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首次入住

快速设置

预留大约 5 分钟。你将扫描身份证件、确认客人信息、收集签名并发放房间访问权限。

本指南帮助你完成首次客人入住，流程从查找预订一直到获取房间访问权限。

前往： Operations → Check-ins

运营控制面板

快速参考​

步骤功能显示位置
Reservation Lookup查找预订Check In 或 Staff Access
Document Upload扫描护照/身份证每张房卡上的 Guest Verification
Guest Information确认信息Guest Information → Fill
Signature采集签名Signature → Sign
Check-In完成入住Proceed to Check-In
Room Access发放钥匙、PIN 或储物柜代码Room Information

开始前​

确认以下事项：

  • 预订处于有效状态（未取消，也不是未到店）
  • 客人已准备好护照或身份证
  • 房间已准备好，或可以分配
  • 已准备好配置的房间访问权限发放方式

步骤​

1. 查找预订​

  1. 在 Check In 页面扫描客人的护照或身份证。

  2. 如果 Passport Scan Booking Lookup 已关闭，选择 Use Confirmation Number Instead。

  3. 输入确认号并选择 Continue。

    ✓ AVA 会在查找并加载预订时显示查找进度。

    ✓ 查找完成后会显示房卡。

    自助入住预订查找

OTA 或外部预订参考号

如果客人提供的是 OTA 或外部预订参考号，请在同一字段中输入。 AVA 会先检查确认号，然后将外部参考号作为备用方式。 对于 Opera 预订，AVA 会先验证完整记录，再选择结果。 如果使用完全匹配的参考号查找不到结果，AVA 会将参考号转换为大写后重试一次。 AVA 会在完整预订记录中进行不区分大小写的参考号比对。 确认号查找行为不变。 系统会同时检查外部参考号和到达日期，因此过时的摘要数据不会选中错误的预订。 如果详细信息不匹配，或 Opera 返回多个不明确的结果，AVA 不会选择预订。

查看预订查找进度​

AVA 查找预订时会显示带名称的阶段。 这取代了之前的加载旋转图标，帮助你确认查找仍在进行。

查找方式可能显示的阶段
护照或身份证扫描Reading your document → Finding your booking → Retrieving your reservation → Checking your booking
确认号Finding your booking → Retrieving your reservation → Checking your booking
证件检查失败后的确认号其他阶段之前可能会显示 Verifying your document

AVA 完成最终检查时，进度条可能会在接近末尾处暂停。 查找进行期间，请勿再次按 Continue。

对于某些护照扫描，AVA 可能会在这些检查完成前显示房间列表。 此预订预览可能显示入住日期、房型和客人数。 房间号、确认参考号和其他客人姓名会暂时隐藏。

你可能会看到 You booked [number] rooms 消息和待确认的房卡。 AVA 确认预订期间，只有 Fill 可用。 先开始填写客人信息，然后等待确认值显示。

✓ 你输入的信息在确认期间会保留给正确的客人。

AVA 会在预览中列出所有预先登记的客人。 匹配的客人会先显示已上传的护照信息。 确认继续期间，如需处理其他客人，请在该客人所在行选择 Upload。 AVA 会暂存该上传内容，并在确认完成后与已确认的客人进行核验。 如果实时确认切换了预订，AVA 会将护照与已确认预订中的客人资料进行匹配。 如果匹配结果不明确，或同一预订中的客人资料发生变化，系统会拒绝此次匹配，不会关联该护照。

如果确认无法完成，AVA 会返回正常的查找流程。 使用相同的护照图像，或输入完整的确认号。

如果客人重新开始流程，扫描相同的可信护照可能会再次显示有限预览。 AVA 会在显示预览前等待实时预订检查。 只有在预订中的客人未变更且没有人办理入住时，此功能才有效。 重复扫描不会再次保存证件，也不会显示实时账单详情。 其他证件、已变更的客人信息、已取消的预订和已入住的预订都会返回确认号查找。

如果查找失败，AVA 会将你返回表单，并保留确认号。 检查确认号，然后再次选择 Continue。

如果护照验证后重试仍失败，AVA 会清除进度页面。 系统会将你转到确认号查找，以便你使用确认号继续操作。

平板房卡

在 iPad 系列屏幕上，你会看到堆叠显示的房间详情。 Confirmation、OTA、Guests 和 Stay 会分开显示，便于阅读。 客人操作会移动到房卡上客人姓名的下方。

窄屏幕上的多房间预订

在手机和小型平板电脑的竖屏模式下，AVA 会先要求你选择房间。 查看每个磁贴上的房间号、房型、确认号和已预订客人的姓名。 选择你正在为其办理入住的房间磁贴。

添加客人前，确认 Adding to Room [number] of [total] 标签。 选择 Wrong room? 以选择其他房间。 房间完成后，AVA 会在消息中提示下一个房间。

摄像头提示

在 Check-In 和 Pre-arrival 中，AVA 会短暂显示当前摄像头以及证件的持放位置。 在 AVA 识别摄像头方向时，预览开始后不久可能会出现提示。 提示会在约三秒后消失，也会在你点击提示后消失。 继续扫描无需额外点击。 在 Upload All Documents 期间，每次批量上传会话只显示一次提示。 对于其他证件或重新拍摄，提示不会重复显示。 打开新的批量上传模态框时，提示会再次显示。 Assisted Check-In 不会显示动画提示。 扫描期间，Back camera 或 Front camera 标记会保持可见。 如果提示消失，请按照标记和屏幕上的指引操作。

如果你使用的是 Assisted Check-In (ACI)

  1. 在欢迎页面选择 Check In。

  2. 打开 Staff Access。

  3. 按客人姓名、预订 ID 或外部预订 ID 搜索。

  4. 选择正确的预订。

    如果你使用房间确认号搜索，AVA 会查找该房间。 即使结果包含多个归为一组的房间，也仍然如此。 继续操作前，请确认房间号。

    辅助入住员工查找

Staff Access 日期范围

Staff Access 只显示 昨天和今天 的到达记录。要查找其他日期，请按确认号搜索。

提前使用 ACI 办理入住

在允许的时间之前，经过验证的 ACI 员工可以查看允许的日期和时间。 他们可以选择 Override and check in 或 Cancel。 自助入住和 Pre-arrival 在允许的时间之前仍会被阻止。 对于零晚预订，仍必须启用 Day use。

2. 上传证件​

  1. 为主客人选择 Document Upload → Upload。

  2. 扫描护照或身份证。

    ✓ 证件状态会显示为已完成。

摄像头提示

在 Check-In 或 Pre-arrival 中出现摄像头提示时，请按照提示操作。 预览变为活动状态后，提示可能会稍后出现。 在 Upload All Documents 期间，每次会话只显示一次提示。 对于其他证件或重新拍摄，提示不会重复显示。 匹配的 Back camera 或 Front camera 标记会在扫描期间保持可见。 如果没有显示摄像头标记，请按照屏幕上的通用扫描指引操作。

提示： 使用 Upload All Documents 一次扫描所有客人的证件。

完成一次上传后

如果 Guest Step Auto-Advance 已开启，AVA 会自动为该客人打开 Guest Information。 如果未开启，你会停留在房卡上，直到自己打开该步骤。 批量上传仍会沿用分组审核流程。

在较小屏幕上审核批量上传

在 Upload All Documents 审核页面中，摘要会在窄屏幕上堆叠显示在列表上方。 滚动审核区域，以查看每张护照或身份证卡片及其分配控件。 较长的客人姓名会在卡片内换行，不会延伸到屏幕之外。 底部操作仍然可以访问，并会在设备边缘周围保留空间。 在笔记本电脑和 iPad 横屏上，审核列表时概览操作仍会保持可见。

3. 完善客人信息​

  1. 选择 Guest Information → Fill。

  2. 确认必填字段。 对于 Estimated Arrival Time 或 Departure Time，选择时间后点击 OK。 选择 Cancel、点击选择器外部或按 Escape，可保留之前的值。

  3. 选择 Save。

    ✓ Guest Information 步骤已完成。

保存后

如果 Guest Step Auto-Advance 已开启，AVA 会在保存后打开 Signature 或下一个必需步骤。 如果未开启，你必须自己选择下一步。 请使用打开的模态框，不要再次点击房卡。

电话国家码

如果客人没有电话号码，AVA 会使用护照国籍作为默认国家码。 现有电话号码会保留其已保存的国家码。 AVA 会在预填前清除明显的占位号码，例如 +1 0000000000。

4. 采集签名​

  1. 选择 Signature → Sign。

  2. 采集客人的签名。

    ✓ Signature 步骤已完成。

    客人签名界面

如果签名过小或不完整，AVA 会显示内联指引，而不是静默保存。 请客人在签名线更大的范围内签名，然后点击 Save Signature。

如果提交失败： 在同一行再次选择 Sign，然后重新采集并提交签名。

5. 完成入住​

  1. 选择 Proceed to Check-In。

  2. 等待进度页面完成。

    ✓ 房卡会显示入住已完成状态。

6. 提供房间访问权限​

在房卡上打开 Room Information：

当配置了由 AVA 管理的发放方式时，AVA 要求完成此步骤。 这包括 PIN 智能锁、QRLOCK 数字钥匙、储物柜和已配置的非手动钥匙卡。 手动发放或不可用的发放方式仍会作为单独的工作人员处理结果。

钥匙卡不要求客人电话号码

如果 PMS 没有电话号码，AVA 会省略该缺失值，并继续配置的钥匙卡流程。 客人完成入住后，你仍可以创建钥匙卡。

  • 钥匙卡： 在单设备 ACI 中，先确认交接。 在双设备 ACI 中，成功入住后才会显示操作。 选择 Create Keycard 或 Already Encoded。 如果所选 Guest Tablet 有启用的默认编码器，AVA 会预先选中它。 如果该编码器不可用，请手动选择一个启用的编码器。

    钥匙卡编码界面

  • 智能锁： 选择 Show PIN 并分享代码。

  • QRLOCK： 查看发放状态；如有需要，复制当前托管的客人链接。 电子邮件发放会重新使用已发放的钥匙，不会创建另一把钥匙。

  • 储物柜： 分享 Locker Number 和 Show Code。

设置 ACI 钥匙卡有效截止日期和时间​

这些控件仅在 ACI 钥匙卡编码时显示。 如需办理延迟退房或处理连续预订，请使用这些控件。

  1. 在最终钥匙卡编码步骤中，查看 Key valid until。
  2. 选择客人应失去访问权限的日期。
  3. 选择客人应失去访问权限的时间。
  4. 选择 Reset to hotel default 以恢复两个值。
  5. 继续编码卡片。

日期从退房日期开始。 如果之前的编码日期仍在未来，AVA 会从该日期开始。 如果有之前的编码时间，系统会从该时间开始。 否则，AVA 会使用酒店默认时间和客人最晚退房时间中较晚的一个。 如果酒店从未保存钥匙失效时间，酒店默认时间为 14:00。 这包括预订中其他房间显示的同行客人和重复的主客人。 已豁免的手动 ACI 主客人不会计入，因为他们不占用该房间。 AVA 使用你酒店的时区。 你不能选择过去的日期。

连续预订

如果客人有连续预订，请选择更晚的日期。 这样一张钥匙卡即可覆盖完整入住期间。 只有在你将日期从退房日期改晚时，较晚日期才会生效。

每张卡使用同一个失效时间

编码多张卡时，AVA 会重复使用并锁定相同的失效日期和时间。 第一张卡成功后，AVA 会为其余卡片保留这些值。 这只会改变钥匙卡，不会更新 PMS 预订。

钥匙卡日期或时间与预期不符​

你看到的情况： Key valid until 显示了意外的日期或时间。

解决方法：

  1. 检查酒店的 Keycard Expiration Time 设置。
  2. 检查房间内每位客人的退房时间。
  3. 检查所选的 Key valid until 日期。
  4. 如果需要使用酒店配置的失效时间，请选择 Reset to hotel default。
  5. 输入已确认的延迟退房日期和时间，然后继续编码。

入住后会发生什么​

  • 房间状态会更新为已入住。
  • 完成所需的 ACI 步骤后，房间访问权限会显示在房卡上。
  • 启用入住后切换开关时，WiFi 详情会显示在 WiFi 下。

返回自助终端欢迎页面​

完成 CCI 入住后，已配置的自助终端会返回其 Welcome 页面。 这样下一位客人无需工作人员重新打开自助终端链接即可开始操作。

浏览器返回和应用内的 Exit 也会返回同一个自助终端 Welcome 页面。 自助终端在退出期间会保留已保存的酒店、模式和终端分配信息。

自助终端引导完成后，AVA 会从浏览器地址中移除设置标识符。 Welcome 页面应显示简洁的自助终端根 URL，例如 /#/。 已保存的终端上下文仍会用于识别正确的酒店、模式和终端。

自助终端隐私与恢复

设置完成后，请勿复制或分享旧的启动 URL。 正常使用自助终端时，请使用简洁的根 URL。 只有当启动详情与已保存的终端上下文完全匹配时，AVA 才会保留这些详情。 未配对的浏览器或不匹配的已保存上下文会改为打开 Kiosk Setup。

部署后，请在常用根 URL 上刷新或重新启动受管理的旧版自助终端。 如果已保存的上下文仍然存在，AVA 会自动恢复正确的 Welcome 页面。 当 URL 为空或只包含商户上下文时，同样适用。

如果浏览器没有配对或没有已保存的自助终端上下文，则会打开自助终端设置。 接待客人前，请将浏览器与目标自助终端配对。

入住后自助终端打开设置​

你看到的情况： 完成 CCI 入住后打开的是 Kiosk Setup，而不是 Welcome。

解决方法：

  1. 前往 Settings → Kiosk。

  2. 在受管理的根 URL 上刷新或重新启动自助终端。

  3. 确认浏览器已与目标自助终端配对。

  4. 确认其入住模式为 Self Check-In (CCI)。

  5. 如果缺少配对，请按照配对浏览器操作。

  6. 再次完成一次测试入住。

    ✓ 配置的自助终端会在完成后返回 Welcome 页面。

自助终端标识符仍显示在地址中​

你看到的情况： 自助终端可以正常工作，但 mid、mode 或 kioskId 仍显示在浏览器地址中。

解决方法：

  1. 确认自助终端已完成初始引导。

  2. 在受管理的根 URL 上刷新自助终端。

  3. 确认浏览器已与目标自助终端配对。

  4. 完成一次测试入住，然后返回 Welcome。

    ✓ 自助终端会保留已保存的上下文，并显示简洁的根 URL。

如果完成这些步骤后标识符仍存在，请停止使用该自助终端。 联系支持团队，以便检查存储或上下文是否不匹配。

仍然无法完成？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 找不到预订
  • ❌ 完成所有步骤后入住仍被阻止
  • ❌ 入住后没有显示房间访问权限

建议提供：

  • 错误截图
  • 预订确认号
  • 问题开始的时间