ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

จัดการเอกสารแชทบอท (อัปโหลด + คลังเอกสาร)

ตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

อัปโหลดไฟล์ PDF และจัดการคลังเอกสารได้ภายในประมาณ 5 นาที รองรับเฉพาะไฟล์ PDF ขนาดไม่เกิน 6 MB

คู่มือนี้ช่วยให้คุณอัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังฐานความรู้ของแชทบอทและจัดการคลังเอกสารได้ ตอนนี้ AVA จะรีเฟรชรายการโดยอัตโนมัติในระหว่างที่เอกสารใหม่ยังประมวลผลอยู่

ไปที่: Chatbot → Documents

หน้าจัดการเอกสารที่แสดงคลังเอกสารพร้อมการค้นหา ตัวกรอง และปุ่มการทำงาน

สรุปอย่างย่อ​

งานตำแหน่งที่คลิกผลลัพธ์
อัปโหลด PDFUpload Documentเปิดตัวช่วยอัปโหลด
เพิ่มวัตถุประสงค์ (ไม่บังคับ)ขั้นตอน Purposeพนักงานเห็นเหตุผลที่มีเอกสารนี้
จบการอัปโหลดFinishสร้างเอกสารและส่งเข้าคิว
รอการประมวลผลรีเฟรชอัตโนมัติในรายการสถานะอัปเดตโดยไม่ต้องรีเฟรชเอง
ค้นหาเอกสารช่อง Search + กด Enterกรองรายการตามคำค้น
กรองตามสถานะดรอปดาวน์ Statusแสดงเฉพาะ Active หรือ Inactive
เปิดหรือปิดใช้งานการทำงาน Enable / Disableสถานะอัปเดตหลังยืนยัน
ลบเอกสารDelete หรือ Delete (n)ลบไฟล์หลังยืนยัน

การเข้าถึงตามแพ็กเกจ​

  • เครื่องมือจัดการเอกสารแชทบอทต้องใช้แพ็กเกจแบบชำระเงิน
  • บัญชีแพ็กเกจฟรีจะเห็นข้อความให้อัปเกรดแทนคลังเอกสาร

หากต้องการอัปเกรด ให้ไปที่ Settings → Billing & Subscription

ก่อนเริ่มต้น​

ยืนยันให้ครบตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

  • คุณมีสิทธิ์จัดการเอกสารแชทบอท
  • ไฟล์ของคุณเป็น PDF ขนาดระหว่าง 1 KB ถึง 6 MB
  • คุณลงชื่อเข้าใช้ Streamliner แล้ว

อัปโหลดเอกสาร​

  1. ไปที่ Chatbot → Documents

  2. คลิก Upload Document

    ✓ ตัวช่วยอัปโหลดจะเปิดขึ้น

  3. ลากไฟล์ PDF ไปยังพื้นที่วางไฟล์ หรือคลิก Upload Document เพื่อเลือกไฟล์

    ✓ ชื่อไฟล์และขนาดจะแสดงใต้ Current Document

  4. (ไม่บังคับ) เพิ่มวัตถุประสงค์สั้น ๆ แล้วคลิก Continue

    ✓ ระบบจะบันทึกวัตถุประสงค์ไปพร้อมกับเอกสาร

  5. ตรวจสอบสรุปแล้วคลิก Finish

    ✓ คุณจะกลับไปยังคลังเอกสาร

ขั้นตอนถัดไปจะเกิดอะไรขึ้น

เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการประมวลผล รายการจะตรวจสอบการอัปเดตต่อไปจนกว่าไฟล์จะจัดทำดัชนีเสร็จ

ทำความเข้าใจป้ายสถานะ​

สถานะความหมาย
Processingเอกสารกำลังถูกจัดทำดัชนีและยังใช้งานไม่ได้
Deletingเอกสารถูกส่งเข้าคิวเพื่อลบ
Activeแชทบอทอ้างอิงเอกสารนี้ได้
Inactiveเอกสารยังอยู่ในคลัง แต่ไม่ถูกใช้งาน
เกี่ยวกับการอัปเดตสถานะ

การอัปโหลดใหม่อาจค้างอยู่ที่ Processing ชั่วครู่ หน้าจะอัปเดตรายการอัตโนมัติจนกว่าสถานะจะเปลี่ยน

ค้นหาและกรองเอกสาร​

  1. พิมพ์คำค้นในช่อง Search

  2. กด Enter เพื่อเริ่มค้นหา

  3. ใช้ดรอปดาวน์ Status เพื่อกรองเฉพาะ Active หรือ Inactive

  4. คลิก X ในช่องค้นหาเพื่อล้างคำค้น

    ✓ รายการทั้งหมดจะแสดงกลับมา

เปิดหรือปิดใช้งานเอกสาร​

  1. หาเอกสารในรายการ

  2. คลิก Enable หรือ Disable

  3. ยืนยันการทำงาน

    ✓ สถานะจะอัปเดตในตาราง

ลบเอกสาร​

ลบเอกสารทีละไฟล์​

  1. คลิก Delete ที่แถวของเอกสาร

  2. ยืนยันการทำงาน

    ✓ เอกสารจะถูกลบออกจากรายการ

ลบหลายเอกสาร​

  1. เลือกเอกสารด้วยช่องทำเครื่องหมายด้านซ้าย

  2. คลิก Delete (n) ในแถบสรุป

  3. ยืนยันการทำงาน

    ✓ รายการจะรีเฟรชหลังงานลบเสร็จสิ้น

การแก้ไขปัญหา​

"Only PDF files are allowed"​

สิ่งที่เห็น: การอัปโหลดล้มเหลวพร้อมข้อความผิดพลาดว่าอนุญาตเฉพาะ PDF

วิธีแก้:

  1. แปลงไฟล์เป็น PDF
  2. ลองอัปโหลดอีกครั้ง

"File size must not exceed 6MB"​

สิ่งที่เห็น: การอัปโหลดหยุดลงและแสดงคำเตือนเรื่องขนาดไฟล์

วิธีแก้:

  1. บีบอัด PDF หรือแยกออกเป็นไฟล์ที่เล็กลง
  2. อัปโหลดทีละไฟล์

ปุ่ม Finish ยังปิดใช้งานอยู่​

สิ่งที่เห็น: คุณไม่สามารถทำขั้นตอนที่ 3 ให้เสร็จได้

วิธีแก้:

  1. รอให้ขั้นตอนการอัปโหลดเสร็จ
  2. หากลิงก์ไฟล์หายไป ให้อัปโหลดไฟล์ใหม่
  3. ลองกด Finish อีกครั้ง

ค้นหาแล้วไม่พบผลลัพธ์​

สิ่งที่เห็น: ตารางว่างหลังค้นหา

วิธีแก้:

  1. คลิก X เพื่อล้างคำค้น
  2. พิมพ์คำค้นที่สั้นลงแล้วกด Enter
  3. ล้างตัวกรอง Status เพื่อแสดงเอกสารทั้งหมด

เอกสารค้างอยู่ที่ Processing​

สิ่งที่เห็น: สถานะยังเป็น Processing เป็นเวลานาน

วิธีแก้:

  1. รอสักครู่เพื่อให้การรีเฟรชอัตโนมัติทำงาน
  2. รีเฟรชหน้า 1 ครั้ง
  3. หากยังไม่เปลี่ยนหลังจาก 30 นาที ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน

ลบไม่สำเร็จหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลง​

สิ่งที่เห็น: เอกสารยังอยู่หลังยืนยันการลบ

วิธีแก้:

  1. รีเฟรชหน้าและตรวจสอบป้ายสถานะ
  2. ลองลบอีกครั้ง
  3. หากยังคงเป็นอยู่ ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน

ยังติดปัญหาอยู่ใช่ไหม?​

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

  • ❌ อัปโหลดไม่สำเร็จหลังลองหลายครั้ง
  • ❌ เอกสารค้างอยู่ที่ Processing นานเกิน 30 นาที
  • ❌ ลบไม่เสร็จหลังรีเฟรช

ควรแนบข้อมูลต่อไปนี้:

  • ชื่อไฟล์และสถานะ
  • ภาพหน้าจอของตารางเอกสาร
  • เวลาที่เริ่มเกิดปัญหา

คู่มือที่เกี่ยวข้อง​