วิธีทำเช็กอินให้เสร็จสิ้น
เช็กอินส่วนใหญ่ใช้เวลา 3-5 นาทีเมื่อเอกสารพร้อม คู่มือนี้อธิบายประสบการณ์เช็กอินของผู้เข้าพักบนคีออสก์แบบบริการตนเองของ AVA หรืออุปกรณ์เช็กอินแบบมีเจ้าหน้าที่ช่วย
คู่มือนี้ช่วยให้คุณเข้าใจและสนับสนุนกระบวนการเช็กอินของผู้เข้าพัก ตั้งแต่การค้นหาการจองจนถึงการเข้าห้อง ผู้เข้าพักทำเช็กอินผ่านคีออสก์เช็กอินของ AVA (เข้าถึงได้ด้วย QR code หรือ URL) ได้ 3 โหมด: บริการตนเอง (CCI), ให้เจ้าหน้าที่ช่วย (ACI) หรือก่อนเดินทางมาถึง
วิธีที่ผู้เข้าพักเข้าถึงเช็กอิน:
- สแกน QR code ที่แสดงอยู่ในที่พักของคุณ
- ไปที่ URL เช็กอินที่คุณให้ไว้
- เจ้าหน้าที่สามารถช่วยได้โดยใช้หน้าจอ assisted check-in (ACI)
หากต้องการจัดการการจองและการจัดห้องจากแดชบอร์ดของเจ้าหน้าที่ ให้ไปที่หน้า Reservations (หน้าหลัก) คู่มือนี้เน้นประสบการณ์เช็กอินที่ผู้เข้าพักใช้งานเอง
วิดีโอสั้นนี้แสดงเส้นทางเช็กอินหลายห้องทั้งหมดจากมุมมองของผู้เข้าพัก
ข้อมูลอ้างอิงด่วน
| ขั้นตอน | ใครเป็นผู้ทำ | แสดงที่ใด |
|---|---|---|
| Reservation Lookup | ผู้เข้าพักหรือเจ้าหน้าที่ | Check In, Reservation Lookup หรือ Staff Access |
| Document Upload | ผู้เข้าพักหรือเจ้าหน้าที่ | Guest Verification บนการ์ดห้องแต่ละใบ |
| Bulk Upload | เจ้าหน้าที่ (สำหรับกรุ๊ป) | ปุ่ม Upload All Documents เหนือการ์ดห้อง |
| Guest Information | ผู้เข้าพักหรือเจ้าหน้าที่ | Guest Information → Fill |
| Signature | ผู้เข้าพัก (บางครั้งทุกคน) | Signature → Sign |
| Facial Verification | ผู้เข้าพัก (เฉพาะเช็กอินแบบบริการตนเอง) | Facial Verification → Verify |
| Deposit / Payment | ผู้เข้าพัก (เฉพาะเช็กอินแบบบริการตนเอง เมื่อเปิดใช้) | Reservation Requirements |
| Check-In / Pre-Arrival | ผู้เข้าพักหรือเจ้าหน้าที่ | Proceed to Check-In หรือ Complete Pre-Arrival |
| Room Access | เจ้าหน้าที่หรือผู้เข้าพัก | Room Information |
โหมดเช็กอิน
| โหมด | เหมาะสำหรับ | สิ่งที่เปลี่ยนไป |
|---|---|---|
| Pre-Arrival | ผู้เข้าพักก่อนเดินทางมาถึง | ไม่มีการยืนยันใบหน้า ใช้ Complete Pre-Arrival AVA จะส่ง estimated arrival time ของผู้เข้าพักคนแรกไปยัง PMS ที่รองรับ และจะออกสิทธิ์เข้าห้องเมื่อมาถึง |
| Self Check-In (CCI) | ผู้เข้าพักบนคีออสก์ | อาจมีการยืนยันใบหน้า การวางมัดจำหรือการชำระเงินอาจบล็อก Proceed to Check-In |
| Assisted Check-In (ACI) | เช็กอินโดยเจ้าหน้าที่ | เจ้าหน้าที่ใช้การค้นหา Staff Access สิทธิ์เข้าห้องจะถูกซ่อนไว้จนกว่าจะส่งมอบ |
วิดีโอสั้นนี้แสดงขั้นตอน assisted check-in (ACI) ทั้งหมดจากมุมมองของเจ้าหน้าที่
ก่อนเริ่ม
ยืนยันรายการต่อไปนี้:
- การจองยังใช้งานอยู่ (ไม่ถูกยกเลิกหรือ no-show)
- ผู้เข้าพักพร้อมพาสปอร์ตหรือบัตรประจำตัว
- ห้องพร้อมใช้งานหรือสามารถจัดสรรได้
- เครื่องเข้ารหัสคีย์การ์ดหรือระบบสมาร์ตล็อกออนไลน์อยู่
เช็กอินแบบทีละขั้น
ถ้าเปิด Guest Step Auto-Advance อยู่ AVA จะเปิดขั้นตอนผู้เข้าพักที่ต้องทำถัดไปอัตโนมัติหลังจากคุณบันทึก ถ้าปิดอยู่ คุณต้องเลือกขั้นตอนถัดไปด้วยตนเอง
1. ค้นหาการจอง
-
บนหน้าจอ Check In ให้สแกนพาสปอร์ตหรือบัตรประจำตัวของผู้เข้าพัก
-
หากสแกนไม่ได้ ให้เลือก Use Confirmation Number Instead
-
ป้อนหมายเลขยืนยัน แล้วเลือก Continue
✓ คุณควรเห็นการ์ดห้องของการจอง
การค้นหาจากการสแกนจะจับคู่เฉพาะการมาถึงของเมื่อวานและวันนี้ ใช้หมายเลขยืนยันสำหรับการมาถึงก่อนเวลา หรือการมาถึงในอนาคต
ถ้าคุณใช้ Cloudbeds การค้นหาการจองจะรอได้นานถึง 20 วินาที ถ้า Cloudbeds ค้าง AVA จะแสดง error ว่า service unavailable แทนที่จะค้างรอ ลองค้นหาอีกครั้งหลังรอสักครู่
ถ้าการสแกนไปเจอการจองที่ยกเลิกหรือเช็กเอาต์แล้ว AVA จะรีเฟรชการค้นหาจากชื่อและลองจับคู่ที่ยังใช้งานอยู่ใหม่อีกครั้ง ถ้าผลลัพธ์ที่รีเฟรชแล้วยังคลุมเครือ AVA จะแสดงโฟลว์ Multiple reservations found ตามปกติ
คุณอาจเห็น Verify Your Booking หลังการค้นหาด้วยการสแกน การค้นหาด้วยหมายเลขยืนยัน หรือการลองอัปโหลดเอกสารจาก Room List ซ้ำ ฟีเจอร์นี้ใช้โฟลว์ยืนยันชื่อการจองแบบเดียวกัน หากมีการยืนยันการจองไปแล้ว AVA จะเก็บผลลัพธ์นั้นไว้เมื่อคุณลองอีกครั้ง ใน ACI เจ้าหน้าที่สามารถยืนยัน override แทนการส่ง guest OTP ได้เมื่อที่พักเปิดใช้งาน ดู การยกเว้นของเจ้าหน้าที่ ACI สำหรับชื่อไม่ตรงกัน
หากคุณกำลังใช้ Assisted Check-In (ACI)
- บนหน้าจอต้อนรับ ให้เลือก Check In
- เปิด Staff Access
- ค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก รหัสการจอง หรือ external booking ID
- เลือกการจองที่ถูกต้อง
✓ คุณจะเห็นรายการห้อง
การจองบางรายการใน Mews ใช้ external booking ID เดียวกัน ถ้า Mews ส่ง reservation family ID AVA จะเก็บแต่ละครอบครัวแยกกัน
Staff Access จะแสดงเฉพาะการมาถึงของ เมื่อวานและวันนี้ เท่านั้น หากต้องการหาอีกวันที่ ให้ค้นหาด้วยหมายเลขยืนยัน
หาก Opera หรือ PMS อื่นส่ง business date ที่เป็นอดีต ACI ยังสามารถเช็กอินต่อได้ AVA จะเก็บวันที่ที่คำนวณไว้สำหรับการวิเคราะห์ และจะแสดงคำแนะนำเข้าห้องแบบ manual ข้อยกเว้นนี้ไม่ใช้กับ Smart Locks, Keycards หรือ Lockers
หากผู้เข้าพักทำ pre-arrival เสร็จแล้ว
ค้นหาการจองด้วยหมายเลขยืนยัน แล้วดำเนินการต่อด้วย Proceed to Check-In เมื่อมาถึง
2. ตรวจสอบห้องและผู้เข้าพัก
ยืนยันว่าแต่ละห้องมีผู้เข้าพักถูกต้อง เครื่องหมาย ★ ระบุผู้เข้าพักหลัก
หากการจองมีหลายห้อง
- เลือก Set Your Rooms
- ย้ายผู้เข้าพักไปยังห้องที่ถูกต้อง
- ใช้ Change Room เพื่อย้ายผู้เข้าพักในภายหลัง
- เลือก I'm Done เมื่อจัดผู้เข้าพักครบแล้ว
ตอนนี้ Change Room จะคงผู้เข้าพักที่คุณเลือกไว้ แม้ผู้เข้าพักคนนั้นจะยังไม่ได้อัปโหลดเอกสาร วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ AVA ย้ายคนผิดในกรณีการจองหลายห้อง
เมื่อผู้เข้าพักถูกทำเครื่องหมายว่า Verified แล้ว AVA จะซ่อน Change Room ให้ย้ายผู้เข้าพักก่อนถึงขั้นตอนยืนยันสุดท้าย
หากคุณเปิด Change Room อีกครั้งก่อนเช็กอินเสร็จ AVA จะแสดง Room 1, Room 2 และต่อ ๆ ไป คุณจะยังเห็นประเภทห้องอยู่ใต้ป้ายแต่ละอัน
หากคุณใช้ Opera OHIP AVA จะเก็บห้องที่คุณค้นหาไว้เป็นการ์ดห้องหลักหลังค้นหา
พฤติกรรมนี้ยังคงเหมือนเดิมแม้ Opera จะ normalize family ไปที่ confirmation หลัก
ถ้า Opera ส่ง nameId เดิมซ้ำในอีกห้องหนึ่ง AVA จะเว้นช่องผู้เข้าพักของห้องที่มาทีหลังนั้นไว้ให้เจ้าหน้าที่กรอก
วิธีนี้ช่วยได้แม้ OPERA จะเก็บข้อมูลผู้เข้าพักด้วย internal ID ที่ต่างกัน
หากคุณใช้ Cloudbeds AVA จะซิงก์การจองหลักให้ตรงอยู่เสมอหลังจัดสรรห้อง วิธีนี้ช่วยให้การ์ดห้องถูกต้องเมื่อ Cloudbeds แยกการจองหนึ่งรายการออกเป็น sub-reservation
เมื่อเช็กอินเริ่มต้น AVA จะตรวจทุกห้องที่กำหนดอีกครั้ง ถ้าห้องหนึ่งยังไม่พร้อม ทั้งครอบครัวจะยังถูกบล็อก สำหรับ Opera AVA จะยอมรับเฉพาะห้องที่กำหนดไว้กับ reservation นั้นแล้วเท่านั้น ถ้า Opera ส่งห้องว่างอื่นกลับมาสำหรับห้องที่ preassign เป็น Dirty AVA จะยังคงบล็อกห้องเดิมไว้
ถ้าห้องหนึ่งใน booking หลายห้องถูกยกเลิกหรือเช็กเอาต์แล้ว AVA จะข้ามห้องนั้น คุณจะเห็นเฉพาะการ์ดห้องที่ยังใช้งานอยู่หลังค้นหา
AVA จะบล็อกการย้ายผู้เข้าพักหลักของการจองระหว่างห้องระหว่างเช็กอิน หากจำเป็นต้องย้ายผู้เข้าพักหลัก ให้ปรับการจัดห้องก่อนเริ่มเช็กอิน
หากเจ้าหน้าที่อัปเดตห้องใน PMS ของคุณ AVA จะรีเฟรชห้องปัจจุบันก่อนเปิดหน้าจอจัดห้อง คุณจะเห็นหมายเลขห้องและ room ID ล่าสุด ไม่ใช่บันทึกเช็กอินเก่า หาก PMS ตอนนี้แสดงว่าไม่มีห้อง AVA จะล้างห้องในเครื่องที่ค้างอยู่ แล้วลองใหม่ด้วย auto-assign แบบไม่มีห้องเมื่อเปิดการตั้งค่านั้นอยู่
หากคุณใช้ Opera OHIP AVA จะคง charged room type เดิมไว้เมื่อจัดห้องจริงใหม่ สิ่งนี้ช่วยให้ folio room type คงที่ระหว่างการเปลี่ยนห้อง
หากต้องเพิ่มผู้เข้าพักที่หายไป
- เลือก Add Guest สำหรับห้องนั้น
- อัปโหลดเอกสารของผู้เข้าพัก
- กรอกข้อมูลผู้เข้าพักให้เสร็จ
หากคุณใช้ Opera OHIP AVA จะอัปเดตรายชื่อผู้เข้าพักของห้องใน Opera ด้วยเมื่อคุณบันทึก วิธีนี้ทำให้ผู้เข้าพักที่เพิ่มใหม่ยังคงผูกกับห้องหลังเช็กอิน
หากผู้เข้าพักไม่อยู่
- เลือก Check In Later ใต้ชื่อผู้เข้าพักคนนั้น
- เมื่อเขามาถึง ให้เลือก Check In Now เพื่อดำเนินขั้นตอนต่อ
✓ ผู้เข้าพักคนนั้นจะถูกข้ามและไม่บล็อกผู้เข้าพักหลัก
3. อัปโหลดเอกสาร
-
ในส่วน Guest Verification ของผู้เข้าพัก ให้เลือก Document Upload → Upload
-
สแกนพาสปอร์ตหรือบัตรประจำตัวของผู้เข้าพัก
✓ สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น complete และหมายเลขเอกสารจะแสดงขึ้น
ถ้าการอัปเดตจำนวนผู้เข้าพักใน PMS ล้มเหลว AVA ยังเก็บเอกสารที่อัปโหลดไว้ กรณีนี้รวมถึงเมื่อคุณบันทึกเอกสารที่รอการยืนยันด้วย คุณไม่ต้องสแกนเอกสารใหม่
คำแนะนำ: หากมีผู้เข้าพักหลายคนเช็กอิน ให้ใช้ Upload All Documents ที่ด้านบนของหน้า ดูรายละเอียดในหัวข้อด้านล่าง
ถ้าผู้เข้าพักสลับระหว่างกล้องหน้าและกล้องหลัง AVA จะอัปเดตคำแนะนำการสแกนโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ทำให้คำแนะนำบนหน้าจอตรงกับกล้องที่ใช้อยู่
ต้องการยืนยันว่าอนุญาต ID ใดบ้างใช่ไหม ดู เอกสารการเดินทางที่ยอมรับ
หากคุณเห็นคำเตือนเอกสารซ้ำ
คุณอาจเห็น "Passport Already Uploaded" หรือ "This passport is already registered to..."
- เลือก Scan Another Guest's Passport เพื่อสแกนต่อ
- เลือก Go to Existing Guest เพื่อดูผู้เข้าพักเดิม
การใช้ Upload All Documents สำหรับผู้เข้าพักหลายคน
เมื่อเช็กอินแบบกรุ๊ป Upload All Documents ช่วยให้คุณสแกนพาสปอร์ตทั้งหมดในหนึ่งเซสชันก่อนบันทึก
ขั้นตอนที่ 1: สแกนพาสปอร์ตทั้งหมด
- เลือก Upload All Documents ที่ด้านบนของรายการห้อง
- สแกนพาสปอร์ตของผู้เข้าพักทีละเล่ม
- ตัวติดตามความคืบหน้าจะแสดงสถานะการอัปโหลดของแต่ละพาสปอร์ต
- หากการสแกนล้มเหลว ให้เลือก Rescan passport เพื่อลองใหม่
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบและจับคู่
หลังสแกนเสร็จ คุณจะเห็นรายการพาสปอร์ตทั้งหมดที่พร้อมจับคู่
- ระบบจะแนะนำว่าพาสปอร์ตแต่ละเล่มเป็นของผู้เข้าพักคนใด โดยอิงจากชื่อที่ตรงกัน
- หากคำแนะนำถูกต้อง ไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม
- หากต้องการกำหนดให้เป็นผู้เข้าพักคนอื่น ให้เลือกจากรายการ
- หากต้องการเพิ่มผู้เข้าพักใหม่ ให้เลือก Create new guest
รูปแบบการแสดงการกำหนด:
- ผู้เข้าพัก 3 คนหรือน้อยกว่า: ปุ่มเลือกแบบการ์ด
- มากกว่า 3 คน: เมนูดรอปดาวน์เพื่อให้กะทัดรัด
ขั้นตอนที่ 3: บันทึกการกำหนด
- ตรวจสอบการกำหนดพาสปอร์ตกับผู้เข้าพักทั้งหมด
- เลือก Insert Guests เพื่อบันทึก
- หากมีข้อผิดพลาด จะแสดงอยู่ข้างพาสปอร์ตที่ได้รับผลกระทบ
- แก้ปัญหาแต่ละรายการและลองใหม่หากจำเป็น
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:
- "Document number not detected" → สแกนใหม่โดยจัดแสงให้ดีขึ้น
- "Already uploaded for [guest]" → กำหนดให้ผู้เข้าพักคนอื่น
- "Guest limit reached" → กำหนดให้ผู้เข้าพักที่มีอยู่แทนการสร้างใหม่
ขั้นตอนที่ 4: ยืนยันการจอง (เฉพาะกรณีที่ชื่อไม่ตรงกัน)
หากชื่อในเอกสารที่สแกนไม่ตรงกับการจอง AVA จะหยุดที่ Insert Guests และแสดงแผง Verify Your Booking
-
อ่านข้อความแจ้ง: "The document name differs from this reservation."
-
ตรวจสอบอีเมลการจองเพื่อหา 4-digit verification code
-
ป้อนโค้ดแล้วเลือก Verify Code
-
หากไม่ได้รับโค้ด ให้เลือก Resend Code (ใช้ได้หลังนับถอยหลังสั้น ๆ)
✓ หลังโค้ดผ่านแล้ว AVA จะบันทึกการกำหนดให้อัตโนมัติ คุณไม่ต้องเลือก Insert Guests อีกครั้ง
แผง Verify Your Booking จะปรากฏเมื่อ AVA ต้องการการยืนยันการจองเพิ่มเติม ดู การยืนยันชื่อการจองสำหรับการจับคู่บางส่วน และ OTP สำรองกรณีชื่อไม่ตรงกัน ใน ACI เจ้าหน้าที่สามารถใช้ override แทน guest OTP ได้เมื่อที่พักเปิดใช้งาน ดู การยกเว้นของเจ้าหน้าที่ ACI สำหรับชื่อไม่ตรงกัน
4. กรอกข้อมูลผู้เข้าพักให้ครบ
-
เลือก Guest Information → Fill
-
ยืนยันทุกฟิลด์ ฟิลด์ที่จำเป็นจะแสดง
* -
อัปเดต Document Number หากจำเป็น
-
เลือก Save
✓ ขั้นตอน Guest Information จะขึ้นว่าเสร็จสิ้น
สำหรับผู้เข้าพักเพิ่มเติม การ์ด Guest Information จะแสดง Same contact details as [main guest name] ที่ด้านบน เปิดใช้งานเพื่อคัดลอก Email, Phone, และ Address จากผู้เข้าพักหลัก ฟิลด์ที่คัดลอกจะยังมองเห็นและแก้ไขได้ หากผู้เข้าพักหลักไม่มีข้อมูลติดต่อ AVA จะปิดสวิตช์นี้และแสดงคำใบ้ให้กรอกเอง
หากผู้เข้าพักไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ AVA จะใช้สัญชาติในพาสปอร์ตเป็นประเทศเริ่มต้นของรหัสโทร หมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่แล้วจะคงรหัสประเทศเดิมไว้
เมื่อผู้เข้าพักพิมพ์ช่องที่อยู่หรือการเดินทาง AVA จะให้น้ำหนัก Google Places ไปทางสัญชาติของผู้เข้าพัก ถ้าไม่มีสัญชาติ AVA จะใช้ประเทศของโรงแรมเป็นค่าตกลง
หากคุณเห็นคำเตือนใต้ Document Number ให้ตรวจทาน ID อีกครั้ง คำเตือนไม่ได้บล็อกการเช็กอิน
หากบันทึกข้อมูลผู้เข้าพักไม่สำเร็จ
สิ่งที่เห็น: การ์ด Guest Information แสดงสถานะ error หลังจากคุณเลือก Save
วิธีแก้:
-
ตรวจสอบฟิลด์ที่จำเป็นและแก้ค่าที่ไม่ถูกต้อง
-
เปิด Guest Information → Fill อีกครั้ง
-
เลือก Save
-
หากยังขึ้น error ให้รีเฟรชหน้าแล้วลองอีกครั้ง
✓ การ์ดควรกลับสู่สถานะ saved หลังลองสำเร็จ
5. เก็บลายเซ็น (ถ้าจำเป็น)
-
เลือก Signature → Sign
-
เก็บลายเซ็นของผู้เข้าพัก
✓ ขั้นตอน Signature จะขึ้นว่าเสร็จสิ้น
หมายเหตุ: โดยปกติผู้เข้าพักหลักต้องลงนาม บางที่พักกำหนดให้ผู้เข้าพักทุกคนต้องลงนาม
6. ตรวจยืนยันใบหน้า (เฉพาะ Self Check-In)
หากเห็น Facial Verification:
-
เลือก Facial Verification → Verify
-
ทำตามคำแนะนำกล้องบนหน้าจอ
✓ ขั้นตอน Facial Verification จะขึ้นว่าเสร็จสิ้น
คำแนะนำ: การยืนยันใบหน้าจะแสดงเฉพาะในโหมด Self Check-In (CCI) เท่านั้น
หมายเหตุ: AVA จะเปรียบเทียบใบหน้าที่คมชัดที่สุดบนเอกสารก่อน วิธีนี้ช่วยไม่ให้ลายน้ำบนพาสปอร์ตที่จางรบกวนการตรวจ
หากการยืนยันใบหน้าล้มเหลว
- เลือก Take another selfie เพื่อถ่ายใหม่ให้ชัดขึ้น
- หากยังไม่ผ่าน ให้เลือก Re-upload document แล้วสแกนใหม่
7. เก็บมัดจำหรือชำระเงิน (เฉพาะ Self Check-In)
หาก Reservation Requirements แสดง Deposit หรือ Payment:
-
เลือก Pay
-
ทำขั้นตอนการชำระเงินให้เสร็จ
✓ ข้อกำหนดการชำระเงินจะแสดงว่าเสร็จสิ้น
หากการชำระเงินผ่านเทอร์มินัลเสร็จแล้ว AVA จะคงสถานะ requirement ให้เสร็จสิ้นเมื่อ retry อย่าเริ่มจ่ายครั้งที่สอง เว้นแต่ใบเสร็จจะแสดงว่าธุรกรรมล้มเหลว
หมายเหตุ: การเช็กอินจะไม่เสร็จจนกว่าการชำระเงินที่แสดงทั้งหมดจะสำเร็จ
8. สรุปเช็กอิน
-
เลือก Proceed to Check-In
-
รอให้หน้าความคืบหน้าทำงานจนจบ
✓ การ์ดห้องจะแสดงสถานะเช็กอินเสร็จสิ้น
คำแนะนำ: ระหว่างเช็กอิน ระบบจะทำงานตามลำดับ Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing
หากเป็นการลงทะเบียนก่อนเดินทางมาถึง
- ทำทุกขั้นตอนที่จำเป็นด้านบนให้ครบ
- เลือก Complete Pre-Arrival แทน Proceed to Check-In
✓ ห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่า pre-arrival เสร็จสิ้น สิทธิ์เข้าห้องจะออกเมื่อผู้เข้าพักมาถึง
หาก PMS ของคุณรองรับ ETA updates AVA จะส่ง estimated arrival time ของผู้เข้าพักคนแรกกลับไปหลัง pre-arrival หาก PMS ของคุณไม่รองรับ การเช็กอินยังคงเสร็จตามปกติ reservation ของ Opera/OHIP ตอนนี้รองรับเส้นทางอัปเดตนี้
หากห้องเช็กอินแล้วอยู่แล้ว
เลือก Proceed to Check-In เพื่อทำผู้เข้าพักที่เหลือให้เสร็จ สิ่งนี้จะไม่กำหนดห้องใหม่
9. ให้สิทธิ์เข้าห้อง
หลังเช็กอิน ให้เปิด Room Information บนการ์ดห้อง:
- Room Number จะแสดงอยู่ด้านบน
- Room Access ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของที่พัก
หากคุณใช้ Keycards:
หากคุณใช้ Opera ร่วมกับ encoder ที่เชื่อม PMS AVA จะรอ key status ที่ยืนยันแล้วก่อน การตอบกลับจาก Opera รุ่นเก่าอาจไม่มีสถานะนี้ จากนั้น AVA จะตรวจห้องที่บันทึกไว้ จำนวน key และช่วงเวลาที่ใช้ได้ต่อไปได้นานถึง 30 วินาที หากคำขอยังหมดเวลา ให้ลอง card เดิมอีกครั้งจากห้องเดิม
-
หากคุณอยู่ใน ACI ให้ยืนยันการส่งมอบก่อน
-
เลือก Retrieve Keycard เพื่อเข้ารหัสการ์ดตอนนี้
-
หากคีย์การ์ดถูกเข้ารหัสไว้ล่วงหน้า ให้เลือก Already Encoded
-
เข้ารหัสการ์ดแต่ละใบเมื่อมีพรอมต์
-
หากคุณต้องการการ์ดน้อยลง ให้เลือก Complete Check-In ใน modal คีย์การ์ด
✓ ถ้ามี encoder ออนไลน์อยู่หนึ่งเครื่อง AVA จะแสดง Preparing keycard encoding... ชั่วครู่ก่อนเริ่มเข้ารหัส
AVA จะอยู่ที่ห้องปัจจุบันจนกว่าการเข้ารหัสคีย์การ์ดจะสำเร็จ ห้องถัดไปจะเปิดหลัง response การเข้ารหัสสำเร็จรายการสุดท้ายทำเครื่องหมายว่าการ์ดถูกดึงแล้ว
หาก modal Win A Complimentary 1-Night Stay ปรากฏขึ้น ให้ปิดก่อน แล้วเลือก Complete Check-In
หากคุณใช้ Smart Locks:
-
เลือก Show PIN
-
แชร์ PIN ให้ผู้เข้าพัก
✓ หากการ์ด access ของห้องยังแสดง Pending หรือ Partial success ให้รอสถานะพร้อมก่อน
หากคุณใช้ Lockers:
- แชร์ Locker Number
- เลือก Show Code และแชร์รหัส locker
หากคุณเห็นข้อความ room access แทนรหัส ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ
Manage Locker Code และรหัส locker จะปรากฏเฉพาะเมื่อ Settings → Room Access ตั้งเป็น Locker Systems หาก AVA ยังโหลดโหมด room access อยู่ ให้รอแล้วลองใหม่จากการ์ดห้อง
คำแนะนำ: หากตั้งค่า WiFi ไว้ ส่วน WiFi จะแสดงชื่อและรหัสผ่าน โน้ตห้องจะแสดงใต้ General Information
ข้อความบนการ์ดห้องจะตามภาษาของผู้เข้าพัก แม้จะมีรหัสภูมิภาคอย่าง ko-KR
หากคุณกำลังใช้ Assisted Check-In (ACI)
หลังเช็กอิน หน้าจอจะแสดง Check-In Complete และขอให้ผู้เข้าพักคืนอุปกรณ์ หากห้องใช้ keycard ให้ยืนยันการส่งมอบก่อน จากนั้นปุ่ม keycard จะปรากฏบนการ์ดห้อง ใช้ Retrieve Keycard สำหรับการ์ดใหม่ หรือ Already Encoded สำหรับการ์ดที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ใน demo mode ปุ่ม keycard จะปรากฏหลังส่งมอบ สำหรับการเข้าพักหลายห้อง AVA จะรอผล keycard สำเร็จก่อนเปิดห้องถัดไป
การแก้ปัญหา
การค้นหา reservation ของ Cloudbeds หมดเวลา
สิ่งที่เห็น: การค้นหาหมุนค้าง แล้วแสดง timeout หรือ error ว่า service unavailable
สาเหตุ: AVA จะหยุดรอหลัง 20 วินาทีถ้า Cloudbeds ไม่ตอบ
วิธีแก้:
- รอสักครู่
- ลองค้นหาอีกครั้ง
- ยืนยันว่าสามารถเข้าถึง Cloudbeds ได้และ reservation นั้นมีอยู่จริง
- ติดต่อซัพพอร์ตหาก timeout เกิดซ้ำ
ไม่พบการจองหลังสแกน
สิ่งที่เห็น: "Reservation not found" หรือระบบพาคุณไปหน้ายืนยัน
หากแมตช์แรกเป็นรายการที่ไม่ใช้งาน AVA จะรีเฟรชการค้นหาจากชื่อและลองการจองที่ยังใช้งานอยู่อีกครั้ง คุณอาจเห็นการจองที่มาแทนโดยไม่ต้องค้นหาใหม่
วิธีแก้:
- ป้อนหมายเลขยืนยันแทนการสแกน
- ยืนยันว่าผู้เข้าพักมาวันนี้หรือเมื่อวาน
- ตรวจว่าการจองไม่ใช่ cancelled หรือ no-show
พบการจองหลายรายการ
สิ่งที่เห็น: "Multiple reservations found."
วิธีแก้:
- ค้นหาด้วยหมายเลขยืนยัน
- ใน Staff Access ค้นหาด้วย reservation ID หรือ external booking ID
ปุ่มเช็กอินถูกปิดใช้งาน
สิ่งที่เห็น: Proceed to Check-In แสดงข้อความ "Complete all steps."
ตรวจสอบ:
- ผู้เข้าพักทุกคนมี Document Upload ครบแล้ว
- Guest Information ถูกบันทึกสำหรับผู้เข้าพักทุกคน
- Signature เสร็จแล้วสำหรับผู้เข้าพักที่ต้องลงนาม
- Facial Verification เสร็จแล้ว (เฉพาะ Self Check-In)
- Deposit และ Payment เสร็จแล้วถ้ามีแสดง
- ผู้เข้าพักที่หายไปถูกทำเครื่องหมาย Check In Later หรือถูกเพิ่มแล้ว
ห้องยังไม่พร้อมหรือเร็วเกินไป
สิ่งที่เห็น: "Room not ready", "No rooms available" หรือเช็กอินล้มเหลวหลัง Proceed to Check-In
วิธีแก้:
- ตรวจสถานะห้องใน PMS หรือ Room Status
- กำหนดห้องอื่นหากอนุญาต
- เลือก Continue registration หากผู้เข้าพักยังต้องทำห้องอื่นต่อ
- เลือก End session หากต้องการหยุดเช็กอินปัจจุบัน
- ปฏิบัติตามนโยบาย early check-in ของคุณ
เมื่อคุณเลือก Continue registration AVA จะคงผู้เข้าพักหลายห้องไว้ในโฟลว์ Room List ปัจจุบัน คุณสามารถทำห้องที่เหลือให้เสร็จได้โดยไม่ต้องส่งทุกคนกลับไปหน้าหลัก
End session ใช้พฤติกรรมออกจากคีออสก์แบบเดียวกับแถบด้านบน มันจะปิดเซสชันปัจจุบันและพาผู้เข้าพักกลับไปหน้าสตาร์ตของคีออสก์
หากคุณใช้ Opera สภาพห้องที่ไม่อนุญาตจะใช้โฟลว์ room-not-ready แบบเดียวกัน
หากห้องหนึ่งใน reservation หลายห้องยังไม่พร้อม AVA จะบล็อกทั้งครอบครัว ตรวจทุกห้องที่กำหนดใน Housekeeping หรือ PMS ก่อนลองใหม่
หากไม่มีห้องว่างหลังเวลาเช็กอิน AVA จะจัดคิวการจองและส่งอีเมล room-not-ready อีเมล room-ready จะยังถูกส่งในภายหลัง
modal เสนอของแถมบล็อกการจบขั้นตอน
สิ่งที่เห็น: modal Win A Complimentary 1-Night Stay ปรากฏก่อน Complete Check-In
วิธีแก้:
- ปิด modal
- เลือก Complete Check-In อีกครั้ง
อัปโหลดเอกสารล้มเหลว
สิ่งที่เห็น: "Document upload failed" หรือการอัปโหลดหยุดกลางคัน
วิธีแก้:
- ลองสแกนอีกครั้งโดยใช้แสงที่ดีกว่า
- เลือก Upload Document และใช้รูปที่ชัดแทน
- หากปัญหายังอยู่ ให้ใช้ Use Confirmation Number Instead
ส่วนนี้ใช้เฉพาะเมื่อเอกสารไม่ถูกบันทึก หากเอกสารถูกบันทึกแล้วและมีเพียงการซิงก์จำนวนผู้เข้าพักกับ PMS ที่ล้มเหลว AVA จะเก็บการอัปโหลดไว้ ตรวจการจองภายหลังหากจำนวนผู้เข้าพักยังดูต่างจากใน PMS
ข้อผิดพลาด bulk upload
สิ่งที่เห็น: มี error แสดงข้างพาสปอร์ตบางเล่มในโหมด Upload All Documents เช่น:
- "Document number not detected"
- "Already uploaded for [guest name]"
- "Guest limit reached"
วิธีแก้:
- สำหรับ error การตรวจจับ ให้เลือก Rescan passport และสแกนในแสงที่ดีกว่า
- สำหรับรายการซ้ำ ให้กำหนดพาสปอร์ตให้ผู้เข้าพักคนอื่น
- สำหรับข้อจำกัดจำนวนผู้เข้าพัก ให้เลือกผู้เข้าพักที่มีอยู่แทนการสร้างใหม่
- หากยังมี error อยู่ ให้ปิด modal และใช้การอัปโหลดทีละรายการสำหรับพาสปอร์ตที่มีปัญหา
ระบบขอโค้ดยืนยันระหว่าง bulk upload
สิ่งที่เห็น: การเลือก Insert Guests เปิดแผง Verify Your Booking แทนที่จะบันทึก สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อ AVA พบชื่อที่ไม่ตรงแบบก้ำกึ่ง
วิธีแก้:
-
เปิดอีเมลการจองและหา 4-digit code
-
ป้อนโค้ดแล้วเลือก Verify Code
-
หากอีเมลยังไม่มา ให้เลือก Resend Code หลังตัวนับถอยหลังจบ
-
หากโค้ดยังคงไม่ผ่าน ให้ตรวจอีกครั้งว่าคุณกำลังอ่านอีเมลล่าสุด
✓ AVA จะบันทึกการกำหนดเองเมื่อโค้ดผ่านแล้ว
หากชื่อเอกสารไม่ตรงกันแต่ไม่มีแผงยืนยันปรากฏ ความตรงของชื่ออาจอ่อนเกินไปสำหรับ fallback นี้ OTP Fallback for Name Mismatch หรือ booking name verification for partial matches อาจปิดอยู่ ดู ตรวจเอกสาร ใน ACI ตรวจว่าที่พักของคุณเปิดใช้ staff override หรือไม่ พรอมต์ override จะแทน guest OTP เมื่อเปิดอยู่
การยืนยันใบหน้าไม่ผ่านซ้ำ
สิ่งที่เห็น: "Facial Verification Failed" หรือหน้าจอ mismatch
วิธีแก้:
- ถ่าย selfie ใหม่ในที่สว่างขึ้น
- อัปโหลดเอกสารใหม่หากภาพถ่ายพาสปอร์ตเบลอ
- หากผู้เข้าพักยังไม่ผ่าน ให้ปฏิบัติตามนโยบายตรวจทานแบบ manual ของคุณ
ไม่แสดง room access
สิ่งที่เห็น: ไม่มีตัวเลือก code หรือ keycard หลังเช็กอิน
วิธีแก้:
- รีเฟรชการ์ดห้องและยืนยันว่าเช็กอินเสร็จแล้ว
- หาก Room Access แสดง Pending หรือ Partial success ให้รอให้เสร็จ
- ไปที่ Settings → Room Access และยืนยันวิธี room access ที่เปิดใช้อยู่
- กลับไปที่เช็กอินและเปิด Room Information อีกครั้ง
- ตรวจข้อความ error ของ Room Access แล้วทำตามคำแนะนำ
- หากยังไม่แสดง ให้ติดต่อซัพพอร์ต
หาก Room Access ส่ง failure แบบมีโครงสร้าง AVA จะแสดงข้อความต้นทางก่อน
ซึ่งอาจรวมข้อความซ้อน message หรือ error.message จาก Room Access หรือ PMS
คุณไม่ควรเห็น [object Object] ในโฟลว์นี้อีก
ปุ่ม keycard ถูกซ่อนใน ACI
สิ่งที่เห็น: คุณไม่เห็น Retrieve Keycard หรือ Already Encoded หลังเช็กอิน
วิธีแก้:
- ยืนยันการส่งมอบของเจ้าหน้าที่ก่อน
- รอให้การ์ดห้องรีเฟรช
- เลือก Retrieve Keycard หรือ Already Encoded เมื่อปุ่มปรากฏ
ยังติดอยู่?
ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:
- ❌ ไม่พบการจองหลังสแกนหรือใส่หมายเลขยืนยัน
- ❌ การค้นหา Cloudbeds หมดเวลา หรือแสดง service error
- ❌ เช็กอินยังถูกบล็อกแม้ทำครบทุกขั้นตอนแล้ว
- ❌ room access ไม่ปรากฏหลังเช็กอิน
ข้อมูลที่ช่วยได้:
- ภาพหน้าจอของ error
- หมายเลขยืนยันการจอง
- ชื่อผู้เข้าพักและวันที่มาถึง
- เวลาเริ่มเกิดปัญหา