Kelola Dokumen Chatbot (Upload + Library)

Setup Cepat

Unggah PDF dan kelola library dalam sekitar 5 menit. Hanya file PDF sampai 6 MB yang didukung.

Panduan ini membantu Anda mengunggah PDF ke knowledge base chatbot dan mengelola library dokumen.

Buka: Chatbot → Documents

---

Referensi Cepat

Tugas	Tombol yang diklik	Hasil
Unggah PDF	Upload Document	Wizard upload terbuka
Tambah purpose (opsional)	Langkah Purpose	Staf dapat melihat alasan dokumen
Selesaikan upload	Finish	Dokumen dibuat dan masuk antrean
Cari dokumen	Kolom Search + tekan Enter	Daftar terfilter kata kunci
Filter berdasarkan status	Dropdown Status	Menampilkan Active atau Inactive
Enable/disable	Aksi Enable / Disable	Status berubah setelah konfirmasi
Hapus dokumen	Delete atau Delete (n)	File terhapus setelah konfirmasi

Akses Paket

• Alat dokumen chatbot memerlukan paket berbayar.
• Akun free-tier melihat prompt upgrade, bukan library dokumen.

Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.

Sebelum mulai

Pastikan persyaratan berikut:

• Anda memiliki izin mengelola dokumen Chatbot
• File Anda berformat PDF dengan ukuran 1 KB sampai 6 MB
• Anda sedang login di Streamliner

Unggah dokumen

1. Buka Chatbot → Documents

2. Klik Upload Document.

   ✓ Wizard upload terbuka.

3. Drag PDF ke drop zone atau klik Upload Document untuk memilih file.

   ✓ Nama file dan ukuran muncul di Current Document.

4. (Opsional) Tambahkan purpose singkat, lalu klik Continue.

   ✓ Purpose tersimpan pada dokumen.

5. Tinjau ringkasan lalu klik Finish.

   ✓ Anda kembali ke library dokumen.

Proses berikutnya

Dokumen akan diproses (indexing). Status menampilkan Processing sampai proses selesai.

Arti status badge

Status	Artinya
Processing	Dokumen sedang diindeks dan belum siap dipakai
Deleting	Dokumen masuk antrean penghapusan
Active	Chatbot dapat menggunakan dokumen ini
Inactive	Dokumen tetap di library tapi tidak dipakai

Cari dan filter dokumen

1. Ketik kata kunci pada kolom Search.

2. Tekan Enter untuk menerapkan pencarian.

3. Gunakan dropdown Status untuk filter Active/Inactive.

4. Klik X di kolom pencarian untuk menghapus pencarian.

   ✓ Daftar lengkap kembali muncul.

Enable atau disable dokumen

1. Cari dokumen di daftar.

2. Klik Enable atau Disable.

3. Konfirmasi aksi.

   ✓ Status diperbarui pada tabel.

Hapus dokumen

Hapus satu dokumen

1. Klik Delete pada baris dokumen.

2. Konfirmasi aksi.

   ✓ Dokumen dihapus dari daftar.

Hapus beberapa dokumen

1. Pilih dokumen dengan checkbox sisi kiri.

2. Klik Delete (n) pada summary bar.

3. Konfirmasi aksi.

   ✓ Daftar refresh setelah job delete selesai.

Troubleshooting

"Only PDF files are allowed"

Yang terlihat: Upload gagal dengan error file harus PDF.

Perbaikan:

1. Konversi file ke PDF.
2. Coba upload lagi.

"File size must not exceed 6MB"

Yang terlihat: Upload berhenti dan muncul peringatan ukuran.

Perbaikan:

1. Kompres PDF atau pecah menjadi beberapa file kecil.
2. Upload satu file per sekali proses.

Tombol Finish tetap nonaktif

Yang terlihat: Anda tidak bisa menyelesaikan langkah 3.

Perbaikan:

1. Tunggu proses upload selesai.
2. Jika link file hilang, upload ulang file.
3. Coba Finish lagi.

Pencarian tidak menghasilkan data

Yang terlihat: Tabel kosong setelah pencarian.

Perbaikan:

1. Hapus pencarian dengan tombol X.
2. Tekan Enter setelah mengetik kata kunci yang lebih pendek.
3. Hapus filter Status untuk menampilkan semua dokumen.

Dokumen lama di status Processing

Yang terlihat: Status tetap Processing dalam waktu lama.

Perbaikan:

1. Refresh halaman.
2. Tunggu beberapa menit lalu cek lagi.
3. Jika masih sama, hubungi support.

Delete gagal atau tidak bereaksi

Yang terlihat: Dokumen tetap ada setelah konfirmasi delete.

Perbaikan:

1. Refresh halaman dan cek status badge.
2. Coba delete lagi.
3. Jika tetap gagal, hubungi support.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Upload gagal setelah beberapa percobaan
• ❌ Dokumen tetap Processing lebih dari 30 menit
• ❌ Delete tidak selesai setelah refresh

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Nama file dan status
• Screenshot tabel dokumen
• Waktu mulai masalah

Panduan Terkait

• Setup Chatbot Anda
• Atur Tampilan Widget Chatbot
• Buat Link Live Chat untuk Tamu