Mengunduh Dokumen Tamu

Penyiapan Cepat

Dokumen tersedia dari View Details → Guest Information. Anda dapat mengunduhnya atau membukanya di tab baru.

Panduan ini membantu Anda melihat dan mengunduh dokumen tamu dari Command Center.

Buka: Main Menu → Command Center

---

Referensi Cepat

Dokumen	Keterangan	Lokasi
Guest Document	Pindai paspor atau ID	Thumbnail Guest Information
Registration Card	Kartu registrasi yang ditandatangani (PDF)	Guest Information → Registration Card
Selfie	Foto verifikasi wajah	Thumbnail Guest Information
Failed attempt badge	Jumlah gambar paspor atau ID gagal yang dipertahankan	Panel dokumen yang diterima di Guest Information

---

Akses Paket

• Pengunduhan dokumen tersedia di dalam View Details.
• Akun paket gratis hanya dapat membuka detail untuk 20 log terbaru. Catatan yang lebih lama memerlukan paket berbayar.

Tingkatkan paket di Settings → Billing & Subscription.

Membuka dokumen

1. Pilih reservasi lalu pilih View Details.

2. Di Guest Information, pilih ikon untuk dokumen yang Anda perlukan.

3. Tunggu hingga penampil dokumen memuat gambar.

4. Gunakan Download atau Open in new tab di penampil.

   ✓ File terbuka atau terunduh hanya setelah Anda melakukan tindakan melihat secara eksplisit. ✓ AVA mencatat permintaan melihat dalam jejak audit karyawan. ℹ️ Menutup penampil akan mempertahankan posisi Anda dalam daftar.

Penanganan dokumen sensitif

Gambar paspor, selfie, dan kartu registrasi tidak diambil untuk thumbnail. Pilih ikon kapan pun Anda perlu melihatnya. Permintaan yang gagal dan ditolak juga diaudit.

Upload yang gagal tetap terlihat

Jika ekstraksi atau penyiapan gagal, AVA tetap dapat menampilkan thumbnail gagal yang dipertahankan di sini. Gambar tersebut tetap tersedia untuk ditinjau, bahkan setelah proses pembersihan berjalan. Untuk kegagalan sharer sebelum commit, AVA menempatkan thumbnail pada tamu yang menyimpan catatan tersebut. Tamu ini dapat berbeda dari tamu yang namanya tercantum saat upload dimulai. Tahap dokumen tamu utama tidak berubah akibat upload sharer yang gagal. Kegagalan slot placeholder tetap tidak ditetapkan sampai AVA dapat mengidentifikasi tamu. Saat dokumen yang diterima tersedia, baris tamu menampilkan satu panel yang diterima dengan lencana N failed. Lencana tersebut tidak berarti tamu memiliki paspor lain yang diterima. Lencana tersebut juga tidak berarti dokumen saat ini masih gagal. Jika belum ada dokumen yang diterima, panel yang hanya berisi kegagalan tetap berwarna merah dengan label Error.

Meninjau upaya yang diterima dan gagal

Gunakan penampil dokumen untuk membandingkan dokumen yang diterima dengan upaya gagal yang dipertahankan.

1. Buka dokumen tamu dari Guest Information.

2. Pastikan penampil terbuka pada dokumen Accepted jika tersedia.

3. Pilih Failed attempt untuk memeriksa upload gagal terbaru yang dipertahankan.

4. Baca alasan dan waktu kegagalan yang ditampilkan di penampil.

5. Jika terdapat beberapa kegagalan, periksa Latest of N failed attempts.

   ✓ Tampilan gagal menunjukkan bingkai merah dan label Failed attempt. ✓ Penampil menyatakan bahwa dokumen yang diterima tetap menjadi dokumen yang digunakan.

AVA menghitung upload gagal berbeda yang dipertahankan berdasarkan upload ID. Satu upload yang tercatat selama beberapa tahap pemrosesan dihitung satu kali. Hanya upload gagal terbaru yang dapat dibuka. Waktu upload gagal menggunakan zona waktu yang dikonfigurasi hotel Anda. Unduhan gambar gagal menyertakan akhiran _failed pada nama file.

Upaya gagal digunakan untuk pemeriksaan

Gunakan tampilan gagal untuk memahami alasan pemindaian gagal atau membantu tim dukungan melakukan investigasi. Minta tamu melakukan pemindaian ulang hanya jika dokumen yang diterima tidak ada atau tidak jelas.

Cadangan perpindahan kamar di penyimpanan lokal

Jika Anda memindahkan tamu ke kamar baru sebelum check-in selesai, AVA tetap dapat membaca dokumen dari check-in sumber di penyimpanan lokal. Ini membantu ketika dokumen tampak hilang setelah perpindahan kamar.

Referensi selfie yang tersimpan

AVA menyelesaikan referensi selfie yang tersimpan sebelum membuka gambar verifikasi. Jika aset tidak tersedia, AVA melaporkan gambar yang hilang, bukan menggantinya dengan selfie yang lebih lama.

Jika reservasi memiliki beberapa tamu

Gunakan Previous Guest dan Next Guest untuk berpindah satu tamu setiap kali. Gunakan tombol nomor tamu untuk langsung menuju tamu tertentu. Jika tombol tamu berwarna abu-abu, tamu tersebut belum memiliki dokumen. Tekan Esc untuk menutup penampil.

---

Membuat kartu registrasi (jika tersedia)

Jika Anda melihat Generate Registration Card Disclaimer atau Regenerate Registration Card Disclaimer:

1. Jika kartu sudah ada, pilih Disclaimer language dari pemilih di sebelah tombol.
2. Pilih tombol di Guest Information.
3. Tunggu hingga dokumen selesai dibuat.
4. Buka kartu registrasi baru dari thumbnail.

✓ AVA akan menggunakan bahasa yang dipilih terlebih dahulu. ✓ Jika Anda tidak memilih bahasa, AVA akan menggunakan bahasa penandatanganan tamu yang tersimpan. ✓ Bahasa Inggris menjadi fallback jika tidak ada bahasa tersimpan.

Kartu yang dibuat ulang menggunakan revisi pengiriman PMS baru

Saat Anda membuat ulang kartu yang sudah ada, AVA membuat tugas pengiriman lampiran PMS baru. Kartu baru tidak diperlakukan sebagai revisi yang telah dikirim sebelumnya. Periksa status Registration Card setelah pembuatan.

Tinjau peringatan penempatan

AVA mungkin menempatkan tanda tangan di dalam halaman PDF ketika posisi tersimpannya mencapai tepi halaman. Kartu tetap dibuat, tetapi Command Center menyimpan peringatan di samping kartu tamu. Buka kartu dan pastikan tanda tangan lengkap serta tidak menutupi teks yang diperlukan. Gunakan tindakan penempatan manual untuk memperbaikinya jika diperlukan.

Waktu pembuatan kartu registrasi

Tombol tetap tersembunyi sebelum kedatangan. Setelah kedatangan, tombol tetap dinonaktifkan sampai AVA memiliki checkinTime tamu. Check-in melalui PMS saja tidak mengaktifkan kartu.

Pemulihan manual check-in

Gunakan ini hanya jika AVA belum menyimpan checkinTime tamu. Jika tamu check-in di luar AVA, masukkan waktu check-in yang sebenarnya terlebih dahulu. AVA menyimpan waktu tersebut, lalu merender PDF. Hal ini tidak mengubah status check-in atau status reservasi.

Pemilihan bahasa kartu lama

AVA hanya menampilkan bahasa yang memiliki terjemahan disclaimer kartu registrasi yang tersimpan. Jika kartu tidak memiliki bahasa penandatanganan yang tersimpan, pilih salah satu sebelum membuatnya kembali. English (fallback) selalu tersedia. Jika tamu sudah menandatangani dalam bahasa lain, AVA akan menggunakan bahasa tersimpan tersebut terlebih dahulu.

Tooltip tombol dinonaktifkan

Saat tombol dinonaktifkan, arahkan kursor ke tombol tersebut. Anda akan melihat: "Complete check-in on AVA first. PMS check-in alone does not give AVA the actual check-in time needed for the registration card."

Pengiriman ke PMS berlangsung terpisah

Kartu registrasi dapat muncul di sini sebelum PMS menerimanya. Buka Meninjau pengiriman lampiran PMS untuk memeriksa status atau menggunakan tindakan Retry yang tersedia.

Salinan kartu untuk beberapa kamar

Jika hotel Anda mengaktifkan Upload main guest's registration card to all rooms, setiap kamar dapat menampilkan salinan kartu yang ditandatangani tamu utama. AVA membuat kartu setiap kamar dari reservasi kamar tersebut sendiri. Kartu yang dirender tetap memuat detail dan registrasi yang ditandatangani tamu utama. Ini juga mencakup reservasi yang dipesan terpisah dan digabungkan ke dalam grup ACI manual. Untuk grup tersebut, pemesanan utama menyediakan tamu utama dan penanda tangan, meskipun ID profil PMS berbeda. Perwakilan kamar tambahan tetap memiliki kartu bertanda tangannya sendiri. AVA mempertahankan salinan kamar tersebut saat kamar tidak memiliki tamu yang menandatangani. AVA mengarsipkan setiap salinan kamar sebelum pengiriman PMS dimulai. Anda dapat mengunduhnya saat pengiriman tertunda atau setelah pengiriman gagal. Gunakan area View Details → Guest Information pada kamar tersebut untuk membuka atau mengunduhnya.

Pembersihan alamat pada kartu yang dibuat

Aturan pembersihan alamat yang aktif diterapkan saat AVA merender PDF Custom Registration Card, gabungan, atau RR3 Thailand. PDF yang sudah disimpan tetap menggunakan isi alamat sebelumnya. Buat ulang kartu setelah menyimpan aturan pembersihan.

Membuat ulang setelah perpindahan kamar

Jika staf memindahkan tamu di PMS, buat ulang kartu sebelum mencetaknya kembali. AVA menyegarkan reservasi dan menggunakan kamar PMS saat ini untuk kartu yang dibuat secara lokal. AVA hanya membuat kartu yang telah diperbarui setelah PMS mengonfirmasi kamar yang diharapkan. Jika PMS tidak dapat mengonfirmasi kamar tersebut, AVA berhenti dan tidak mencetak nomor kamar yang sudah tidak berlaku.

Hal ini berlaku untuk template Custom Registration Card dan RR3 Thailand. PMS Registration Card milik Opera dirender oleh Opera saat dimuat.

Beri waktu untuk pembaruan PMS

Beberapa penyedia PMS memperbarui perubahan kamar setelah jeda singkat. Jika kartu yang dibuat ulang masih menampilkan kamar lama, tunggu beberapa detik lalu buat ulang lagi.

---

Catatan Privasi

Dokumen tamu berisi data sensitif. Hanya staf yang berwenang yang boleh melihat atau mengunduhnya. AVA mencatat setiap permintaan melihat dokumen tanpa menyimpan gambar dalam peristiwa audit.

Memahami salinan dokumen bertanda air

Saat hotel Anda mengaktifkan Document watermark, AVA menyimpan dua tujuan terlindungi untuk tangkapan paspor dan ID baru.

Penggunaan	Gambar yang ditampilkan atau dikirim
OCR dan verifikasi wajah	Asli bersih
Penampil dan unduhan staf	Salinan bertanda air yang dapat dibagikan
Lampiran PMS	Salinan bertanda air yang dapat dibagikan

Kebijakan ini berlaku untuk upload baru dan penggantian. Gambar yang sudah ada dan pengiriman PMS yang telah selesai tetap tidak berubah. Selfie, tanda tangan, dan kartu registrasi tidak termasuk.

Jika persiapan tanda air gagal, AVA memblokir pembagian dan pengiriman PMS agar asli bersih tidak terekspos.

---

Pemecahan Masalah

Thumbnail dokumen tidak ada

Yang Anda lihat: "No documents" atau tidak ada thumbnail.

Perbaikan:

1. Pastikan tamu mengunggah dokumen saat check-in.
2. Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
3. Minta tamu melakukan pemindaian ulang jika diperlukan.

Tombol Download tidak ada

Yang Anda lihat: Tidak ada ikon Download di penampil.

Perbaikan:

1. Tunggu hingga dokumen selesai dimuat.
2. Pastikan dokumen tersebut tersedia untuk tamu itu.
3. Buka di tab baru dan gunakan opsi unduhan browser jika diperlukan.

Ikon dokumen tidak memuat gambar

Yang Anda lihat: Anda memilih ikon dokumen, tetapi penampil menampilkan error atau tetap kosong.

Perbaikan:

1. Periksa apakah Anda memiliki izin untuk melihat log check-in.
2. Tutup penampil lalu pilih ikonnya lagi.
3. Muat ulang Command Center, lalu buka kembali View Details.
4. Periksa Detailed Event Log untuk melihat permintaan yang gagal atau ditolak.
5. Hubungi tim dukungan jika permintaan gagal untuk beberapa tamu.

Selfie yang tersimpan tidak tersedia

Yang Anda lihat: Selfie yang tersimpan menampilkan error gambar tidak tersedia.

Perbaikan:

1. Tutup penampil lalu pilih selfie lagi.

2. Muat ulang Command Center, lalu buka kembali View Details.

3. Pastikan Anda membuka tab kamar yang benar untuk reservasi dengan beberapa kamar.

4. Hubungi tim dukungan dengan menyertakan reservasi, tamu, dan perkiraan waktu pengambilan.

   ✓ AVA tidak mengganti gambar verifikasi yang tersimpan dengan selfie yang lebih lama.

Anda melihat "502 Bad Gateway" saat membuka dokumen

Yang Anda lihat: Penampil menampilkan "502 Bad Gateway" untuk Guest Document.

Perbaikan:

1. Tunggu 30 detik, lalu buka kembali dokumen yang sama.
2. Buka dokumen tamu lain untuk memastikan apakah semua dokumen gagal.
3. Muat ulang Main Menu → Command Center, lalu buka kembali View Details.
4. Hubungi tim dukungan jika error berlanjut selama lebih dari 10 menit.

Mengapa ini terjadi

Error 502 biasanya berarti AVA tidak dapat menjangkau layanan dokumen check-in di server sumber.

Tombol tamu dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Tombol nomor tamu berwarna abu-abu atau tidak dapat diklik.

Perbaikan:

1. Pastikan tamu telah menyelesaikan pengunggahan dokumen.
2. Tunggu beberapa detik, lalu buka kembali penampil.
3. Periksa baris tamu untuk mengetahui apakah ada pesan peringatan.

Dokumen terbuka setelah upload gagal

Yang Anda lihat: Pengunggahan gagal, tetapi thumbnail tetap dapat dibuka.

Perbaikan:

1. Tinjau gambar untuk memastikan gambar tersebut dapat dibaca.
2. Buka Reservation Details dan periksa log peristiwa untuk kegagalan tersebut.
3. Simpan gambar untuk investigasi jika gambar tersebut benar.
4. Minta tamu melakukan pemindaian ulang hanya jika gambar tidak jelas atau salah.
5. Jika thumbnail tersebut kemudian menghilang, minta tim dukungan mencari berdasarkan nama file yang gagal atau upload ID.

Tamu menampilkan lencana N failed

Yang Anda lihat: Baris tamu menampilkan satu panel dokumen dengan lencana N failed.

Perbaikan:

1. Buka panel dari Guest Information.
2. Pastikan Accepted dipilih terlebih dahulu.
3. Pilih Failed attempt untuk meninjau kegagalan terbaru yang dipertahankan.
4. Gunakan alasan dan stempel waktu untuk menentukan apakah pemindaian lain diperlukan.

Lencana tersebut menghitung upload gagal yang dipertahankan untuk tamu itu. Lencana tersebut tidak menunjukkan dokumen kedua yang diterima atau error check-in aktif.

Dokumen yang hanya gagal terbuka langsung

Yang Anda lihat: Penampil terbuka langsung pada tampilan Failed attempt berbingkai merah.

Perbaikan:

1. Tinjau alasan dan stempel waktu kegagalan.
2. Periksa apakah gambar dapat dibaca.
3. Minta tamu melakukan pemindaian ulang paspor atau ID.
4. Hubungi tim dukungan jika kegagalan berulang pada gambar yang jelas.

Pengalih dokumen yang diterima akan muncul setelah AVA menyimpan dokumen yang diterima.

Tombol kartu registrasi tidak ada

Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
2. Jika tamu sudah tiba, periksa apakah check-in AVA sudah selesai.
3. Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
4. Hubungi tim dukungan jika tombol masih tidak muncul.

Tombol kartu registrasi dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Tombol terlihat, tetapi tidak berfungsi.

Perbaikan:

1. Arahkan kursor ke tombol untuk membaca tooltip.
2. Selesaikan check-in di AVA terlebih dahulu, atau gunakan alur waktu check-in manual.
3. Muat ulang halaman setelah check-in selesai.
4. Coba buat kartu registrasi lagi.

Kartu registrasi tidak dapat dibuat

Yang Anda lihat: Error setelah memilih Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
2. Minta tamu menyelesaikan tanda tangannya jika belum ada.
3. Jika tamu check-in di luar AVA, masukkan waktu check-in yang sebenarnya terlebih dahulu.
4. Pilih kembali Generate Registration Card Disclaimer.

Kartu registrasi memiliki peringatan penempatan

Yang Anda lihat: Kartu terbuka, tetapi Command Center menampilkan peringatan penempatan tanda tangan.

Perbaikan:

1. Buka kartu registrasi dari Guest Information.
2. Pastikan tanda tangan lengkap berada di dalam halaman PDF.
3. Jika tanda tangan menutupi teks yang diperlukan, pilih tindakan penempatan manual.
4. Pindahkan atau ubah ukuran tanda tangan ke area kosong.
5. Simpan koreksi dan buat ulang kartu.

✓ Peringatan hilang setelah AVA membuat kartu tanpa menyesuaikan penempatan.

Jika pembuatan masih berhenti

Label tanda tangan yang hilang atau ambigu, rotasi yang tidak didukung, dan input yang tidak valid tetap memerlukan pemulihan manual. Tumpang tindih dengan teks tercetak tetap menjadi peringatan yang tidak memblokir proses.

Kartu yang dibuat ulang menampilkan kamar sebelumnya

Yang Anda lihat: Tamu berpindah kamar, tetapi kartu yang dibuat ulang menampilkan kamar sebelumnya.

Perbaikan:

1. Pastikan perpindahan kamar terlihat di PMS Anda.
2. Tunggu beberapa detik hingga PMS memperbarui data reservasinya.
3. Pilih kembali Regenerate Registration Card Disclaimer.
4. Buka thumbnail kartu registrasi terbaru dan pastikan nomor kamarnya.

Jika PMS masih menampilkan kamar baru tetapi AVA mencetak kamar lama, hubungi tim dukungan.

Kartu registrasi berhenti setelah perpindahan kamar

Yang Anda lihat: AVA menampilkan error alih-alih membuat kartu yang telah diperbarui.

Perbaikan:

1. Pastikan kamar baru muncul pada reservasi di PMS Anda.
2. Tunggu beberapa detik hingga pembaruan PMS selesai.
3. Muat ulang Command Center, lalu buka kembali View Details.
4. Pilih Regenerate Registration Card Disclaimer.

AVA menghentikan pembuatan ketika PMS tidak dapat mengonfirmasi kamar yang diharapkan. Hubungi tim dukungan jika PMS menampilkan kamar baru tetapi pembuatan ulang masih gagal.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Dokumen tidak pernah dimuat atau diunduh
• ❌ Kartu registrasi gagal dibuat
• ❌ Dokumen muncul untuk tamu yang salah

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Nomor konfirmasi
• Nama tamu dan nomor kamar
• Tangkapan layar penampil dokumen

Panduan Terkait

• Command Center
• Reservation Details
• Audit Trail