Siapkan Email Tamu Saat Menginap

Setup Cepat

Gunakan Email - Guest untuk template tamu dan Email - Hotel untuk penerima staf. Proses ini memakan waktu sekitar 10 menit.

Panduan ini membantu Anda mengelola template tamu saat menginap dan penerima notifikasi hotel.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Email type	Situasi yang memicu email	Pesan yang tepat pada waktu yang tepat
Email - Guest / Email - Hotel	Berpindah antara template tamu dan penerima hotel	Panel pengaturan yang benar
Enabled toggle	Menyalakan atau mematikan template	Email terkirim atau tidak
Email Sender Name	Nama pada field From	Pengirim hotel yang dikenal
Email Title	Subjek email	Alasan email yang jelas
HTML Editor	Konten email	Pesan lengkap untuk tamu
Recipient email chips	Daftar email notifikasi hotel per event	Pembaruan check-in/check-out ke staf
Template variables	Detail personal	Email terasa lebih personal
Live Preview	Contoh tampilan	Tata letak sebelum simpan (HTML tidak aman dihapus)

Setup Langkah demi Langkah (Template Tamu)

1. Buka During Stay → Email.

2. Biarkan Email - Guest tetap dipilih.

3. Pilih Email type dari daftar di sebelah kiri.

   ✓ Editor memuat template tersebut.

4. Biarkan toggle aktif jika Anda ingin email dikirim.

   ✓ Kartu tetap disorot sebagai aktif.

5. Isi Email Sender Name dan Email Title.

6. Perbarui konten HTML Editor.

7. Sisipkan Template variables.

   • Ketik {{ untuk melihat saran.
   • Atau klik ikon Template Variables.

8. Tinjau Live Preview.

   ℹ️ Pratinjau menyembunyikan HTML tidak aman seperti <script> atau onclick.

9. Klik Save Email Settings.

   ✓ Anda akan melihat pesan berhasil.

Setup Langkah demi Langkah (Penerima Hotel)

1. Buka During Stay → Email.

2. Pilih Email - Hotel.

3. Temukan tiap Email Type yang membutuhkan notifikasi hotel.

4. Masukkan alamat pada Add recipient email.

5. Klik Add atau tekan Enter.

   ✓ Alamat muncul sebagai chip di bawah jenis email tersebut.

6. Ulangi untuk semua jenis email yang Anda butuhkan.

7. Klik Save Email Confirmation.

   ✓ Anda akan melihat "Hotel email confirmation settings saved successfully."

Aturan penerima

• Alamat duplikat diblokir per jenis email.
• Alamat yang disimpan dinormalisasi menjadi huruf kecil.
• Tambahkan minimal satu penerima sebelum menyimpan.

Jenis Email dan Pemicu

Jenis email	Kapan dikirim
Registration Success	Setelah tamu menyelesaikan registrasi
Registration Failed	Saat registrasi gagal
Check-in Success	Setelah tamu check-in
Check-in Failed	Saat check-in gagal
Room Not Ready - Before Check-in Time	Kamar belum siap sebelum waktu check-in
Room Not Ready - After Check-in Time	Kamar belum siap setelah waktu check-in
Room Ready for Check-in	Kamar siap untuk check-in
Payment Dispute	Saat pembayaran memiliki sengketa
Check-out Success	Setelah tamu check-out
Check-out Failed	Saat check-out gagal

Jika Anda tidak melihat Room Ready for Check-in atau Payment Dispute

Keduanya hanya muncul jika PMS Anda mendukung event tersebut. Hubungi support jika Anda memperkirakan jenis ini harus tersedia.

Template Variables

Gunakan ini pada HTML Editor:

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{hotelName}}	Nama hotel
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomNumber}}	Nomor kamar
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi

Gunakan detail room access saat diperlukan

Sertakan {{roomNumber}} atau {{lockCode}} pada email room-ready atau check-in.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email tertentu saat menginap.

Perbaikan:

1. Pastikan toggle template aktif.
2. Pastikan Email Title dan HTML Editor tidak kosong.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Klik Save Email Settings setelah perubahan.

Penyimpanan penerima hotel terblokir

Yang Anda lihat: "At least one recipient is required when enabled."

Perbaikan:

1. Buka Email - Hotel.
2. Tambahkan minimal satu penerima pada baris Email Type mana pun.
3. Klik Save Email Confirmation.

Alamat email ditolak atau duplikat

Yang Anda lihat: "Please enter a valid email address." atau "This email is already added."

Perbaikan:

1. Masukkan alamat lengkap, misalnya frontdesk@hotel.com.
2. Hapus chip duplikat pada baris yang sama.
3. Klik Save Email Confirmation lagi.

Penyimpanan terblokir oleh masalah keamanan

Yang Anda lihat: Muncul peringatan bahwa HTML memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Email Settings lagi.

Live Preview menyembunyikan konten

Yang Anda lihat: Sebagian HTML tidak tampil di Live Preview.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Tinjau pratinjau lagi.

Template hilang dari daftar

Yang Anda lihat: Room Ready atau Payment Dispute tidak ada.

Perbaikan:

1. Jenis ini hanya muncul untuk event PMS yang didukung.
2. Periksa setup PMS Anda atau hubungi support.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email tetap tidak terkirim setelah langkah di atas
• ❌ Anda melihat error sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Tangkapan layar halaman pengaturan email
• Jenis email yang sedang Anda edit
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Pra-Kedatangan
• Pesan Kamar Belum Siap
• Pengalaman Tamu