Setup Email Tamu Saat Menginap

Pengaturan Cepat

Pilih jenis email, pastikan statusnya aktif, lalu perbarui nama pengirim, subjek, dan HTML. Biasanya selesai dalam 10 menit.

Panduan ini membantu Anda mengedit template email tamu yang dikirim selama masa menginap.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Email type	Situasi yang memicu pengiriman email	Pesan yang sesuai pada momen yang tepat
Enabled toggle	Menyalakan atau mematikan template	Email terkirim atau tidak dikirim
Email Sender Name	Nama pada kolom From	Pengirim hotel yang mudah dikenali
Email Title	Subjek email	Alasan email yang jelas
HTML Editor	Konten email	Pesan lengkap untuk tamu
Template variables	Detail personal	Email terasa lebih personal
Live Preview	Pratinjau rendering	Cek tata letak sebelum simpan (HTML tidak aman akan dihapus)

Langkah Setup

1. Buka During Stay → Email.

2. Pilih Email type dari daftar sebelah kiri.

   ✓ Editor akan memuat template tersebut.

3. Biarkan toggle aktif jika Anda ingin email dikirim.

   ✓ Kartu template tetap disorot sebagai aktif.

4. Isi Email Sender Name dan Email Title.

5. Perbarui isi pada HTML Editor.

6. Sisipkan Template variables.

   • Ketik {{ untuk melihat saran.
   • Atau klik ikon Template Variables.

7. Tinjau Live Preview.

   ℹ️ Pratinjau menyembunyikan HTML tidak aman seperti <script> atau onclick.

8. Klik Save Email Settings.

   ✓ Anda akan melihat pesan sukses.

Jenis Email dan Trigger

Email type	Kapan terkirim
Registration Success	Setelah tamu berhasil menyelesaikan registrasi
Registration Failed	Saat registrasi gagal
Check-in Success	Setelah tamu check-in
Check-in Failed	Saat check-in gagal
Room Not Ready - Before Check-in Time	Kamar belum siap sebelum waktu check-in
Room Not Ready - After Check-in Time	Kamar belum siap setelah waktu check-in
Room Ready for Check-in	Kamar sudah siap untuk check-in
Payment Dispute	Saat terjadi sengketa pembayaran
Check-out Success	Setelah tamu check-out
Check-out Failed	Saat check-out gagal

Jika Room Ready for Check-in atau Payment Dispute tidak terlihat

Jenis ini hanya muncul jika PMS Anda mendukung event tersebut. Hubungi support jika Anda seharusnya melihatnya.

Template Variables

Gunakan variabel berikut di HTML Editor:

Variable	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{hotelName}}	Nama hotel
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomNumber}}	Nomor kamar
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi

Gunakan detail room access saat diperlukan

Sertakan {{roomNumber}} atau {{lockCode}} pada email room-ready atau check-in bila relevan.

Troubleshooting

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima jenis email during-stay tertentu.

Perbaikan:

1. Pastikan toggle template dalam posisi aktif.
2. Pastikan Email Title dan HTML Editor tidak kosong.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Klik Save Email Settings setelah perubahan.

Penyimpanan diblokir karena isu keamanan

Yang Anda lihat: Muncul warning bahwa HTML memiliki isu keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan link javascript:.
2. Hapus inline event seperti onclick.
3. Klik Save Email Settings lagi.

Live Preview menyembunyikan konten

Yang Anda lihat: Sebagian HTML tidak tampil di Live Preview.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan link javascript:.
2. Hapus inline event seperti onclick.
3. Cek preview kembali.

Template hilang dari daftar

Yang Anda lihat: Room Ready atau Payment Dispute tidak muncul.

Perbaikan:

1. Jenis ini hanya muncul untuk event PMS yang didukung.
2. Periksa setup PMS Anda atau hubungi support.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email tetap tidak terkirim setelah langkah di atas
• ❌ Muncul system error saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot halaman pengaturan email
• Jenis email yang sedang diedit
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Pre-Arrival Emails
• Room Not Ready Messages
• Guest Experience