Laporan Imigrasi Thailand
Sebagian besar hotel menyelesaikan setup dalam sekitar 10 menit. Atur Schedule Time, Email Recipients, dan Guest Source Mode terlebih dulu. Badge status akan menampilkan Active atau Inactive.
Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi laporan TM30 dan RR4, terutama untuk check-in di sekitar tengah malam.
Buka: Reports → Thailand Immigration Reports
Akses Paket
- Laporan imigrasi Thailand memerlukan paket berbayar.
- Akun free-tier akan melihat prompt upgrade, bukan halaman laporan.
Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.
Referensi Cepat
| Pengaturan | Fungsinya | Default yang disarankan |
|---|---|---|
| Status | Menentukan apakah laporan harian berjalan | Active |
| Enable Automatic Daily Reports | Mengirim TM30 dan RR4 setiap hari | On |
| Schedule Time | Waktu pembuatan laporan harian (waktu lokal hotel) | 05:00 |
| Use separate email recipients | Menentukan apakah TM30 dan RR4 dikirim ke inbox berbeda | Off (aktifkan jika tim berbeda) |
| TM30 Guest Source Mode | Menentukan tamu yang masuk ke TM30 | Include guests who did not check in through AVA |
| RR4 Guest Source Mode | Menentukan tamu yang masuk ke RR4 | Include guests who did not check in through AVA |
| RR4 Thai Hotel Name | Nama hotel dalam bahasa Thai pada RR4 | Isi dengan teks Thai |
| Include Stayover Guests (RR4) | Menyertakan tamu yang menginap lintas malam, bukan hanya check-in baru | Off (aktifkan jika diwajibkan) |
| Required Guest Information | Status kepatuhan RR4 untuk field wajib | All set |
Atur Laporan Otomatis
- Buka Reports → Thailand Immigration Reports.
- Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
- Pastikan badge status berubah menjadi Active.
- Atur Schedule Time (waktu lokal hotel).
- Tambahkan Email Recipients atau aktifkan Use separate email recipients.
- Klik Save Configuration.
✓ Setelah tersimpan, Anda akan melihat pesan sukses.
AVA menggunakan waktu lokal hotel Anda untuk pengiriman harian.
Gunakan Daftar Email Gabungan atau Terpisah
| Opsi | Gunakan saat |
|---|---|
| Combined recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim yang sama |
| Separate recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim berbeda |
Untuk daftar terpisah:
- Aktifkan Use separate email recipients.
- Tambahkan TM30 Email Recipients.
- Tambahkan RR4 Email Recipients.
Pilih Guest Source Mode (TM30 dan RR4)
Atur Guest Source Mode di TM30 Settings dan RR4 Settings. Kontrol ini akan redup/nonaktif saat laporan otomatis dimatikan.
Pilih bagaimana AVA menyertakan tamu untuk masing-masing laporan.
TM30 Guest Source Mode
| Opsi | Cara kerja AVA | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Include guests who didn't check in through AVA | Jika timestamp check-in AVA tersedia, AVA memakainya. Jika tidak tersedia, AVA hanya menyertakan tamu saat PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in. | Hotel yang kadang melakukan check-in di luar AVA |
| Don't include guests who didn't check in through AVA | AVA hanya menyertakan tamu dengan timestamp check-in AVA yang valid. | Hotel yang ingin bukti check-in dari AVA saja |
RR4 Guest Source Mode
Gunakan opsi yang sama seperti TM30. Pengaturan RR4 terpisah, jadi pastikan sesuai workflow RR4 Anda.
- Jika timestamp check-in AVA tersedia, AVA memakai timestamp tersebut untuk menentukan tanggal laporan.
- Jika timestamp check-in AVA tidak ada, mode Include hanya fallback ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jika timestamp check-in AVA tidak terbaca, AVA akan mengecualikan entri tersebut.
- Pada mode Don't include, hanya tamu dengan timestamp check-in AVA valid yang akan disertakan.
Contoh Kasus Tengah Malam (Mode Include)
Reservasi: 9-13 Feb. Waktu generate laporan: 00:10 pada 10 Feb.
| Situasi saat laporan dibuat | Hasil |
|---|---|
| Timestamp check-in AVA adalah 00:01 pada 10 Feb | Tamu tidak masuk laporan 9 Feb, tetapi muncul di laporan 10 Feb |
| Timestamp check-in AVA belum tersedia, dan status PMS sudah checked in | Tamu masuk laporan 9 Feb menggunakan fallback PMS |
| Timestamp check-in AVA belum tersedia, dan status PMS belum checked in | Tamu belum disertakan |
Pengaturan RR4
Required Guest Information
Agar laporan RR4 akurat, jadikan field registrasi berikut sebagai wajib:
- Nationality
- Place of Departure
- Next Destination
Jika ada yang masih opsional, Anda akan melihat Action required pada kartu Required Guest Information. Klik Configure Registration Fields, atau buka Settings → Check-In.
Arti badge status:
| Status | Artinya |
|---|---|
| Action required | Satu atau lebih field wajib masih bersifat opsional |
| All set | Semua field wajib sudah mandatory |
Thai Hotel Name
Masukkan nama hotel dalam aksara Thai, misalnya โรงแรมว้าว รีสอร์ต.
RR4 menggunakan nilai ini di header laporan. Jika dibiarkan kosong, sistem memakai nama utama hotel.
Include Stayover Guests
Aktifkan ini untuk menyertakan tamu yang menginap lintas malam, bukan hanya check-in baru.
Contoh:
- Off: Tamu check-in 20 Okt, check-out 25 Okt. Tamu hanya muncul pada laporan 20 Okt.
- On: Tamu yang sama muncul pada laporan 20, 21, 22, 23, dan 24 Okt.
Label Mode Check-In
| Mode | Makna operasional |
|---|---|
| Assisted Check-In | Staf membantu tamu menyelesaikan langkah pra-kedatangan |
| Full Self Check-In | Tamu menyelesaikan check-in di kiosk tanpa bantuan staf |
TM30 dan RR4 dapat menampilkan timestamp berbeda untuk tamu yang sama. Ini normal karena masing-masing laporan menerapkan aturan waktu yang berbeda.
Kartu Registrasi RR3 (Thailand)
RR3 bukan laporan terjadwal. AVA membuat PDF RR3 saat check-in ketika tanda tangan dikirim.
Kapan RR3 Dibuat
- Self check-in: tepat setelah tanda tangan di kiosk dikirim.
- Assisted check-in: saat staf mengirim tanda tangan tamu.
Hal yang Harus Diverifikasi Staf
- Field yang ditandai RR3 Required sudah diisi.
- Identitas tamu dan detail reservasi benar sebelum tanda tangan.
Generate Laporan Secara Manual
- Pastikan konfigurasi laporan Thailand Anda sudah tersimpan.
- Scroll ke bagian Manual Report Generation.
- Klik Generate TM30 atau Generate RR4.
- Tunggu konfirmasi.
✓ AVA akan mengirim email laporan ke penerima yang sudah dikonfigurasi.
Troubleshooting
Status menunjukkan inactive
Yang Anda lihat: Badge status menampilkan Inactive.
Perbaikan:
- Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
- Klik Save Configuration.
Badge action required muncul
Yang Anda lihat: Required Guest Information menampilkan Action required.
Perbaikan:
- Buka Settings → Check-In.
- Buka Registration Fields.
- Set Nationality, Place of Departure, dan Next Destination menjadi required.
- Simpan lalu kembali ke halaman laporan.
Tamu tidak muncul di laporan hari sebelumnya
Yang Anda lihat: Tamu check-in sekitar tengah malam tetapi tidak ada di laporan kemarin.
Perbaikan:
- Buka catatan check-in tamu.
- Periksa timestamp check-in AVA.
- Jika timestamp setelah tengah malam, gunakan laporan hari ini untuk tamu tersebut.
Tamu muncul di laporan kemarin meski datang setelah tengah malam
Yang Anda lihat: Tamu tiba setelah tengah malam tapi tetap muncul pada laporan kemarin.
Perbaikan:
- Periksa Guest Source Mode Anda.
- Pada mode Include, timestamp AVA yang hilang memakai fallback PMS hanya jika PMS sudah menandai reservasi checked in.
- Jika ingin hanya berdasarkan timestamp AVA, ganti ke Don't include guests who didn't check in through AVA.
Tamu hilang pada mode Include saat check-in dilakukan di luar AVA
Yang Anda lihat: Tamu check-in manual tetapi belum ikut laporan.
Perbaikan:
- Periksa status reservasi di PMS.
- Pastikan PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jalankan ulang laporan setelah status diperbarui.
TM30 dan RR4 menampilkan waktu berbeda
Yang Anda lihat: Tamu yang sama memiliki timestamp berbeda pada TM30 dan RR4.
Perbaikan:
- Pastikan perbedaan ini tidak menghambat alur pelaporan Anda.
- Verifikasi data tamu dan detail penyelesaian check-in.
- Jika perbedaan memengaruhi pelaporan kepatuhan, hubungi support.
Email laporan tidak diterima
Yang Anda lihat: Tidak ada email laporan pada jam terjadwal.
Perbaikan:
- Pastikan laporan dalam kondisi aktif.
- Pastikan email penerima sudah benar.
- Periksa folder spam/junk.
- Jalankan laporan manual sekali.
Peringatan TM30 dan RR4 tidak selaras
Yang Anda lihat: Banner kuning memberi tahu bahwa pengaturan TM30 dan RR4 berbeda.
Perbaikan:
- Periksa Schedule Time dan pengaturan penerima.
- Jika ingin daftar terpisah, aktifkan Use separate email recipients.
- Klik Save Configuration untuk menyinkronkan pengaturan.
Notifikasi separate recipients muncul
Yang Anda lihat: Banner biru menunjukkan mode penerima terpisah aktif.
Perbaikan:
- Periksa TM30 Email Recipients dan RR4 Email Recipients.
- Nonaktifkan Use separate email recipients jika ingin satu daftar gabungan.
- Klik Save Configuration.
Required Guest Information menampilkan "Action required"
Yang Anda lihat: Kartu Required Guest Information menampilkan Action required.
Perbaikan:
- Klik Configure Registration Fields.
- Set Nationality, Place of Departure, dan Next Destination sebagai required.
- Kembali ke halaman laporan lalu refresh.
Tombol generate manual tidak muncul
Yang Anda lihat: Generate TM30 dan Generate RR4 tidak terlihat.
Perbaikan:
- Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
- Refresh halaman.
Masih Terkendala?
Hubungi success-technologies.com jika:
- ❌ Tamu berulang kali tidak muncul pada tanggal laporan yang seharusnya
- ❌ Timestamp laporan menghambat pengajuan kepatuhan
- ❌ Laporan otomatis gagal lebih dari satu siklus
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Nama properti
- Nama tamu dan nomor reservasi
- Tanggal laporan yang diharapkan dan hasil aktual
- Screenshot pengaturan laporan dan detail check-in tamu