Lewati ke konten utama

Encode Keycard Secara Manual

Encode Cepat

Sebagian besar keycard manual membutuhkan sekitar 2 menit setelah encoder Anda online.

Panduan ini membantu Anda meng-encode keycard dari Operations View tanpa membuka reservasi.

Buka: Operations View → Encode Keycard

Encode Keycard button in the Operations View header

Ketersediaan

Anda hanya melihat Encode Keycard saat Settings → Room Access disetel ke Key Card Encoding (Kiosk).

Header-Level vs Reservation-Level Encoding​

AVA menyediakan dua cara untuk meng-encode keycard. Memahami perbedaannya membantu Anda menerbitkan keycard duplikat atau tambahan tanpa mengubah pengaturan.

MetodeLokasiJumlah Keycard
Header-level (tombol hijau)Bagian atas Operations View, di samping HelpSelalu 1-10, terlepas dari pengaturan
Reservation-levelTombol ikon kunci pada kartu atau baris reservasiDikendalikan oleh pengaturan Room Access
  • Tombol reservation-level mengikuti jumlah keycard yang dikonfigurasi di Settings → Room Access. Jika disetel ke 1, Anda tidak akan melihat opsi kartu duplikat.
  • Tombol hijau "Encode Keycard" di header-level memungkinkan Anda meng-encode keycard tambahan kapan saja, meskipun pengaturan Anda 1.
Meng-encode Keycard Duplikat atau Tambahan

Jika tamu membutuhkan keycard kedua tetapi pengaturan room access Anda hanya mengizinkan 1, gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Anda tidak perlu mengubah pengaturan.

Referensi Cepat​

FieldWajibDefault atau catatan
Select Keycard EncoderYaJika satu encoder online, AVA otomatis memilihnya. Tombol Encode Keycard tetap terlihat dan nonaktif saat AVA menyiapkan encoding.
Room NumberYaPilih nomor kamar PMS. Nama kamar encoder muncul sebagai helper text.
Guest NameTidakOpsional.
Valid FromYaDefault ke waktu saat ini.
Valid UntilYaDefault ke besok pada waktu kedaluwarsa keycard yang dikonfigurasi. Fallback ke 11:00 AM.
Number of KeycardsTidakDefault 2. Pilih 1-10.
Tampilan Room Number

Daftar kamar menampilkan nomor kamar sisi PMS terlebih dahulu. Jika berbeda, AVA menampilkan nama kamar encoder dalam tanda kurung.

Default Valid Until

AVA menggunakan Settings → Room Access → Keycard Expiration Time untuk default waktu Valid Until. Jika pengaturan ini kosong atau tidak valid, AVA menggunakan 11:00 AM.

Encode Keycard Secara Manual​

  1. Buka Operations View.

  2. Pilih Encode Keycard.

    ✓ Modal Manual Keycard Encoding terbuka.

  3. Jika satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.

  4. Tunggu Preparing keycard encoding....

    ✓ Tombol utama Encode Keycard tetap terlihat tetapi nonaktif selama langkah singkat ini.

  5. Jika beberapa encoder online, pilih satu dengan status Online.

  6. Pilih Room Number dari daftar dropdown.

    ✓ Anda melihat nomor kamar PMS sebagai label utama. Jika sudah dipetakan, Anda juga melihat (Encoder: ...) sebagai helper text.

  7. Opsional: masukkan Guest Name.

  8. Atur Valid From dan Valid Until.

  9. Pilih Number of Keycards.

  10. Klik Encode Keycard.

✓ Alur encoding keycard terbuka.

Pemecahan Masalah​

Tidak ada opsi kartu duplikat pada reservation-level​

Yang Anda lihat: Anda membuka reservasi lalu klik ikon kunci untuk encode keycard, tetapi tidak ada opsi meng-encode kartu kedua atau duplikat.

Mengapa ini terjadi: Pengaturan Room Access Anda dikonfigurasi untuk hanya meng-encode 1 keycard per check-in. Tombol reservation-level mengikuti batas ini.

Perbaikan:

  1. Gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Tombol ini selalu memungkinkan Anda memilih 1-10 keycard.
  2. Jika Anda ingin selalu mengizinkan 2 keycard pada reservation-level, minta admin AVA memperbarui pengaturan di Settings → Room Access agar mengizinkan 2 keycard.

Tombol Encode Keycard tidak muncul​

Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Encode Keycard di Operations View.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access.
  2. Set Room Access Method ke Key Card Encoding (Kiosk).
  3. Kembali ke Operations View.

Tombol Encode Keycard nonaktif​

Yang Anda lihat: Tombol berwarna abu-abu atau menampilkan "Missing merchant ID. Configure your account in Settings."

Perbaikan:

  1. Selesaikan setup akun Anda di Settings.
  2. Muat ulang halaman.

Encode Keycard tetap loading​

Yang Anda lihat: Tombol utama Encode Keycard tetap terlihat namun nonaktif saat AVA menampilkan pesan preparing.

Perbaikan:

  1. Tunggu beberapa detik. Ini normal saat AVA menyiapkan alur encoder.
  2. Jika loading tidak selesai, tutup modal lalu buka Encode Keycard lagi.
  3. Klik Refresh di Operations View, lalu coba lagi.

"No encoders found"​

Yang Anda lihat: Daftar encoder menampilkan "No encoders found."

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access.
  2. Tambahkan atau aktifkan encoder.
  3. Kembali ke Encode Keycard.

Pemilih encoder dilewati​

Yang Anda lihat: AVA membuka layar encoding tanpa menampilkan pilihan encoder.

Perbaikan:

  1. Pastikan hanya satu encoder yang online.
  2. Pastikan Anda sempat melihat Preparing keycard encoding....
  3. Lanjutkan encoding. Ini perilaku normal.
  4. Aktifkan encoder lain jika Anda butuh pilihan manual.

Nomor kamar terlihat benar tetapi encoding memakai kode kamar lain​

Yang Anda lihat: Anda memilih kamar 101, tetapi log encoder menampilkan nilai kamar lain.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access → Keycard Encoder Room Mapping.
  2. Temukan kamar PMS yang dipilih.
  3. Pastikan Encoder Room Name yang dipetakan sudah benar.
  4. Simpan pemetaan, lalu coba encode lagi.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Anda tidak bisa membuka modal manual encoding
  • ❌ Encoding gagal di setiap percobaan
  • ❌ Tidak ada encoder muncul setelah setup

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Tipe dan lokasi encoder
  • Nomor kamar dan tanggal yang digunakan
  • Screenshot error

Panduan Terkait​