Check-In Diblokir karena Ketidakcocokan Nama
Gunakan panduan ini ketika nama reservasi tidak cocok dengan nama resmi pada dokumen perjalanan tamu.
Di sebagian besar yurisdiksi, registrasi hotel harus sesuai dengan nama resmi pada dokumen perjalanan tamu. Jika nama tidak cocok, perbarui reservasi sebelum menyelesaikan check-in.
Seperti Apa Masalah Ini
- Tamu memesan dengan nama panggilan, alias, atau nama singkat.
- Nama reservasi dan nama paspor/ID berbeda.
- Staf tidak yakin apakah harus melanjutkan.
- Satu-satunya perbedaan adalah penanda patronimik seperti
binataubinti.
Jika reservasi dan dokumen sama-sama menggunakan bahasa Thai, Tionghoa, Jepang, atau Korea, AVA mungkin dapat langsung mencocokkan nama dalam aksara asli. Jika check-in masih diblokir, kemungkinan salah satu sisi tidak memiliki teks dalam aksara asli atau nama tersebut memang berbeda.
Pemindaian tamu tambahan menunjukkan ketidakcocokan nama
Yang Anda lihat: Tamu tambahan memindai terlebih dahulu, tetapi AVA menunjukkan ketidakcocokan dengan tamu utama.
Perbaikan:
- Pastikan Allow additional guests before the main guest diaktifkan untuk mode check-in ini.
- Gunakan Add guest untuk memindai dokumen tamu tambahan.
- Pastikan hasil pemindaian muncul pada baris tamu tambahan yang baru.
- Unggah dokumen tamu utama dari baris tamu utama saat dokumen tersebut tersedia.
Saat opsi tambahan terlebih dahulu diaktifkan, AVA tidak menetapkan hasil pemindaian Add guest kepada tamu utama. Hal ini tetap berlaku ketika tamu utama adalah satu-satunya tamu yang tidak memiliki dokumen. Pengunggahan yang dimulai dari baris tamu yang dipilih tetap memeriksa nama tamu tersebut. Jika opsi tambahan terlebih dahulu dinonaktifkan, AVA tetap menerima pengunggahan dokumen dalam urutan apa pun. Check-in kamar menunggu registrasi tamu utama.
Hanya Penanda Patronimik
Yang Anda lihat: Reservasi tidak mencantumkan bin, binti, binte, bte, S/O, atau D/O.
Perbaikan:
- Periksa apakah nama resmi lengkap tetap cocok.
- Jika nama hanya berbeda karena penanda yang tidak dicantumkan, AVA mungkin sudah menerimanya.
- Jika check-in masih diblokir, cari perbedaan nama lain sebelum mengedit reservasi.
Nama Depan yang Disetujui pada ID Malaysia
Yang Anda lihat: ID Malaysia menampilkan satu baris nama lengkap, tetapi pemesanan tidak mencantumkan salah satu nama depan.
Perbaikan:
- Pastikan dokumen tersebut adalah ID non-paspor yang dikenali.
- Pastikan pemesanan memuat setiap token nama dokumen yang tersisa.
- Periksa apakah kebijakan yang dipilih adalah Balanced atau Lenient.
- Coba lagi pencarian reservasi atau pengunggahan dokumen.
AVA mungkin menerima nama depan yang disetujui, seperti MUHAMMAD, NUR, atau MOHD, ketika pemisahan nama disimpulkan.
Mode Strict dan Custom tetap menerapkan persyaratan nama lengkap.
Prefiks yang tidak tercantum, paspor, jenis dokumen yang tidak diketahui, dan dua prefiks yang dihilangkan tetap memerlukan peninjauan.
Perbaikan Cepat Saat Check-In Berlangsung
- Verifikasi identitas tamu menggunakan paspor/ID.
- Perbarui nama reservasi agar sesuai dengan nama resmi:
- Cloudbeds, AVA, Mews, Opera, dan eZee: edit tamu di detail reservasi.
- Penyedia PMS lainnya: perbarui profil tamu di PMS.
- Pastikan nama yang diperbarui muncul di AVA.
- Lanjutkan check-in setelah nama cocok.
- Tambahkan catatan reservasi yang mendokumentasikan perubahan tersebut.
Pengesampingan Assisted Check-In
Gunakan ini saat Anda berada bersama tamu dalam Assisted Check-In (ACI).
Jika properti Anda mengaktifkan pengesampingan, AVA memungkinkan staf terverifikasi mengonfirmasi ketidakcocokan. Perangkat staf harus terverifikasi untuk hotel dan kiosk ACI yang sama. Tablet tamu yang dipasangkan tidak dapat menyetujui pengesampingan. Anda tidak perlu mengirim email berisi OTP kepada tamu. Untuk pengunggahan dokumen ACI saat ini, pengesampingan hanya berlaku pada pasangan tamu-dokumen yang ditampilkan dalam prompt. Tablet lama mungkin masih memverifikasi seluruh sesi reservasi.
Prompt pengesampingan menampilkan Reservation name dan Passport name berdampingan. Setiap bagian nama muncul sebagai pil status dalam prompt daftar kamar dan pengunggahan massal. Pil tersebut menggunakan ikon dan label, sehingga warna bukan satu-satunya penanda status. Matches menggunakan ✓, Similar spelling menggunakan ≈, dan No match menggunakan ✗. Huruf yang berbeda diberi garis bawah ketika ejaannya mirip. AVA menampilkan nama dalam huruf kapital agar lebih mudah dibandingkan, sekaligus mempertahankan aksen. Setelah Anda mengonfirmasi, AVA memuat ulang daftar kamar dengan nama pada paspor. Untuk paspor dengan satu nama yang telah diverifikasi, AVA memperbarui tamu yang dipilih menjadi nama tunggal tersebut. Jika PMS memerlukan nama belakang, AVA mengirimkan nama tersebut pada kedua kolom nama PMS. Nama yang sama juga diteruskan ke sinkronisasi PMS segera. Pada tablet dan layar yang lebih besar, tombol tindakan tetap tertambat di footer. Pada ponsel, perbandingan mungkin dapat digulir, tetapi tindakan tetap tersedia.
Kedatangan lain memiliki nama paspor ini
Yang Anda lihat: Tamu yang dipindai memiliki pemesanan terpisah yang tiba hari ini.
Perbaikan:
- Tinjau konfirmasi pemesanan dan kamar yang ditampilkan dalam peringatan.
- Pilih Open booking untuk melakukan check-in pada reservasi tamu yang dipindai.
- Gunakan Override anyway hanya jika paspor tersebut milik tamu pada pemesanan yang dipilih.
Peringatan ini hanya muncul dalam ACI terverifikasi. Peringatan ini tidak muncul dalam CCI atau Pre-arrival. AVA menampilkan peringatan ini ketika tepat satu kedatangan yang memenuhi syarat cocok dengan tamu yang dipindai.
Jangan melakukan pengesampingan hanya karena nama tampak seperti ketidakcocokan ejaan. Buka pemesanan tamu yang dipindai jika paspor tersebut milik kedatangan lain.
Membaca bagian nama yang disorot
Gunakan perbandingan ini sebagai bantuan peninjauan sebelum menyetujui ketidakcocokan.
| Status | Arti yang biasanya | Yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Matches ✓ | Bagian nama tersebut muncul pada kedua nama. | Lanjutkan memeriksa bagian lainnya. |
| Similar spelling ≈ | Nama mungkin berbeda karena salah ketik atau transliterasi. | Bandingkan huruf yang digarisbawahi dengan dokumen. |
| No match ✗ | Bagian nama tersebut hanya muncul pada salah satu nama. | Periksa nama tengah yang hilang atau tamu yang berbeda. |
Perbandingan mengabaikan huruf besar-kecil, aksen, tanda baca, dan urutan bagian nama. Perbandingan juga dapat menganggap bagian yang digabung atau dipisah sebagai setara. Pencocok backend tetap menentukan apakah nama cocok atau memerlukan pengesampingan. Penyorotan tidak mengubah aturan pencocokan atau persyaratan persetujuan.
Perbandingan yang sama dengan penyorotan muncul ketika pengunggahan dokumen massal memerlukan pengesampingan ACI. Prompt mencantumkan setiap pasangan reservasi dan paspor yang tidak cocok yang tercakup dalam konfirmasi. Tinjau setiap nama reservasi dan nama paspor yang ditampilkan sebelum mengonfirmasi. Ketidakcocokan yang tidak tercantum tetap memerlukan peninjauan terpisah.
Yang Harus Dilakukan
- Pastikan paspor atau ID cocok dengan tamu.
- Pada perangkat staf yang terverifikasi, pilih prompt pengesampingan.
- Lanjutkan alur check-in.
Jika pengesampingan mengubah nama tamu pada pemesanan, AVA menyimpan nama yang diganti dalam catatan check-in. Anda dapat menemukan nama tersebut nanti melalui pencarian Command Center. AVA juga menambahkan catatan sebelum dan sesudah perubahan pada reservasi PMS.
Prompt persetujuan berubah saat peninjauan
Yang Anda lihat: Prompt ketidakcocokan nama lain muncul saat persetujuan sebelumnya sedang diproses.
Perbaikan:
- Tunggu prompt saat ini selesai dimuat.
- Tinjau Reservation name dan Passport name yang ditampilkan.
- Setujui hanya prompt untuk tamu yang telah Anda verifikasi.
- Jika Anda memulai percobaan ulang massal, pertahankan pilihan tamu dan dokumen awal hingga selesai.
AVA mengabaikan persetujuan dari prompt yang telah diganti. AVA juga tetap mengaitkan percobaan ulang massal dengan pilihan tamu, dokumen, kamar, dan check-in awalnya. Hal ini mencegah respons yang terlambat mengubah alur tamu yang lebih baru.
Saat Tidak Muncul
Yang Anda lihat: Pengesampingan tidak muncul, atau AVA menampilkan "A verified assisted check-in staff device is required."
Perbaikan:
- Pastikan sesi tersebut adalah ACI, bukan CCI.
- Kembali ke perangkat staf jika Anda menggunakan tablet tamu yang dipasangkan.
- Pastikan perangkat staf ditampilkan sebagai terverifikasi untuk hotel dan kiosk ini.
- Verifikasi ulang perangkat staf dari Settings → Kiosk jika diperlukan.
- Periksa apakah pengesampingan diaktifkan untuk properti Anda.
- Mulai sesi check-in baru dan coba lagi.
- Jika tetap tidak muncul, perbarui nama reservasi dan lanjutkan.
Jika perangkat staf tidak dapat diverifikasi, AVA tetap menerapkan pemeriksaan nama. Pengunggahan dokumen dan check-in akhir tetap dilakukan melalui proses pencocokan nama normal.
CCI tetap menggunakan alur verifikasi normal untuk tamu yang memenuhi syarat. Jika verifikasi partial-match diaktifkan, AVA meminta nama pemesanan sebelum fallback OTP.
Memulihkan verifikasi pemesanan
Yang Anda lihat: Tamu membuka kembali pemesanan, tetapi jawaban nama pemesanan ditolak.
Perbaikan:
- Buka konfirmasi pemesanan tamu.
- Minta tamu memasukkan nama pemesanan, bukan nama paspor.
- Sertakan semua bagian nama pemesanan, termasuk gelar atau sufiks.
- Coba lagi menggunakan urutan pemesanan yang ditampilkan.
- Jika jawaban masih gagal, perbarui nama reservasi.
AVA mengizinkan perbedaan urutan, huruf besar-kecil, aksen, tanda baca, gelar, dan bagian nama bertetangga yang digabung. AVA tidak menerima nama yang hanya berasal dari paspor atau nama keluarga yang berbeda.
Jika fallback OTP muncul, gunakan kode terbaru dari email pemesanan.
Tidak ada reservasi yang ditemukan setelah OTP
Yang Anda lihat: Setelah verifikasi OTP, AVA kembali ke formulir konfirmasi dan menampilkan "No reservation found". Nomor konfirmasi tetap terisi.
Perbaikan:
- Periksa apakah nomor konfirmasi sudah benar.
- Pilih Continue untuk mencoba lagi pencarian.
- Jika tidak ada reservasi yang muncul, pastikan pemesanan aktif di PMS Anda.
- Perbarui nama reservasi jika tidak cocok dengan paspor atau ID tamu.
AVA menutup langkah OTP yang selesai secara otomatis. Jangan meminta kode lain untuk verifikasi selesai yang sama.
Alur Kerja Khusus PMS
Cloudbeds, AVA, Mews, Opera, dan eZee
- Buka detail reservasi.
- Di Guest Information, klik ikon pensil.
- Perbarui nama depan dan nama belakang agar sesuai dengan dokumen perjalanan resmi.
- Simpan, lalu periksa kembali reservasi di AVA.
Penyedia PMS Lainnya
- Buka profil tamu di PMS.
- Perbarui nama resmi di PMS.
- Tunggu sinkronisasi ke AVA, lalu muat ulang detail reservasi.
Yang Harus Disampaikan kepada Tamu
Gunakan penjelasan yang jelas dan aman dari sisi kebijakan:
"Untuk menyelesaikan check-in, nama pada pemesanan harus cocok dengan nama pada paspor atau ID. Kami dapat memperbaruinya sekarang dan melanjutkan."
Cegah Sebelum Kedatangan
Tambahkan pengingat dalam komunikasi prakedatangan agar tamu melaporkan pemesanan dengan nama panggilan/alias:
Kalimat yang disarankan:
"Jika Anda memesan dengan nama panggilan atau nama yang berbeda dari paspor atau ID Anda, silakan hubungi kami agar kami dapat memperbaruinya sebelum kedatangan Anda."
Masih Terjebak?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Tamu yang dipilih masih menerima hasil ketidakcocokan nama yang salah
- ❌ Pemindaian tamu tambahan yang benar mengubah tamu utama
- ❌ Tamu utama tidak dapat mengunggah setelah kembali ke reservasi
- ❌ Prompt persetujuan saat ini tidak cocok dengan tamu yang telah Anda verifikasi
Sebaiknya sertakan:
- Tangkapan layar kamar dan baris tamu yang terdampak
- Nomor reservasi dan waktu pemindaian
- Mode check-in dan apakah opsi tambahan terlebih dahulu diaktifkan