วิธีดำเนินการเช็กอินให้เสร็จ

ตั้งค่าแบบเร็ว

หากเอกสารพร้อม การเช็กอินส่วนใหญ่ใช้เวลา 3-5 นาที คู่มือนี้อธิบายประสบการณ์เช็กอินของผู้เข้าพักบนคีออสก์ self-service ของ AVA หรืออุปกรณ์ assisted check-in

คู่มือนี้ช่วยให้คุณเข้าใจและสนับสนุนขั้นตอนเช็กอินของผู้เข้าพัก ตั้งแต่ค้นหาการจองจนถึงส่งมอบการเข้าห้อง ผู้เข้าพักสามารถเช็กอินผ่านคีออสก์ AVA (เข้าผ่าน QR code หรือ URL) ได้ 3 โหมด: self-service (CCI), staff-assisted (ACI) หรือ pre-arrival

วิธีที่ผู้เข้าพักเข้าถึงการเช็กอิน:

• สแกน QR code ที่แสดงในที่พัก
• เข้าเช็กอินผ่าน URL ที่คุณส่งให้
• พนักงานช่วยดำเนินการผ่านอินเทอร์เฟซ assisted check-in (ACI)

สำหรับงานฝั่งพนักงาน

หากต้องจัดการการจองและการกำหนดห้องจากแดชบอร์ดพนักงาน ให้ไปที่หน้า Reservations (หน้าหลัก) คู่มือนี้เน้นประสบการณ์เช็กอินฝั่งผู้เข้าพัก

วิดีโอแนะนำ 60 วินาที

วิดีโอสั้นนี้แสดงภาพรวมเส้นทางเช็กอินหลายห้องจากมุมมองผู้เข้าพัก

---

อ้างอิงแบบย่อ

ขั้นตอน	ใครทำ	แสดงที่ไหน
Reservation Lookup	ผู้เข้าพักหรือพนักงาน	Check In, Reservation Lookup หรือ Staff Access
Document Upload	ผู้เข้าพักหรือพนักงาน	Guest Verification บนการ์ดห้องแต่ละใบ
Bulk Upload	พนักงาน (สำหรับกรุ๊ป)	ปุ่ม Upload All Documents เหนือการ์ดห้อง
Guest Information	ผู้เข้าพักหรือพนักงาน	Guest Information → Fill
Signature	ผู้เข้าพัก (บางกรณีคือทุกคน)	Signature → Sign
Facial Verification	ผู้เข้าพัก (เฉพาะ self check-in)	Facial Verification → Verify
Deposit / Payment	ผู้เข้าพัก (เฉพาะ self check-in เมื่อเปิดใช้งาน)	Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival	ผู้เข้าพักหรือพนักงาน	Proceed to Check-In หรือ Complete Pre-Arrival
Room Access	พนักงานหรือผู้เข้าพัก	Room Information

---

โหมดเช็กอิน

โหมด	เหมาะสำหรับ	สิ่งที่เปลี่ยนไป
Pre-Arrival	ผู้เข้าพักก่อนวันมาถึง	ไม่มี facial verification ใช้ Complete Pre-Arrival และจะออกสิทธิ์เข้าห้องเมื่อมาถึง
Self Check-In (CCI)	ผู้เข้าพักบนคีออสก์	อาจมี facial verification และ Deposit/Payment อาจบล็อก Proceed to Check-In
Assisted Check-In (ACI)	เช็กอินโดยพนักงานนำขั้นตอน	พนักงานค้นหาผ่าน Staff Access และข้อมูลเข้าห้องจะยังซ่อนไว้จนกว่าจะส่งมอบ

วิดีโอ assisted check-in

วิดีโอสั้นนี้แสดง flow assisted check-in (ACI) ทั้งหมดจากมุมมองพนักงาน

---

ก่อนเริ่ม

ยืนยันรายการต่อไปนี้:

• การจองยัง active (ไม่ถูกยกเลิกและไม่เป็น no-show)
• ผู้เข้าพักเตรียมพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชนแล้ว
• ห้องพร้อมหรือสามารถกำหนดห้องได้
• keycard encoder หรือระบบ smart lock ออนไลน์อยู่

---

ขั้นตอนเช็กอินแบบทีละขั้น

1. ค้นหาการจอง

1. ที่หน้าจอ Check In ให้สแกนพาสปอร์ตหรือเอกสารผู้เข้าพัก

2. หากสแกนไม่ได้ ให้เลือก Use Confirmation Number Instead

3. กรอกหมายเลขยืนยันการจองแล้วเลือก Continue

   ✓ ควรเห็นการ์ดห้องของการจองนั้น

เมื่อสแกนแล้วไม่พบการจอง

การค้นหาด้วยการสแกนจะจับคู่เฉพาะผู้ที่จะมาถึงเมื่อวานและวันนี้ หากเป็นการมาถึงก่อนกำหนดหรืออนาคต ให้ใช้ confirmation number

กรณีใช้ Assisted Check-In (ACI)

1. ที่หน้าต้อนรับ เลือก Check In
2. เปิด Staff Access
3. ค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก reservation ID หรือ external booking ID
4. เลือกการจองที่ถูกต้อง

✓ คุณจะเห็นรายการห้อง

ช่วงวันที่ใน Staff Access

Staff Access แสดงเฉพาะผู้มาถึง เมื่อวานและวันนี้ หากต้องการค้นหาวันอื่น ให้ใช้ confirmation number

กรณีผู้เข้าพักทำ pre-arrival แล้ว

ค้นหาการจองด้วย confirmation number แล้วดำเนินต่อด้วย Proceed to Check-In เมื่อผู้เข้าพักมาถึง

2. ตรวจสอบห้องและรายชื่อผู้เข้าพัก

ยืนยันว่าแต่ละห้องมีผู้เข้าพักถูกต้อง สัญลักษณ์ ★ คือผู้เข้าพักหลัก

กรณีการจองมีหลายห้อง

1. เลือก Set Your Rooms
2. ย้ายผู้เข้าพักไปยังห้องที่ถูกต้อง
3. ใช้ Change Room หากต้องย้ายผู้เข้าพักภายหลัง
4. เลือก I'm Done เมื่อจัดผู้เข้าพักครบแล้ว

กรณีต้องเพิ่มผู้เข้าพักที่ตกหล่น

1. เลือก Add Guest สำหรับห้องนั้น
2. อัปโหลดเอกสารของผู้เข้าพัก
3. กรอกข้อมูลผู้เข้าพักให้ครบ

กรณีผู้เข้าพักยังมาไม่ถึง

1. เลือก Check In Later ใต้ชื่อผู้เข้าพักคนนั้น
2. เมื่อผู้เข้าพักมาถึง ให้เลือก Check In Now เพื่อทำต่อ

✓ ผู้เข้าพักคนนั้นจะถูกข้าม และไม่บล็อกผู้เข้าพักหลัก

3. อัปโหลดเอกสาร

1. ในส่วน Guest Verification ของผู้เข้าพัก เลือก Document Upload → Upload

2. สแกนพาสปอร์ตหรือบัตรของผู้เข้าพัก

   ✓ สถานะเอกสารจะเป็น complete และแสดงเลขเอกสาร

เคล็ดลับ: หากมีผู้เข้าพักหลายคน ใช้ Upload All Documents ที่ด้านบนหน้า ดูรายละเอียดในหัวข้อด้านล่าง

ประเภทเอกสารที่รองรับ

หากต้องการยืนยันว่าใช้เอกสารชนิดใดได้บ้าง ดู Accepted Travel Documents

กรณีเจอคำเตือนเอกสารซ้ำ

คุณอาจเห็น "Passport Already Uploaded" หรือ "This passport is already registered to..."

• เลือก Scan Another Guest's Passport เพื่อสแกนต่อ
• เลือก Go to Existing Guest เพื่อตรวจผู้เข้าพักเดิม

การใช้ Upload All Documents สำหรับผู้เข้าพักหลายคน

เมื่อเช็กอินแบบกรุ๊ป Upload All Documents ช่วยให้สแกนพาสปอร์ตทั้งหมดในรอบเดียวก่อนบันทึก

ขั้นตอนที่ 1: สแกนพาสปอร์ตทั้งหมด

1. เลือก Upload All Documents ด้านบนรายการห้อง
2. สแกนพาสปอร์ตของผู้เข้าพักทีละคน
3. ตัวติดตามความคืบหน้าจะแสดงสถานะอัปโหลดของแต่ละเล่ม
4. หากสแกนไม่สำเร็จ เลือก Rescan passport เพื่อสแกนใหม่

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบและจับคู่

หลังสแกนเสร็จ คุณจะเห็นรายการพาสปอร์ตทั้งหมดที่พร้อมจับคู่

• ระบบจะเสนอผู้เข้าพักที่น่าจะตรงกันจากการจับคู่ชื่อ
• หากถูกต้องแล้ว ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม
• หากต้องการเปลี่ยนผู้เข้าพัก ให้เลือกจากรายการ
• หากต้องการเพิ่มคนใหม่ ให้เลือก Create new guest

รูปแบบการแสดงการจับคู่:

• ผู้เข้าพัก 3 คนหรือน้อยกว่า: ปุ่มเลือกแบบการ์ด
• มากกว่า 3 คน: ใช้ dropdown เพื่อให้หน้าจอกระชับ

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกการจับคู่

1. ตรวจการจับคู่ passport-to-guest ให้ครบ
2. เลือก Insert Guests เพื่อบันทึก
3. หากมีข้อผิดพลาด จะแสดงข้างพาสปอร์ตที่มีปัญหา
4. แก้ทีละรายการแล้วลองใหม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:

• "Document number not detected" → สแกนใหม่ในสภาพแสงที่ดีกว่า
• "Already uploaded for [guest]" → จับคู่กับผู้เข้าพักคนอื่น
• "Guest limit reached" → จับคู่กับผู้เข้าพักที่มีอยู่ แทนการสร้างใหม่

4. กรอกข้อมูลผู้เข้าพัก

1. เลือก Guest Information → Fill

2. ตรวจสอบทุกฟิลด์ ฟิลด์บังคับจะแสดง *

3. แก้ไข Document Number หากจำเป็น

4. เลือก Save

   ✓ ขั้นตอน Guest Information จะแสดงว่าเสร็จแล้ว

คำเตือนหมายเลขเอกสาร

หากเห็นคำเตือนใต้ Document Number ให้ตรวจเอกสารอีกครั้ง คำเตือนไม่ได้บล็อกการเช็กอิน

5. เก็บลายเซ็น (ถ้าจำเป็น)

1. เลือก Signature → Sign

2. บันทึกลายเซ็นผู้เข้าพัก

   ✓ ขั้นตอน Signature จะแสดงว่าเสร็จแล้ว

หมายเหตุ: โดยค่าเริ่มต้น ผู้เข้าพักหลักต้องลงลายเซ็น บางที่พักกำหนดให้ทุกคนลงลายเซ็น

6. ทำ facial verification (เฉพาะ self check-in)

หากเห็น Facial Verification:

1. เลือก Facial Verification → Verify

2. ทำตามคำแนะนำกล้องบนหน้าจอ

   ✓ ขั้นตอน Facial Verification จะแสดงว่าเสร็จแล้ว

เคล็ดลับ: Facial verification จะแสดงเฉพาะโหมด Self Check-In (CCI)

กรณี facial verification ไม่ผ่าน

• เลือก Take another selfie เพื่อถ่ายภาพใหม่ให้ชัดขึ้น
• หากยังไม่ผ่าน ให้เลือก Re-upload document แล้วสแกนเอกสารอีกครั้ง

7. เก็บเงินมัดจำหรือการชำระเงิน (เฉพาะ self check-in)

หาก Reservation Requirements แสดง Deposit หรือ Payment:

1. เลือก Pay

2. ทำขั้นตอนชำระเงินให้ครบ

   ✓ ข้อกำหนดการชำระเงินจะแสดงว่าเสร็จแล้ว

หมายเหตุ: การเช็กอินจะเสร็จไม่ได้จนกว่าการชำระเงินที่แสดงทั้งหมดจะสำเร็จ

8. ยืนยันการเช็กอินขั้นสุดท้าย

1. เลือก Proceed to Check-In

2. รอจนหน้าความคืบหน้าทำงานเสร็จ

   ✓ การ์ดห้องจะแสดงสถานะเช็กอินสำเร็จ

เคล็ดลับ: ระหว่างเช็กอิน ระบบจะรัน Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing

กรณีเป็น pre-arrival registration

1. ทำขั้นตอนบังคับด้านบนให้ครบ
2. เลือก Complete Pre-Arrival แทน Proceed to Check-In

✓ ห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่า pre-arrival completed และจะออกสิทธิ์เข้าห้องเมื่อผู้เข้าพักมาถึง

กรณีห้องถูกเช็กอินไปแล้ว

เลือก Proceed to Check-In เพื่อเช็กอินผู้เข้าพักที่เหลือให้เสร็จ ระบบจะไม่กำหนดห้องใหม่

9. ส่งมอบการเข้าห้อง

หลังเช็กอินเสร็จ เปิด Room Information บนการ์ดห้อง:

• Room Number จะแสดงด้านบน
• Room Access จะเปลี่ยนตามการตั้งค่าที่พักของคุณ

หากใช้ Keycards:

1. เลือก Retrieve Keycard

2. เข้ารหัสบัตรแต่ละใบตามที่ระบบแจ้ง

3. หากต้องการบัตรน้อยลง ให้เลือก Complete Check-In ใน keycard modal

   ✓ หากมี encoder ออนไลน์เพียงตัวเดียว AVA จะแสดง Preparing keycard encoding... ชั่วคราวก่อนเริ่มเข้ารหัส

หากใช้ Smart Locks:

1. เลือก Show PIN
2. แจ้ง PIN ให้ผู้เข้าพัก

หากใช้ Lockers:

1. แจ้ง Locker Number
2. เลือก Show Code และแจ้ง locker code

หากเห็นข้อความ room access แทน code ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

ตรวจโหมดการเข้าห้อง

Manage Locker Code และ locker codes จะปรากฏเฉพาะเมื่อ Settings → Room Access ตั้งเป็น Locker Systems หาก AVA ยังโหลด room access mode ไม่เสร็จ ให้รอสักครู่แล้วลองใหม่จากการ์ดห้อง

เคล็ดลับ: หากตั้งค่า WiFi แล้ว ส่วน WiFi จะแสดงชื่อและรหัสผ่าน หมายเหตุห้องจะแสดงใน General Information

กรณีใช้ Assisted Check-In (ACI)

หลังเช็กอิน หน้าจอจะแสดง Check-In Complete และให้ผู้เข้าพักคืนอุปกรณ์ ยืนยันการส่งมอบ แล้วแจ้งข้อมูลเข้าห้องจาก front desk

---

การแก้ปัญหา

สแกนแล้วไม่พบการจอง

อาการ: ขึ้น "Reservation not found" หรือถูกพาไปหน้ากรอก confirmation

วิธีแก้:

1. กรอก confirmation number แทนการสแกน
2. ยืนยันว่าวันเข้าพักเป็นวันนี้หรือเมื่อวาน
3. ตรวจว่าการจองไม่ถูกยกเลิกและไม่เป็น no-show

พบการจองหลายรายการ

อาการ: ขึ้น "Multiple reservations found."

วิธีแก้:

1. ค้นหาด้วย confirmation number
2. ใน Staff Access ให้ค้นด้วย reservation ID หรือ external booking ID

ปุ่มเช็กอินถูกปิดใช้งาน

อาการ: Proceed to Check-In แสดง "Complete all steps."

ตรวจสอบ:

• ผู้เข้าพักทุกคนทำ Document Upload เสร็จแล้ว
• บันทึก Guest Information ครบทุกคน
• Signature เสร็จครบตามผู้ที่ต้องเซ็น
• Facial Verification เสร็จ (เฉพาะ Self Check-In)
• Deposit และ Payment เสร็จ หากแสดง
• ผู้เข้าพักที่หายไปถูกทำเครื่องหมาย Check In Later หรือถูกเพิ่มแล้ว

ห้องยังไม่พร้อมหรือเร็วเกินไป

อาการ: ขึ้น "Room not ready", "No rooms available" หรือเช็กอินล้มเหลวหลัง Proceed to Check-In

วิธีแก้:

1. ตรวจสถานะห้องใน PMS หรือ Room Status
2. กำหนดห้องอื่นหากนโยบายอนุญาต
3. ปฏิบัติตามนโยบาย early check-in ของที่พัก

อัปโหลดเอกสารไม่สำเร็จ

อาการ: ขึ้น "Document upload failed" หรืออัปโหลดค้าง

วิธีแก้:

1. ลองสแกนใหม่โดยเพิ่มแสง
2. เลือก Upload Document แล้วอัปโหลดภาพที่ชัดเจนแทน
3. หากยังมีปัญหา ให้ใช้ Use Confirmation Number Instead

ข้อผิดพลาดระหว่าง bulk upload

อาการ: มีข้อผิดพลาดแสดงข้างพาสปอร์ตในโหมด Upload All Documents เช่น:

• "Document number not detected"
• "Already uploaded for [guest name]"
• "Guest limit reached"

วิธีแก้:

1. กรณีตรวจเลขเอกสารไม่เจอ ให้เลือก Rescan passport และสแกนใหม่ในแสงที่ดีขึ้น
2. กรณีเอกสารซ้ำ ให้จับคู่พาสปอร์ตกับผู้เข้าพักคนอื่น
3. กรณีเกินจำนวนผู้เข้าพัก ให้เลือกผู้เข้าพักที่มีอยู่แทนการสร้างใหม่
4. หากยังผิดพลาด ให้ปิด modal แล้วกลับไปอัปโหลดรายบุคคลสำหรับพาสปอร์ตที่มีปัญหา

Facial verification ล้มเหลวบ่อย

อาการ: ขึ้น "Facial Verification Failed" หรือหน้าจอ mismatch

วิธีแก้:

1. ถ่าย selfie ใหม่ในแสงที่สว่างขึ้น
2. อัปโหลดเอกสารใหม่หากภาพใบหน้าในเอกสารไม่ชัด
3. หากผู้เข้าพักยังไม่ผ่าน ให้ใช้ขั้นตอน manual review ตามนโยบายของที่พัก

ไม่เห็นข้อมูลเข้าห้อง

อาการ: หลังเช็กอินเสร็จ ไม่เห็น code หรือปุ่ม keycard

วิธีแก้:

1. รีเฟรชการ์ดห้องและยืนยันว่าเช็กอินเสร็จสมบูรณ์
2. ไปที่ Settings → Room Access และยืนยัน room access method ที่ใช้งานอยู่
3. กลับมาหน้าเช็กอินและเปิด Room Information อีกครั้ง
4. ตรวจข้อความข้อผิดพลาด Room Access และทำตามคำแนะนำ
5. หากยังไม่แสดง ให้ติดต่อ support

---

ยังติดปัญหาอยู่?

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

• ❌ ค้นหาการจองไม่เจอทั้งจากการสแกนและ confirmation number
• ❌ เช็กอินยังถูกบล็อกแม้ทำครบทุกขั้นตอนแล้ว
• ❌ ข้อมูลเข้าห้องไม่แสดงหลังเช็กอินเสร็จ

ข้อมูลที่ควรแนบ:

• ภาพหน้าจอข้อผิดพลาด
• หมายเลขยืนยันการจอง
• ชื่อผู้เข้าพักและวันเดินทางมาถึง
• เวลาที่เริ่มเกิดปัญหา

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• Check-In Policy
• Payments
• Document Number Warnings During Check-In