Lewati ke konten utama

Check-In Pertama

Pengaturan Cepat

Siapkan sekitar 5 menit. Anda akan scan ID, konfirmasi detail tamu, ambil tanda tangan, dan menerbitkan akses kamar.

Panduan ini membantu Anda menjalankan check-in tamu pertama dari proses lookup hingga pemberian akses kamar.

Buka: Operations → Check-ins

Operations Dashboard

Referensi Cepat​

LangkahFungsiMuncul di
Reservation LookupMencari bookingCheck In atau Staff Access
Document UploadScan paspor/IDGuest Verification di tiap room card
Guest InformationKonfirmasi detailGuest Information → Fill
SignatureAmbil tanda tanganSignature → Sign
Check-InMenyelesaikan check-inProceed to Check-In
Room AccessMengeluarkan kunci/PINRoom Information

Sebelum Memulai​

Pastikan hal berikut:

  • Reservasi aktif (bukan cancelled atau no-show)
  • Tamu menyiapkan paspor atau ID
  • Kamar siap atau bisa ditugaskan
  • Keycard encoder atau smart lock Anda online

Langkah-langkah​

1. Cari reservasi​

  1. Di layar Check In, scan paspor atau ID tamu.

  2. Jika scanning tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead.

  3. Masukkan nomor konfirmasi lalu pilih Continue.

    ✓ Room card akan muncul.

    Self Check-In Reservation Lookup

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

  1. Pada layar welcome, pilih Check In.

  2. Buka Staff Access.

  3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID.

  4. Pilih reservasi yang benar.

    Assisted Check-In Staff Lookup

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan tamu kedatangan dari kemarin dan hari ini. Untuk tanggal lain, gunakan pencarian dengan nomor konfirmasi.

2. Upload dokumen​

  1. Pilih Document Upload → Upload untuk tamu utama.

  2. Scan paspor atau ID.

    ✓ Status dokumen akan ditandai selesai.

Tip: Gunakan Upload All Documents untuk scan semua tamu sekaligus.

3. Lengkapi informasi tamu​

  1. Pilih Guest Information → Fill.

  2. Konfirmasi field yang wajib.

  3. Pilih Save.

    ✓ Langkah Guest Information selesai.

4. Ambil tanda tangan​

  1. Pilih Signature → Sign.

  2. Ambil tanda tangan tamu.

    ✓ Langkah Signature selesai.

    Guest Signature Screen

5. Selesaikan check-in​

  1. Pilih Proceed to Check-In.

  2. Tunggu hingga layar progres selesai.

    ✓ Room card menampilkan status check-in berhasil.

6. Berikan akses kamar​

Buka Room Information pada room card:

  • Keycards: Pilih Retrieve Keycard lalu ikuti petunjuk.

    Keycard Encode Screen

  • Smart Locks: Pilih Show PIN lalu bagikan kodenya.

  • Lockers: Bagikan Locker Number dan Show Code.

Setelah Check-In​

  • Status kamar diperbarui menjadi occupied.
  • Akses kamar muncul di room card (atau di front desk untuk ACI).
  • Detail WiFi muncul di bagian WiFi jika sudah dikonfigurasi.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Reservasi tidak dapat ditemukan
  • ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
  • ❌ Akses kamar tidak muncul setelah check-in

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Screenshot error
  • Nomor konfirmasi reservasi
  • Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait​