设置 Email 自动回复草稿
连接一个专用收件箱，然后进行测试，或完成 Gmail 流程。大约 5 分钟即可。
本指南帮助你为收到的客人或预订邮件创建草稿回复。 启用预订访问后，AVA 也可以在新草稿中使用预订上下文。 AVA 只会创建草稿。员工仍需手动审核并发送每封邮件。
快速参考
| 设置 | 控制内容 | 你会看到什么 |
|---|---|---|
| Provider | Gmail 或 IMAP 连接类型 | Gmail、Vodien / cPanel Webmail，或 Custom IMAP |
| Mode | 草稿创建方式 | Auto draft every incoming email |
| Reservation access | 草稿是否可使用预订上下文 | 开关、验证状态、失败酒店和 Recheck |
| Connected inbox | 由哪个邮箱创建草稿 | 已连接的邮箱地址 |
| Mailbox details | Gmail watch 或 IMAP 服务器信息 | 到期时间或服务器地址 |
| Organization inbox | 一个收件箱供多家酒店共用 | 一个酒店收件箱服务整个组织 |
| Test connection | 保存前检查 IMAP 设置 | 会显示 Drafts 文件夹和最高 UID |
| Disconnect | 移除邮箱连接 | 不再创建新草稿 |
开始前
请确认以下条件：
- 你使用的是专门的客人或预订收件箱
- 你可以访问该邮箱密码或 Gmail 账号
- 你可以编辑 Settings → Integrations
不要连接员工收件箱或合作方收件箱。 请使用只处理客人预订的邮箱。
设置预订访问
当你希望草稿回复包含预订详情时，请使用此项。
预订访问默认关闭。 在你打开它之前，草稿仍可在没有预订详情的情况下工作。
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打开 Email Auto-Reply Draft。
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开启 Reservation access。
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等待验证检查完成。
✓ Ready 表示所有适用酒店都通过了。 ✓ Needs attention 表示一间或多间酒店未通过。
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查看失败酒店列表。
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对任何失败酒店点击 PMS settings。
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修正设置后点击 Recheck。
连接 Gmail
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在 Email Auto-Reply Draft 中选择 Gmail。
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点击 Connect Gmail。
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登录 Google 并批准访问。
✓ 状态会变为 Connected。
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检查 Connected inbox 和 Provider 字段。
✓ 你应该会看到 Gmail 地址和 Gmail。
邮箱详细信息字段会显示 Gmail watch 的到期时间。 当该日期临近或已过期时，请重新连接 Gmail。
连接 IMAP 收件箱
适用于 Vodien / cPanel Webmail 或 Custom IMAP。
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在 Email Auto-Reply Draft 中选择 Vodien / cPanel Webmail 或 Custom IMAP。
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填写邮箱详细信息。
- Email address
- Login username
- Mailbox password
- IMAP incoming server
- IMAP port
- Use SSL/TLS
- Webmail URL（如果有）
- Inbox folder
- Drafts folder（如需要）
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点击 Test connection。
✓ 你应该会看到 Connection test passed。 测试会显示 Drafts 文件夹和最高 UID。
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点击 Connect mailbox。
✓ 状态会变为 Connected。
用一个收件箱服务整个组织
当一个酒店收件箱需要服务多个酒店时，使用此功能。
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先为其中一家酒店连接 Gmail 或 IMAP。
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切换到组织视图。
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在 Organization inbox 中选择已连接的酒店收件箱。
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点击 Use as organization inbox。
✓ 状态会变为 Organization inbox active。
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如果之后想移回去，返回某家酒店。
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点击 Move back to merchant inbox。
✓ 该收件箱会再次恢复为单个酒店使用。
理解状态
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| Not connected | 还没有链接任何收件箱 |
| Setup needed | 该环境尚未配置此功能 |
| Connected | 正在创建草稿回复 |
| Organization inbox active | 一个收件箱服务整个组织 |
预订访问状态
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| Off | 草稿不使用预订上下文 |
| Verifying | AVA 正在检查酒店访问权限 |
| Ready | 新草稿可以使用预订上下文 |
| Needs attention | 一间或多间酒店未通过检查 |
故障排查
预订访问无法开启
你看到的是： 开关一直关着，或者 Needs attention 一直不消失。
解决：
- 打开失败酒店列表。
- 为每个失败酒店打开 PMS settings。
- 修复缺失的预订查找设置。
- 点击 Recheck。
- 等状态显示 Ready 后再试一次。
找不到 Connect Gmail
你看到的是： Connect Gmail 按钮没有出现。
解决：
- 确认你在 Settings → Integrations。
- 将 Email provider 切换为 Gmail。
- 如果仍不显示，请让管理员检查你的邮箱集成权限。
Gmail 连接失败
你看到的是： 登录后 Gmail 没有连接成功。
解决：
- 退出 Google 后重新尝试。
- 确认你批准了请求的访问权限。
- 刷新 Settings → Integrations，再试一次 Connect Gmail。
IMAP 测试失败
你看到的是： Connection test failed. Check the mailbox settings.
解决：
- 检查邮箱密码。
- 确认 IMAP 服务器名称正确。
- 确认 IMAP 端口有效。
- 根据邮箱情况开启或关闭 Use SSL/TLS。
- 再试一次 Test connection。
Connect mailbox 一直不可用
你看到的是： Connect mailbox 一直是灰色不可点。
解决：
- 先运行 Test connection。
- 修复任何 IMAP 字段错误。
- 等测试结果出现后再保存。
测试后不出现草稿
你看到的是： Connection test passed，但新邮件没有创建草稿。
解决：
- 在 Settings → Integrations 中断开邮箱。
- 重新连接该邮箱。
- 再运行一次 Test connection。
- 向收件箱发送一封新的测试邮件。
- 稍等后检查 Drafts 文件夹。
如果你仍看到 "Connection not available"，请让支持团队检查邮箱连接。 这通常意味着邮箱会话需要重新连接一次。
还没有连接的酒店收件箱
你看到的是： 组织面板显示没有已连接的酒店收件箱。
解决：
- 切换到组织中的某个酒店。
- 先在那里连接 Gmail 或 IMAP。
- 返回组织视图并提升该收件箱。
Gmail watch 已过期
你看到的是： 邮箱详情显示 Gmail watch 已过期。
解决：
- 断开该收件箱。
- 再次连接 Gmail。
- 刷新 Settings → Integrations，确认状态回到 Connected。
仍然卡住？
如出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：
- ❌ Gmail 仍然无法连接
- ❌ 检查设置后 IMAP 测试仍失败
- ❌ 刷新后收件箱仍未变为活跃
建议附上：
- Email Auto-Reply Draft 卡片截图
- 你选择的邮箱提供商
- 问题开始时间