อง ทางเข้าอาคาร และ WiFi ที่สร้างขึ้น
{{pinCode}}	ชื่อแทน PIN ของ smart lock
{{lockCode}}	รหัสเข้าห้อง
{{lockerNumber}}	หมายเลข locker
{{lockerCode}}	รหัสเข้าล็อกเกอร์

ใช้หมวด room access

เปิด Template Variables และขยาย Room & Access Information สำหรับฟิลด์เหล่านี้ ใช้ {{roomInformationHtml}} ในอีเมล Check-in Success เมื่อคุณต้องการให้ AVA แทรกบล็อกห้อง {{pinCode}} คือชื่อแทน PIN ของ smart lock

การแก้ปัญหา

อีเมลไม่ถูกส่ง

สิ่งที่เห็น: ผู้เข้าพักไม่ได้รับอีเมลระหว่างการเข้าพักที่ระบุ

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่าเปิดสวิตช์ของเทมเพลตไว้
2. ตรวจว่า Email Title และ HTML Editor ไม่ว่าง
3. ตรวจว่ารายการจองมีอีเมลของผู้เข้าพัก
4. คลิก Save Email Settings หลังแก้ไข

บันทึกผู้รับของโรงแรมไม่ได้

สิ่งที่เห็น: "At least one recipient is required when enabled."

วิธีแก้:

1. เปิด Email - Hotel
2. เพิ่มผู้รับอย่างน้อยหนึ่งรายในแถว Email Type ใดก็ได้
3. คลิก Save Email Confirmation

ที่อยู่อีเมลถูกปฏิเสธหรือซ้ำ

สิ่งที่เห็น: "Please enter a valid email address." หรือ "This email is already added."

วิธีแก้:

1. กรอกอีเมลให้ครบ เช่น frontdesk@hotel.com
2. ลบชิปที่ซ้ำในแถวเดียวกัน
3. คลิก Save Email Confirmation อีกครั้ง

บันทึกถูกบล็อกเพราะปัญหาความปลอดภัย

สิ่งที่เห็น: มีคำเตือนว่า HTML มีปัญหาด้านความปลอดภัย

วิธีแก้:

1. ลบแท็ก <script> และลิงก์ javascript:
2. ลบ inline event เช่น onclick
3. คลิก Save Email Settings อีกครั้ง

Live Preview ซ่อนเนื้อหา

สิ่งที่เห็น: ส่วนหนึ่งของ HTML ไม่แสดงใน Live Preview

วิธีแก้:

1. ลบแท็ก <script> และลิงก์ javascript:
2. ลบ inline event เช่น onclick
3. ดูตัวอย่างใหม่อีกครั้ง

เทมเพลตหายไปจากรายการ

สิ่งที่เห็น: Room Ready หรือ Payment Dispute หายไป

วิธีแก้:

1. ประเภทเหล่านี้จะแสดงเฉพาะเมื่อ PMS รองรับเหตุการณ์นั้น
2. ตรวจการตั้งค่า PMS หรือ ติดต่อซัพพอร์ต

ยังติดปัญหาอยู่?

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

• ❌ อีเมลยังไม่ส่งหลังทำตามขั้นตอนข้างต้น
• ❌ พบข้อผิดพลาดของระบบขณะบันทึก
• ❌ ปัญหายาวนานเกิน 30 นาที

ข้อมูลที่ควรแนบ:

• ภาพหน้าจอหน้าการตั้งค่าอีเมล
• ประเภทอีเมลที่คุณกำลังแก้ไข
• ขั้นตอนที่คุณลองไปแล้ว

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• Pre-Arrival Emails
• Room Not Ready Messages
• Guest Experience