Setup Email Pra-Kedatangan

Pengaturan Cepat

Aktifkan Pre-arrival Emails, pilih preset jadwal, lalu kirim test email. Biasanya selesai dalam 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menjadwalkan email pra-kedatangan dan mempersonalisasi isi email yang diterima tamu.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Pre-arrival Emails	Menyalakan atau mematikan email	Pengingat diterima sebelum check-in
Schedule preset	Hari-hari pengiriman email	Waktu kirim sesuai kebijakan Anda
Send time (local)	Jam kirim harian	Email datang pada jam yang konsisten
Sender name	Nama pada kolom From	Pengirim hotel yang mudah dikenali
Email subject + body	Isi pesan	Instruksi dan langkah berikutnya yang jelas
Template variables	Detail personal	Email terasa personal
Test email	Pratinjau hasil	Anda bisa cek tata letak dan tautan

Langkah Setup

1. Buka Pre-Arrival → Email.

2. Aktifkan Pre-arrival Emails.

   ✓ Status berubah ke Active dan opsi jadwal terbuka.

3. Pilih Schedule preset.

   • Standard: 7, 3, 1 hari
   • Extended: 14, 7, 3, 1 hari
   • Minimal: 1 hari
   • Custom: Pilih hari bebas dari 1-30

4. Jika memilih Custom, tentukan hari-hari pengiriman.

   ✓ Minimal satu hari harus tetap dipilih.

5. Atur Send time (local).

   ✓ Email menggunakan timezone lokal hotel Anda.

6. Isi Sender name, Email subject, dan Email body.

7. Tambahkan Template variables agar pesan personal.

   • Klik variabel untuk menyalin.
   • Tempel ke email body.

8. Klik Send Test Email lalu masukkan alamat email uji.

   ✓ Test email menampilkan perubahan terbaru.

9. Klik Save Settings.

   ✓ Anda akan melihat pesan "Settings saved successfully!"

Template Variables

Gunakan variabel berikut di body email:

Variable	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomType}}	Tipe kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi
{{checkinLink}}	Tautan check-in online

Sertakan link check-in

Tamu membutuhkan {{checkinLink}} untuk memulai online check-in.

Kirim Test Email

Gunakan ini setelah memperbarui subjek atau body.

1. Klik Send Test Email.
2. Masukkan alamat email uji.
3. Klik Send.

✓ Cek inbox Anda untuk melihat pratinjau.

Troubleshooting

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Pastikan Pre-arrival Emails dalam posisi aktif.
2. Pastikan minimal satu hari pengiriman dipilih.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Tunggu hingga jadwal kirim berikutnya.

Penyimpanan diblokir karena isu keamanan

Yang Anda lihat: Muncul warning email memiliki isu keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan link javascript:.
2. Hapus inline event seperti onclick.
3. Klik Save Settings lagi.

Jam kirim terlihat salah

Yang Anda lihat: Email masuk di jam yang tidak sesuai.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
2. Konfirmasi Timezone.
3. Kembali ke Pre-Arrival → Email dan periksa Send time (local).

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email tetap tidak terkirim setelah langkah di atas
• ❌ Muncul system error saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot layar pengaturan
• Jam pengiriman email yang Anda harapkan
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• During-Stay Guest Emails
• Guest Experience
• Hotel Basic Details