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设置入住期间客人邮件

快速设置

客人模板使用 Email - Guest，使用 Send Test Email 检查已保存的草稿。整个过程大约需要 10 分钟。

本指南帮助你管理入住期间的客人模板和测试发送。 在酒店通知中单独配置员工提醒。 Generate with AI 按钮在 Simple Editor 和 HTML Editor 模式下都会保留。 无论使用哪种模式，模式切换开关和 AI 按钮的布局都相同。 变量面板现在会自动换行显示说明，筛选出受支持的变量，并可在光标处插入变量。 保存失败时，AVA 现在会保留完整的模板路径，并在对应位置显示具体字段。 保存时，AVA 只会更新所选的邮件类型。 其他已编辑的类型会继续作为未保存的草稿，直到你分别保存它们。 如果客人在入住期间提交了新的邮箱地址，AVA 会为客人消息保留该地址。 之后的 PMS 刷新不会覆盖预订主客人的这个地址。 你可以在编辑模板时先不启用它。 即使尚未开启发送，AVA 也会保留这些已保存的更改。 模板未启用时，你仍然可以切换邮件类型、预览模板和重置模板。

所选模板会显示 Active 或 Inactive 徽标。你也可以在保存前预览桌面和移动端布局。

移动端邮件发送

AVA 会在发送前为移动端邮件应用准备 HTML 邮件。 这样 Apple Mail 和 Outlook 可以让文本更接近预期大小。 Gmail 仍可能以不同方式重新排版邮件。 使用 Mobile 预览和 Send Test Email 检查酒店使用的邮件应用。

设置控制内容客人看到的内容
Email type哪种场景会发送邮件对应时机的正确消息
Desktop email type rail在宽屏上折叠左侧列表给编辑器腾出更多空间
Email - Guest选择面向客人的模板正确的客人消息
Send Test Email将所选的已保存模板发送给一位收件人方便检查最终的客人视图
Status badge显示所选模板是否会发送清晰的 Active 或 Inactive 状态
Activate / Deactivate启用或停用模板邮件发送或保持静默
Email Sender NameFrom 字段中的名称熟悉的酒店发件人
Email Title邮件主题清晰说明邮件原因
Editor mode row在 Simple Editor 和 HTML Editor 之间切换两种模式下都保留模式开关和 AI 按钮
HTML Editor邮件内容完整的客人消息
Generate with AI根据说明、设计或现有 HTML 创建适合移动端的草稿在任一编辑器模式下都显示在开关旁边
Hotel Notifications打开员工通知设置面向酒店团队的旅程专属提醒
Template variables受支持的个人信息更方便插入和复制
Reset to default template恢复所选模板已保存的自定义版本会被替换
Live Preview示例渲染保存前的布局；存在实时房间设置时也会使用这些设置
Desktop / Mobile预览框尺寸检查邮件在小屏上的适配情况
HTML editor limit最大消息大小最多 100,000 个字符
Inline validation来自服务器的精确字段路径对应模板或字段会显示错误

分步设置（客人模板）​

  1. 前往 During Stay → Email。

  2. 保持选中 Email - Guest。

  3. 从左侧列表选择一个 Email type。

    ✓ 编辑器会加载该模板。 ✓ 即使模板未启用，也可以执行此操作。

    在桌面端，你可以把列表折叠成一条窄图标栏。 当校验失败时，AVA 会再次展开它。

  4. 模板准备好发送后，点击 Activate。仍在编辑时，点击 Deactivate。

    ✓ 成功更改后，卡片会保持高亮。 ✓ 已保存的未启用内容会保留。

  5. 输入 Email Sender Name 和 Email Title。

  6. 更新 HTML Editor 内容。

  7. 插入 Template variables。

    • 输入 {{ 查看建议。
    • 点击某个变量卡片即可在光标处插入。
    • 或点击 Template Variables 图标进行复制。

  8. 查看 Live Preview。

    • 点击 Desktop 查看全宽版本。
    • 点击 Mobile 查看 375px 框架。
    • 预览会隐藏 <script> 或 onclick 等不安全 HTML。

  9. 点击 Save Email Settings。

    ✓ 你应该会看到成功提示。 ✓ 只会保存所选的邮件类型。 ✓ 其他已编辑的类型会继续作为草稿。

重置确认

点击 Reset to default template 可恢复所选邮件。 在 AVA 替换你的更改之前，你必须先确认警告弹窗。

一次保存一个模板

如果在保存前切换邮件类型，AVA 会将之前的编辑保留为草稿。 准备好后分别保存每个模板。

未启用的模板

你仍然可以预览和重置未启用的模板。 如果想在开启发送前比较不同版本，可以使用此功能。

从现有邮件或设计创建草稿​

使用 Generate with AI 复制邮件或重新创建视觉设计。

两种编辑器模式均可使用

Generate with AI 按钮会显示在 Simple Editor 和 HTML Editor 的模式开关旁边。 在小屏幕上，控件会堆叠显示，但按钮仍然易于操作。

适合移动端的 AI 草稿

AI 生成的草稿使用流式布局，在手机上会收窄。 正文文本至少保持 16px，较小的文本至少保持 14px。 修改旧模板时，AI 会在需要时修复固定宽度和过小的文本。 这些移动端规则优先于旧设计。 编辑器支持这种响应式格式，因此保存草稿时请保留它。

  1. 选择 Email - Guest 标签，然后选择一个 Email type。
  2. 点击 Generate with AI。
  3. 上传 PNG、JPEG、WebP、PDF 或 .eml 文件。
  4. 添加用于生成邮件的可选说明。
  5. 点击 Generate。
  6. 查看草稿以及预览下方的任何警告。
  7. 点击 Accept & Use，然后保存邮件模板。

✓ AVA 会使用所选邮件类型生成草稿。 ✓ AVA 会将已保存的设计图片最长边调整为最大 1600px。 ✓ 每张已保存的设计图片都必须符合 4MB 资源限制。

检查手机布局

接受草稿后打开 Mobile 预览。 然后使用 Send Test Email 检查邮件在酒店使用的邮件应用中的显示效果。

查看图片警告

如果存储系统拒绝图片，弹窗会告诉你有多少张设计图片未被保存。 点击 Accept & Use 前请检查预览。

上传文件不得超过 10MB。 .eml 文件必须是真实的邮件导出文件，并且包含 HTML 正文。

发送测试邮件​

使用此功能检查所选的已保存客人模板。

  1. 前往 During Stay → Email。
  2. 保持选中 Email - Guest。
  3. 打开要检查的模板。
  4. 点击 Send Test Email。
  5. 输入要接收测试邮件的邮箱地址。
  6. 在弹窗中点击 Send Test Email。

✓ AVA 会将所选的已保存模板发送到该收件箱。 ✓ 弹窗只会要求填写收件人邮箱。 ✓ 此页面不使用日期偏移选择器。

先保存

在 Email Sender Name、Email Title 和 HTML Editor 保存之前，AVA 会禁用 Send Test Email。 如果再次编辑模板，请先保存再测试。

分步设置（酒店收件人）​

酒店通知现在有独立页面。旧的 Email - Hotel 标签不再显示在此处。

  1. 前往 Communication Hub → Hotel Notifications。

  2. 选择要配置的旅程：Pre-arrival、CCI、ACI 或 Checkout。

    ✓ 首次访问时，AVA 加载旅程期间会显示行状加载占位符。 ✓ 返回已加载的旅程时会立即恢复，不会再次发起加载请求。 ✓ 如果旅程无法加载，AVA 会显示请求错误。

  3. 查看该旅程可用的事件。

    ✓ AVA 只会显示 PMS 支持的事件。

  4. 开启要发送的酒店事件。 如果该旅程不应发送某个事件，请将其关闭。

  5. 找到每个需要酒店通知的已启用事件。

  6. 在 Recipients 中输入一个或多个地址，并用逗号分隔。

    ✓ 地址会以标签形式显示在该事件下方。

  7. 对所需的所有事件和收件人重复上述操作。

  8. 点击 Save，然后点击所选旅程名称。

    ✓ 你应该会看到酒店通知设置确认消息。 ✓ 保存的规则仅适用于所选旅程。

发布期间的旧设置

没有已保存范围规则的旅程会继续使用现有的共享酒店通知行为。 为一个旅程保存规则不会更改其他旅程。

分别配置每个旅程​

如果员工需要不同的收件人或事件，请为每个旅程使用一条已保存的规则。

旅程用途员工需求示例
Pre-arrival客人到达前的通知预订团队接收准备工作更新
CCI自助入住事件自助终端或前台团队接收完成更新
ACI协助入住事件员工接收协助入住失败通知
Checkout客人离店事件前台接收退房更新

对每个需要不同规则的旅程重复设置步骤。 每个旅程都有自己的收件人、已启用事件和保存状态。

客人模板保持独立

旅程范围的酒店规则只控制员工通知。 它们不会更改 Email - Guest 下的面向客人的模板。

房间就绪通知

如果房间就绪通知延迟，AVA 会保留创建该通知的旅程。 通知送达时会遵循该旅程的已保存规则。

收件人规则
  • 每个事件都会拦截重复地址。
  • 保存的地址会统一转为小写。
  • 保存前至少添加一个收件人。
  • 停用事件后，收件人草稿仍会保留。
未启用的共享模板

未启用状态只控制发送给客人的邮件。 已配置的酒店收件人仍会收到已实现的酒店通知。 这样员工或管理员可以接收运营提醒，同时保持客人邮件不发送。

邮件类型与触发时机​

Email type发送时机
Registration Success客人完成登记后
Registration Failed客人登记失败时
Check-in Success客人入住成功后
Check-in Failed入住失败时
Room Not Ready - Before Check-in Time入住时间前房间未准备好时
Room Not Ready - After Check-in Time入住时间后房间未准备好时，包括没有可用房间的排队预订
Room Ready for Check-in房间变为可入住时
Payment Dispute付款出现争议时
Check-out Success客人退房成功后
Check-out Failed退房失败时
已完成的退房

如果有人重复执行成功的退房，AVA 会显示该预订已经退房。 AVA 不会向客人或酒店收件人发送 Check-out Failed 邮件。

Check-in Success 邮件

只有当你的 Check-in Success 模板包含 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }} 时，AVA 才会插入生成的房间信息块。 如果缺少该占位符，AVA 会保持邮件其余部分不变。 此更新不会改变 Room Access Info 邮件行为。 生成的块可包含房间、门禁、楼栋入口、WiFi、储物柜和 SmartLock 详情。

房间信息预览

存在占位符时，Live Preview 现在会使用你保存的房间设置。 如果缺少楼栋入口代码、房间门禁方式或 Wi-Fi 设置，AVA 会隐藏对应部分。 当 Room Access 报告支持 QR 数字钥匙时，预览会显示 Room Access 按钮。 对于直接图片模式，预览使用随附的不可用演示 QR。 请勿扫描演示 QR，也不要将其视为客人门禁凭证。 该模式不会显示 PIN 示例或键盘操作说明。 PIN、储物柜、钥匙卡和领取方式的预览会保留各自匹配的示例内容。 预览现在会匹配客人收到的邮件。

使用 QR image (direct image) 发送时，已发送的邮件可以将当前 QR 作为内嵌 PNG，并保留备用的客人链接。AVA 会在发送前再次检查钥匙， 因此已撤回、过期或被替换的钥匙会停止发送。 托管链接发送仍保持现有的基于链接的邮件行为。

登记邮件按预订发送一次

AVA 对每个预订最多只发送一次 Registration Success 和 Registration Failed。 如果一个房间里有多位客人，第一位完成登记的客人会占用该邮件名额。 后续客人的提交不会重复发送登记邮件。

排队预订

当 AVA 在入住时间后将预订排队时，会发送 Room Not Ready - After Check-in Time 邮件。 稍后仍会发送 Room Ready for Check-in 邮件。

客人邮箱来源

如果客人在入住期间输入了不同的邮箱地址，AVA 会为客人消息保留该提交的地址。 如果主客人数据缺失，AVA 会使用它能识别的第一位客人。

校验反馈

保存失败时，AVA 会保留嵌套的模板路径。 这样横幅就能指向正确的邮件块，而不是通用字段。

房间信息默认值

房间信息邮件设置现在默认是 on。 如果保存值缺失，AVA 会将其视为已启用。 显式的 off 值仍保持关闭。 如果你在修复前更改过此设置，请保存一次 Settings → Room Access。 旧的保存可能会丢失该字段，因此重新保存会把它写回。

编辑器建议

编辑 Check-in Success 时，输入 {{ 可查看房间信息、SmartLocks PIN、储物柜和退房日期建议。 这些建议有助于你把生成的内容块放到客人需要的位置。

如果你没有看到 Room Ready for Check-in 或 Payment Dispute

这些选项只会在你的 PMS 支持这些事件时出现。 如果你预期应该看到，请联系支持。

模板变量​

在 HTML Editor 中使用以下变量：

已筛选变量

面板只会显示当前所选模板支持的变量。 点击 Show all variables 可浏览完整列表。

插入或复制变量

点击变量卡片即可在光标处插入。 如果你只想复制变量文本，请使用复制图标。

变量显示内容
{{guestName}}客人全名
{{hotelName}}酒店名称
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomNumber}}房号
{{lockCode}}房间门禁码
{{confirmationNumber}}确认号
需要时使用房间门禁信息

如果房间就绪邮件或入住邮件需要房间信息，请加入 {{roomNumber}} 或 {{lockCode}}。

房间门禁变量​

当你的消息需要包含房间门禁详情时，使用这些变量。

变量显示内容
{{roomInformationHtml}}生成的房间、门禁、楼栋入口和 WiFi 信息
{{pinCode}}SmartLock PIN 别名
{{lockCode}}房间门禁码
{{lockerNumber}}储物柜编号
{{lockerCode}}储物柜门禁码
使用房间门禁分类

打开 Template Variables 并展开 Room & Access Information 即可找到这些字段。 当你希望 AVA 插入房间信息块时，请在 Check-in Success 邮件中使用 {{roomInformationHtml}}。 {{pinCode}} 会提供 SmartLock PIN 别名。

故障排查​

邮件未发送​

你会看到： 客人或测试收件箱没有收到所选的入住期间邮件。

解决方法：

  1. 确认模板已启用。
  2. 确保 Email Title 和 HTML Editor 不为空。
  3. 检查该预订是否有客人邮箱地址。
  4. 修改后点击 Save Email Settings。
未启用的草稿

如果模板未启用，AVA 仍会保存你的邮件内容。 邮件准备好发送后再启用模板。

酒店通知未发送​

你会看到： 酒店收件人没有收到入住期间通知。

解决方法：

  1. 打开 Communication Hub → Hotel Notifications。
  2. 选择产生该事件的旅程。
  3. 确认该旅程支持并启用了该事件。
  4. 确认该事件至少配置了一个收件人。
  5. 只有在你也希望发送给客人时，才检查客人模板状态。
  6. 点击 Save，然后再次测试该事件。
未启用的客人模板

未启用的客人模板不会阻止已配置的酒店收件人接收邮件。 只有在客人也应收到该消息时，才启用客人模板。

Send Test Email 已禁用​

你会看到： Send Test Email 显示为灰色，或提示框要求先保存更改。

解决方法：

  1. 填写 Email Sender Name、Email Title 和 HTML Editor。
  2. 点击 Save Email Settings。
  3. 再次尝试 Send Test Email。

测试邮件发送失败​

你会看到： 弹窗显示“测试邮件发送失败。请重试。”

解决方法：

  1. 检查收件箱地址是否有效。
  2. 再次保存模板。
  3. 尝试使用其他测试收件箱。
  4. 如果错误重复出现，请联系支持。

部分设计图片未被保存​

你会看到： 生成的草稿警告一张或多张设计图片未被保存。

解决方法：

  1. 查看生成的预览并找出缺失的图片。
  2. 用较小版本替换源图片。
  3. 从上传的设计中删除不必要的图片。
  4. 再次生成草稿。
  5. 点击 Accept & Use 前检查预览。
发生原因

AVA 可能会缩小图片，以符合每张图片的限制。 仍超过限制的图片无法出现在生成的邮件中。

AI 生成的邮件在手机上难以阅读​

你会看到： 文本看起来很小，或邮件超出手机屏幕范围。

解决方法：

  1. 打开当前邮件模板。
  2. 点击 Generate with AI。
  3. 要求 AI 修改现有模板，使其适合在移动端阅读。
  4. 点击 Accept & Use。
  5. 检查 Mobile 预览。
  6. 向手机发送测试邮件。
现有手动 HTML

修改模板时，AI 会升级固定宽度和过小的文本。 手动编辑 HTML 后仍需要进行移动端预览和测试邮件检查。

状态没有变化​

你会看到： 点击 Activate 或 Deactivate 后，徽标没有切换。

解决方法：

  1. 等待请求完成。
  2. 检查模板中的内联校验错误。
  3. 如果进行了编辑，请再次保存模板。
  4. 刷新页面并再次尝试该操作。
编辑内容仍会保存

如果状态更改失败，AVA 会保留你的编辑。 只有请求成功后，徽标才会更改。

酒店收件人保存被阻止​

你会看到： "At least one recipient is required when enabled."

解决方法：

  1. 打开 Communication Hub → Hotel Notifications。
  2. 在任意已启用的事件行中至少添加一个收件人。
  3. 点击 Save。

错误的旅程收到通知​

你会看到： 员工收到了通知，但配置的旅程与客人流程不匹配。

解决方法：

  1. 打开 Communication Hub → Hotel Notifications。
  2. 查看 Pre-arrival、CCI、ACI 或 Checkout 的已保存规则。
  3. 检查产生该事件的旅程下是否启用了该事件。
  4. 确认收件人标签属于该旅程。
  5. 修正规则后点击 Save。
未保存的旅程规则

未保存的旅程会继续使用旧的共享行为。 测试独立收件人或事件选择前，请先保存旅程规则。

事件缺失​

你会看到： 预期的酒店通知事件没有显示。

解决方法：

  1. 确认选择了正确的旅程。
  2. 检查 PMS 是否支持该事件。
  3. 确认 PMS 连接后刷新页面。
  4. 如果事件仍不可用，请联系支持。

Hotel Notifications 一直加载​

你会看到： 旅程标签显示加载占位符或请求错误。

解决方法：

  1. 等待所选旅程完成加载。
  2. 如果出现错误，请刷新页面并重新选择该旅程。
  3. 检查网络连接。
  4. 如果同一旅程反复失败，请联系支持。
切换旅程

在切换标签页时，AVA 会保留已成功加载的旅程。 未缓存的旅程只会在你首次选择它时加载。

Email 地址被拒绝或重复​

你会看到： "Please enter a valid email address." 或 "This email is already added."

解决方法：

  1. 输入完整地址，例如 frontdesk@hotel.com。
  2. 删除同一行中的重复标签。
  3. 再次点击 Save。

因安全问题导致保存被阻止​

你会看到： 警告提示 HTML 存在安全问题。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 再次点击 Save Email Settings。

邮件 HTML 过长​

你会看到： 粘贴较大的邮件正文后，AVA 拒绝保存。

解决方法：

  1. 将 HTML 长度减少到 100,000 个字符以内。
  2. 删除重复的内联样式或未使用的区块。
  3. 再次保存模板。

校验错误显示在错误的字段​

你会看到： 横幅提到了某个模板，但内联错误看起来很笼统。

解决方法：

  1. 打开横幅中提到的模板。
  2. 检查该模板中高亮显示的字段。
  3. 修正内容，必要时缩短 HTML。
  4. 再次保存。

Live Preview 隐藏了内容​

你会看到： HTML 的部分内容没有显示在 Live Preview 中。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 再次预览。

列表中缺少模板​

你会看到： 缺少 Room Ready 或 Payment Dispute。

解决方法：

  1. 这些类型仅会在 PMS 支持对应事件时显示。
  2. 检查 PMS 设置或联系支持。

Check-in Success 邮件缺少房间详情​

你会看到： 邮件已发送，但缺少房间、门禁、楼栋或 WiFi 详情。

解决方法：

  1. 打开 Check-in Success 模板。
  2. 在应显示区块的位置添加 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }}。
  3. 保存模板。
  4. 再次发送测试邮件或完成一次测试入住。
房间详情为空

如果生成的房间信息为空，AVA 会清除占位符。 这样可以保留模板的其余内容。

预览示例数据

存在占位符时，Live Preview 现在会使用示例房间信息 HTML。 这样你可以在保存前确认生成区块的间距和布局。

房间信息开关无法保持关闭​

你会看到： 关闭 Show "Email room information" 后，check-in v3 仍显示房间信息按钮。

解决方法：

  1. 前往 Settings → Room Access。

  2. 再次关闭 Show "Email room information"。

  3. 点击 Save。

  4. 刷新 check-in v3，或开始一次新的测试入住。

    ✓ 刷新后房间信息按钮仍保持隐藏。

如果你在修复前保存过此设置

如果你在此后端修复之前关闭了开关，请在部署后再次保存。 这样会使用新字段重新写入设置。

仍然无法解决？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按照上述步骤操作后邮件仍未发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议提供：

  • 邮件设置页面的屏幕截图
  • 你正在编辑的邮件类型
  • 你已经尝试过的步骤