Atur Assisted Check-In

Penyiapan Cepat

Sebagian besar properti selesai dalam sekitar 5 menit. Anda akan mengonfirmasi detail hotel, aturan registrasi, dan QR code tablet.

Panduan ini membantu Anda menyelesaikan wizard Assisted Check-In Setup untuk check-in yang dipandu staf.

---

Referensi Cepat

Langkah	Yang diatur	Di mana Anda berada
Ikhtisar	Apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda dapatkan	langkah 1 Assisted Check-In Setup
Hotel Information	Nama hotel, negara, timezone	Hotel Information
PMS Integration	Hubungkan PMS Anda	PMS Integration
AVA PMS Setup (optional)	Buat room type + room (hanya AVA)	AVA Setup
Create Reservation	Buat reservasi uji	Create Reservation
Assign Room (AVA only)	Tetapkan room ke booking uji	Assign Room
Check-In Time	Waktu check-in yang diizinkan dan usia minimum	Check-In Time
Registration Fields	Data tamu yang wajib	Registration Fields
Registration Card Signing	Siapa yang menandatangani kartu	Registration Card Signing
Room Access	Akses yang dibantu staf	Room Access
Try Check-In Now	Toggle mode, link + QR	Try Check-In Now

---

Sebelum Memulai

Pastikan hal berikut:

• Anda memiliki izin settings:write
• Nama hotel dan negara sudah siap
• Zona waktu diketahui (atau gunakan auto-set)
• Kredensial PMS tersedia (opsional)
• Tablet tersedia untuk assisted check-in

---

Langkah demi Langkah

1. Buka wizard penyiapan

1. Buka Onboarding → Assisted Check-In Setup (berlabel AVA Setup).

2. Jika penawaran akses gratis muncul, pilih Dismiss.

3. Tinjau kartu overview lalu pilih Begin Setup.

   ✓ Anda berpindah ke Hotel Information.

Ingin melihat alurnya dulu?

Pilih Try demo untuk membuka check-in uji di tab baru. Jika demo reservation memakai keycard, prompt handover muncul terlebih dahulu. Setelah handover, gunakan Create Keycard atau Already Encoded.

Di mana ini muncul

Hotel pada paket assisted-only akan diarahkan ke sini setelah login. Tanyakan admin Anda jika Anda tidak melihat link ini.

2. Tambahkan informasi hotel

1. Masukkan Hotel Name.

2. Pilih Country (mulai mengetik untuk mencari, lalu pilih hasilnya, atau tekan Enter).

3. Konfirmasi Timezone (akan terisi otomatis setelah country dipilih).

4. Pilih Next.

   ✓ Langkah tersimpan dan status menampilkan "Saved ✓".

3. Hubungkan PMS (opsional)

1. Pilih PMS Provider.

2. Masukkan kredensial yang diperlukan.

3. Pilih Next.

   ✓ Pengaturan koneksi tersimpan.

Tidak pakai PMS?

Pilih AVA PMS atau Use AVA. Langkah setup AVA akan muncul sebelum Room Access.

Belum punya kredensial PMS?

Pilih Next setelah menyimpan langkah sebelumnya, lalu gunakan Save & Exit untuk keluar dan kembali nanti.

Jika Anda tidak memakai PMS (pilih AVA PMS)

1. Di PMS Integration, pilih AVA PMS atau Use AVA.

2. Pilih Next untuk menyimpan.

3. Buat Room Type pertama Anda.

4. Masukkan nama room type.

5. Pilih Room View.

6. Pilih Save.

   ✓ Anda melihat pesan sukses.

7. Buat Room pertama Anda.

8. Buat Test Reservation.

9. Tetapkan room ke reservasi uji.

   ✓ Langkah-langkah ini muncul sebelum Room Access.

Jika Anda memakai Cloudbeds

1. Pilih Cloudbeds pada langkah PMS Integration.
2. Pilih Next untuk menyimpan.
3. Pada Create Reservation, pilih Create reservation.

✓ Reservasi uji dibuat tanpa langkah setup room AVA.

4. Atur waktu check-in default (opsional)

1. Masukkan Allowed Check-In Time.

2. Atur Minimum Age jika kebijakan Anda membutuhkannya.

3. Pilih Next untuk menyimpan.

   ✓ Waktu default tersimpan.

Lewati langkah ini: Pilih Skip / Do Later.

Butuh aturan check-in lanjutan?

Wizard ini hanya menampilkan Allowed Check-In Time dan Minimum Age pada langkah ini. Gunakan Settings → Check-In Rules untuk toggle kebijakan lanjutan.

5. Pilih field registrasi

1. Tinjau field yang wajib untuk Check-in.

2. Pindah ke Pre-arrival jika Anda ingin field tamu yang berbeda di sana.

3. Aktifkan atau nonaktifkan field opsional yang ingin Anda kumpulkan.

4. Pilih Next.

   ✓ Field registrasi tersimpan untuk check-in berikutnya.

Jika hotel Anda di Thailand

1. Pilih Yes, enable compliance reporting untuk menyetel field TM30/RR3 secara otomatis.
2. Pilih No, let me customize untuk mengedit field secara manual.

✓ Field kepatuhan terisi otomatis saat Anda memilih Yes.

6. Atur signing pada registration card

1. Pilih Only main guest signs atau All guests must sign.

2. Pilih Next.

   ✓ Aturan tanda tangan tersimpan.

7. Konfirmasi metode akses kamar

1. Tinjau catatan Room Access.

2. Pilih Next.

   ✓ Akses kamar diatur ke staff-assisted untuk assisted check-in.

8. Coba Check-In Now (link + QR)

1. Pilih Assisted Check-In atau Self Check-In.

2. Pilih View QR Code.

3. Gunakan Open link atau Copy link untuk menguji halaman.

4. Pindai QR code dengan tablet.

5. Buka halaman di browser tablet.

6. Gunakan opsi Share atau menu browser, lalu pilih Add to Home Screen.

   ✓ Tablet menampilkan shortcut home screen untuk halaman check-in.

9. Selesaikan setup

1. Pilih Finish setup.

2. Anda kembali ke Reservations.

3. Jika Anda melihat pesan free access, pilih Dismiss.

4. Setelah check-in pertama, kirim email ke success@vouch-technologies.com untuk mengklaim bulan gratis.

5. Tinjau detail kapan saja di Settings → Check-In.

   ✓ Anda siap menjalankan assisted check-in.

---

Pemecahan Masalah

Save gagal

Yang terlihat: "Save failed" atau langkah tidak mau lanjut.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda punya izin settings:write.
2. Lengkapi semua field yang wajib untuk langkah itu.
3. Pilih Next lagi.

Pilihan compliance wajib (Thailand)

Yang terlihat: "Please choose a compliance reporting option."

Perbaikan:

1. Pilih Yes, enable compliance reporting atau No, let me customize.
2. Pilih Next untuk menyimpan.

QR code tidak muncul

Yang terlihat: Kotak QR kosong atau "Failed to generate QR code."

Perbaikan:

1. Tunggu 10 detik lalu coba lagi View QR Code.
2. Periksa koneksi internet Anda.
3. Coba Open link lalu pindai dari halaman itu.

Tidak ada shortcut home screen

Yang terlihat: Browser tablet tidak menawarkan prompt instalasi ber-brand.

Perbaikan:

1. Buka halaman check-in di browser tablet.
2. Gunakan Share atau menu browser.
3. Pilih Add to Home Screen.
4. Uji shortcut dari home screen tablet.

Ikon shortcut masih menampilkan logo lama

Yang terlihat: Tab browser atau shortcut masih menampilkan ikon Vouch lama.

Perbaikan:

1. Refresh halaman.

2. Tutup browser sepenuhnya.

3. Hapus shortcut dari home screen tablet.

4. Buka halaman check-in lagi.

5. Tambahkan lagi ke home screen.

   ✓ Shortcut sekarang seharusnya memakai logo AVA.

Clipboard tidak tersedia

Yang terlihat: "Clipboard not available. Please copy manually."

Perbaikan:

1. Pilih field Link.
2. Salin URL secara manual.

Tidak ada tombol Next di Ikhtisar

Yang terlihat: Layar overview tidak memiliki tombol Next.

Perbaikan:

1. Pilih Begin Setup.
2. Anda berpindah ke Hotel Information.

Tombol save room type nonaktif (AVA PMS)

Yang terlihat: Tombol Save tetap nonaktif di Create Room Type.

Perbaikan:

1. Masukkan Room Type Name.
2. Pilih Room View.
3. Pilih Save lagi.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Wizard tidak bisa disimpan setelah beberapa kali mencoba
• ❌ QR code tidak pernah dibuat
• ❌ Anda tidak bisa mengakses link Assisted Check-In Setup

Sebaiknya sertakan:

• Screenshot masalah
• Nama hotel
• Waktu masalah dimulai

Panduan Terkait

• Check-In Landing Page
• Check-In Rules
• Registration Fields
• Room Access Options