Kebijakan Check-In

Pengaturan Cepat

Atur batas usia, waktu check-in, dan aturan kamar. Sebagian besar properti selesai dalam sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menentukan siapa yang boleh melakukan self check-in, kapan mereka dapat mulai, dan kamar mana yang memenuhi syarat. Aturan ini berlaku untuk alur self-service dan assisted check-in.

Di Mana Menemukannya

Settings → Check-In → Check-In Policy

Referensi Cepat

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Dampak ke Tamu
Minimum Age	Usia termuda yang boleh self check-in	Tamu di bawah umur diarahkan ke front desk
Allow DOB Editing	Apakah tamu dapat memperbaiki tanggal lahir hasil OCR	Mencegah pemblokiran usia yang tidak disengaja akibat kesalahan OCR
Allow Travel Document Upload	Mengizinkan unggah foto sebagai pengganti pemindaian kamera langsung	Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
Image Retention Policy	Menghapus gambar dokumen perjalanan dan selfie secara otomatis setelah sejumlah hari	Gambar lama dapat dihapus setelah perubahan diterapkan
Document Storage	Memilih tempat penyimpanan dokumen dan tanda tangan yang ditangkap	Mengontrol tujuan penyimpanan catatan check-in
PMS Upload Policy	Mengontrol apakah dokumen check-in dikirim ke PMS Anda	Dokumen dapat tetap berada di Streamliner tanpa sinkron ke PMS
Mandatory Guest Registration	Mewajibkan setiap tamu PMS menyelesaikan registrasi	Tamu tambahan tidak dapat melewati detail tamu
Allowed Check-In Time	Waktu paling awal self check-in dimulai	Tamu yang datang lebih awal melihat pesan tunggu
Validate Check-In Time Only	Apakah AVA hanya memeriksa waktu, atau tanggal dan waktu kedatangan sekaligus	Mengontrol seberapa ketat validasi kedatangan awal
Long Stay Limit	Jumlah malam maksimum yang diizinkan untuk self check-in	Masa inap panjang memerlukan check-in staf
Kiosk Welcome Buttons	Menampilkan atau menyembunyikan Check-In dan Check-Out pada layar sambutan kiosk	Tamu hanya melihat tombol yang Anda aktifkan di layar beranda kiosk
Group Checkout	Mengizinkan alur checkout tamu menangani reservasi tertaut bersama-sama	Tamu dapat menyelesaikan checkout untuk reservasi tertaut dalam satu alur
Guest Step Auto-Advance	Membuka langkah tamu berikutnya yang wajib setelah save	Menjaga alur check-in tetap berjalan, atau membiarkan tamu maju secara manual
Room Assignment Rules	Auto-assign + status kamar yang diizinkan	Mengontrol kesiapan kamar dan keamanan
OPERA Specials Codes	Kode yang dapat dicari untuk langkah perjalanan	Melacak progres registrasi, pre-auth, check-in, dan check-out

Atur Kelayakan Tamu

Usia Minimum untuk Check-In

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Masukkan nilai di Minimum Age for Check-In (umumnya 18 atau 21)
3. Klik Save

Cara kerjanya:

• Pemeriksaan usia berlaku untuk primary guest pada reservasi
• Jika primary guest berusia di bawah batas minimum, self check-in diblokir
• Usia dihitung dari Date of Birth yang dikumpulkan saat registrasi

Izinkan Tamu Mengedit Tanggal Lahir

Gunakan Allow editing guest date of birth untuk mengontrol apakah tamu dapat memperbaiki kesalahan OCR:

• Enabled: Tamu dapat mengoreksi tanggal lahir yang dipindai
• Disabled: Tanggal lahir tetap terkunci sesuai dokumen yang dipindai

Pertimbangkan menonaktifkannya saat:

• Regulasi lokal mengharuskan kecocokan dokumen yang tepat
• Anda memerlukan verifikasi usia yang ketat, misalnya untuk fasilitas dengan batasan usia

Akurasi OCR

Mengizinkan pengeditan mengurangi pemblokiran usia palsu saat pemindaian dokumen salah membaca tanggal.

Izinkan Unggah Dokumen Perjalanan

Gunakan Allow travel document upload untuk memberi tamu opsi mengunggah foto dokumen:

• Enabled: Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
• Disabled: Tamu harus memindai dengan kamera langsung

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Nyalakan atau matikan Allow travel document upload
3. Klik Save

Atur Kebijakan Retensi Gambar

Gunakan Image retention policy untuk menghapus gambar yang tersimpan setelah jumlah hari tertentu.

Jika sebuah toggle dimatikan, Streamliner tidak akan menghapus jenis gambar itu berdasarkan retensi.

Penghapusan Data

Menyimpan periode retensi yang lebih pendek akan langsung menghapus gambar dokumen perjalanan atau selfie yang lebih lama dari hari yang dipilih.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Image retention policy, aktifkan Travel document atau Selfie

3. Masukkan jumlah hari retensi (1-365). Default-nya 180.

4. Klik Save

5. Jika jendela konfirmasi muncul, ketik DELETE IMAGES

6. Klik Save and apply now

   ✓ Kebijakan retensi Anda disimpan dan aktif.

Perilaku penyimpanan

Jika Anda mengubah retensi gambar lalu langsung mengklik Save, AVA menggunakan nilai terbaru Anda. Jendela konfirmasi juga muncul ketika perubahan memerlukan persetujuan destruktif.

Atur Penyimpanan Dokumen

Gunakan Document storage untuk memilih tempat penyimpanan dokumen check-in dan tanda tangan.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Document storage, gunakan Use your own server (on-premises)

3. Pilih satu mode:

   • Matikan untuk memakai penyimpanan cloud S3
   • Nyalakan untuk memakai layanan penyimpanan gambar di lokasi Anda

4. Jika on-premises aktif, masukkan Image storage URL

5. Jika secret ditampilkan, klik Copy di samping Image storage secret

6. Klik Save

   ✓ Pengaturan penyimpanan dokumen Anda tersimpan.

Image storage secret

Field Image storage secret bersifat read-only. Anda dapat menyalinnya jika nilainya tersedia.

Atur Kebijakan Upload PMS

Gunakan PMS upload policy untuk mengontrol dokumen check-in mana yang dikirim Streamliner ke PMS Anda.

Ini tidak mengubah penyimpanan lokal atau aturan retensi di Streamliner.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di PMS upload policy, aktifkan atau nonaktifkan:

   • Upload travel document to PMS
   • Upload registration card to PMS

3. Klik Save

   ✓ Kebijakan sinkronisasi dokumen Anda tersimpan.

AVA PMS

Jika PMS aktif Anda adalah AVA, toggle ini dinonaktifkan. Kebijakan ini tidak berlaku untuk AVA PMS.

Wajibkan Registrasi Tamu untuk Tamu PMS

Pengaturan Cepat

Aktifkan ini saat setiap tamu yang terhubung ke reservasi PMS harus menyelesaikan registrasi. Ini memakan waktu sekitar 1 menit.

Gunakan Mandatory Guest Registration untuk mewajibkan registrasi bagi setiap tamu yang terhubung dengan reservasi.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Registration, aktifkan Mandatory Guest Registration

3. Klik Save

   ✓ Setiap tamu PMS harus menyelesaikan registrasi sebelum check-in selesai.

Cakupan

Pengaturan ini muncul untuk semua provider PMS. Kontrol registrasi khusus Opera tetap berada di bagian Registration.

Gunakan Saran Kode Specials OPERA

Saat PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS seperti Opera, OHIP, atau OWS, AVA memuat saran kode specials yang cocok untuk setiap field perjalanan. Provider PMS lain mengabaikan field ini, jadi tidak memengaruhi reservasi non-Opera.

Anda tetap dapat mengetik kode secara manual jika tidak ingin menggunakan saran.

Prioritas override lifecycle

Jika request PMS Anda menyertakan lifecycle override, AVA menggunakan kode itu terlebih dahulu. Jika pengaturan PMS kosong atau null, AVA mempertahankan kode terakhir yang disimpan alih-alih mengosongkannya. Checkout menggunakan jalur lifecycle yang sama dengan registrasi, pre-auth, dan check-in. Anda tidak perlu panggilan special-code terpisah untuk checkout.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan bagian OPERA Specials Codes

3. Isi field perjalanan berikut:

   • Specials code for registration
   • Specials code for pre-authorisation
   • Specials code for check-in
   • Specials code for check-out

4. Mulai mengetik di setiap field untuk mencari daftar kode yang valid

5. Pilih saran atau masukkan kode sendiri

6. Klik Save Check-In Policy

   ✓ Nilai kode Anda tetap dapat diedit dan dicari.

Ketersediaan

Saran hanya muncul ketika PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS dan pengaturan PMS sudah lengkap.

Harus cocok persis

Nilai yang dimasukkan harus cocok persis dengan Opera Specials. Nilai yang salah dapat merusak pemetaan status.

Atur Waktu Check-In

1. Di Allowed Check-In Time, pilih waktu check-in resmi Anda
2. Klik Save

Aturan format:

• Gunakan format 24 jam, misalnya 14:00
• Biarkan kosong untuk mengizinkan check-in kapan saja

Pengalaman tamu:

• Sebelum waktu check-in -> pesan kedatangan awal muncul
• Setelah waktu check-in -> tamu dapat melanjutkan jika aturan lain mengizinkan

Validate Check-In Time Only

Gunakan Validate Check-In Time Only ketika Anda ingin AVA memeriksa waktu tanpa membandingkan tanggal kedatangan.

• Yes: AVA memvalidasi hanya menggunakan waktu check-in
• No: AVA memvalidasi menggunakan tanggal kedatangan dan waktu check-in

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Nyalakan atau matikan Validate Check-In Time Only

3. Klik Save

   ✓ Aturan validasi waktu check-in Anda tersimpan.

Kapan digunakan

Gunakan Yes jika properti Anda menginginkan aturan berbasis waktu saja untuk kedatangan. Gunakan No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama.

Pengaturan Pembayaran Dipindahkan

Pengaturan payment gateway dan kontrol kebijakan pembayaran Opera kini berada di Settings → Payment.

Gunakan halaman itu untuk mengonfigurasi:

• Koneksi gateway (Stripe atau Red Dot)
• Pengumpulan deposit dan pembayaran penuh

Koordinasi Housekeeping

Minta Housekeeping Mengonfirmasi Checkout pada Hari yang Sama

Aktifkan ini jika Anda ingin housekeeping mengonfirmasi checkout sebelum menyelesaikan pembaruan pembersihan untuk hari yang sama. Ini membantu staf menutup kamar yang terlewat oleh front desk.

Pembatasan Long Stay

1. Aktifkan Block Long Stay Check-ins
2. Atur Maximum Nights for Kiosk Check-in
3. Klik Save

Reservasi yang lebih lama dari batas ini harus check-in dengan staf.

Atur Tombol Sambutan Kiosk

Gunakan Kiosk Welcome Buttons untuk menampilkan atau menyembunyikan tombol Check-In dan Check-Out pada layar sambutan kiosk. Pengaturan ini hanya berlaku saat kiosk berjalan dalam mode=cci.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Temukan Kiosk Welcome Buttons
3. Nyalakan atau matikan Check-In dan Check-Out
4. Klik Save

✓ AVA menyimpan nilai tombol yang Anda atur, meski salah satunya dimatikan. ✓ Layar sambutan kiosk diperbarui setelah Anda memuat ulang.

Walk-In tetap terpisah

Gunakan pengaturan Walk-In Booking yang sudah ada untuk mengontrol tombol Walk-In. AVA menampilkan tombol itu berdasarkan kemampuan booking, bukan pengaturan ini.

Atur Group Checkout

Gunakan Group Checkout untuk mengontrol apakah reservasi terkait dapat menyelesaikan checkout bersama.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Group Checkout di bagian kontrol checkout

3. Nyalakan atau matikan Group Checkout

4. Klik Save

   ✓ AVA mengingat pilihan Anda untuk alur checkout tamu. ✓ Saat ini aktif, tab Group Checkout muncul di layar checkout.

Kapan digunakan

Aktifkan ini saat Anda ingin tamu menyelesaikan checkout reservasi tertaut bersama-sama. Biarkan mati saat Anda ingin setiap reservasi checkout secara terpisah.

Preferensi Penetapan Kamar

Aktifkan Penetapan Kamar Otomatis

Saat diaktifkan, AVA akan menetapkan kamar secara otomatis jika PMS menyediakan kamar yang memenuhi syarat.

Batasan eZee

Jika PMS aktif Anda adalah eZee, toggle ini tetap dinonaktifkan. eZee tidak mendukung penetapan atau penetapan ulang kamar otomatis selama check-in.

Auto-Assign dan Dirty Rooms

Jika Allow Vacant Dirty Rooms diaktifkan, penetapan kamar otomatis dinonaktifkan untuk menghindari penetapan kamar yang belum bersih.

Penetapan ulang kamar Opera

Jika Opera mengembalikan kamar valid yang sama, AVA akan mempertahankannya. Jika Opera membutuhkan kamar berbeda dan penetapan ulang dinonaktifkan, AVA akan mengantrekan penetapan kamar alih-alih gagal check-in. AVA mempertahankan kamar saat ini sambil menunggu jalur penetapan ulang yang valid.

Izinkan Penetapan Kamar Tanpa Status Housekeeping

Aktifkan ini jika PMS Anda tidak mengirim status housekeeping. Saat diaktifkan, AVA mengabaikan filter status kamar.

Status Kamar yang Diizinkan

Pilih status kamar yang memenuhi syarat untuk check-in:

• Allow Vacant Inspected Rooms (disarankan)
• Allow Vacant Clean Rooms
• Allow Vacant Dirty Rooms (hanya untuk keadaan darurat)

Standar Keamanan

Mengizinkan kamar kotor dapat menimbulkan masalah kesehatan dan layanan. Gunakan hanya jika Anda sudah memiliki proses manual.

Seleksi Wajib

Setidaknya satu status kamar harus diaktifkan agar self check-in berfungsi.

Pemecahan Masalah

Tamu diblokir tanpa diduga

Yang Anda lihat: Tamu yang valid diarahkan ke front desk

Periksa:

1. Minimum Age dan akurasi DOB
2. Allowed Check-In Time
3. Validate Check-In Time Only
4. Batas long stay
5. Kelayakan status kamar
6. Pengaturan pembayaran di Settings → Payment

Opsi unggah tidak ada

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat pemindaian kamera langsung

Perbaikan:

1. Aktifkan Allow travel document upload
2. Simpan perubahan Anda dan uji lagi

Tombol konfirmasi tetap nonaktif

Yang Anda lihat: Save and apply now berwarna abu-abu di jendela konfirmasi.

Perbaikan:

1. Ketik DELETE IMAGES persis seperti yang ditampilkan
2. Klik Save and apply now

Field hari retensi berwarna abu-abu

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengedit jumlah hari retensi.

Perbaikan:

1. Aktifkan Travel document atau Selfie
2. Masukkan jumlah harinya

URL penyimpanan on-premises terus kembali ke nilai lama

Yang Anda lihat: Image storage URL tidak tetap tersimpan.

Perbaikan:

1. Nyalakan Use your own server (on-premises)
2. Masukkan URL lengkap, misalnya https://image-storage.yourhotel.local
3. Klik Save dan refresh halaman sekali

Tombol copy untuk image storage secret dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Copy berwarna abu-abu dan tidak bisa diklik.

Perbaikan:

1. Nyalakan Use your own server (on-premises)
2. Pastikan ada nilai secret di Image storage secret
3. Jika kosong, minta tim admin Anda mengatur secret terlebih dahulu

Toggle upload PMS dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengubah Upload travel document to PMS atau Upload registration card to PMS.

Perbaikan:

• Periksa provider PMS aktif Anda
• Jika itu AVA PMS, ini memang perilaku yang diharapkan
• Gunakan provider PMS non-AVA untuk mengonfigurasi toggle ini

Penetapan kamar otomatis dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Toggle mati atau dinonaktifkan

Perbaikan:

• Periksa provider PMS aktif Anda
• Jika itu eZee, ini memang perilaku yang diharapkan
• Pastikan Allow Vacant Dirty Rooms dalam keadaan OFF
• Pastikan PMS Anda mengirim pembaruan status kamar
• Jika Anda membutuhkan auto-assign, gunakan PMS yang mendukungnya

Pesan kedatangan awal tidak pernah muncul

Yang Anda lihat: Tamu check-in lebih awal tanpa pesan

Perbaikan:

• Atur Allowed Check-In Time
• Tambahkan pesan di Pesan Kamar Belum Siap

Validasi waktu check-in terasa terlalu ketat

Yang Anda lihat: Tamu diblokir meskipun waktu check-in terlihat benar.

Perbaikan:

1. Periksa Validate Check-In Time Only
2. Setel ke Yes jika Anda ingin validasi hanya berdasarkan waktu
3. Setel ke No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama
4. Simpan dan uji dengan reservasi baru

Opsi group checkout hilang

Yang Anda lihat: Tamu hanya dapat checkout satu reservasi pada satu waktu.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Nyalakan Group Checkout
3. Simpan perubahan Anda
4. Muat ulang layar checkout tamu dan uji lagi

Kode specials Opera tidak berpengaruh

Yang Anda lihat: Progres perjalanan tidak ditandai dengan benar di Opera.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS
2. Periksa setiap kode agar cocok persis dengan Opera, termasuk ejaannya
3. Simpan lagi menggunakan Save Check-In Policy
4. Uji dengan sesi check-in baru

Saran kode OPERA tidak muncul

Yang Anda lihat: Field kode spesial tetap kosong atau tidak menampilkan kecocokan.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS
2. Pastikan pengaturan PMS OPERA sudah lengkap
3. Ketik sebagian kode untuk menyaring daftar
4. Masukkan kode secara manual jika Anda sudah mengetahuinya
5. Simpan dan buka ulang halaman

Panduan Terkait

• Field Registrasi - Informasi tamu yang wajib diisi
• Pesan Kamar Belum Siap - Pesan untuk kedatangan awal dan penundaan
• Integrasi Opera PMS - Hubungkan dan validasi pengaturan Opera

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Tamu diblokir padahal seharusnya memenuhi syarat
• ❌ Penetapan kamar tidak berjalan sesuai harapan
• ❌ Anda butuh bantuan mengatur aturan usia atau pembayaran

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot pengaturan kebijakan Anda
• Contoh reservasi yang terblokir
• Provider PMS dan jenis properti