Memahami Pencarian Reservasi dengan Paspor dan Nomor Konfirmasi
AVA menerapkan pemeriksaan yang lebih ketat untuk tamu yang sudah check-in atau akan check-out. Hal ini melindungi detail kamar dan kode akses.
Panduan ini menjelaskan cara AVA menemukan reservasi berdasarkan paspor, 4 digit terakhir nomor konfirmasi, atau nomor konfirmasi lengkap.
Buka: Settings → Security → Identity Verification
Referensi Singkat
| Pengaturan | Yang Dikontrol | Dampak bagi Tamu |
|---|---|---|
| Passport Scan Booking Lookup | Memungkinkan tamu memindai paspor atau ID untuk menemukan reservasi | Tamu dapat memulai tanpa memasukkan nomor konfirmasi |
| Quick Lookup with Confirmation Number Suffix | Memungkinkan tamu mencari secara default menggunakan 4 digit terakhir nomor konfirmasi | Tersedia untuk reservasi unik yang akan check-in |
| Full confirmation number | Menggunakan referensi reservasi lengkap | Diperlukan untuk pencarian konfirmasi reservasi yang sudah check-in atau akan check-out |
Panduan ini menggunakan “4 digit terakhir nomor konfirmasi” karena 4 adalah nilai default. Properti Anda dapat mengonfigurasi antara 4 hingga 10 karakter terakhir. Tamu harus memasukkan karakter akhir dari nomor konfirmasi hotel atau referensi situs pemesanan.
Cara AVA Menemukan Reservasi
| Skenario | Penanganan |
|---|---|
| Paspor menemukan satu reservasi yang akan check-in | Ambil seperti biasa. |
| Paspor menemukan beberapa reservasi atau tidak menemukan reservasi | Minta nomor konfirmasi. |
| Paspor menemukan satu reservasi yang sudah check-in atau akan check-out | Ambil hanya jika benar-benar cocok dengan paspor yang sebelumnya diverifikasi untuk tamu yang sama. Jika tidak, minta nomor konfirmasi. |
| 4 digit terakhir nomor konfirmasi menemukan reservasi yang akan check-in | Ambil jika hasilnya unik, meskipun namanya berbeda. |
| 4 digit terakhir nomor konfirmasi menemukan reservasi yang sudah check-in atau akan check-out | Jangan pernah mengambilnya. Wajibkan nomor konfirmasi lengkap. |
| Nomor konfirmasi lengkap dimasukkan | Ambil meskipun nama pada dokumen dan reservasi berbeda, dengan tetap mengikuti pemeriksaan reservasi normal. |
Menemukan reservasi tidak melewati pemeriksaan dokumen pada tahap check-in berikutnya. Pengaturan pemeriksaan dokumen dan pencocokan nama tetap berlaku.
Melihat Pratinjau Reservasi Sambil Menunggu Pencarian Selesai
Beberapa pencarian berdasarkan paspor menampilkan pratinjau reservasi terbatas sebelum AVA selesai memuat reservasi. Hal ini mengurangi waktu tunggu saat AVA mengonfirmasi detail reservasi secara langsung.
| Pratinjau menampilkan | Pratinjau menyembunyikan hingga konfirmasi |
|---|---|
| Tanggal menginap | Nomor kamar |
| Tipe kamar | Referensi konfirmasi dan OTA |
| Jumlah kamar dan tamu | Nama tamu lain |
Anda mungkin melihat pesan You booked [number] rooms dan kartu kamar dengan detail yang masih menunggu. Baris tamu dan daftar periksa verifikasi muncul dalam pratinjau. Hanya Fill yang tersedia hingga konfirmasi selesai.
-
Tinjau tipe kamar, tanggal, dan jumlah tamu dalam pratinjau.
-
Pilih Fill untuk mulai memasukkan detail tamu.
-
Lanjutkan saat AVA mengganti pratinjau dengan detail reservasi yang sudah dikonfirmasi.
✓ Detail tamu yang Anda ketik tetap terkait dengan tamu yang benar selama reservasi selesai dimuat.
Pratinjau menggunakan pencocokan paspor yang sama dengan pencarian lengkap. AVA dapat menampilkan pratinjau dari snapshot mana pun yang masih dipercaya oleh pencarian, hingga 24 jam terakhir. Snapshot dengan usia yang tidak diketahui atau detail pratinjau yang tidak lengkap tetap dikecualikan. Untuk properti dengan pencarian bertahap yang diaktifkan, AVA dapat menahan pratinjau berulang hingga pemeriksaan reservasi langsung selesai.
Mengulangi Pratinjau untuk Paspor yang Dilampirkan
Jika tamu membatalkan atau memulai ulang check-in, mereka dapat memindai paspor yang sama lagi. AVA dapat menampilkan pratinjau terbatas lagi jika semua kondisi berikut terpenuhi:
- Pemindaian tersebut adalah pemindaian paspor tepercaya.
- Paspor yang sama dimiliki oleh tamu aktif yang sama.
- Reservasi langsung masih mencakup tamu tersebut.
- Reservasi belum check-in.
- Reservasi tersebut tetap menjadi reservasi yang dipilih.
AVA menunggu pengambilan reservasi langsung sebelum menampilkan pratinjau berulang ini. Pemindaian ulang tidak menyimpan dokumen lain atau mengembalikan detail penagihan langsung. Dokumen lain, pemindaian tidak tepercaya, detail tamu yang berubah, reservasi yang dibatalkan, dan reservasi yang sudah check-in tidak menampilkan pratinjau ini.
Mengapa Perlindungan untuk Reservasi yang Sudah Check-In Lebih Ketat
Reservasi yang sudah check-in atau akan check-out dapat berisi kamar yang ditetapkan, kode pintu, atau detail akses lainnya.
Karena itu, AVA tidak pernah membuka reservasi ini hanya dengan 4 digit terakhir nomor konfirmasi.
Tamu harus memberikan salah satu dari berikut ini:
- nomor konfirmasi lengkap; atau
- paspor yang sama dengan yang sebelumnya diverifikasi AVA untuk tamu tersebut.
Kapan Pemindaian Paspor Ulang Dapat Mengambil Reservasi
AVA memeriksa semua hal berikut sebelum membuka kembali check-in yang sudah ada:
- Pemindaian berisi data paspor tepercaya.
- Nomor paspor cocok dengan paspor yang sebelumnya diverifikasi.
- Paspor tersebut terhubung ke catatan PMS khusus tamu yang sama.
- Pengunggahan dokumen sebelumnya selesai dengan sukses.
- Tanggal lahir cocok jika kedua catatan memuatnya.
- Tidak ada tamu lain yang memiliki catatan paspor tersebut.
- Check-in terkait dengan konfirmasi kamar yang sama persis dalam reservasi yang dipilih.
Jika salah satu pemeriksaan gagal, AVA meminta nomor konfirmasi lengkap.
Pratinjau berulang dan pengambilan reservasi final adalah dua pemeriksaan yang terpisah. Reservasi dapat menampilkan pratinjau terbatas terlebih dahulu, lalu meminta konfirmasi jika data langsung tidak lagi cocok.
Jika check-in Pre-arrival yang sudah selesai cocok, AVA menggunakan kembali check-in tersebut. AVA mempertahankan dokumen yang telah diverifikasi dan tidak meminta Anda mengunggahnya lagi.
Kapan AVA Menemukan Kecocokan Lama yang Tersimpan di Cache
Jika Pre-arrival yang baru selesai belum terlihat, AVA mungkin terlebih dahulu menemukan reservasi lama yang tersimpan di cache. AVA membandingkan dokumen yang dipindai dengan dokumen yang sebelumnya diverifikasi untuk reservasi tersebut.
Jika identitas tidak cocok, AVA menyegarkan pencarian yang terdampak satu kali dan memeriksa kembali kandidatnya. Saat reservasi baru tersedia, AVA memilihnya sebelum menyimpan dokumen.
Kecocokan terverifikasi biasa tetap menggunakan cache dan biasanya tidak memerlukan pemindaian PMS lengkap. Perubahan PMS terbaru mungkin masih memerlukan waktu untuk muncul selama periode cache normal. Gunakan nomor konfirmasi lengkap jika Anda memerlukan reservasi terbaru segera.
Tamu pendamping dapat berbagi referensi reservasi. AVA tidak menggunakan referensi bersama tersebut saja untuk menyetujui pemindaian paspor ulang.
Mengaktifkan Pencarian Reservasi dengan Paspor
-
Aktifkan Passport Scan Booking Lookup.
-
Klik Save Identity Verification.
✓ Tamu dapat memulai check-in dengan memindai paspor atau ID.
Menonaktifkan Pencarian Reservasi dengan Paspor
-
Nonaktifkan Passport Scan Booking Lookup.
-
Klik Save Identity Verification.
✓ Tamu memulai dengan pencarian nomor konfirmasi.
Pemecahan Masalah
Nomor Konfirmasi Lengkap Diminta Setelah 4 Digit Terakhir
Yang terlihat: 4 digit terakhir menemukan reservasi, tetapi AVA meminta nomor lengkap.
Penyebab: Reservasi sudah check-in atau akan check-out. Ini adalah perilaku keamanan yang diharapkan.
Solusi: Minta tamu memasukkan nomor konfirmasi lengkap.
Pemindaian Paspor Ulang Tidak Membuka Reservasi
Yang terlihat: Tamu memindai paspor lagi, tetapi AVA meminta konfirmasi.
Periksa:
- Paspor yang sama sebelumnya berhasil diunggah.
- Paspor tersebut milik tamu yang sama.
- Detail paspor jelas dan dapat dibaca.
- Tamu menggunakan tautan Self Check-In properti yang benar.
Jika ada poin yang tidak pasti, gunakan nomor konfirmasi lengkap.
Jika AVA meminta konfirmasi setelah pemindaian, AVA mempertahankan pemindaian sementara untuk alur cadangan. Tamu tidak perlu memindai paspor lagi setelah memasukkan nomor konfirmasi lengkap.
Pemindaian Paspor Menemukan Beberapa atau Tidak Menemukan Reservasi
Yang terlihat: AVA tidak dapat melanjutkan langsung dari pemindaian paspor.
Solusi: Minta tamu memasukkan karakter akhir dari referensi hotel atau situs pemesanan mereka. Jika diperlukan, minta nomor konfirmasi lengkap. AVA tidak akan menebak di antara reservasi yang mungkin.
Pre-arrival yang Baru Selesai Tidak Ditampilkan
Yang terlihat: Pemindaian paspor ulang membuka reservasi lama setelah tamu menyelesaikan Pre-arrival.
Solusi:
- Tunggu hingga AVA menyelesaikan penyegaran pencarian otomatisnya.
- Pastikan reservasi yang dipilih memiliki detail kedatangan terbaru tamu.
- Jika tetap tidak muncul, masukkan nomor konfirmasi lengkap.
- Hubungi dukungan jika nomor lengkap membuka reservasi yang salah.
AVA mencoba kembali konflik ini satu kali sebelum menyimpan dokumen yang dipindai. Percobaan ulang tidak menjamin setiap perubahan PMS terbaru langsung terlihat.
Pratinjau Berubah atau Menghilang
Yang terlihat: Pratinjau menampilkan satu reservasi, lalu detail yang dikonfirmasi berubah atau pratinjau ditutup.
Penyebab: AVA mengonfirmasi reservasi terhadap data PMS langsung sebelum menyelesaikan pencarian.
Solusi:
- Tunggu hingga konfirmasi selesai.
- Tinjau kartu kamar dan tanggal menginap yang telah dikonfirmasi.
- Lanjutkan dengan detail yang telah dikonfirmasi.
- Minta nomor konfirmasi lengkap dari tamu jika pencarian kembali ke awal.
Pratinjau Kembali ke Pencarian Konfirmasi
Yang terlihat: Pratinjau berhenti, lalu AVA meminta nomor konfirmasi.
Penyebab: Pencarian tidak dapat diselesaikan dengan aman, atau sesi pratinjau telah kedaluwarsa.
Solusi:
-
Masukkan nomor konfirmasi lengkap.
-
Pilih Continue satu kali.
-
Gunakan gambar paspor yang sama saat AVA memintanya lagi.
✓ AVA dapat melanjutkan tanpa memerlukan pemindaian paspor lain.
Masih Mengalami Masalah?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Nomor konfirmasi lengkap membuka reservasi yang salah
- ❌ Pemindaian paspor ulang yang telah diverifikasi membuka reservasi tamu lain
- ❌ Tamu masih tidak dapat menemukan reservasi menggunakan nomor lengkap
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Waktu pencarian
- Nama properti
- Nomor konfirmasi yang disamarkan
- Tangkapan layar pesan yang ditampilkan kepada tamu
Jangan mengirim gambar paspor lengkap melalui saluran yang tidak aman.