Check-In Pertama

Pengaturan Cepat

Sisihkan sekitar 5 menit. Anda akan memindai ID, mengonfirmasi detail tamu, mengambil tanda tangan, dan menerbitkan akses kamar.

Panduan ini membantu Anda menjalankan check-in tamu pertama, dari pencarian reservasi sampai akses kamar.

Buka: Operations → Check-ins

---

Referensi Cepat

Langkah	Fungsinya	Muncul di
Reservation Lookup	Menemukan booking	Check In atau Staff Access
Document Upload	Memindai paspor/ID	Guest Verification pada setiap room card
Guest Information	Mengonfirmasi detail	Guest Information → Fill
Signature	Mengambil tanda tangan	Signature → Sign
Check-In	Menyelesaikan check-in	Proceed to Check-In
Room Access	Menerbitkan key/PIN	Room Information

---

Sebelum Memulai

Pastikan hal berikut:

• Reservasi aktif (bukan cancelled atau no-show)
• Tamu menyiapkan paspor atau ID
• Kamar siap atau bisa ditetapkan
• Keycard encoder atau smart lock Anda online

---

Langkah-langkah

1. Cari reservasi

1. Di layar Check In, pindai paspor atau ID tamu.

2. Jika pemindaian tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead.

3. Masukkan confirmation number lalu pilih Continue.

   ✓ Room card akan muncul.

   

Saat pemindaian tidak menemukan reservasi

Pencarian scan hanya cocok untuk kedatangan dari kemarin dan hari ini. Gunakan confirmation number untuk kedatangan lebih awal atau di masa mendatang.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

1. Pada layar sambutan, pilih Check In.

2. Buka Staff Access.

3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID.

4. Pilih reservasi yang benar.

   

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan kedatangan dari kemarin dan hari ini. Untuk mencari tanggal lain, gunakan pencarian dengan confirmation number.

2. Unggah dokumen

1. Pilih Document Upload → Upload untuk tamu utama.

2. Pindai paspor atau ID.

   ✓ Status dokumen akan ditandai selesai.

Tip: Gunakan Upload All Documents untuk memindai semua tamu sekaligus.

Setelah satu unggahan

Jika Guest Step Auto-Advance aktif, AVA akan membuka Guest Information untuk tamu itu secara otomatis. Jika tidak aktif, Anda tetap berada di room card sampai membuka langkahnya sendiri. Unggahan massal tetap berada di alur review grup.

3. Lengkapi informasi tamu

1. Pilih Guest Information → Fill.

2. Konfirmasi field yang wajib.

3. Pilih Save.

   ✓ Langkah Guest Information selesai.

Setelah save

Jika Guest Step Auto-Advance aktif, AVA akan membuka Signature atau langkah wajib berikutnya setelah Anda menyimpan. Jika tidak aktif, Anda harus memilih langkah berikutnya sendiri. Gunakan modal yang terbuka alih-alih mengklik room card lagi.

Kode negara telepon

Jika tamu tidak memiliki nomor telepon, AVA menggunakan nationality paspor sebagai kode negara default. Nomor telepon yang sudah ada mempertahankan kode negara yang tersimpan.

Saran alamat

Saat tamu mengetik field alamat atau perjalanan, AVA memprioritaskan Google Places berdasarkan nationality tamu. Jika nationality kosong, AVA kembali ke negara hotel.

Peringatan nomor dokumen

Jika Anda melihat peringatan di bawah Document Number, periksa ulang ID. Peringatan tidak menghalangi check-in.

4. Ambil tanda tangan

1. Pilih Signature → Sign.

2. Ambil tanda tangan tamu.

   ✓ Langkah Signature selesai.

   

Jika tanda tangan terlalu kecil atau tidak lengkap, AVA menampilkan panduan langsung di layar, bukan menyimpan diam-diam. Minta tamu menandatangani lebih banyak pada garis yang tersedia, lalu ketuk Save Signature.

Jika submit gagal: Pilih Sign lagi pada baris yang sama, lalu ambil dan kirim tanda tangan lagi.

5. Selesaikan check-in

1. Pilih Proceed to Check-In.

2. Tunggu sampai layar progres selesai.

   ✓ Room card menampilkan status check-in selesai.

6. Berikan akses kamar

Buka Room Information pada room card:

• Keycards: Di ACI, konfirmasi serah terima terlebih dahulu, lalu pilih Retrieve Keycard atau Already Encoded.

  

• Smart Locks: Pilih Show PIN dan bagikan kodenya.

• Lockers: Bagikan Locker Number dan Show Code.

Pemeriksaan mode akses kamar

Manage Locker Code dan kode locker hanya muncul ketika Settings → Room Access diatur ke Locker Systems. Jika AVA masih memuat mode akses kamar, tunggu lalu coba lagi dari room card.

Tip: Jika WiFi dikonfigurasi, bagian WiFi menampilkan nama dan kata sandi. Catatan kamar muncul di bawah General Information.

Room-card messages mengikuti bahasa tamu, termasuk kode regional seperti ko-KR.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

Setelah check-in, layar menampilkan Check-In Complete dan meminta tamu mengembalikan perangkat. Jika kamar menggunakan keycard, konfirmasi serah terima terlebih dahulu. Lalu kontrol keycard akan muncul di room card. Gunakan Retrieve Keycard untuk kartu baru atau Already Encoded untuk kartu yang disiapkan sebelumnya. Dalam demo mode, tombol keycard muncul setelah serah terima.

---

Pemecahan Masalah

Reservasi tidak ditemukan setelah scan

Yang Anda lihat: "Reservation not found" atau Anda diarahkan ke layar konfirmasi.

Perbaikan:

1. Masukkan confirmation number alih-alih memindai
2. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau kemarin
3. Periksa apakah reservasi dibatalkan atau no-show

Beberapa reservasi ditemukan

Yang Anda lihat: "Multiple reservations found."

Perbaikan:

1. Cari dengan confirmation number
2. Di Staff Access, cari dengan reservation ID atau external booking ID

Tombol check-in nonaktif

Yang Anda lihat: Proceed to Check-In menampilkan "Complete all steps."

Periksa:

• Semua tamu sudah menyelesaikan Document Upload
• Guest Information tersimpan untuk setiap tamu
• Signature selesai untuk tamu yang wajib menandatangani
• Facial Verification selesai (hanya Self Check-In)
• Deposit dan Payment selesai jika ditampilkan
• Tamu yang belum hadir ditandai Check In Later atau sudah ditambahkan

Kamar belum siap atau terlalu awal

Yang Anda lihat: "Room not ready", "No rooms available", atau check-in gagal setelah Proceed to Check-In.

Perbaikan:

1. Periksa status kamar di PMS Anda atau Room Status
2. Tetapkan kamar lain jika diizinkan
3. Ikuti kebijakan early check-in Anda

Modal penawaran opsional menghalangi penyelesaian

Yang Anda lihat: Modal Win A Complimentary 1-Night Stay muncul sebelum Complete Check-In.

Perbaikan:

1. Tutup modal
2. Pilih Complete Check-In lagi

Unggah dokumen gagal

Yang Anda lihat: "Document upload failed" atau unggahan berhenti.

Perbaikan:

1. Coba pindai lagi dengan pencahayaan lebih baik
2. Pilih Upload Document dan gunakan foto yang lebih jelas
3. Jika masalah berlanjut, gunakan Use Confirmation Number Instead

Error bulk upload

Yang Anda lihat: Error muncul di samping paspor tertentu dalam mode Upload All Documents, misalnya:

• "Document number not detected"
• "Already uploaded for [guest name]"
• "Guest limit reached"

Perbaikan:

1. Untuk error deteksi, pilih Rescan passport dan pindai dengan pencahayaan lebih baik
2. Untuk duplikat, tetapkan paspor ke tamu lain
3. Untuk batas tamu, pilih tamu yang sudah ada alih-alih membuat yang baru
4. Jika error tetap muncul, tutup modal dan gunakan unggah individual untuk paspor bermasalah

Kode verifikasi diminta saat bulk upload

Yang Anda lihat: Memilih Insert Guests membuka panel Verify Your Booking alih-alih menyimpan. Ini terjadi saat nama dokumen tidak cocok dengan reservasi.

Perbaikan:

1. Buka email pemesanan dan temukan kode 4 digit

2. Masukkan kode lalu pilih Verify Code

3. Jika email belum datang, pilih Resend Code setelah hitungan mundur selesai

4. Jika kode terus gagal, pastikan Anda membaca email terbaru

   ✓ AVA menyimpan penetapan secara otomatis setelah kode diterima.

Panel tidak muncul

Jika nama dokumen berbeda tetapi panel kode tidak muncul, OTP Fallback for Name Mismatch mungkin nonaktif. Lihat Name Mismatch OTP Fallback.

Facial verification terus gagal

Yang Anda lihat: "Facial Verification Failed" atau layar mismatch.

Perbaikan:

1. Ambil ulang selfie dengan pencahayaan yang lebih terang
2. Unggah ulang dokumen jika foto potret buram
3. Jika tamu tidak bisa lolos, ikuti kebijakan review manual Anda

Akses kamar tidak muncul

Yang Anda lihat: Tidak ada kode atau opsi keycard setelah check-in.

Perbaikan:

1. Refresh room card dan pastikan check-in selesai
   • Jika Room Access menampilkan Pending atau Partial success, tunggu hingga selesai.
2. Buka Settings → Room Access dan pastikan metode akses kamar aktif sudah benar
3. Kembali ke check-in dan buka lagi Room Information
4. Periksa pesan error Room Access lalu ikuti instruksinya
5. Jika akses masih tidak muncul, hubungi support

Kontrol keycard tersembunyi di ACI

Yang Anda lihat: Anda tidak melihat Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah check-in.

Perbaikan:

1. Konfirmasi serah terima staf terlebih dahulu.
2. Tunggu room card disegarkan.
3. Pilih Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah tombol muncul.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak ditemukan setelah scan atau confirmation number
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Akses kamar tidak muncul setelah check-in

Informasi yang membantu untuk disertakan:

• Screenshot error
• Nomor konfirmasi reservasi
• Nama tamu dan tanggal kedatangan
• Waktu masalah dimulai

Panduan Terkait

• Kebijakan Check-In
• Pembayaran
• Peringatan Nomor Dokumen Saat Check-In