Lewati ke konten utama

Kebijakan Check-In

Pengaturan Cepat

Atur batas usia, waktu check-in, dan aturan kamar. Sebagian besar properti menyelesaikannya dalam sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda mengatur siapa yang boleh self check-in, kapan check-in bisa dimulai, dan kamar mana yang memenuhi syarat. Aturan ini berlaku untuk alur self-service maupun assisted check-in.

Lokasi Pengaturan​

Settings → Check-In → Check-In Policy

Referensi Cepat​

PengaturanYang DikendalikanDampak ke Tamu
Minimum AgeUsia termuda yang diizinkan untuk self check-inTamu di bawah usia minimum akan diarahkan ke front desk
Allow DOB EditingApakah tamu boleh memperbaiki tanggal lahir hasil OCRMencegah blokir usia akibat kesalahan OCR
Allow Travel Document UploadMengizinkan unggah foto dokumen dibanding scan kamera langsungTamu bisa unggah foto paspor atau ID
Image Retention PolicyMenghapus otomatis gambar dokumen perjalanan dan selfie setelah beberapa hariGambar lama dapat dihapus setelah perubahan diterapkan
Allowed Check-In TimeWaktu paling awal self check-in dimulaiTamu yang datang terlalu awal melihat pesan tunggu
Block Pay-at-Hotel Check-inMemblokir reservasi yang harus bayar di hotel dan masih ada saldoTamu harus menyelesaikan pembayaran dengan staf
Block Outstanding BalanceMemblokir reservasi dengan saldo folio positifTamu harus melunasi sebelum self check-in
Long Stay LimitBatas maksimal malam untuk self check-inMasa menginap panjang harus check-in dibantu staf
Room Assignment RulesAuto-assign + status kamar yang diperbolehkanMengontrol kesiapan dan keamanan kamar
Balance Settlement Before CheckoutMemblokir self checkout jika ada tagihan belum dibayarTamu harus melunasi sebelum checkout

Atur Kelayakan Tamu​

Minimum Age untuk Check-In​

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
  2. Masukkan nilai pada Minimum Age for Check-In (umumnya 18 atau 21)
  3. Klik Save

Cara kerjanya:

  • Pemeriksaan usia berlaku untuk tamu utama pada reservasi
  • Jika tamu utama di bawah usia minimum, self check-in akan diblokir
  • Usia dihitung dari Date of Birth yang dikumpulkan saat registrasi

Izinkan Tamu Mengedit Tanggal Lahir​

Gunakan Allow editing guest date of birth untuk mengontrol apakah tamu dapat memperbaiki kesalahan OCR:

  • Enabled: Tamu dapat memperbaiki tanggal lahir hasil scan
  • Disabled: Tanggal lahir tetap terkunci sesuai dokumen yang dipindai

Pertimbangkan untuk menonaktifkan jika:

  • Regulasi setempat mengharuskan kecocokan persis dengan dokumen
  • Anda membutuhkan verifikasi usia yang ketat (misalnya fasilitas dengan batas usia)
Akurasi OCR

Mengizinkan edit mengurangi false block saat proses scan dokumen salah membaca tanggal.

Izinkan Unggah Dokumen Perjalanan​

Gunakan Allow travel document upload agar tamu bisa mengunggah foto dokumen:

  • Enabled: Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
  • Disabled: Tamu harus scan menggunakan kamera langsung
  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
  2. Aktifkan atau nonaktifkan Allow travel document upload
  3. Klik Save

Atur Kebijakan Retensi Gambar​

Gunakan Image retention policy untuk menghapus gambar tersimpan setelah jumlah hari tertentu.

Jika toggle dimatikan, AVA tidak menghapus tipe gambar tersebut berdasarkan retensi.

Penghapusan data

Menyimpan periode retensi yang lebih pendek akan segera menghapus gambar dokumen perjalanan atau selfie yang lebih lama dari jumlah hari yang dipilih.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Pada Image retention policy, aktifkan Travel document atau Selfie

  3. Masukkan jumlah hari retensi (1-365). Default adalah 180.

  4. Klik Save

  5. Jika jendela konfirmasi muncul, ketik DELETE IMAGES

  6. Klik Save and apply now

    ✓ Kebijakan retensi Anda tersimpan dan aktif.

Atur Waktu Check-In​

  1. Di Allowed Check-In Time, pilih waktu check-in resmi properti Anda
  2. Klik Save

Aturan format:

  • Gunakan format 24 jam (contoh: 14:00)
  • Kosongkan jika ingin mengizinkan check-in kapan saja

Pengalaman tamu:

  • Sebelum jam check-in → pesan kedatangan terlalu awal muncul
  • Setelah jam check-in → tamu dapat lanjut jika aturan lain terpenuhi

Kontrol Pembayaran & Saldo​

Blokir Check-In Saat Tamu Harus Bayar di Hotel​

Saat diaktifkan, self check-in diblokir hanya jika kedua kondisi ini terpenuhi:

  • Reservasi ditandai sebagai pay at hotel
  • Saldo folio lebih dari 0

Ini memastikan tamu pay-at-hotel yang belum melunasi diarahkan ke staf.

Blokir Check-In untuk Saldo Tertunggak​

Saat diaktifkan, tamu dengan saldo folio positif tidak dapat self check-in.

Gunakan ini jika Anda mengharuskan seluruh tagihan lunas sebelum akses kamar diberikan.

Wajibkan Pelunasan Sebelum Checkout​

Saat diaktifkan, tamu tidak dapat self checkout jika masih ada tagihan belum dibayar pada folio.

Berlaku untuk alur checkout kiosk maupun mobile.

Koordinasi Housekeeping​

Minta Housekeeping Mengonfirmasi Same-Day Checkout​

Aktifkan ini jika Anda ingin housekeeping mengonfirmasi checkout sebelum menyelesaikan pembaruan pembersihan pada hari yang sama. Ini membantu staf menutup kamar yang terlewat oleh front desk.

Batas Lama Menginap​

  1. Aktifkan Block Long Stay Check-ins
  2. Atur Maximum Nights for Kiosk Check-in
  3. Klik Save

Reservasi yang lebih lama dari batas ini harus check-in dengan bantuan staf.

Preferensi Penugasan Kamar​

Aktifkan Penugasan Kamar Otomatis​

Saat diaktifkan, AVA akan menugaskan kamar secara otomatis jika PMS menyediakan kamar yang memenuhi syarat.

Auto-Assign dan Kamar Dirty

Jika Allow Vacant Dirty Rooms diaktifkan, penugasan kamar otomatis dinonaktifkan agar tidak menugaskan kamar yang belum bersih.

Izinkan Penugasan Kamar Tanpa Status Housekeeping​

Aktifkan ini jika PMS Anda tidak mengirim status housekeeping. Saat aktif, AVA mengabaikan filter status kamar.

Status Kamar yang Diizinkan​

Pilih status kamar yang layak untuk check-in:

  • Allow Vacant Inspected Rooms (disarankan)
  • Allow Vacant Clean Rooms
  • Allow Vacant Dirty Rooms (hanya kondisi darurat)
Standar Keamanan

Mengizinkan kamar dirty dapat menimbulkan isu kebersihan dan layanan. Gunakan hanya jika Anda memiliki proses manual yang jelas.

Wajib Dipilih

Minimal satu status kamar harus diaktifkan agar self check-in dapat berfungsi.

Troubleshooting​

Tamu terblokir padahal seharusnya bisa check-in​

Yang Anda lihat: Tamu valid diarahkan ke front desk

Periksa:

  1. Minimum Age dan akurasi DOB
  2. Allowed Check-In Time
  3. Pengaturan Pay-at-hotel block dan Outstanding balance
  4. Long stay limit
  5. Room status eligibility

Opsi upload tidak muncul​

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat scan kamera langsung

Perbaikan:

  1. Aktifkan Allow travel document upload
  2. Simpan perubahan dan uji kembali

Tombol konfirmasi tetap nonaktif​

Yang Anda lihat: Save and apply now berwarna abu-abu pada jendela konfirmasi.

Perbaikan:

  1. Ketik DELETE IMAGES persis seperti ditampilkan
  2. Klik Save and apply now

Kolom retention days berwarna abu-abu​

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengedit jumlah hari retensi.

Perbaikan:

  1. Aktifkan Travel document atau Selfie
  2. Masukkan jumlah hari

Penugasan kamar otomatis nonaktif​

Yang Anda lihat: Toggle nonaktif atau tidak bisa digunakan

Perbaikan:

  • Pastikan Allow Vacant Dirty Rooms dalam posisi OFF
  • Pastikan PMS mengirim pembaruan status kamar

Pesan kedatangan awal tidak pernah muncul​

Yang Anda lihat: Tamu bisa check-in lebih awal tanpa pesan

Perbaikan:

Panduan Terkait​

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Tamu terblokir padahal seharusnya memenuhi syarat
  • ❌ Penugasan kamar tidak berjalan sesuai harapan
  • ❌ Anda memerlukan bantuan mengatur aturan usia atau pembayaran

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Screenshot pengaturan kebijakan Anda

Panduan Terkait​

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Screenshot pengaturan kebijakan Anda
  • Contoh reservasi yang terblokir
  • Provider PMS dan jenis properti