Menyiapkan Email Pra-Kedatangan

Penyiapan Cepat

Aktifkan Pre-arrival Emails, pilih preset, lalu kirim email uji. Proses ini memerlukan waktu sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menjadwalkan email pra-kedatangan, memilih reservasi yang menerimanya, dan mempersonalisasi apa yang dilihat tamu. Tombol Generate with AI tetap tersedia dalam mode Simple Editor dan HTML Editor. Toggle mode dan tombol AI memiliki tata letak yang sama dalam kedua mode. Di ponsel dan tablet, baris mode editor tersusun vertikal, tombol AI tetap selebar penuh, dan halaman mencegah luapan horizontal. Filter riwayat dan banner keamanan juga tersusun rapi pada layar yang lebih kecil. Anda dapat menyimpan draf yang tidak aktif dengan aman sambil menyelesaikan teksnya. AVA mempertahankan perubahan tersebut meskipun Anda mengaktifkan pengiriman nanti. Anda juga dapat menambahkan detail akses kamar, melihat pratinjau hasilnya, dan menguji draf tersimpan yang tidak aktif.

Pengiriman email seluler

AVA menyiapkan email HTML untuk aplikasi email seluler sebelum mengirimkannya. Apple Mail dan Outlook kemudian dapat mempertahankan ukuran teks agar lebih mendekati ukuran yang dimaksudkan. Gmail mungkin masih menyusun ulang pesan secara berbeda. Gunakan pratinjau Mobile dan Send Test Email untuk memeriksa aplikasi yang digunakan hotel Anda.

Pengaturan	Fungsinya	Yang Dilihat Tamu
Pre-arrival Emails	Mengaktifkan atau menonaktifkan email	Pengingat tiba sebelum check-in
Schedule preset	Menentukan hari pengiriman email	Waktunya sesuai kebijakan Anda
Template status	Menjaga varian hari tetap aktif atau tidak aktif	Draf yang tidak aktif tersimpan, tetapi tidak dikirim
Activate / Deactivate	Mengonfirmasi perubahan status pengiriman	Badge diperbarui setelah berhasil
Recipient Targeting	Menentukan nilai PMS mana yang dianggap cocok	Hanya reservasi yang cocok yang dijadwalkan, dan target yang dipilih tetap ringkas
Recipient mode	Mengirim kepada tamu utama atau tamu yang telah ditentukan dan memenuhi syarat	Setiap tamu yang dipilih menerima email yang dipersonalisasi
Allow all codes	Mengirim ke semua reservasi saat targeting kosong	Setiap reservasi dengan email valid dapat menerimanya
Send time (local)	Menentukan jam pengiriman harian	Email tiba pada waktu yang konsisten
Stop scheduled emails after pre-arrival is complete	Melewati pengiriman otomatis yang tersisa setelah tamu selesai	Pengiriman ulang manual tetap tersedia
Sender name	Menentukan nama di kolom From	Pengirim hotel yang mudah dikenali
Email subject + body	Menentukan isi pesan	Instruksi dan langkah berikutnya yang jelas
Editor mode row	Beralih antara Simple Editor dan HTML Editor	Toggle mode dan tombol AI tetap tersedia dalam kedua mode
Generate with AI	Membuat draf yang siap untuk seluler dari instruksi, desain, atau .eml yang diunggah	Tombol tetap berada di samping toggle, lalu tersusun di ponsel
Reset to Default	Mengembalikan varian hari aktif ke template default	Varian hari lain tetap tidak berubah sampai Anda menyimpannya
Templates bar (Simple Editor)	Menampilkan layout awal	Template awal kini menggunakan tautan pra-kedatangan yang menyertakan konfirmasi
Template variables	Menyisipkan detail pribadi	Email terasa lebih personal
Test email	Menampilkan pratinjau hasil	Anda dapat memastikan tata letak dan tautan
History tab	Menampilkan percobaan pengiriman sebelumnya, detail penerima, tindakan pengiriman ulang, pengiriman ulang otomatis, dan offset template	Anda dapat meninjau status pengiriman setiap penerima
History filters	Menyediakan pencarian, rentang tanggal lokal properti, dan filter hasil	Kontrol tersusun pada layar yang lebih kecil
Actions column	Menampilkan Resend untuk setiap baris riwayat	Anda dapat mengirim ulang pesan sebelumnya dengan cepat
Resend button	Mengirim ulang satu baris riwayat	Menggunakan pencarian PMS yang tepat terlebih dahulu, lalu beralih ke pencarian daftar jika diperlukan
Preview modal	Menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, tamu, tanggal menginap, dan offset template	Anda dapat memverifikasi target pengiriman ulang yang tepat sebelum mengirim
Manual emails	Tab dengan izin untuk pengiriman yang ditinjau dan riwayat pengiriman manual	Anda memilih satu tamu atau penerima alternatif untuk pengiriman ini
Eligibility decision	Memeriksa reservasi PMS terbaru berdasarkan aturan Pre-arrival	Anda dapat melihat alasan pengiriman ulang diizinkan, diblokir, atau untuk sementara tidak tersedia
Mobile cards	Menumpuk baris riwayat di bawah md	Riwayat tetap mudah dibaca di ponsel

Kebijakan check-in berlaku sebelum pengiriman

AVA memeriksa kebijakan pemblokiran Pre-arrival yang aktif sebelum setiap email untuk reservasi nyata. Ini mencakup email terjadwal, email susulan, dan pengiriman ulang manual.

Penyiapan Langkah demi Langkah

1. Buka Pre-Arrival → Email.

2. Nyalakan Pre-arrival Emails.

   ✓ Status menampilkan Active dan opsi penjadwalan terbuka.

3. Pilih Schedule preset.

   • Arrival Day: Kirim pada hari kedatangan tamu
   • Standard: 7, 3, 1 hari
   • Extended: 14, 7, 3, 1 hari
   • Minimal: 1 hari
   • Custom: Pilih hari apa pun dari 0-30

Waktu hari kedatangan

Gunakan 0 jika Anda ingin email dikirim pada hari kedatangan.

4. Jika Anda memilih Custom, pilih hari pengiriman.

   ✓ Setidaknya satu hari tetap dipilih. ✓ AVA memeriksa setiap varian yang dipilih sebelum aktivasi.

5. Atur Send time (local).

   ✓ Email menggunakan zona waktu lokal hotel Anda.

6. Nyalakan Stop scheduled emails after pre-arrival is complete jika Anda ingin menghentikan pengiriman otomatis yang tersisa setelah tamu selesai.

   ✓ AVA melewati pengiriman terjadwal yang berada dalam antrean setelah tamu menyelesaikan pra-kedatangan. ✓ Tindakan Resend manual tetap tersedia.

Perilaku default

Opsi ini dinonaktifkan secara default. Biarkan tetap nonaktif agar semua pengiriman terjadwal yang dikonfigurasi tetap aktif.

7. Biarkan varian hari yang dipilih tetap tidak aktif jika Anda masih menyusun draf.

   ✓ AVA menyimpan konten tersebut, tetapi tamu belum menerimanya. ✓ Anda tetap dapat melihat pratinjau dan menambahkan konten akses kamar.

8. Atur Recipient Targeting.

   • Tambahkan nilai yang ingin Anda cocokkan dari PMS.
   • Anda dapat mengetik satu nilai atau menempelkan daftar yang dipisahkan koma.
   • AVA memeriksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName.
   • Pencocokan tidak membedakan huruf besar-kecil.
   • Daftar yang dipilih tetap dapat digulir dalam panel 160px jika menjadi panjang.
   • AVA menampilkan jumlah pilihan di atas daftar.

Cara memasukkan target

Gunakan koma, titik koma, baris baru, atau tab untuk memisahkan nilai. Spasi tetap berada di dalam nilai, jadi ACME CORP tetap menjadi satu target. Bungkus nilai dengan tanda kutip jika berisi pemisah, seperti "Expedia, Inc.".

Dinonaktifkan saat penjadwalan mati

Jika Pre-arrival Emails nonaktif, seluruh panel targeting tetap dinonaktifkan. Nyalakan penjadwalan terlebih dahulu, lalu tambahkan atau hapus nilai targeting.

Aturan yang sama di semua tipe PMS

AVA menggunakan aturan targeting yang sama untuk Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, dan AVA.

Reservasi yang dibatalkan

Jika reservasi dibatalkan, AVA menghapus jadwal pra-kedatangan yang tertunda.

9. Pilih mode penerima yang tersedia untuk properti Anda.

   • Main guest mengirim satu email kepada tamu utama dalam reservasi.
   • All predefined guests mengirim satu email yang dipersonalisasi kepada setiap tamu yang telah ditentukan dan memiliki email valid yang unik.
   • Alamat email duplikat dihapus tanpa membedakan huruf besar-kecil.

Tinjau akses tamu

Semua tamu yang telah ditentukan menerima tautan pra-kedatangan yang sama untuk seluruh reservasi. Aktifkan opsi ini hanya jika properti Anda menyetujui akses tersebut.

10. Nyalakan Allow all codes hanya jika setiap reservasi yang memenuhi syarat harus menerima email.

✓ Jika daftar targeting kosong dan opsi ini nonaktif, AVA tidak mengirim email ke reservasi mana pun.

11. Biarkan Simple Editor tetap dipilih untuk menggunakan template awal.
12. Klik Templates untuk membuka galeri.

✓ Anda dapat memilih layout Minimal, Luxury, Modern, atau Warm Welcome. ✓ Layout awal baru menggunakan {{preArrivalLinkWithConfirmation}} secara default.

13. Klik Use Template pada layout yang Anda inginkan.

✓ Galeri Templates otomatis diciutkan setelah dipilih.

14. Masukkan Sender name dan Email subject.
15. Beralih ke HTML Editor untuk mengedit Email body.

Membuat draf dalam mode editor apa pun

Tombol Generate with AI tetap berada di samping toggle mode dalam kedua mode editor. Pada layar kecil, baris tersebut tersusun dan tombol tetap selebar penuh.

16. Tambahkan Template variables untuk mempersonalisasi pesan.

• Klik Template Variables untuk menyisipkan variabel pada posisi kursor.
• Anda juga dapat mengetik {{ untuk membuka saran variabel.
• Draf AI baru juga lebih memilih {{preArrivalLinkWithConfirmation}} untuk tautan CTA.

17. Klik Send Test Email dan masukkan alamat uji.

✓ Simpan draf terlebih dahulu jika Anda mengubah konten. ✓ Template tidak aktif yang tersimpan tetap dapat mengirim email uji.

✓ Email uji menampilkan perubahan terbaru Anda.

18. Klik Save Settings.

✓ Anda akan melihat "Settings saved successfully!"

Mengatur Ulang Template Pra-Kedatangan

Gunakan ini saat Anda ingin memulihkan teks default untuk satu hari pengiriman.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Buka varian hari yang ingin Anda pulihkan.
3. Klik Reset to Default.
4. Konfirmasi modal peringatan.
5. Klik Save Settings.

✓ AVA hanya mengatur ulang varian hari yang dipilih. ✓ Varian hari lain mempertahankan suntingannya saat ini. ✓ Tamu tidak melihat perubahan apa pun sampai Anda menyimpannya.

Meninjau Riwayat Email

Gunakan tab History untuk meninjau percobaan pengiriman sebelumnya.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Atur rentang tanggal dan filter status.
4. Buka satu baris untuk meninjau penerima, waktu pengiriman, zona waktu merchant, detail masa inap, dan alasan kegagalan.
5. Gunakan kontrol penomoran halaman untuk meninjau percobaan yang lebih lama.
6. Di ponsel, tinjau kartu bertumpuk sebagai pengganti tabel desktop.

✓ Anda dapat memastikan apakah setiap email terkirim, gagal, dilewati, atau tetap dalam antrean. ✓ Tabel desktop tetap terlihat di layar yang lebih besar. ✓ Baris kini menyertakan offset template yang digunakan untuk pengiriman tersebut.

Memahami Kelayakan Email Pra-Kedatangan

AVA memuat ulang detail reservasi terbaru dari PMS Anda sebelum mengirim email untuk reservasi nyata. AVA hanya mengevaluasi aturan yang diaktifkan untuk Pre-arrival dalam kebijakan check-in.

Pemeriksaan	Kapan AVA mencegah pengiriman	Hasil riwayat
Pembayaran atau saldo	Reservasi cocok dengan aturan pembayaran yang diaktifkan	Dilewati
Kebangsaan	Reservasi cocok dengan aturan kebangsaan yang diaktifkan	Dilewati
Masa inap panjang	Masa inap memenuhi atau melebihi ambang batas yang disimpan	Dilewati
Tipe kamar terbatas	Tipe kamar cocok dengan pembatasan yang diaktifkan	Dilewati
Kesiapan kamar atau housekeeping	Reservasi gagal memenuhi aturan kamar yang diaktifkan	Dilewati
Bukti PMS	Detail yang diperlukan hilang, kedaluwarsa, atau untuk sementara tidak tersedia	Kegagalan ditunda

Email yang diblokir tidak dikirim dengan tautan check-in yang tidak dapat digunakan. AVA mencatat keputusan tersebut di History agar Anda dapat meninjau hasilnya. Jika PMS tidak dapat memberikan bukti yang andal, AVA menunggu percobaan ulang berikutnya.

Periksa kebijakan terbaru

Mengubah kebijakan Pre-arrival langsung memengaruhi pengiriman ulang manual. Tinjau reservasi dan kebijakan sebelum mencoba lagi mengirim email yang diblokir.

Lihat Mengatur Pemblokiran Check-In berdasarkan Mode untuk pengaturan kebijakan.

Mengirim Ulang Email Sebelumnya

Gunakan Resend saat Anda ingin mengirim ulang pesan yang pernah dikirim. AVA juga dapat mengirim ulang offset yang sudah terlewat secara otomatis setelah email tamu berubah di PMS.

Pengiriman ulang otomatis

Jika email tamu berubah setelah suatu offset dikirim, AVA mengirim ulang offset tersebut ke alamat baru.

Jika tamu telah menyelesaikan pra-kedatangan dan opsi penghentian aktif, AVA melewati pengiriman ulang otomatis ini. Hal ini terjadi pada sinkronisasi berikutnya, sinkronisasi manual, atau impor file. Baris riwayat baru menggunakan auto-resend-email-change.

Pembaruan PMS otomatis

Webhook tamu dari PMS dapat memulai sinkronisasi ini di latar belakang. Webhook mungkin selesai sebelum detail tamu yang diperbarui muncul di History. Tunggu beberapa menit, lalu segarkan History sebelum memeriksa hasil pengiriman ulang atau pengiriman susulan.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Temukan email yang ingin Anda kirim ulang.
4. Klik Resend.
5. Tinjau modal konfirmasi.
6. Periksa pesan kelayakan di modal.
7. Klik Resend Email jika reservasi memenuhi syarat.

Ketersediaan pengiriman ulang

AVA memeriksa reservasi PMS terbaru sebelum menampilkan konfirmasi pengiriman ulang. Reservasi yang diblokir atau ditangguhkan tetap menonaktifkan Resend Email.

Periksa penerima terlebih dahulu

Modal menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, nama tamu, tanggal menginap, dan offset template sebelum Anda mengirim.

Pencarian PMS yang tepat

AVA memeriksa reservasi yang tepat terlebih dahulu saat Anda mengirim ulang. Jika pencarian tersebut menghasilkan data yang tidak ditemukan bergaya 404, AVA mencoba jalur daftar berikutnya. Kegagalan pencarian tepat yang tidak terduga tetap terlihat.

Email terbaru

Jika tamu mengubah emailnya di PMS, AVA menggunakan alamat yang terakhir disinkronkan. Segarkan History setelah sinkronisasi berikutnya jika pratinjau masih menampilkan data lama.

Baris lama

Baris riwayat yang lebih lama tanpa offset tersimpan menggunakan offset pra-kedatangan pertama yang saat ini dikonfigurasi.

✓ Tabel riwayat dimuat ulang setelah pengiriman ulang berhasil. ✓ Filter dan posisi tabel Anda saat ini tetap di tempatnya jika pengiriman ulang gagal.

Meninjau pengiriman ulang yang diblokir atau ditangguhkan

Modal pengiriman ulang menjelaskan keputusan kelayakan terbaru sebelum pengiriman.

Hasil modal	Artinya	Tindakan yang harus dilakukan
Eligible	Reservasi terbaru memenuhi aturan Pre-arrival saat ini	Klik Resend Email
Blocked	Aturan yang dikonfigurasi mencegah check-in Pre-arrival	Tinjau alasan yang tercantum dan perbarui reservasi atau kebijakan
Temporarily unavailable	Bukti PMS hilang atau tidak dapat diverifikasi	Tunggu data PMS, lalu buka Resend lagi

Alasan yang diketahui mencakup Long-stay reservation, Outstanding balance, dan Payment is due at the hotel. Alasan tersebut juga mencakup Travel-agent reservation, Existing routing instructions, dan kode pemblokiran check-in yang dikonfigurasi. Alasan akan ditampilkan dalam bahasa AVA yang Anda pilih jika terjemahannya tersedia. Alasan yang tidak dikenal menggunakan fallback yang mudah dibaca.

Periksa kebijakan saat ini

Keputusan pengiriman ulang menggunakan reservasi terbaru dan aturan Pre-arrival saat ini. Hasil riwayat yang lebih lama mungkin tidak sesuai dengan keputusan saat ini.

Mengirim Email yang Ditinjau kepada Satu Penerima

Gunakan Manual emails saat Anda perlu segera mengirim email reservasi nyata. Anda meninjau penerima, subjek, pesan, dan tautan reservasi final sebelum mengirim. Anda dapat memulai dari Pre-Arrival → Email → Manual emails atau modal detail reservasi. Tab ini hanya muncul jika peran Anda dapat melihat reservasi dan mengirim email pra-kedatangan.

Akses reservasi

Tautan pra-kedatangan memberikan akses ke reservasi. Memilih tamu akan mempersonalisasi pesan, tetapi tidak membatasi tautan hanya untuk tamu tersebut. Periksa alamat alternatif dengan cermat sebelum mengirim.

1. Buka Pre-Arrival → Email → Manual emails.

2. Klik Send pre-arrival email.

3. Cari berdasarkan nama tamu atau nomor konfirmasi, atau filter berdasarkan tanggal check-in atau check-out.

4. Pilih reservasi dan tamu untuk email tersebut.

5. Pilih Saved guest email atau Alternate address.

   ✓ Alamat alternatif hanya berlaku untuk pengiriman ini. ✓ Kontak tamu yang tersimpan dan penerima terjadwal tetap tidak berubah.

6. Pilih Configured pre-arrival template.

   ✓ Offset hari template hanya memilih konten. ✓ Offset tersebut tidak menjadwalkan email lain.

7. Klik Preview email.

8. Periksa penerima, subjek, tamu, tanggal menginap, dan pesan yang dirender.

   ✓ Pratinjau menggunakan reservasi aktif dan konteks tautan reservasinya. ✓ Pratinjau tidak mengirim email.

9. Klik Send email setelah pratinjau sesuai dengan permintaan Anda.

   ✓ Hasilnya muncul di Recent sends dan riwayat email manual.

Mulai dari reservasi

Buka modal detail reservasi, lalu klik Send pre-arrival email di samping nomor konfirmasinya. Reservasi tersebut akan dipilih untuk Anda.

Pengiriman terjadwal tetap terpisah

Pengiriman manual tidak membatalkan atau memenuhi email terjadwal yang akan datang. Penerima otomatis dan detail kontak yang tersimpan tetap tidak berubah.

Tinjau kembali setelah perubahan

Mengubah penerima, tamu, reservasi, atau template memerlukan pratinjau baru. AVA tidak akan mengirim tinjauan lama setelah kontennya berubah.

Memeriksa hasil pengiriman yang tidak pasti

Yang Anda lihat: Hasilnya menyatakan Result uncertain, atau penerimaan oleh penyedia belum final.

Perbaikan:

1. Klik Check send status.
2. Tunggu hingga hasil diperbarui.
3. Jangan mengirim ulang sampai permintaan sebelumnya terselesaikan.

✓ AVA mempertahankan permintaan agar dapat direkonsiliasi. ✓ Hal ini mencegah pengiriman ganda ketika penyedia menerima permintaan pertama.

Jika Anda menyegarkan halaman atau mendapatkan kembali izin untuk melihat tab tersebut, AVA mempertahankan tamu, tanggal menginap, dan zona waktu properti bersama permintaan tersebut. Anda dapat memeriksa pengiriman yang sama tanpa memilih reservasi lagi.

Meninjau pengiriman manual sebelumnya

Gunakan riwayat email manual untuk memeriksa reservasi, penerima, anggota staf, dan hasilnya. Tabel tetap terlihat saat tidak ada baris yang cocok, sehingga Anda dapat menyesuaikan filter tanpa kehilangan konteks.

1. Buka Manual emails.
2. Cari berdasarkan reservasi, tamu, atau email penerima.
3. Atur rentang tanggal menggunakan tanggal lokal hotel Anda.
4. Filter berdasarkan hasil yang diperlukan, seperti Sending, Uncertain, Provider accepted, Delivered, atau Bounced.
5. Tinjau status pengiriman dan alamat penerima.
6. Klik Refresh untuk memuat ulang hasil terbaru saat pembaruan penyedia masih tertunda.
7. Gunakan Load more untuk meninjau hasil terfilter yang lebih lama.

Pencarian memperlakukan tanda baca sebagai teks, sehingga karakter seperti +, ., (, dan ) tidak mengubah pencarian Anda. AVA menerapkan filter sebelum penomoran halaman, sehingga setiap halaman hanya berisi pengiriman yang cocok.

Memulihkan pengiriman setelah penyegaran

Jika pengiriman masih Sending atau Uncertain, buka kembali dari riwayat yang difilter. Klik Check send status untuk melanjutkan rekonsiliasi. Tampilan pemulihan tetap menampilkan identitas reservasi dan konteks masa inap.

Arti status

Provider accepted mengonfirmasi penerimaan oleh penyedia, bukan pengiriman kepada tamu. Delivered atau Bounced bergantung pada bukti dari penyedia.

Variabel Template

Gunakan variabel berikut di isi email:

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{phoneNumber}}	Nomor telepon tamu dari PMS
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomType}}	Tipe kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi
{{preArrivalLink}}	Tautan pra-kedatangan (tanpa konfirmasi)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	Tautan pra-kedatangan (dengan konfirmasi)
{{selfCheckInLink}}	Tautan self check-in (tanpa konfirmasi)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	Tautan self check-in (dengan konfirmasi)

Privasi nomor telepon

{{phoneNumber}} menggunakan nomor telepon tamu dari PMS Anda. Nilainya kosong jika PMS tidak memiliki nomor telepon. Variabel ini tidak pernah menggunakan nomor paspor atau ID pajak. Jika catatan lama berisi nilai yang salah, sinkronkan reservasi atau gunakan Resend.

Sertakan tautan pra-kedatangan

Tamu memerlukan tautan pra-kedatangan untuk memulai pendaftaran online. Gunakan {{preArrivalLinkWithConfirmation}} untuk konfirmasi atau {{preArrivalLink}} untuk memulai secara langsung. {{checkinLink}} tetap berfungsi sebagai alias lama untuk tautan yang menyertakan konfirmasi.

Mengirim Email Uji

Gunakan ini setelah Anda memperbarui subjek atau isi email.

1. Klik Send Test Email.
2. Masukkan alamat uji.
3. Klik Send.

✓ Periksa inbox Anda untuk melihat pratinjau.

Membuat Draf dari Email atau Desain yang Sudah Ada

Gunakan Generate with AI untuk menyalin email atau membuat ulang desain visual.

Draf AI yang siap untuk seluler

Draf yang dibuat AI menggunakan tata letak fleksibel yang menyempit pada ponsel. Teks isi berukuran setidaknya 16px, sementara teks yang lebih kecil tetap berukuran setidaknya 14px. Saat Anda merevisi template lama, AI memperbaiki lebar tetap dan teks yang terlalu kecil jika diperlukan. Aturan seluler ini diprioritaskan di atas desain lama. Editor menerima format responsif ini, jadi pertahankan saat Anda menyimpan draf.

1. Klik Generate with AI.
2. Unggah file PNG, JPEG, WebP, PDF, atau .eml.
3. Tambahkan instruksi opsional untuk email yang dibuat.
4. Klik Generate.
5. Tinjau draf yang dibuat dan peringatan apa pun di bawah pratinjau.
6. Klik Accept & Use, edit teksnya, lalu simpan template.

✓ AVA mempertahankan HTML, gambar, dan tautan email jika dapat membacanya. ✓ AVA mengubah ukuran gambar desain tersimpan hingga sisi terpanjang maksimum 1600px. ✓ Setiap gambar desain tersimpan harus memenuhi batas aset 4MB.

Periksa tata letak di ponsel

Buka pratinjau Mobile setelah menerima draf. Kemudian gunakan Send Test Email untuk memeriksa pesan di aplikasi email hotel Anda.

Gambar transparan

AVA mempertahankan gambar transparan sebagai file PNG sambil mengurangi ukurannya. Ini mencegah logo dan karya seni transparan lainnya menampilkan latar belakang hitam.

Tinjau peringatan gambar

Modal memberi tahu Anda berapa banyak gambar desain yang tidak disertakan ketika penyimpanan menolaknya. Tinjau pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

File yang diunggah harus berukuran 10MB atau kurang. File .eml harus merupakan ekspor email yang sebenarnya dan memiliki isi HTML.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Pastikan Pre-arrival Emails aktif.
2. Pastikan setidaknya satu hari dipilih.
3. Pastikan varian hari aktif.
4. Pastikan reservasi memiliki alamat email tamu.
5. Tunggu waktu pengiriman terjadwal berikutnya.

Draf tidak aktif

Jika varian hari tetap tidak aktif, AVA tetap menyimpan teks yang Anda simpan. Aktifkan varian tersebut saat Anda ingin mengirimnya.

Aktivasi atau penonaktifan gagal

Yang Anda lihat: Status tetap sama setelah Anda mengklik Activate atau Deactivate.

Perbaikan:

1. Tunggu hingga permintaan selesai.
2. Periksa error validasi inline pada varian yang diedit.
3. Klik Save Settings lagi.
4. Segarkan halaman dan coba tindakan tersebut lagi.

Suntingan Anda tetap tersimpan

AVA mempertahankan konten yang Anda salin dan edit jika perubahan status gagal. Badge diperbarui hanya setelah permintaan berhasil.

Pengunggahan email atau desain ditolak

Yang Anda lihat: Pengunggahan AI gagal, atau draf tidak pernah muncul.

Perbaikan:

1. Gunakan PNG, JPEG, WebP, PDF, atau .eml.
2. Pastikan file yang diunggah berukuran maksimal 10MB.
3. Pastikan file .eml merupakan ekspor email yang sebenarnya.
4. Pastikan email tersebut menyertakan isi HTML.
5. Unduh ulang email dari klien email Anda jika diperlukan.

Beberapa gambar desain tidak disertakan

Yang Anda lihat: Draf yang dibuat memperingatkan bahwa satu atau beberapa gambar desain tidak disertakan.

Perbaikan:

1. Tinjau pratinjau yang dibuat dan temukan gambar yang hilang.
2. Ganti gambar sumber tersebut dengan versi yang lebih kecil.
3. Hapus gambar yang tidak diperlukan dari desain yang diunggah.
4. Buat kembali draf tersebut.
5. Periksa pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

Mengapa ini terjadi

AVA mungkin mengecilkan gambar untuk memenuhi batas per gambar. Gambar yang masih melebihi batas tidak dapat muncul di email yang dibuat.

Email yang dibuat AI sulit dibaca di ponsel

Yang Anda lihat: Teks tampak terlalu kecil, atau email melampaui layar ponsel.

Perbaikan:

1. Buka template saat ini.
2. Klik Generate with AI.
3. Minta AI merevisi template yang ada agar mudah dibaca di ponsel.
4. Klik Accept & Use.
5. Periksa pratinjau Mobile.
6. Kirim email uji ke ponsel.

HTML manual yang sudah ada

AI meningkatkan lebar tetap dan teks yang terlalu kecil selama revisi. Pengeditan HTML manual tetap memerlukan pratinjau seluler dan email uji.

Reservasi yang cocok tidak menerima email

Yang Anda lihat: Reservasi seharusnya cocok, tetapi AVA tidak pernah menjadwalkannya.

Perbaikan:

1. Periksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName reservasi di PMS Anda.
2. Pastikan satu nilai cocok dengan entri di Recipient Targeting.
3. Gunakan ejaan yang sama, tetapi huruf besar-kecil tidak berpengaruh.
4. Nyalakan Allow All Rate Codes hanya jika Anda ingin semua reservasi disertakan.
5. Simpan dan tunggu hingga jadwal berikutnya berjalan.

Tamu yang telah ditentukan tidak menerima email

Yang Anda lihat: Tamu utama menerima email, tetapi tamu yang telah ditentukan tidak menerimanya.

Perbaikan:

1. Pastikan All predefined guests dipilih sebagai mode penerima.
2. Periksa apakah tamu memiliki email yang valid di PMS Anda.
3. Periksa apakah ada tamu lain yang telah ditentukan menggunakan alamat email yang sama.
4. Tunggu beberapa menit hingga sinkronisasi tamu PMS otomatis selesai.
5. Segarkan History.
6. Jalankan sinkronisasi reservasi manual jika tamu tersebut masih belum muncul.
7. Tinjau History untuk status pengiriman kepada tamu tersebut.

Perilaku tamu utama

AVA mempertahankan Main guest sebagai mode penerima default. Properti yang sudah ada tidak akan mulai mengirim email kepada tamu yang telah ditentukan secara otomatis.

Penyimpanan diblokir karena masalah keamanan

Yang Anda lihat: Peringatan menyatakan bahwa email memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Settings lagi.

Waktu pengiriman tampak salah

Yang Anda lihat: Email tiba pada jam yang salah.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
2. Pastikan Timezone Anda benar.
3. Kembali ke Pre-Arrival → Email dan periksa Send time (local).

Template tampak tersembunyi

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat melihat kartu template di Simple Editor.

Perbaikan:

1. Klik Templates untuk memperluas galeri.
2. Jika konten sudah ada, biarkan tampilan yang diciutkan ini sampai Anda ingin menggunakan layout lain.

Riwayat tampak kosong

Yang Anda lihat: Tidak ada baris yang muncul di History.

Perbaikan:

1. Hapus filter status.
2. Perluas rentang tanggal.
3. Pastikan reservasi sudah mencapai waktu pengirimannya.

Email yang tersisa terkirim setelah selesai

Yang Anda lihat: Tamu menerima pengingat terjadwal setelah menyelesaikan pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Nyalakan Stop scheduled emails after pre-arrival is complete.
3. Klik Save Settings.
4. Periksa History untuk pengiriman mendatang yang ditandai sebagai dilewati.

Email yang sudah terkirim

Opsi ini tidak dapat menarik kembali email yang sudah dikirim AVA. Opsi ini memengaruhi pengiriman terjadwal yang berjalan setelah tamu menyelesaikan pra-kedatangan.

Pengiriman ulang menampilkan email yang salah

Yang Anda lihat: Pratinjau pengiriman ulang menampilkan penerima lama.

Perbaikan:

1. Perbarui email tamu di PMS Anda.
2. Tunggu sebentar hingga pembaruan PMS tersinkronisasi.
3. Segarkan tab History.
4. Klik Resend lagi.

Tombol pengiriman ulang hilang

Yang Anda lihat: Baris History tidak menampilkan tindakan Resend.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda berada di tab History.
2. Pastikan baris tersebut berisi percobaan pengiriman sebelumnya.
3. Periksa bahwa peran pengguna Anda dapat mengedit pengaturan.

Pratinjau pengiriman ulang tidak terbuka

Yang Anda lihat: Pratinjau berhenti setelah Anda mengklik Resend.

Perbaikan:

1. Segarkan halaman dan coba lagi.
2. Pastikan reservasi masih ada di PMS.
3. Pastikan email tamu valid dan tidak diblokir.
4. Periksa apakah hotel Anda mendukung alur pengiriman ulang ini.

Pratinjau email manual tidak tersedia

Yang Anda lihat: Preview email tetap dinonaktifkan, atau AVA tidak dapat menyiapkan pratinjau.

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi memiliki nomor konfirmasi.
2. Pastikan reservasi memenuhi kebijakan Pre-arrival saat ini.
3. Pastikan template yang dikonfigurasi tersedia.
4. Masukkan satu alamat penerima yang valid.
5. Segarkan panel dan tinjau kembali reservasi.

Pengiriman email manual memerlukan tinjauan lain

Yang Anda lihat: AVA menyatakan draf berubah, atau meminta Anda meninjau kembali.

Perbaikan:

1. Konfirmasikan kembali tamu, penerima, dan template.
2. Klik Preview email.
3. Bandingkan subjek, penerima, tanggal menginap, dan tautan reservasi.
4. Klik Send email hanya setelah pratinjau baru sudah benar.

Hasil email manual tidak pasti

Yang Anda lihat: AVA menampilkan Result uncertain setelah Anda mengeklik Send email.

Perbaikan:

1. Klik Check send status.
2. Tunggu rekonsiliasi selesai.
3. Jangan mencoba lagi selama hasil masih tidak pasti.
4. Hubungi dukungan jika hasil tidak terselesaikan.

Pengiriman ulang dinonaktifkan untuk reservasi ini

Yang Anda lihat: Modal menampilkan pesan diblokir atau untuk sementara tidak tersedia, dan Resend Email dinonaktifkan.

Perbaikan:

1. Baca alasan yang ditampilkan di modal.
2. Untuk reservasi yang diblokir, tinjau Settings → Check-In → Check-In Policy → Pre-arrival.
3. Jika sesuai, selesaikan masalah reservasi yang tercantum di PMS.
4. Untuk bukti PMS yang tidak tersedia, tunggu hingga PMS pulih.
5. Tutup modal dan klik Resend lagi untuk menjalankan pemeriksaan baru.

Perilaku pengiriman ulang yang aman

AVA memeriksa kelayakan lagi saat Anda mengonfirmasi pengiriman ulang. Email tidak dikirim selama reservasi masih diblokir atau belum terverifikasi.

Email pra-kedatangan dilewati atau ditangguhkan

Yang Anda lihat: History menampilkan email yang dilewati atau ditangguhkan, bukan email yang terkirim.

Perbaikan:

1. Buka History dan tinjau alasan kegagalan.
2. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.
3. Buka baris Pre-arrival dan tinjau aturan pemblokiran yang diaktifkan.
4. Periksa pembayaran, tanggal menginap, tipe kamar, kebangsaan, dan status kamar reservasi di PMS.
5. Jika detail PMS tidak tersedia, tunggu percobaan ulang berikutnya setelah PMS pulih.
6. Gunakan Resend hanya setelah reservasi memenuhi kebijakan properti Anda.

Perilaku pengiriman yang aman

AVA tidak mengirim saat aturan yang dikonfirmasi memblokir reservasi. AVA juga tidak mengirim saat bukti PMS yang diperlukan belum lengkap.

Reservasi tidak ditemukan di PMS

Yang Anda lihat: Pratinjau pengiriman ulang menampilkan "Reservation not found in PMS."

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi masih ada di PMS Anda.
2. Periksa nomor konfirmasi pada baris riwayat.
3. Segarkan tab History dan coba Resend lagi.
4. Jika reservasi sudah berpindah atau berubah, buka catatan PMS terbaru terlebih dahulu.

Target pengiriman ulang tampak salah

Yang Anda lihat: Pratinjau menampilkan offset template yang tidak terduga.

Perbaikan:

1. Buka kembali baris riwayat asli.
2. Pastikan offset template pada baris tersebut sesuai dengan pengiriman yang Anda inginkan.
3. Untuk baris lama, gunakan offset pertama yang dikonfigurasi seperti yang diharapkan.

Placeholder telepon kosong

Yang Anda lihat: {{phoneNumber}} kosong dalam pratinjau email atau email yang terkirim.

Perbaikan:

1. Periksa nomor telepon tamu di PMS Anda.
2. Tunggu hingga detail reservasi tersinkronisasi.
3. Kirim ulang email uji.

AVA membiarkan placeholder kosong ketika PMS tidak memiliki nomor telepon. Hal ini mencegah email menampilkan nilai identitas lain.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email masih tidak terkirim setelah langkah-langkah di atas
• ❌ Anda melihat error sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Sebaiknya sertakan:

• Tangkapan layar halaman pengaturan
• Waktu yang Anda harapkan email terkirim
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Tamu Selama Menginap
• Pengalaman Tamu
• Detail Dasar Hotel