ตั้งค่าอีเมลระหว่างเข้าพักสำหรับผู้เข้าพัก

ตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

ใช้ Email - Guest สำหรับเทมเพลตที่ส่งถึงผู้เข้าพัก และใช้ Email - Hotel สำหรับผู้รับฝั่งพนักงาน ใช้เวลาประมาณ 10 นาที

คู่มือนี้ช่วยให้คุณจัดการเทมเพลตอีเมลระหว่างเข้าพักสำหรับผู้เข้าพักและผู้รับแจ้งเตือนของโรงแรม แผงตัวแปรตอนนี้จะแสดงรายละเอียดแบบ wrap ได้ กรองเฉพาะตัวแปรที่รองรับ และแทรกข้อความตรงตำแหน่งเคอร์เซอร์ได้ เมื่อการบันทึกล้มเหลว AVA จะเก็บพาธเทมเพลตแบบเต็มและแสดงฟิลด์ที่ผิดตรงบรรทัดนั้น หากผู้เข้าพักส่งอีเมลใหม่ระหว่างเช็กอิน AVA จะเก็บที่อยู่นั้นไว้สำหรับข้อความถึงผู้เข้าพัก การรีเฟรช PMS ครั้งต่อไปจะไม่เขียนทับอีเมลนั้นสำหรับ guest หลักของ reservation

เทมเพลตที่เลือกจะแสดงแบดจ์ Active หรือ Inactive คุณยังดูตัวอย่างเลย์เอาต์สำหรับเดสก์ท็อปและมือถือก่อนบันทึกได้

การตั้งค่า	ควบคุมอะไร	ผู้เข้าพักเห็นอะไร
Email type	เหตุการณ์ใดเป็นตัวส่งอีเมล	ข้อความที่ตรงกับช่วงเวลานั้น
Desktop email type rail	ย่อรายการด้านซ้ายเมื่อหน้าจอกว้าง	มีพื้นที่ให้ editor มากขึ้น
Email - Guest / Email - Hotel	สลับระหว่างเทมเพลตฝั่งผู้เข้าพักกับผู้รับฝั่งโรงแรม	แผงตั้งค่าที่ถูกต้อง
Status badge	แสดงว่าเทมเพลตที่เลือกกำลังส่งอยู่หรือไม่	สถานะ Active หรือ Inactive ที่ชัดเจน
Enabled toggle	เปิดหรือปิดการส่งของเทมเพลต	อีเมลจะส่งหรือเงียบอยู่
Email Sender Name	ชื่อในช่อง From	ชื่อผู้ส่งของโรงแรมที่คุ้นเคย
Email Title	หัวข้ออีเมล	เหตุผลการส่งที่ชัดเจน
HTML Editor	เนื้อหาอีเมล	ข้อความถึงผู้เข้าพักแบบเต็ม
Recipient email chips	รายการอีเมลแจ้งเตือนของโรงแรมตามเหตุการณ์	แจ้งเตือนเช็กอิน/เช็กเอาต์ถึงพนักงาน
Template variables	ข้อมูลส่วนตัวที่รองรับ	แทรกและคัดลอกได้สะดวกขึ้น
Reset to default template	คืนค่าเทมเพลตที่เลือก	เทมเพลตที่แก้เองจะถูกแทนที่
Live Preview	ตัวอย่างการแสดงผล	ดูเลย์เอาต์ก่อนบันทึก รวมข้อมูลห้องตัวอย่างเมื่อมี
Desktop / Mobile	ขนาดกรอบ preview	ตรวจว่าข้อความพอดีกับจอเล็กหรือไม่
HTML editor limit	ขนาดข้อความสูงสุด	ได้ถึง 100,000 ตัวอักษร
Inline validation	พาธฟิลด์แบบตรงจากเซิร์ฟเวอร์	จะแสดงเทมเพลตหรือฟิลด์ที่ผิดถูกจุด

ขั้นตอนตั้งค่าแบบทีละขั้น (เทมเพลตผู้เข้าพัก)

1. ไปที่ During Stay → Email

2. คงเลือก Email - Guest

3. เลือก Email type จากรายการด้านซ้าย

   ✓ editor จะโหลดเทมเพลตนั้น

   บนเดสก์ท็อป คุณย่อรายการเป็นแถบไอคอนแคบ ๆ ได้ AVA จะขยายกลับเมื่อ validation ล้มเหลว

4. เปิดสวิตช์ไว้ถ้าคุณต้องการให้ส่ง

   ✓ การ์ดจะยังถูกไฮไลต์เป็น active

5. กรอก Email Sender Name และ Email Title

6. อัปเดตเนื้อหาใน HTML Editor

7. แทรก Template variables

   • พิมพ์ {{ เพื่อดูคำแนะนำ
   • คลิกการ์ดตัวแปรเพื่อแทรกตรงเคอร์เซอร์
   • หรือคลิกไอคอน Template Variables เพื่อคัดลอก

8. ตรวจ Live Preview

   • คลิก Desktop เพื่อตรวจมุมมองกว้าง
   • คลิก Mobile เพื่อตรวจกรอบ 375px
   • Preview จะซ่อน HTML ที่ไม่ปลอดภัย เช่น <script> หรือ onclick

9. คลิก Save Email Settings

   ✓ ควรเห็นข้อความสำเร็จ

ยืนยันการรีเซ็ต

คลิก Reset to default template เพื่อคืนค่าอีเมลที่เลือก คุณต้องยืนยันในโมดัลเตือนก่อนที่ AVA จะเขียนทับการแก้ไขของคุณ

ขั้นตอนตั้งค่าแบบทีละขั้น (ผู้รับของโรงแรม)

1. ไปที่ During Stay → Email

2. เลือก Email - Hotel

3. หา Email Type แต่ละรายการที่ต้องการการแจ้งเตือนฝั่งโรงแรม

4. กรอกที่อยู่ใน Add recipient email

5. คลิก Add หรือกด Enter

   ✓ ที่อยู่อีเมลจะปรากฏเป็น chip ใต้ประเภทอีเมลนั้น

6. ทำซ้ำสำหรับทุก email type ที่ต้องใช้

7. คลิก Save Email Confirmation

   ✓ ควรเห็นข้อความ "Hotel email confirmation settings saved successfully."

กฎของผู้รับ

• ระบบจะบล็อกอีเมลซ้ำในแต่ละ email type
• ที่อยู่อีเมลที่บันทึกจะถูก normalize เป็นตัวพิมพ์เล็ก
• ต้องเพิ่มผู้รับอย่างน้อยหนึ่งรายก่อนบันทึก

ประเภทอีเมลและเงื่อนไขส่ง

ประเภทอีเมล	ส่งเมื่อไร
Registration Success	หลังผู้เข้าพักลงทะเบียนเสร็จ
Registration Failed	เมื่อลงทะเบียนผู้เข้าพักไม่สำเร็จ
Check-in Success	หลังผู้เข้าพักเช็กอินสำเร็จ
Check-in Failed	เมื่อเช็กอินล้มเหลว
Room Not Ready - Before Check-in Time	ห้องยังไม่พร้อมก่อนเวลาเช็กอิน
Room Not Ready - After Check-in Time	ห้องยังไม่พร้อมหลังเวลาเช็กอิน รวมถึง reservation ที่เข้าคิวและยังไม่มีห้องว่าง
Room Ready for Check-in	ห้องพร้อมสำหรับเช็กอิน
Payment Dispute	เมื่อการชำระเงินมีข้อพิพาท
Check-out Success	หลังผู้เข้าพักเช็กเอาต์สำเร็จ
Check-out Failed	เมื่อเช็กเอาต์ล้มเหลว

อีเมล Check-in Success

AVA จะใส่บล็อกข้อมูลห้องที่สร้างขึ้นก็ต่อเมื่อเทมเพลต Check-in Success มี {{roomInformationHtml}} หรือ {{ roomInformationHtml }} ถ้าไม่มี placeholder นี้ AVA จะปล่อยเนื้อหาอีเมลส่วนที่เหลือไว้ตามเดิม การอัปเดตนี้ไม่เปลี่ยนพฤติกรรมอีเมล Room Access Info บล็อกที่สร้างขึ้นอาจมีรายละเอียดห้อง การเข้าถึง ทางเข้าตึก WiFi locker และ SmartLock

อีเมล registration จะส่งเพียงครั้งเดียวต่อ booking

AVA จะส่ง Registration Success และ Registration Failed สูงสุดเพียงครั้งเดียวต่อ booking หากห้องมีผู้เข้าพักหลายคน ผู้ที่ลงทะเบียนก่อนจะเป็นผู้ครองช่องอีเมล การส่งของผู้เข้าพักที่ตามมาจะไม่ทำให้อีเมล registration ส่งซ้ำ

reservation ที่เข้าคิว

เมื่อ AVA เข้าคิว reservation หลังเวลาเช็กอิน ระบบจะส่งอีเมล Room Not Ready - After Check-in Time อีเมล Room Ready for Check-in จะยังส่งภายหลังได้

แหล่งอีเมลของผู้เข้าพัก

ถ้าผู้เข้าพักกรอกอีเมลต่างไปในระหว่างเช็กอิน AVA จะเก็บที่อยู่นั้นไว้สำหรับข้อความถึงผู้เข้าพัก เมื่อข้อมูล guest หลักหายไป AVA จะใช้ guest คนแรกที่ระบุได้

ข้อมูล validation

AVA จะเก็บพาธเทมเพลตแบบซ้อนเมื่อการบันทึกล้มเหลว วิธีนี้ช่วยให้แบนเนอร์ชี้ไปยังบล็อกอีเมลที่ถูกต้องแทนฟิลด์ทั่วไป

ค่าเริ่มต้นของ room info

การตั้งค่าอีเมล room info ตอนนี้มีค่าเริ่มต้นเป็น on ถ้าค่าที่บันทึกหายไป AVA จะถือว่าเปิดอยู่ ค่าที่ตั้งเป็น off โดยชัดเจนจะยังคงปิดอยู่ หากคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ก่อนการแก้ไขนี้ ให้บันทึก Settings → Room Access อีกครั้ง การบันทึกเก่าอาจตัดฟิลด์นี้ออก ดังนั้นการบันทึกใหม่จะเขียนกลับเข้าไป

คำแนะนำใน editor

เมื่อคุณแก้ Check-in Success ให้พิมพ์ {{ เพื่อดูคำแนะนำ room info, SmartLocks PIN, locker และ departure date คำแนะนำเหล่านี้ช่วยให้คุณวางบล็อกที่สร้างขึ้นในตำแหน่งที่ผู้เข้าพักต้องใช้

ถ้าคุณไม่เห็น Room Ready for Check-in หรือ Payment Dispute

รายการเหล่านี้จะแสดงเฉพาะเมื่อ PMS ของคุณรองรับเหตุการณ์เหล่านั้น ติดต่อซัพพอร์ตถ้าคุณคาดว่าจะเห็นแต่ไม่แสดง

Template Variables

ใช้ตัวแปรเหล่านี้ใน HTML Editor:

ตัวแปรที่กรองแล้ว

แผงนี้สามารถแสดงเฉพาะตัวแปรที่เทมเพลตที่เลือกของคุณรองรับ คลิก Show all variables เพื่อดูรายการทั้งหมด

แทรกหรือคัดลอกตัวแปร

คลิกการ์ดตัวแปรเพื่อแทรกตรงเคอร์เซอร์ ใช้ไอคอนคัดลอกเมื่อคุณต้องการแค่ข้อความตัวแปร

ตัวแปร	แสดงอะไร
{{guestName}}	ชื่อเต็มของผู้เข้าพัก
{{hotelName}}	ชื่อโรงแรม
{{arrivalDate}}	วันที่เช็กอิน
{{departureDate}}	วันที่เช็กเอาต์
{{roomNumber}}	หมายเลขห้อง
{{lockCode}}	รหัสเข้าห้อง
{{confirmationNumber}}	หมายเลขยืนยัน

ใช้รายละเอียดการเข้าห้องเมื่อจำเป็น

ใส่ {{roomNumber}} หรือ {{lockCode}} ในอีเมล room-ready หรือ check-in

ตัวแปร Room Access

ใช้เมื่อต้องการให้ข้อความมีรายละเอียดการเข้าห้อง

ตัวแปร	แสดงอะไร
{{roomInformationHtml}}	ข้อมูลห้อง การเข้าถึง ทางเข้าตึก และ WiFi ที่สร้างขึ้น
{{pinCode}}	ชื่อแทนของ PIN สมาร์ตล็อก
{{lockCode}}	รหัสเข้าห้อง
{{lockerNumber}}	หมายเลข locker
{{lockerCode}}	รหัส locker

ใช้หมวด room access

เปิด Template Variables แล้วขยาย Room & Access Information สำหรับฟิลด์เหล่านี้ ใช้ {{roomInformationHtml}} ในอีเมล Check-in Success เมื่อคุณต้องการให้ AVA แทรกบล็อกห้องให้ {{pinCode}} คือชื่อแทน PIN ของ smart lock

การแก้ปัญหา

อีเมลไม่ส่ง

สิ่งที่เห็น: ผู้เข้าพักไม่ได้รับอีเมลระหว่างเข้าพักที่ระบุ

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่าเปิดสวิตช์ของเทมเพลตอยู่
2. ตรวจว่า Email Title และ HTML Editor ไม่ว่าง
3. ยืนยันว่าการจองมีอีเมลผู้เข้าพัก
4. คลิก Save Email Settings หลังแก้ไข

บันทึกผู้รับฝั่งโรงแรมไม่ได้

สิ่งที่เห็น: "At least one recipient is required when enabled."

วิธีแก้:

1. เปิด Email - Hotel
2. เพิ่มผู้รับอย่างน้อยหนึ่งรายในแถว Email Type ใดก็ได้
3. คลิก Save Email Confirmation

อีเมลถูกปฏิเสธหรือซ้ำ

สิ่งที่เห็น: "Please enter a valid email address." หรือ "This email is already added."

วิธีแก้:

1. กรอกที่อยู่ให้ครบ เช่น frontdesk@hotel.com
2. ลบ chip ที่ซ้ำในแถวเดียวกัน
3. คลิก Save Email Confirmation อีกครั้ง

บันทึกถูกบล็อกเพราะปัญหาความปลอดภัย

สิ่งที่เห็น: มีคำเตือนว่า HTML มีปัญหาด้านความปลอดภัย

วิธีแก้:

1. ลบแท็ก <script> และลิงก์ javascript:
2. ลบ event ในบรรทัดเช่น onclick
3. คลิก Save Email Settings อีกครั้ง

HTML ของอีเมลยาวเกินไป

สิ่งที่เห็น: AVA ปฏิเสธการบันทึกหลังคุณวางเนื้อหาอีเมลขนาดใหญ่

วิธีแก้:

1. ลดความยาว HTML ให้ต่ำกว่า 100,000 ตัวอักษร
2. ลบ inline styles ที่ซ้ำหรือบล็อกที่ไม่ได้ใช้
3. บันทึกเทมเพลตอีกครั้ง

ฟิลด์ผิดแสดงข้อความ validation