Siapkan Draft Balasan Otomatis Email

Penyiapan Cepat

Hubungkan satu inbox khusus, lalu uji atau selesaikan alur Gmail. Ini memakan waktu sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda membuat draft balasan untuk email tamu atau reservasi yang masuk. Saat akses reservasi diaktifkan, AVA juga bisa memakai konteks reservasi di draft baru. AVA hanya membuat draft. Staf tetap meninjau dan mengirim setiap pesan secara manual.

Buka: Settings → Integrations

---

Referensi Cepat

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Anda Lihat
Provider	Jenis koneksi Gmail atau IMAP	Gmail, Vodien / cPanel Webmail, atau Custom IMAP
Mode	Cara draft dibuat	Auto draft every incoming email
Reservation access	Apakah draft bisa memakai konteks reservasi	Toggle, status verifikasi, hotel yang gagal, dan Recheck
Connected inbox	Mailbox mana yang membuat draft	Alamat email yang terhubung
Mailbox details	Detail watch Gmail atau server IMAP	Waktu kedaluwarsa atau alamat server
Organization inbox	Satu inbox untuk banyak hotel	Satu inbox hotel melayani organisasi
Test connection	Memeriksa pengaturan IMAP sebelum disimpan	Folder Drafts dan UID tertinggi muncul
Disconnect	Menghapus koneksi mailbox	Tidak ada draft baru yang dibuat

Sebelum Memulai

Pastikan persyaratan berikut terpenuhi:

• Anda memakai inbox tamu atau reservasi khusus
• Anda memiliki akses ke password mailbox atau akun Gmail
• Anda bisa mengedit Settings → Integrations

Gunakan inbox khusus

Jangan hubungkan inbox staf atau inbox partner. Gunakan mailbox yang hanya menangani reservasi tamu.

Atur Access Reservasi

Gunakan ini saat Anda ingin draft balasan menyertakan detail reservasi.

Default mati

Reservation access dimulai dalam keadaan mati. Draft tetap berfungsi tanpa detail reservasi sampai Anda menyalakannya.

1. Buka Settings → Integrations.

2. Buka Email Auto-Reply Draft.

3. Nyalakan Reservation access.

4. Tunggu pemeriksaan verifikasi.

   ✓ Ready berarti semua hotel yang dicakup lolos. ✓ Needs attention berarti ada satu atau beberapa hotel yang gagal.

5. Tinjau daftar hotel yang gagal.

6. Klik PMS settings untuk hotel yang gagal.

7. Klik Recheck setelah Anda memperbaiki pengaturan.

Hubungkan Gmail

1. Buka Settings → Integrations.

2. Di Email Auto-Reply Draft, pilih Gmail.

3. Klik Connect Gmail.

4. Masuk ke Google dan setujui akses.

   ✓ Status berubah menjadi Connected.

5. Periksa field Connected inbox dan Provider.

   ✓ Anda akan melihat alamat Gmail Anda dan Gmail.

Status watch Gmail

Field detail mailbox menampilkan kapan watch Gmail kedaluwarsa. Hubungkan ulang Gmail saat tanggal itu sudah dekat atau lewat.

Hubungkan Inbox IMAP

Gunakan ini untuk Vodien / cPanel Webmail atau Custom IMAP.

1. Buka Settings → Integrations.

2. Di Email Auto-Reply Draft, pilih Vodien / cPanel Webmail atau Custom IMAP.

3. Isi detail mailbox.

   • Email address
   • Login username
   • Mailbox password
   • IMAP incoming server
   • IMAP port
   • Use SSL/TLS
   • Webmail URL jika ada
   • Inbox folder
   • Drafts folder jika diperlukan

4. Klik Test connection.

   ✓ Anda akan melihat Connection test passed. Tes menampilkan folder Drafts dan UID tertinggi.

5. Klik Connect mailbox.

   ✓ Status berubah menjadi Connected.

Gunakan Satu Inbox untuk Organisasi

Gunakan ini saat satu inbox hotel harus melayani banyak hotel.

1. Hubungkan Gmail atau IMAP untuk satu hotel terlebih dahulu.

2. Beralih ke tampilan organisasi.

3. Di Organization inbox, pilih inbox hotel yang terhubung.

4. Klik Use as organization inbox.

   ✓ Status berubah menjadi Organization inbox active.

5. Kembali ke hotel jika nanti ingin memindahkannya lagi.

6. Klik Move back to merchant inbox.

   ✓ Inbox kembali bekerja untuk satu hotel.

Pahami Status

Status	Artinya
Not connected	Belum ada inbox yang ditautkan
Setup needed	Fitur ini belum dikonfigurasi untuk environment ini
Connected	Draft balasan sedang dibuat
Organization inbox active	Satu inbox melayani organisasi

Status Access Reservasi

Status	Artinya
Off	Draft tidak memakai konteks reservasi
Verifying	AVA sedang memeriksa akses hotel sekarang
Ready	Konteks reservasi tersedia di draft baru
Needs attention	Ada satu atau beberapa hotel yang gagal pengecekan

Pemecahan Masalah

Tombol Connect Gmail tidak ada

Yang Anda lihat: Tombol Connect Gmail tidak muncul.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda berada di Settings → Integrations.
2. Ubah Email provider ke Gmail.
3. Minta admin memeriksa akses integrasi email Anda jika masih tidak muncul.

Koneksi Gmail gagal

Yang Anda lihat: Gmail tidak terhubung setelah sign-in.

Perbaikan:

1. Keluar dari Google lalu coba lagi.
2. Pastikan Anda menyetujui akses yang diminta.
3. Refresh Settings → Integrations lalu coba Connect Gmail lagi.

Tes IMAP gagal

Yang Anda lihat: Connection test failed. Check the mailbox settings.

Perbaikan:

1. Periksa password mailbox.
2. Pastikan nama server IMAP benar.
3. Pastikan port IMAP valid.
4. Aktifkan atau nonaktifkan Use SSL/TLS agar sesuai dengan mailbox.
5. Coba Test connection lagi.

Connect mailbox tetap nonaktif

Yang Anda lihat: Connect mailbox tetap berwarna abu-abu.

Perbaikan:

1. Jalankan Test connection terlebih dahulu.
2. Perbaiki error field IMAP apa pun.
3. Tunggu hasil tes muncul sebelum menyimpan.

Draft tidak muncul setelah pengujian

Yang Anda lihat: Connection test passed, tetapi email baru tidak membuat draft.

Perbaikan:

1. Putuskan koneksi mailbox dari Settings → Integrations.
2. Hubungkan mailbox lagi.
3. Jalankan Test connection lagi.
4. Kirim email uji baru ke inbox.
5. Periksa folder Drafts setelah menunggu sebentar.

Jika ini masih terjadi

Jika Anda masih melihat "Connection not available", minta support meninjau koneksi mailbox. Biasanya itu berarti sesi mailbox perlu reconnect baru.

Belum ada connected hotel inbox

Yang Anda lihat: Panel organisasi mengatakan belum ada connected hotel inbox.

Perbaikan:

1. Beralih ke salah satu hotel dalam organisasi.
2. Hubungkan Gmail atau IMAP di sana terlebih dahulu.
3. Kembali ke tampilan organisasi dan promosikan inbox tersebut.

Watch Gmail kedaluwarsa

Yang Anda lihat: Detail mailbox menampilkan watch Gmail yang sudah kedaluwarsa.

Perbaikan:

1. Putuskan sambungan inbox.
2. Hubungkan Gmail lagi.
3. Refresh Settings → Integrations dan pastikan status kembali menjadi Connected.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Gmail masih tidak mau terhubung
• ❌ Tes IMAP terus gagal setelah pengaturan diperiksa
• ❌ Inbox tidak menjadi aktif setelah refresh

Sebaiknya disertakan:

• Screenshot kartu Email Auto-Reply Draft
• Provider mailbox yang Anda pilih
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Turn AI Replies On or Off in Live Chat
• Reply to Guests in Live Chat
• Set Up Pre-Arrival Emails